MiniBüro - Erste Schritte

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1 MiniBüro - Erste Schritte KB1011 / Thema Einstieg / Stand vom Grundsätzlich ist der Ausgangspunkt im Alltag der Kunde, resp. das Modul Adresse Von dort wird von der entsprechenden Person/Firma zu Briefen, Offerten, Rechnungen, usw. verzweigt um vorhandene aufzulisten oder ein neues Dokument zu erstellen. Um auf bestehende Dokumente zu gelangen ist der Umweg über die Adresse nicht nötig. Im Starter geben Sie im Suchfeld z.b. "Huge" ein und klicken auf Rechnung um "Hugentoblers" Rechnungen anzuzeigen und gleich eine neue zu erstellen für "Hugentoblers". Um alle offenen Rechnungen von allen Kunden anzeigen zu lassen reicht ein Klick auf Rechnungen ohne vorher im Suchfeld etwas eingegeben zu haben. Generell befinden Sie sich im "Anschauen" auch Blättern-Modus genannt. Sie können mit den Pfeilen im grauen Balken durch die Adressen blättern, wie Sie in einem Karteikasten durch die Adresskärtchen blättern.

2 In diesem Modus können neue Adressen erstellt oder bestehende geändert werden. Achtung Alle Eingaben werden immer sofort automatisch gespeichert! Als Datensatz bezeichnet man z.b. eine Adresse. Mehrere Adressen werden gleichzeitig in der Liste angezeigt. Zu dieser wechseln Sie mit Klick auf das Listensymbol. Mit Klick auf das Bearbeiten-Symbol funktioniert dies identisch. am Zeilenanfang springen Sie wieder zurück ins Datensatz-Detail. In den meisten Modulen Der schwarze Balken am linken Fensterrand markiert den aktuellen Datensatz Alternativ kann auch der blau markierten Modulnamen angeklickt werden um zwischen Liste und Detailansicht hin und her zu wechseln. Um Daten zu selektieren oder zu suchen, klicken Sie zuerst auf die Taste Suchkriterium eingeben und Zeilenschaltung betätigen oder nochmals die im Kapitel suchen. suchen. Jetzt befinden Sie sich im Such-Modus. Suchen Taste klicken startet die Suchabfrage. Mehr dazu

3 Neue Adresse erfassen KB1002 / Thema Adresse / Kontakte / Stand vom Wählen Sie im Starter das Register Adressen Klicken Sie die Taste neu Geben Sie nun die Firmenbezeichnung oder Organisation ein Drücken Sie auf der Tastatur die Tabulatortaste TAB, um zum nächsten Feld zu gelangen Tipp Noch schneller und einfacher geht es mittels Tel.search.ch. Z.B. Firmennamen eingeben und Taste Tel.search.ch anklicken. Nun wird auf Tel.Search.ch nach dieser Adresse gesucht. Wählen Sie aus den Suchtreffern die passende Adresse. Mit einem Klick auf die gewünschte Zeile wird die Adresse übernommen. Es muss eine Verbindung zum Internet bestehen. Alle Eingaben werden automatisch gespeichert! Kontrollieren Sie die Adresse in der Adressvorschau rechts oben. Info Falls Leerzeilen in der Adressvorschau vorkommen, haben Sie vermutlich in einem Feld eine Zeilenschaltung eingegeben. Mit Klick auf den runden Pfeil werden Leerschläge, falsche Formatierungen usw. korrigiert.

4 Adresse suchen KB1306 / Thema Adresse / Kontakte / Stand vom Klicken Sie die Taste suchen. Nun schaltet das Programm in den Suchmodus. Geben Sie in einem beliebigen Feld einen Suchbegriff ein und betätigen Sie die "Enter"-Taste (Eingabetaste auf dem Zahlenblock Ihrer Tastatur) oder klicken Sie erneut die "suchen"-taste. Nun werden alle gefundenen Datensätze angezeigt. Falls keine übereinstimmenden Datensätze gefunden werden, erscheint eine Fehlermeldung. Mit Klick auf die Taste Liste gelangen Sie in die Listenansicht um einfacher aus mehreren Suchtreffern auswählen zu können.

5 Mit Klick auf das Bearbeiten-Symbol am Zeilenanfang gelangen Sie wieder zurück zur Adress Eingabemaske. Offerte, Lieferschein, Auftragsbestätigungen erstellen KB1015 / Thema Auftrag / Offerte / Lieferschein / Rapport / Stand vom Info Erfassen oder suchen Sie zunächst in Adressen nach der gewünschten Person oder Firma. Auf Register Auftrag/LS oder Offerte/Auftr. klicken (diese Bezeichnung können Sie selber einstellen im Register Einstellungen ganz rechts oben.

