Auswertung Feedbackbogen Prozessmanagement-Tag Sachsen 2015

Transkript

1 Auswertung Feedbackbogen Prozessmanagement-Tag Sachsen 2015

2 Agenda 1. Agenda des 1. Prozessmanagement-Tages in Sachsen 2. Auswertung des Feedbackbogens Nutzung der Prozessplattform Sachsen Möglichkeiten zum Wissensaufbau Themenspezifisches Interesse Aktuelle Projekte der Teilnehmer 3. Lob und Kritik 4. Anregungen und Wünsche 5. Eindrücke Februar 2015

3 Agenda des 1. Prozessmanagement-Tages in Sachsen :00 09:50 09:50 10:00 Anreise und Registrierung Begrüßung der Teilnehmer 10:00 10:20 Grußwort Peter Sondermann, Abteilungsleiter 6 IT und E-Government in der Staatsverwaltung im SMI 10:20 10:40 Angebote des Freistaates Sachsen zum Prozessmanagement Tobias Frick, Referatsleiter 63 E-Government-Projekte, elektronische Vorgangsbearbeitung, Prozessmanagement, Bürgerservices im SMI 10:40 11:15 Vorstellung der Basiskomponente Prozessplattform Sachsen und des Prozessnetzwerks 11:15 11:30 Kaffeepause Dr. Lars Algermissen, Geschäftsführer der PICTURE GmbH 11:30 12:30 Prozessmanagement.Einfach.Machen Erfolgreiche Umsetzung von Prozessverbesserungen 11:30-12:00 Fachforum A (Mehrzweckhalle) 11:30-12:00 Fachforum B (Hörsaal Haus 1) Prozessmanagement in der Landeshauptstadt Dresden Strategische und operative Überlegungen. Einführung des Prozessmanagements in der Stadtverwaltung. Der gelungene Rollout. 236 eingetragene Teilnehmer Stadt Dresden, Frau Andrea Eckstein, Abt. Kunden- und Projektmanagement, Stabstelle Strategie, EB IT-Dienstleistungen der Landeshauptstadt Dresden Stadt Pirna, Frau Ilka Becker, Fachgruppenleiterin Fachgruppe Zentrale Steuerung. 12:00-12:30 Fachforum A (Mehrzweckhalle) 12:00-12:30 Fachforum B (Hörsaal Haus 1) Prozessanalyse und optimierung zur Einführung der elektronischen Vorgangsbearbeitung. Ein methodenübergreifender Ansatz Landkreis Görlitz, Frau Anja Marx, Stabsstelle Strategische Steuerung / Beteiligungen Von der Ist-Aufnahme über die Analyse zum Soll-Prozess. Potenziale erkennen und Veränderungen umsetzen. Stadt Wilsdruff, Herr Matthias Martin. IT- Solutions Management. 12:30 13:30 Mittagspause Februar 2015

4 Agenda des 1. Prozessmanagement-Tages in Sachsen 2015 Teil 2 13:30 14:30 Automatisierter Unsinn bleibt Unsinn Prozessmanagement als Grundlage von E-Government 13:30-14:00 Fachforum A (Mehrzweckhalle) 13:30-14:00 Fachforum B (Hörsaal Haus 1) ELBA.Sax Online-Bohranzeigen in Sachsen Von der Prozessanalyse zur IT-Umsetzung" Landesamt für Umwelt, Landwirtschaft und Geologie, Herr Dr. Jens Richter, Projektleiter Herr Yves Koscholleck, SMI Unterstützung der Softwarebeschaffung durch Prozesse Geschäftsprozessanalyse als Mittel der Anforderungsdefinition" Stadt Leipzig, Herr Bernd Ziegenbalg, Sachgebiet Organisationsentwicklung/- untersuchungen 14:00-14:30 Fachforum A (Mehrzweckhalle) 14:00-14:30 Fachforum B (Hörsaal Haus 1) Aufbau eines prozessorientierten Wissensmanagementportals in der JVA Torgau" Justizvollzugsanstalt Torgau, Herr Olaf Stolze, Qualitätsmanagementbeauftragter Von der Anliegenklärung zur automatisierten Softwarekonfiguration Prozesssteuerung im Online-Gewerbedienst" Sächsische Anstalt für kommunale Datenverarbeitung, Herr Götz Prusas, Projektleiter OGW kommunal 14:30 14:45 Kaffeepause 14:45 15:45 Gemeinsam statt einsam Modernisierung im Netzwerk "SoniC Prozessorientierte Einführung eines Campus-Management-Systems durch die sächsische Hochschulallianz" Herr Alexander E. Müller, SoniC Projektkoordination - Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden "Innovationskommune Brandis Von der Vision zur Umsetzung" Herr Robert Kröber, Projektleiter Stadt Brandis 15:45-16:00 Zusammenfassung des Tages und Ausklang Februar 2015

