Excel: Datenübernahme LOHN

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1 Excel: Datenübernahme LOHN Bereich: LOHN - Info für Anwender Nr Inhaltsverzeichnis 1. Ziel. Voraussetzung 3. Vorgehensweise 3.1. Export 3.. Import 3.3. Nachbearbeitung der Personaldaten 3.4. Nachbearbeitung der Mitarbeiter in Fehlzeit 4. Details 4.1. Eintrittsdatum liegt vor dem ersten Abrechnungsmonat 4.. Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung 5. Verwandte Themen 6 8 8

2 Seite 1. Ziel Personaldaten (Adressdaten) können über eine Excel-Schnittstelle (*.xls oder *csv) importiert werden. Die importierten Personaldaten sind nachzubearbeiten. Nicht importiert werden können folgende Daten: Fehlzeiten, Festbezüge, Lohnkontowerte und SV-Vorjahreswerte. Sie können jedoch die Lohnkontowerte und SV-Vorjahreswerte in den ersten beiden Abrechnungsmonaten in Agenda LOHN erfassen. Hinweis Die Agenda-Software bietet vielfältige Möglichkeiten der Übernahme von Stamm- und Bewegungsdaten. Unser Consulting steht Ihnen unverbindlich zur Verfügung. Rufen Sie uns einfach an: Voraussetzung Mandant muss angelegt sein Der Mandant muss in der Fachanwendung LOHN angelegt sein. Weitere Informationen finden Sie dazu im Info Nr. 1601»Schnelleinstieg LOHN«. 3. Vorgehensweise Überblick 1. Export. Import 6 3. Nachbearbeitung der Personaldaten 4. Nachbearbeitung der Mitarbeiter in Fehlzeit 3.1. Export 1. Personaldaten aus Fremdsystem exportieren 1. Personaldaten (Adressdaten aus Fremdsystem im Excel-Format exportieren).. Exportierte Datei öffnen.. Agenda-Mustervorlage öffnen 1. Agenda-Mustervorlage»ImportPersonaldaten.xls«öffnen. Sie finden die Mustervorlage im Agenda-Verzeichnis: z. B.»C:\Agenda\WinLohn\Prog\ImportPersonaldaten.xls«

3 Seite 3 Hinweis Erste Zeile und die Reihenfolge der Spalten nicht verändern! Wenn Sie mit der Maus auf das rote Dreieck zeigen, erhalten Sie eine kurze Erläuterung zur Spalte Achtung Die rot gekennzeichneten Felder sind Mussfelder. Wenn hier keine Werte eingegeben werden, funktioniert die Datenübernahme nicht!. Die Werte der Spalten in der Excel-Datei werden in folgendes Feld von Agenda LOHN eingelesen: Excel-Datei Personalnummer (Mussfeld) Anrede Familienname Vorname Namensvorsatz Namenszusatz Titel Straße Hausnummer PLZ Ort Adresszusatz Land Eintrittsdatum Austrittsdatum Geburtsdatum Geburtsname Geburt: Namensvorsatz Geburt: Namenszusatz Geburtsort Geschlecht Konto Bankleitzahl IBAN-Nummer BIC (SWIFT-Code) Bankbezeichnung Abweichender Empfänger Zahlungsart Art des Arbeitgebers Gemeinde: Bezeichnung Finanzamt: Nr. Finanzamt: Bezeichnung Steuerklasse Besondere Lohnsteuertabelle Agenda LOHN Register»Adresse«Nr. Anrede Nachname Vorname Vorname Zusatz Titel Straße Nummer PLZ Ort Adresszusatz Land Eintritt Austritt Geburtsdatum Geburtsname Vorsatz Zusatz Geburtsort Geschlecht Konto BLZ IBAN-Nummer BIC (SWIFT-Code) Bankbezeichnung Abw. Empfänger Zahlungsart Register»Steuer«Art des Arbeitgebers Stadt/Gemeinde Finanzamt Finanzamt Steuerklasse Bes. LSt-Tabelle (Kontrollkästchen)