6 Beim Dialog "Neue Offerte erstellen" OK klicken. Wählen Sie die Art aus: Soll der Titel Angebot, Offerte, Kostenschätzung... lauten? Fügen Sie Zeile um Zeile Anzahl, Einheit, Beschreibung, Preis ein. Noch schneller geht es, wenn Sie vorher in der Preisliste die meist gebrauchten Artikel/Dienstleistungen definieren. So kann mit Klick auf das Pfeilsymbol neben der Artikelnummer, der Artikel bequem ausgewählt werden. Um den MWST-Satz zu wählen, klicken Sie unterhalb des MWST-Betrages. Es wird zwischen den gewählten MWST-Sätzen umgeschaltet. Ausdrucken der Offerte, Angebot, Kostenschätzung, mit Klick auf drucken. Drucklayout kontrollieren und auf Fortsetzen oder die Entertaste klicken. Um Offerte, Angebot, Kostenschätzung zu verrechnen, auf Register Rechnung klicken und bestätigen.

7 Auftragsbestätigung von bestehender Offerte erstellen KB1005 / Thema Auftrag / Offerte / Lieferschein / Rapport / Stand vom Bei jedem Schritt z.b. von Offerte zu Auftragsbestätigung, dann zu Lieferschein, usw. immer das aktuelle Dokument duplizieren! Gewünschte/r Auftrag/Offerte/Lieferschein suchen Taste duplizieren klicken Art Auftragsbestätigung angeben Nicht empfohlen: die einfachste Möglichkeit wäre bei der bestehenden Offerte lediglich die Art auf Auftragsbestätigung zu ändern. Nachteil daran ist, dass die Offerte so "überschrieben" wird und somit nicht mehr existiert. Artikel aus der Preisliste übernehmen KB1309 / Thema Preise/Artikel / Stand vom Klicken Sie in "Artikel-Nr." es erscheint eine Liste, der von Ihnen favorisierten Artikeln. Ausgewählter Artikel wird übernommen. Neben Bezeichnung auch der Preis, MwSt.-Satz umd Einheit. Artikel suchen mit Stichwort Geben Sie im Artikel-Nr Feld z.b. "MacBook" ein und klicken auf das Übernehmen-Symbol.

8 Es werden alle Artikel gezeigt, die "MacBook" enthalten. Auf gewünschte Artikelzeile klicken um diesen in die aktuelle Offerte, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Rechnung zu übernehmen. Falls der gewünschte Artikel nicht angezeigt werden, können Sie die Suche mit der Taste Abbrechen (unten rechts) beenden. Artikel Preisliste einrichten KB1308 / Thema Preise/Artikel / Stand vom Richten Sie Ihre eigene Preisliste ein. Beliebige Artikel können favorisiert werden, durch das markieren des Feldes am Zeilenanfang. Jetzt werden diese Artikel in der Offerte, LS, Rechnungen unter "Artikel-Nr." im Auswahlmenu aufgelistet. Nehmen Sie jegliche Artikel in der Preisleiste auf und stellen Sie so sicher, dass immer der richtige MWST-Satz ausgewählt wird. Es können auch Arbeits- oder Dienstleistungen ohne Beschreibungstext, nur mit der Angabe des Ansatzes erfasst werden. Oder umgekehrt Artikeltexte ohne Preis/Einheit, z.b. für idividuelle Pauschalen, wie z.b. "Wohnungsreinigung 120m2, inkl. Wohnungsabnahmegarnatie,..." oder "Polsterrestauration pauschal" Sortier-Funktion: Artikel, die nicht in der Preisliste sind oder keinen Sortcode haben, werden bei Offerten und Rechnung unten eingeordnet.

9 Sortcode: ZZZZ für Artikel die zwingend am Schluss stehen sollen. Achtung Wenn Sie mit Sortcode arbeiten, lassen sich bei Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnung keine Positionszeilen mehr zwischen anderen Positionen einfügen. Rechnung erstellen von Offerte / Auftrag / Lieferschein KB1016 / Thema Rechnung / Stand vom Erfassen oder suchen Sie in Offerte/AB/LS nach gewünschter Offerte/Auftrag/Lieferschein Auf Register Rechnung klicken Neue Rechnung erstellen? Ok klicken Alle Artikel werden automatisch übernommen. Offerte, Auftragsbestätigung oder Lieferschein bleibt gespeichert und auf Status erledigt gesetzt

10 Rechnung kann mit Artikeln ergänzt / mutiert werden Rechnung drucken Auf die Taste Fortfahren oder auf Weiter (je nach Betriebssystem) oder die Entertaste Rechnung verbuchen KB1088 / Thema Rechnung / Stand vom Rechnungen können automatisch verbucht werden. Markieren Sie hierzu in den Einstellungen (Register Rechnung) Automatisch Rechnung verbuchen. Achtung Stellen Sie sicher, dass 1. Kontoplan 2. Ertragskonto 3. Steuerschlüssel (falls MWST-pflichtig) Ihren Bedürfnissen angepasst sind!