5 Nutzung der Prozessplattform Sachsen Nutze ich bereits Einführung geplant 23 (31,08%) Einführung vorläufig nicht geplant keine Angabe 11 (14,86%) 17 (22,97%) 23 (31,08%) geplante Einführung 6 5 (6,8%) 2 (2,7%) 4 (5,4%) (8,1%) Februar 2015 n = 74

6 Möglichkeiten zum Wissensaufbau (48,6%) Februar Regelmäßige Durchführung eines PM-Tages (60,8%) (28,4%) (47,3%) (41,9%) (41,9%) (40,5%) (37,8%) Internetportal für sächs. Behörden zum Wissens- und Erfahrungsaustausch Verwaltungsübergreifende Workshops zu ausgewählten Schwerpunktthemen (20,3%) (35,1%) 1 Regelmäßiger Newsletter (14,9%) (5,4%) (2,7%) (8,1%) (8,1%) (2,7%) (2,7%) 4 (2,7%) (1,4%) (1,4%) (2,7%) 11 1 Regelmäßige Treffen von PM-Verantwortlichen im Freistaat Sachsen (17,6%) (45,9%) (31,1%) Inhaltlicher Erfahrungsaustausch mit anderen Bundesländern sehr wichtig wichtig weniger wichtig unwichtig keine Angabe n = 74

7 Themenspezifisches Interesse (70,3%) 50 (64,9%) groß (20,3%) (20,3%) Dokumentation von Prozessen/ Wissensmanagement (4,0%) (2,7%) 3 4 (5,4%) Februar 2015 (6,8%) (5,4%) Einführung von E-Akte/ Dokumentenmanagement (47,3%) 35 (31,1%) 23 8 Durchführung von Organisationsuntersuchungen / Zweck- /Aufgabenkritik (59,5%) 44 (27,0%) (6,8%) (9,5%) (5,4%) (1,4%) 5 (1,4%) Prozessoptimierung/ Verbesserung von Zeiten, Kosten & Qualität (33,8%) (25,7%) (18,9%) (10,8%) (10,8%) Wissen über relevante Prozesse für die IT- Sicherheit mittel wenig kein interesse keine Angabe Sonstige Interessen: Datenschutz Basiskomponenten Anbindung an Risikomanagement Interkommunale Kooperation Einbindung von Führungskräften Weiterführung von QM nach Einführungsphase n = 74

8 Aktuelle Projekte der Teilnehmer Prozessplattform-Projekte e-projekte Andere Projekte Prozessplattform über die gesamte Verwaltung streuen und verfügbar machen Einführung eines internen Kontrollsystems Überführung von Wissen aus anderen Systemen in die Plattform Handbuch als Basis für die Etablierung von Prozessmanagement nutzen Wissensmanagement mit PICTURE Einführung der Prozessplattform Einführung E-Akte/ Vorgangsbearbeitung (7x) Elektronische Rechnungsbearbeitung (3x) EGov (3x) Einführung von eva SAX (2x) Umsetzung E-Government- Gesetz E-Payment Etablierung von Prozessmanagement (4x) Haupt- & Ordnungsamt (2x) Marktsondierung hinsichtlich Software-Lösungen Prozessüberarbeitungen u.a. für: Rechnungen, Arbeitsverwaltung, Bereichsbildung, SAP- Einführung, Fortbildungen, IT, Beschaffungs- & Vergabeverfahren, Prüfungsämter Untersuchung im Finanzmanagement und der Haushaltssachbearbeitung Februar 2015

9 3. Lob und Kritik Lob Gute Organisation (10x) Anzahl und Qualität der Vorträge positiv (3x) Gute Information über die Angebote Imbissversorgung prima (2x) Schöner Veranstaltungsort (2x) Herr Schwall ist ein guter, geschulter Moderator (2x) Knüpfen neuer Kontakte möglich Kritik Keine Möglichkeit der direkten Rückfrage aufgrund mangelnder Zeit Zu wenig Zeit für den Raumwechsel Vortragsfolien in der letzten Reihe nicht mehr lesbar Belüftung der Mehrzweckhalle auf Massenveranstaltung nicht eingestellt Vortrag zu technisch, zu geringer PM-Bezug Februar 2015

10 4. Anregungen und Wünsche Größere Zeitfenster für den Raumwechsel (4x) Mehr Zwischenräume für offene Gespräche schaffen (3x) Weitere Prozessmanagement-Tage (2x) Bereitstellung von Getränken für die Referenten (2x) Mehr Zeit für Diskussion Kleine Workshops anbieten Themenabfrage vorab Teilnehmerliste für alle zur Verfügung stellen Übergänge zwischen den Vorträgen optimieren Bewertung der Einzelvorträge (beim Download) ermöglichen Vorträge, die Schwierigkeiten und Lösungsansätze bei Prozesserhebung, -analyse und -optimierung aufzeigen Februar 2015

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