Antje Mäder; Bundesamt für den Zivildienst, Köln Leonhard Limburg; QUi GmbH, Overath

Größe: px

Ab Seite anzeigen:

Download "Antje Mäder; Bundesamt für den Zivildienst, Köln Leonhard Limburg; QUi GmbH, Overath"

Berndt Frieder Frank
vor 5 Jahren
Abrufe

1 Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung oder BAZ-Template.isf und Projektkompetenz.isf Antje Mäder; Bundesamt für den Zivildienst, Köln Leonhard Limburg; QUi GmbH, Overath Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 1

2 Inhaltsübersicht Vorstellung Team Ausgangssituation in-step Auswahl & Einsatz im Projekt Aktueller Projektstatus Ausblick Kontakt Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 2

3 Vorstellung Team Antje Mäder Mitarbeiterin im Bundesamt für den Zivildienst (BAZ) Mitglied der Projektgruppe Modernisierung und Steuerung des BAZ Verwaltungsmodernisierung Unterstützung der Behördenleitung bei der Einführung neuer Führungs und Steuerungsmethoden Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 3

4 Vorstellung Team Bundesamt für den Zivildienst Kernaufgabe: Anerkennung der Kriegsdienstverweigerer Durchführung des Zivildienstes z.zt. ca Beschäftigte 20 Zivildienstschulen 8 Zivildienstgruppen 92 Regionalbetreuer/innen Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 4

Zivildienstgruppen Beauftragte Ärzte KWEA 11.05.

5 Vorstellung Zivildienst in Deutschland BfZ BMFSFJ BMVg Zivildienstschulen Regionalbetreuer Verbände Zivildienstgruppen Beauftragte Ärzte KWEA Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 5

6 Vorstellung Team Leonhard Limburg Geschäftsführer der QUi Gesellschaft für Qualität und Innovation mbh, Overath (bei Köln) Wirkungsvolle Gestaltung und Begleitung von betrieblichen Entwicklungsprozessen Coaching von Führungskräften, Projektleitung und Teams Workshops zu inhaltlichen Themen der Projektarbeit, Projektleiter-Assessments, Risiko-Assessments, Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 6

7 Vorstellung Team Das Projektteam Interne Projektleiterin (Antje Mäder) und 4 weitere Mitarbeiterinnen aus Organisation, IT-Planung & Beschaffung, Personalentwicklung und Fachbereich Externe Projektleitung (Leonhard Limburg) und 2 weitere erfahrene Coaches Lenkungsausschuss (Behördenleitung und wichtige Referate) Enge Abstimmung und Zusammenarbeit mit den laufenden Projekten und der Linienorganisation Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 7

8 Ausgangssituation November 2004: Start des Projektes Entwicklung von Projektkompetenz als Beitrag zur Behördenmodernisierung durch die Behördenleitung Warum dieses Projekt? Moderner Staat moderne Verwaltung erfordert eine stärkere Dienstleistungsorientierung Immer mehr neue Aufgaben erfordern als adäquate Organisationsform Projektarbeit Basis für Projektarbeit schaffen Weichenstellung für moderne, IT-gestützte Verwaltung Bedeutung des Instruments Projekt steigt Ziele & Ansatzpunkte: Entwicklung der Mitarbeiter-Kompetenz, Infrastruktur und Organisation Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 8

9 Ausgangssituation Aufbau & Entwicklung von Projektkompetenz bedeutet die Fähigkeit, intelligent im Sinn des Ganzen zu handeln umfasst "Entwicklung der Kompetenz der Mitarbeiter, Aus- und Aufbau der vorhandenen Infrastruktur, Prozesse, Verfahren" usw. sowie die "Fähigkeit des BAZ" insgesamt, Projekte im Kontext der Behördenziele erfolgreich durchzuführen setzt bereichsübergreifendes Verständnis (der Linienorganisation) voraus! Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 9

10 Ausgangssituation Die enge Verzahnung von Projektinfrastruktur Konzepte Toolbox sinnvolle Werkzeugunterstützung basierend auf in-step Organisationsgestaltung neu: ProPrio+ und Projektbüro in-step-gestütztes Projektportfolio (Priorität der Vorhaben und Projekte) Mitarbeitereinsatzplanung (Bindung der Ressourcen, Wirtschaftlichkeit, Mitarbeitereinsatz, Haushaltsmittel) Kompetenzentwicklung interne Qualifizierungsmaßnahmen Coaching gemeinsames Problembewusstsein Akzeptanz der Projektergebnisse gemeinsame Kommunikationsbasis Klärung von Rolle & Verantwortung soll den Projekterfolg nachhaltig sichern! Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 10