11 Suchen Sie die zu buchende Rechnung. Wählen Sie die Zahlungsart z.b. Bank, Post, Kasse, etc., schreiben Sie in Rechn. bezahlt das Valutadatum und klicken Sie auf verbuchen. FiBu Journal mit Ihrer Buchung erscheint. Buchungssatz(sätze) kontrollieren! Um einer verbuchten Rechnung eine weitere Buchung hinzuzufügen (z.b. bei Skontoabzug), klicken Sie auf neue Sammelbuchung. Falls nur Teilbeträge verbucht werden, in Einstellungen (Register Rechnung) Teilrechnungen buchen aktivieren. Schreiben Sie den erhaltenen Teilzahlungsbetrag ins aufgehende Feld und klicken Sie auf Buchen. Der Teilbetrag wird inkl. MWST gebucht. Die Rechnung bleibt unbezahlt und der Restbetrag wird angezeigt. Alt-Taste + Klick Teilverbuchung Shift-Taste + Klick gedrückt halten zum erledigt schalten, ohne zu verbuchen. Wie buche ich? KB1093 / Thema FiBu / Stand vom Das Eingabe-Buchungsjournal entspricht einem Kassajournal. Datum Bankvaluta einsetzen. Buchungstext aus den Buchungsvorlagen wählen oder frei schreiben. Beleg Nr. wird automatisch nach der Taste buchen generiert. (Die Belegnummer sollte normalerweise nur am Anfang des Kalenderjahres gesetzt werden.) KontoNr. Ein = Soll / Aus = Haben Beide Konti müssen zwingend nach den buchhalterischen Grundprinzipien ausgefüllt werden. Achtung Einnahmen / Ausgaben: Betrag entsprechend den monetären Verschiebungen bei Kasse, Post oder Bank, entweder bei Einnahmen oder Ausgaben einsetzen. Sollten Buchungen ohne Aktivkonten (Kasse, Post oder Bank) getätigt werden, den Betrag in Einnahmen schreiben.

12 Info Vorteile gegenüber anderen Standardlösungen: Durch die Verbuchung von Einnahmen oder Ausgaben kann äusserst effizient der aktuelle Laufsaldo von Kasse, Post, Bank, etc. überprüft werden. MWST Schlüssel wählen. Mit buchen abschliessen. Nun wird anhand der Voreinstellungen die Belegnummer gesetzt. Tastenkombinationen, Kurztasten (Shortcuts) KB1007 / Thema Einstieg / Stand vom Hier die wichtigsten Tastenkombinationen (Tastatur) um die Arbeit zu beschleunigen: Kurzwahltaste / Aktion (+ bedeutet gleichzeitiges Drücken der Tasten) TAB springt zum nächsten Feld SHIFT + TAB springt zum vorherigen Feld] ALT + TAB Tabulatorsprung innerhalb Textfeld Windows CTRL + 1 ist in allen Dateien der Befehl zurück zum Starter CTRL + 2 zeigt in allen Dateien die Detailansicht CTRL + 3 zeigt in allen Dateien die Liste

