Willkommen an Bord! Neue Mitarbeiter richtig einbinden

Transkript

1 Willkommen an Bord! Neue Mitarbeiter richtig einbinden

2 Phasen bei der Einbindung neuer Mitarbeiter Integration Der erste Arbeitstag Zeit Vorbereitungsphase Orientierungsphase Lern- und Integrationsphase Die strukturierte und systematische Einbindung ist sehr wichtig für den langfristigen Verbleib Ihres neuen Mitarbeiters in Ihrem Unternehmen. Durch verschiedene Maßnahmen unterstützen Sie ein gutes Betriebsklima und ermöglichen es Ihrem neuen Mitarbeiter auch, schnell produktiv zu sein. In dieser Broschüre erhalten Sie einen Überblick darüber, was eine gute Integration neuer Mitarbeiter umfasst. Außerdem bekommen Sie Anregungen, wie Sie Ihrem Mitarbeiter von Anfang an das Gefühl geben, bei Ihnen genau richtig zu sein. Ihr Unternehmen... bindet seine Mitarbeiter und hat weniger Kosten durch Neueinstellungen vermittelt Professionalität und Wertschätzung durch eine gut vorbereitete Einarbeitung fördert die Loyalität und das Engagement seiner neuen Mitarbeiter EINBINDUNG NEUER MITARBEITER

3 Ebenen der Integration neuer Mitarbeiter fachlich Aneignen von Wissen über das Unternehmen die internen Strukturen die Aufgaben relevante Ansprechpartner Die Berücksichtigung aller Integrationsebenen ist wichtig, um Ihren neuen Mitarbeiter zu fördern und ihn nachhaltig an Ihr Unternehmen zu binden. INTEGRATIONSEBENEN sozial wertorientiert Kennenlernen sozialer Kontakte (Kollegen, Vorgesetzte, Kunden) Emotionales Abholen des neuen Mitarbeiters Unterstützung bei der Entwicklung eines Wir-Gefühls Der neue Mitarbeiter erarbeitet sich seine eigene Position im Unternehmen Vermittlung durch das im Alltag Er- und Vorgelebte, z.b. durch Umgangsformen Unternehmenskultur Leitbilder Ihr neuer Mitarbeiter... ist aufgrund Ihrer Wertschätzung motiviert entwickelt eine emotionale Bindung zu Ihrem Unternehmen ist früher produktiv

4 Die Vorbereitungsphase Maßnahme Information an die Kollegen Vorbereitung des Arbeitsplatzes Erläuterungen und Beispiele Sobald die Neueinstellung feststeht, sollten Sie Ihre Mitarbeiter informieren, um Störungen des Betriebsklimas zu vermeiden. Bedenken Sie: Passwörter, Zugänge, Schreibtischausstattung, Visitenkarten, Namensschild, Blumen/Willkommensgruß am ersten Arbeitstag. DIE VORBEREITUNGSPHASE Zeitraum: Von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag Ziel: Die Basis für eine gute Einarbeitung wurde geschaffen. Die Kollegen sind informiert und die Zuständigkeiten klar verteilt. Bestimmung eines Paten Begrüßungsschreiben Willkommensmappe Ablaufplan für den ersten Arbeitstag Die Patenschaft sollte freiwillig übernommen werden. Bedenken Sie Faktoren wie gemeinsame Interessen, das Alter und Arbeitsbereiche. Räumen Sie dem Paten Zeit für seine Aufgabe ein. Mögliche Inhalte: Arbeitsbeginn, notwendige Unterlagen, Parkmöglichkeiten. Versenden Sie das Schreiben, ggf. zusammen mit der Willkommensmappe, sobald Sie den unterschriebenen Vertrag zurückerhalten haben. Mögliche Inhalte: Informationen zum Unternehmen, Vorstellung der Kollegen, Wissenswertes von A-Z, Termine, Angebote in der Umgebung. In Abstimmung mit der entsprechenden Abteilung. Überfordern und unterfordern Sie Ihren neuen Mitarbeiter nicht. Senden Sie ihm den Plan vor seinem ersten Arbeitstag zu. Unser Tipp: Achtung, dieser Zeitraum ist besonders durch Unsicherheit geprägt. Kommunikation ist das A und O. Lassen Sie den Kontakt niemals abreißen! Einarbeitungsplan für die ersten Wochen Als roter Faden für die ersten Wochen. Der Plan sollte in Abstimmung mit der entsprechenden Abteilung erstellt werden. Bedenken Sie dabei auch regelmäßige Gesprächstermine.