4 Seite 4 Kinderfreibetrag Kinderfreibetrag Religion Mitarbeiter Religion Mitarbeiter Religion Ehegatte Religion Ehegatte Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag: jährlich Jahresbetrag Freibetrag/Hinzurechnungsbetrag: monatlich Monatsbetrag Hinzurechnungsbetrag Hinzurechnungsbetrag (Kontrollkästchen) Lohnkonto: Text 1 Text 1 Lohnkonto: Text Text Register»BG«Berufsgenossenschaft: Gefahrentarifstelle 1 Gefahrentarif 1 BG: Gefahrentarifstelle 1 - Prozentanteil %-Anteil 1 Berufsgenossenschaft: Gefahrentarifstelle Gefahrentarif BG: Gefahrentarifstelle - Prozentanteil %-Anteil SV-Nummer Angaben zur Tätigkeit (AzT): Ausgeübte Tätigkeit AzT: Höchster allgemeinbildender Schulabschluss AzT: Höchster beruflicher Ausbildungsabschluss AzT: Arbeitnehmerüberlassung Personengruppe RV-Berfreiung ab Bundesland Rechtskreis Europäische SV-Nummer Europäisches Geburtsland Nationalität Krankenkasse Beitragsgruppenschlüssel Umlage KV-Gesamtbeitrag PV-Gesamtbeitrag KV-Basistarif PV-Basistarif Versorgungswerk: Betriebsnummer Versorgungswerk: Mitgliedsnummer Mehrfachbeschäftigt Mehrfachbesch. KV-Betrag Mehrfachbesch. RV-Betrag Register»Meldewesen«SV-Nummer Ausgeübte Tätigkeit Höchster allgemeinbildender Schulabschluss Höchster beruflicher Ausbildungsabschluss Arbeitnehmerüberlassung Personengruppe Befreiung von der RV-Pflicht liegt vor. Ab Datum Bundesland Rechtskreis Eur. SV-Nummer Eur. Geburtsland Nationalität Register»SV«Vor dem Import sind die verwendeten Krankenkassen in den Mandanten-Krankenkassen zu hinterlegen. In der Import-Datei müssen sowohl die Betriebsnummer als auch die Geschäftsstellennummer entsprechend angegeben werden. Beitragsgruppe 1. Stelle: KV. Stelle: RV 3. Stelle: AV 4. Stelle: PV Umlagesteuerung KV-Gesamtbeitrag PV-Gesamtbeitrag KV-Basistarif PV-Basistarif Betriebsnr. Mitgliedsnr. Mehrfachbeschäftigt (Kontrollkästchen) Bemessungsgrundlage manuell bestimmen (Kontrollkästchen) und KV Brutto Bemessungsgrundlage manuell bestimmen (Kontrollkästchen) und RV Brutto

5 Seite 5 Mehrfachbesch. AV-Betrag Mehrfachbesch. PV-Betrag Monatsstunden h/montag h/dienstag h/mittwoch h/donnerstag h/freitag h/samstag h/sonntag Jahresurlaub Resturlaub Vorjahr Bemessungsgrundlage manuell bestimmen (Kontrollkästchen) und AV Brutto Bemessungsgrundlage manuell bestimmen (Kontrollkästchen) und PV Brutto Register»Arbeitszeit«h/Monat Mo. Di. Mi. Do. Fr. Sa. So. Jahresurlaub Resturlaub Vorjahr Register»Firma«Betriebsstätte: Nr. Nr. Betriebsstätte Abteilung: Nr. Nr. Abteilung Stundenlohn: Faktor/Lohn 1 Faktor/Lohn 1 Stundenlohn: Faktor/Lohn Faktor/Lohn Stundenlohn: Faktor/Lohn 3 Faktor/Lohn 3 Stundenlohn: Faktor/Lohn 4 Faktor/Lohn 4 Wehrdienst/Zivildienst: Beginn Beginn Wehrdienst/Zivildienst: Ende Ende Kostenstelle 1 Kostenstelle 1 5 (1. Zeile) Kostenstelle 1: % %-Anteil (1. Zeile) Kostenstelle Kostenstelle 1 5 (. Zeile) Kostenstelle : % %-Anteil (. Zeile) Kostenstelle 3 Kostenstelle 1 5 (3. Zeile) Kostenstelle 3: % %-Anteil (3. Zeile) Kostenstelle 4 Kostenstelle 1 5 (4. Zeile) Kostenstelle 4: % %-Anteil (4. Zeile) Kostenstelle 5 Kostenstelle 1 5 (5. Zeile) Kostenstelle 5: % %-Anteil (5. Zeile) Arbeitserlaubnis bis Arbeitserlaubnis bis Kontrollkästchen Aufenthaltserlaubnis bis Aufenthaltserlaubnis bis Telefon 1 Telefon 1 Telefon Telefon Fax Fax 3. Werte in Agenda-Mustervorlage kopieren 1. Die Werte aus der Datei mit den exportierten Daten (Exportdatei) in die richtige Spalte der Agenda-Mustervorlage kopieren.. Dabei müssen Sie entscheiden, welche Spalten der Exportdatei in welche Spalten der Mustervorlage passen! 3. Mustervorlage speichern.