13 CTRL + - Datum einsetzen CTRL + SHIFT+N Name einsetzen CTRL + 1 zurück zum Start CTRL + E aktuellen Datensatz löschen Neu in MiniBüro/FlexBüro 10: CTRL + P Drucken (Print) Rechnung, Offerte, Briefe, usw. CTRL + F Suchen (Find) wechselt in den Suchmodus CTRL + N Neuer Datensatz (z.b. neue Rechnung für aktuellen Kunden) CTRL + D Duplizieren dupliziert z.b. aktuelle Rechnung CTRL + E Löschen (Erase) löscht z.b. aktuelle Adresse, usw. Macintosh Befehl + 1 ist in allen Dateien der Befehl zurück zum Starter Befehl + 2 zeigt in allen Dateien die Detailansicht Befehl + 3 zeigt in allen Dateien die Liste Befehl + - heutiges Datum einsetzen Befehl + SHIFT+N Name einsetzen Befehl + 1 Zurück zum Start Befehl + E aktuellen Datensatz löschen Neu in MiniBüro/FlexBüro 10: Befehl + P Drucken (Print) Rechnung, Offerte, Briefe, usw. Befehl + F Suchen (Find) wechselt in den Suchmodus Befehl + N Neuer Datensatz (z.b. neue Rechnung für aktuellen Kunden) Befehl + D Duplizieren dupliziert z.b. aktuelle Rechnung Grundeinstellungen Checkliste KB1310 / Thema Einstellungen / Stand vom Kontrollieren Sie folgende MiniBüro Einstellungen und ändern Sie diese gegebenfalls: Adress Ausgabe (dies ist automatisch Adresse mit Nr. 1 in der Adressverwaltung) Absender Adresszeile (erscheint im Fenstercouvert über der Empfängeradresse) Briefabsender Ort für Briefabsender, z.b. Zürich. Ort- Datumposition wählbar für Briefe und Serienbriefe

14 Eigenes Logo / Kopftext und Fusstext Unter Briefkopf kann ein Logo hinterlegt werden Ebenso kann unter Kopfteil Ihre Absenderadresse hinterlegt werden

15 Offerten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen Kopf- Fusstexte: In Einstellungen Auftrag / LS, Rechnung in Offerte, Auftragsbestägigung Lieferschein, Bestellung Kopf-, Fussteil kontrollieren und ergänzen. Ebenso, falls benutzt, die entsprechenden Sprachvarianten, resp. "Du" Texte Fortlaufende Offerten, Auftragsbestätigungen, usw. Nr. setzen : Einstellungen Auftrag / LS Nächste Auftrag / LS Nr. setzen Fortlaufende Rechnungs Nr. setzen : Einstellungen Rechnung Nächste Auftrag / LS Nr. setzen

16 Wählen ob Rechnungsnummer erst bei Druck erstellt wird Finanzen Steuerschlüssel: Unter Einstellungen MWSt klick auf Steuerschlüssel definieren, hinterlegte Kontierungen kontrollieren MWST Nr. / UID Nr.: Bei MWSt-Pflicht, MwSt. aktiv anklicken MWSt 1 MwSt. Satz 1 Umsatzsteuersatz auswählen MwSt. Satz 2 falls zwei MwSt. Sätze verwendet werden, zweiten Umsatzsteuersatz auswählen

17 Konto und Zahlungsart: Unter Einstellungen FiBu die Zahlungsarten definieren (Bar, Post, Bank, usw) FiBu BelegNr und Buchungsjahr: Unter Einstellungen FiBu Buchungsjahr und Belegnummer setzen Suchen erweitert KB1037 / Thema Einstieg / Stand vom Suchen nach... -> Findet...! -> Doppelte Werte! ="Meier" -> Alle Meier, keine Meierhofer = -> leeren Feldinhalt > Bereich >1.1 -> ab 1.1. diesen Jahres

18 <= > bis und mit > Mayer, Meier,... *mann -> Bachmann, Kaufmann,... Beachten Sie im Suchmodus oben die Einfügen-Symbole um Nachzuschlagen. Das Suchergebnis kann auch umgekehrt werden; im Menü Datensätze mit Menüpunkt Ausschluss anzeigen. Adressen manuell selektieren alle Adressen anzeigen in Liste gewünschte Adressen ausschliessen (Taste x am Zeilenende) zum Schluss im Menü Datensätze/Adresse mit Menüpunkt Ausschluss anzeigen Suchen nach Zeilenschaltung am Textende Kopieren Sie irgendwo her eine Zeilenschaltung Taste Suchen anklicken Ins gewünschte Feld, z.b. Firma fogendes einsetzen: ==*"Zeilenschaltung" Enter Taste betätigen oder nochmals Suchen anklicken Einstellungen: Empfänger Adressposition KB1174 / Thema Einstellungen / Stand vom Ist das Fenster bei Ihren Couverts links oder rechts? Register Einstellungen anklicken (z.b. im Startermodul) Auf Register Briefkopf klicken Ganz unten bei Briefabsender kann sowohl die Adressposition links oder rechts gewählt werden. Ebenso kann die Position von Ort/Datum bei Briefen ebenso eingestellt werden.

19 Kontrollieren Sie unter dem Register Auftrag/LS, unter Druckoptionen die Schriftgrösse des Adress-Blockes. Bachmann Support GmbH, Imkerstrasse 7, CH-8610 Uster, +41 (0) ,

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