5 Maßnahme Begrüßung Der erste Arbeitstag Erläuterungen und Beispiele Durch den Geschäftsführer oder Vorgesetzten das vermittelt Wertschätzung. Binden Sie den Paten mit ein. DER ERSTE ARBEITSTAG Führung durch den Betrieb Beachten Sie, welche Räume und Wege besonders wichtig für den neuen Mitarbeiter sind. Bedenken Sie auch Hinweise zu Pausenräumen und Toiletten. Vorstellungsrunde Beachten Sie, dass der neue Mitarbeiter sich wahrscheinlich nicht alle Namen sofort einprägen kann. Unterstützend können Fotos der Kollegen mit Namen in der Willkommensmappe sein. Einführungsgespräch Einarbeitung Organisatorisches Mittagessen Feedbackgespräch durch den Vorgesetzten. Heißen Sie Ihren neuen Mitarbeiter willkommen und geben ihm einen Überblick über die ersten Wochen und Ihre Erwartungen in dieser Zeit. Nutzen Sie dafür den Einarbeitungsplan. Bieten Sie wichtige Informationen proaktiv an, um dem Mitarbeiter das lästige Was ist wo? zu ersparen. Dazu gehören auch EDV-Grundlagen und betriebsinterne Systeme. Beziehen Sie hierbei Ihre Mitarbeiter ein. Passwörter, Schlüsselübergabe, Erklärung der Alarmanlage usw. Klären Sie vorab, mit wem der neue Mitarbeiter seine Mittagspause verbringen kann. Dies ist insbesondere dann relevant, wenn der Mitarbeiter neu in der Stadt/dem Ort ist. Setzen Sie sich kurz mit dem neuen Mitarbeiter zusammen und erkundigen Sie sich nach seinem ersten Tag. Was lief gut, was weniger gut? Sorgen Sie dafür, dass der Mitarbeiter mit einem guten Gefühl nach Hause geht. Ziel: Der Mitarbeiter hat einen guten ersten Eindruck und geht mit dem Gefühl nach Hause, sich für den richtigen Arbeitgeber entschieden zu haben. Unser Tipp: Achten Sie darauf, Ihren neuen Mitarbeiter weder zu über- noch zu unterfordern. Vermitteln Sie die wichtigsten Informationen und gehen Sie strukturiert vor. Heute steht die soziale Integration im Vordergrund. Botschaft: Wir freuen uns, Sie als neuen Mitarbeiter bei uns zu haben!

6 Die Orientierungsphase Maßnahme Regelmäßige Mitarbeitergespräche Teambuilding Weiterbildungen Erläuterungen und Beispiele Klären Sie folgende Fragen: Was läuft gut? Was läuft weniger gut? Wie geht es dem Mitarbeiter? Wo braucht er Unterstützung? Stecken Sie die gegenseitigen Erwartungen ab. Fördern oder initiieren Sie Maßnahmen, die sich positiv auf die soziale Integration des neuen Mitarbeiters auswirken, z.b. Teamsport. Stimmen Sie die erforderlichen Weiterbildungen mit den Weiterbildungswünschen des Mitarbeiters ab. So zeigen Sie ihm, dass Sie seine berufliche Weiterentwicklung fördern möchten und vermitteln Wertschätzung. Bedenken Sie auch Fördermittel für Weiterbildungen. DIE ORIENTIERUNGSPHASE Beurteilung durch Dritte Sprechen Sie regelmäßig mit dem Paten und den direkten Kollegen. Sie können die Weiterentwicklung Ihres neuen Mitarbeiters am besten beurteilen. Achten Sie darauf, dass sich Ihr neuer Mitarbeiter nicht hintergangen fühlt. Zeitraum: Erster Arbeitstag bis etwa 3. Monat Ziel: Gegenseitiges Kennenlernen. Der Mitarbeiter wird in seine Aufgaben eingeführt. Wissen über das Unternehmen Kennenlernen der Kunden Vertiefte Einarbeitung Unterstützen Sie Ihren neuen Mitarbeiter dabei, sich mit Ihren Produkten oder Dienstleistungen vertraut zu machen, auch wenn dies nicht direkt sein Arbeitsfeld betrifft. Das hilft ihm, sich mit dem Unternehmen zu identifizieren und ist wichtig für Ihre Außenwirkung. Stellen Sie sicher, dass Ihr neuer Mitarbeiter die für ihn wichtigen Kunden kennenlernt, wenn möglich persönlich. Dies macht ihm den Griff zum Telefonhörer leichter. Delegieren Sie die vertiefte Einarbeitung an die entsprechenden Kollegen und halten Sie regelmäßig Rücksprache. Botschaft: Werden Sie Teil unseres Betriebs! Beurteilungsgespräch am Ende der Probezeit Dieser Tag ist ein Meilenstein für Ihren Mitarbeiter. Vereinbaren Sie den Termin rechtzeitig und geben Sie konkretes Feedback. Geben Sie auch Ihrem Mitarbeiter genügend Zeit zu berichten. Begründen Sie Ihre Entscheidung für oder gegen eine weitere Zusammenarbeit.