6 Seite Import Daten in Agenda LOHN importieren 1.»LOHN Transfer Import Personaldaten aus Fremdprogramm Import Excel«.. Musterdatei auswählen. 3. Daten über»datei lesen«prüfen. 4. Oben werden die importierbaren Datensätze angezeigt. Darunter befindet sich das Einlese-Protokoll. Geprüft werden die Mussfelder und Plausibilitäten der Personaldaten. Wurde beispielsweise im Fremdprogramm ein Mitarbeiter ohne Hausnummer angelegt, wird dies als Fehler angezeigt, da es sich in LOHN um eine Musseingabe handelt. 5. Protokoll über drucken (für die Nachbearbeitung der Daten). 6. Import-Optionen festlegen: Option Vorhandene überschreiben Nur markierte Erläuterung Bereits angelegte Datensätze mit der gleichen Nummer (Personalnummer) werden komplett überschrieben. Die markierten Datensätze werden importiert. Markieren: Linksklick auf ersten Datensatz, Umschalttaste gedrückt halten, auf den letzten Datensatz klicken. Keine der beiden Optionen sind gewählt Beide Optionen sind gewählt Alle angezeigten Datensätze werden importiert. Datensätze mit gleicher Personalnummer werden nicht überschrieben. Alle angezeigten Datensätze werden importiert. Datensätze mit gleicher Personalnummer werden überschrieben.. Einlesevorgang starten.

7 Seite 3.3. Nachbearbeitung der Personaldaten Daten nachbearbeiten 1.»Stammdaten Personaldaten«.. Importierte Daten nachbearbeiten Allgemein Alle mit einem gelben Warndreieck gekennzeichneten Mitarbeiter mit Doppelklick öffnen. Angezeigt werden alle Mussfelder, die nachzubearbeiten sind. Es sollten die Daten vollständig kontrolliert werden. Die etin wird automatisch anhand der importierten Mitarbeiterdaten (z. B. PLZ und Ort) ermittelt und sind mit den Angaben auf der Lohnsteuerkarte abzugleichen Nachbearbeitung der Mitarbeiter in Fehlzeit Nachbearbeitung der Mitarbeiter in Fehlzeit Mitarbeiter mit Krankengeld, Krankentagegeld oder Mutterschaftsgeld sind in Agenda LOHN im Rahmen der optimierten Lohnberechnung im Kalender nachzubearbeiten: 1.»Stammdaten Personaldaten Register: Kalender«. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie im Info Nr. 1649»Kalender in Agenda LOHN«. 4. Details Überblick 1. Eintrittsdatum liegt vor dem ersten Abrechnungsmonat. Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung Eintrittsdatum liegt vor dem ersten Abrechnungsmonat Liegt das Eintrittsdatum des Mitarbeiters vor dem ersten Abrechnungsmonat mit Agenda LOHN, wird mit der ersten Monatsberechnung automatisch eine Anmeldung mit dem Grund 13 (Anmeldung wegen sonstiger Gründe) erstellt.

8 Seite 8 Diese Meldung ist abzugeben, wenn das bisherige Abrechnungsprogramm eine Abmeldung mit dem Grund 36 (Abmeldung wegen Wechsel des Entgeltabrechnungssystems) erzeugte. Wurde keine Abmeldung mit Grund 36 erstellt, ist dort als Austrittsdatum der letzte Tag der Abrechnung zu erfassen. In LOHN ist in diesem Fall als Eintrittsdatum der erste Tag der Abrechnung mit Agenda LOHN zu erfassen. Beispiel Abrechnung mit dem bisherigen Lohnprogramm bis Juni 01. Erster Abrechnungsmonat mit Agenda LOHN ist der Juli 01. Eine Abmeldung mit Grund 36 wurde durch das bisherige Abrechnungsprogramm nicht erzeugt. In diesem Fall ist im Monat Juni 01 bei allen Arbeitnehmern als Austrittsdatum der zu erfassen. Es wird eine Abmeldung mit Grund 30 erzeugt. Lösung Im LOHN ist in den»personaldaten Adresse«als Eintrittsdatum der zu erfassen. Es wird eine Anmeldung mit Grund 10 erzeugt. 4.. Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung Sollen die Beiträge und Arbeitgeberzuschüsse zur freiwilligen Kranken- und Pflegeversicherung automatisch berechnet werden, aktivieren Sie die Option <Freiwillige KV/PV> in den Personaldaten:»Stammdaten Personaldaten SV Freiwillige KV/PV«. 5. Verwandte Themen Nr. 1605»DATEV Lohn & Gehalt: Datenübernahme LOHN«Nr. 1606»DATEV Lodas: Datenübernahme LOHN«Nr. 605»Betriebsprüfung: Digitale Daten (GDPdU) Agenda FIBU und ANLAG«

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