11 in-step - Auswahl Warum in-step? Die Anforderungen an ein Projektmanagement-Tool wurden spezifiziert und in einer Pilotphase (3 Monate) evaluiert. Gesucht war ein skalierbares Werkzeug für Multiprojektmanagement / Projektportfolio Unterstützung aller Rollen der Projektorganisation Projektmanagement (Produkt und Aktivitäten) Projektübergreifende Mitarbeitereinsatzplanung Projektzeiterfassung Nicht nur für IT-Projekte! Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 11

in-step - Einsatz im Projekt in-step Architektur: Überblick 11.05.

12 in-step - Einsatz im Projekt in-step Architektur: Überblick Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 12

13 in-step - Einsatz im Projekt in-step Architektur: BAZ-Template BAZ Template.isf BAZ-Template Projektvorlage (Aktivitäten),, Prozess,, Projektantrag, Hilfsmittel, Mitarbeiter, Team Kategorien,... Export / Import Synchronisation Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 13

14 in-step - Einsatz im Projekt in-step Architektur: Projektportfolio Export / Import Synchronisation Projekt- Portfolio.isf Projektportfolio (z.b. Auswertungen) Konzepte:, QM, Kompetenzentwicklung, Rolle & Verantwortung, Bewertung,...) eakte DABR F15 15Z UC4... Mitarbeiter, Team Kategorien, Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 14

15 in-step - Einsatz im Projekt Toolbox und statt Vorgehensmodell - bereitgestellt durch in-step Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 15

16 in-step - Einsatz im Projekt Unsere Erfahrungen im Projekt Skalierbare Projektplanung; gute Orientierung für das Team über Entwicklungsstand von Produkten & Aktivitäten Einfache, ergonomische Mitarbeiterzeiterfassung Vereinfacht die Wirtschaftlichkeitsanalyse (WiBe) Gute Unterstützung bei Projektsteuerung & -controlling Teamfähige Basis für Konzeptentwicklung Flexible & adressatengerechte Berichte Ein Werkzeug für Pflege & Bereitstellung der Toolbox Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 16

17 Aktueller Projektstatus Situation in den Projekten Anforderungen, Konzepte für die Projektarbeit, Toolbox, sind abgebildet in-step und Toolbox als Vorgabe für Ausschreibungen und neue Projekte Schulungsmaßnahmen für Projektleiter sind in Vorbereitung; flankierend individuelle Betreuung Einsatz in den Projekten: noch in der Anfangsphase Gute Unterstützung von microtool Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 17

18 Ausblick Geplanter Nutzen in-step bietet sinn- & wirkungsvolle Werkzeugunterstützung für erhöhte Transparenz über (den Nutzen) Projektarbeit, den Einsatz der Haushaltsmittel und verfügbaren Ressourcen (Behördenziele) alle Projekttypen und alle Projektbeteiligten die Reflexion laufender Projekte und damit die Grundlage für das Lernen aus abgeschlossenen Projekten Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 18

19 Ausblick geplanter Nutzen in-step bietet sinn- & wirkungsvolle Werkzeugunterstützung für Controlling und Steuerung der Behörde gemeinsamen Werkzeugkasten & gemeinsames Verständnis von Projektarbeit auf allen Organisationsebenen geringere Reibungsverluste sowie stärkere Nutzung von Synergieeffekten Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 19

20 Ausblick Wie geht s weiter Die Basis für die kontinuierliche Weiterentwicklung des Projektmanagement-Prozesses und den Erfolg des Modernisierungsprozesses ist gelegt. Das gemeinsame Verständnis muss sich noch weiter entwickeln, damit z.b. die Infrastruktur wirkungsvoll (projektübergreifend) genutzt werden kann. Kulturelle Aspekte (Leitbild, Führungsverhalten, Bedeutung der Linie für Projekterfolg, ) müssen beachtet und bearbeitet werden Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 20

21 Kontakt Möchten Sie mehr erfahren? Antje Mäder Bundesamt für den Zivildienst Leonhard Limburg Projektkompetenz als ein Beitrag zur Behördenmodernisierung 21

Ähnliche Dokumente

Prozessorientierte Projektmanagementausbildung

Prozessorientierte Projektmanagementausbildung Inhaltsübersicht Die zentrale Idee der Projektmanagementausbildung 3 Detaillierung der Prozesselemente 9 Besondere Merkmale unserer Projektmanagementausbildung