7 Maßnahme Übertragung von Verantwortung Teilnahme an Weiterbildungen Teamintegration Die Lern- und Integrationsphase Erläuterungen und Beispiele Der Mitarbeiter sollte nun mehr Umsetzungsverantwortung bekommen und Eigeninitiative zeigen. Fördern Sie die Stärken Ihrer Mitarbeiter. Durch passgenaue Angebote können fehlende oder veraltete Kenntnisse kompensiert werden. Lassen Sie sich die Weiterbildung Ihrer Mitarbeiter fördern. Fördern Sie auch weiterhin die soziale Integration bspw. durch gemeinsame sportliche Aktivitäten. DIE LERN- UND INTEGRATIONSPHASE Wissensvermittlung Projektarbeit und Arbeitsgruppen Feedbackgespräche Berufliches Netzwerken Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter das für ihn notwendige Wissen vermittelt bekommt. Denken Sie dabei auch an Weiterbildungen. Geben Sie dem Mitarbeiter die Möglichkeit, in Projekten mitzuarbeiten. Das schafft Abwechslung im Arbeitsalltag und gibt ihm die Möglichkeit, seine Ideen einzubringen. Ein frischer Blick von außen kann wichtige Impulse bringen. Durch regelmäßigen Austausch können Sie Ihre gegenseitigen Erwartungen abstecken und bekommen einen Einblick über die Weiterentwicklung Ihres neuen Mitarbeiters. Das gegenseitige Kennenlernen erleichtert die Zusammenarbeit im beruflichen Kontext und fördert den Informations- und Erfahrungsaustausch. Zeitspanne: Ab ca. 3 Monaten Ziel: Der Mitarbeiter fühlt sich als Teil des Teams und baut eine emotionale Bindung zu Ihrem Unternehmen auf. Botschaft: Wir möchten Sie als vollwertiges Mitglied unseres Teams!

8 Unsere Tipps! Standardisieren Sie den Einarbeitungsprozess Das sorgt für Fairness und spart Zeit Ihre Ansprechpartnerinnen bei der Wirtschaftsförderung Nordfriesland: Onboarding Lena Pauls Weiterbildungs- und Fördermittelberatung in FL und SL: Heike Kaiser UNSERE TIPPS Bedenken Sie alle Integrationsebenen So fördern Sie die emotionale Bindung Ihres Mitarbei- Fördern Sie die Stärken Ihres Mitarbeiters von Anfang an Das sorgt für Motivation und optimalen Geben Sie dem Mitarbeiter Orientierung Er soll von Anfang an seinen Mehrwert für das Fachkräfteberatung Diana Wieben in NF: Christina König ters an den Betrieb Personaleinsatz Unternehmen kennen

9 Diese Broschüre wurde im Rahmen der Aktivitäten zum Willkommensservice innerhalb des Projektes erstellt. Es wird gefördert durch Interreg Deutschland-Danmark mit Mitteln des Europäischen Fonds für regionale Entwicklung. Erfahren Sie mehr über Interreg Deutschland-Danmark unter Wirtschaftsförderungsgesellschaft Nordfriesland mbh Schloßstraße Husum T F E info@wfg-nf.de Beruf & Bildung Digitale Wirtschaft Existenzgründung Erneuerbare Energien Fördermittel Gewerbeflächen