VERFAHRENSDOKUMENTATION

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1 Diese Vorlage dient zur Anfertigung einer unternehmensspezifischen Verfahrensdokumentation, die vom betreffenden Unternehmen dessen zuständigem Finanzamt zur Anerkennung vorzulegen ist. Für inhaltliche Vollständigkeit und rechtliche Korrektheit übernimmt GSD Software keine Haftung! Autor: Impressum: André Kirchner Stand: 6. Juni 2014 Dokument-Version: 1.0 DOCUframe -Version: x.y GSD Gesellschaft für Software, Entwicklung und Datentechnik mbh Ludwigsstädter Straße D Stockheim-Neukenroth Fon +49 (0) Fax +49 (0)

2 Inhaltsverzeichnis: 1. Zielsetzung, Inhalt und Zuständigkeiten Zielsetzung Inhalt Zuständigkeiten Einsatzgebiet und Aufgabenstellung Allgemeine Beschreibung Relevante Geschäftsprozesse / Zuordnung zur Organisation Relevante gesetzliche Vorgaben Fachliche Beschreibung der Beschreibung der aus Anwendersicht Fachlich-technische Prozessbausteine der Erfassung Physische Erfassung Inhaltliche Erfassung Bearbeitung Recherche Reproduktion Fachliche Prozesse der Dokumenten-Erstellung, -Archivierung und -Verwaltung Ordnungsmäßigkeit des Gesamtverfahrens Technische Beschreibung der Software-Systemaufbau Betriebssystem-Basis System-Komponenten Zusatzmodule Angebundene Systeme / Anwendungsintegration Hardware-Systemaufbau Server Clients Erfassungssysteme Gewährleistung des sicheren Betriebs Software-technische Absicherung Hardware-technische Absicherung Qualifikations- und Rollen-basierte Absicherung Rollen Erforderliche Kenntnisse Kompetenzen und Verantwortlichkeiten Administrative Absicherung Zugangsschutz Verbindungsschutz Zugriffsschutz II

3 Passwort-Richtlinie Rechte und Sicherheiten Schutz vor Schadsoftware Datensicherung / Backup- und Recovery-Konzept Ernstfall-Szenarien Wartung / Technische Kontrollen Durchführung von Updates Test und Abnahme Verwaltung und Überwachung der Aufbewahrungsfristen / Durchführung der Löschung Gewährleistung der Langfristverfügbarkeit Dokumentationen sdokumentationen Qualifikationsnachweise Protokolle Test- und Abnahmeprotokoll Vorgehensweise der Fortschreibung dieser Verfahrensdokumentation III

4 1. Zielsetzung, Inhalt und Zuständigkeiten Vor der ausführlichen Erläuterung soll die folgende Grafik in Kurzform vermitteln, was weshalb die Bestandteile dieser Verfahrensdokumentation sind: 1.1. Zielsetzung Zielsetzung einer Verfahrensdokumentation ist der Nachweis der Erfüllung der in der GoBS definierten Ordnungsmäßigkeitsgrundsätze. Die IT-gestützte Buchführung muss - wie jede Buchführung - von einem sachverständigen Dritten hinsichtlich ihrer formellen und sachlichen Richtigkeit in angemessener Zeit prüfbar sein. Dies bezieht sich sowohl auf die Prüfbarkeit einzelner Geschäftsvorfälle als auch auf die Prüfbarkeit des Systems und der darin ablaufenden Prozesse. Diese Dokumentation muss die Beschreibung aller zum Verständnis der Buchführung erforderlichen Verfahrensbestandteile enthalten. Die Pflicht zur Erstellung einer Verfahrensdokumentation ist unabhängig von der Größe oder Komplexität des Unternehmens, seines IT-gestützten Buchführungssystems und der dabei verwendeten Hard- und Software Inhalt Zur Erreichung dieses Ziels wurde dieses Dokument inhaltlich an die "GoBS-Checkliste Verfahrensdokumentation" 1 Version 6.0 von Zöller & Partner GmbH und des VOI. e.v. Bonn angelehnt und an unsere betrieblichen und programmtechnischen Abläufe adaptiert. Es umfasst die folgenden Bereiche: 1 Seite 1 von 38

5 Bereich Einsatzgebiet und Aufgabenstellung Fachliche Beschreibung der Technische Beschreibung der Gewährleistung des sicheren Betriebs Dokumentationen Inhalte Allgemeine Beschreibung (Unternehmen, Organisation und Aufgabenstellung) Überblick über die relevanten Geschäftsprozesse Zuordnung zur Aufbau- und Ablauforganisation Verweis auf die relevanten gesetzlichen Vorgaben Beschreibung der aus Anwendersicht Beschreibung der fachlich-technischen Prozessbausteine der Beschreibung der fachlichen Prozesse der Dokumenten-Erstellung, -Archivierung und -Verwaltung Darstellung der Ordnungsmäßigkeit des Gesamtverfahrens, bezogen auf die gesetzlichen Anforderungen Software-Systemaufbau mit der erforderlichen Betriebssystem- Basis, den Komponenten und ggf. verwendeten Zusatzmodulen der inkl. der Darstellung von Beziehungen zu angebundenen vorgelagerten oder zugreifenden Systemen Hardware-Systemaufbau mit der erforderlichen und realisierten Ausstattung der Server, Clients und Erfassungssysteme Absicherung auf software-technischer Ebene zur Gewährleistung der Datenbank-Konsistenz, Update-Sicherheit und Datensicherheit Absicherung auf hardware-technischer Ebene zur Gewährleistung der Ausfallsicherheit und Wiederherstell-Fähigkeit des Systems Darstellung der benötigten Mitarbeiter-Rollen, der dazu erforderlichen Kenntnisse, Kompetenzen und Verantwortlichkeiten für den laufenden Betrieb - mit den entsprechenden Arbeitsanweisungen Darstellung der administrativen Absicherung mit Zugangs- und Zugriffsschutz, Benutzerverwaltung / Berechtigungskonzept, Datensicherung und Wiederherstellung, Wartungsmaßnahmen, Ernstfall-Szenarien - mit den entsprechenden Arbeitsanweisungen sdokumentationen und Handbücher vom Hersteller und OEM-Partner / Dokumentation von verwendeten Konfigurationsparametern Qualifikationsnachweise der berechtigten Mitarbeiter Protokolle über Tests und Abnahmen, fortlaufende Wartungsmaßnahmen und Änderungen am System Vorgehensweise der Fortschreibung dieser Verfahrensdokumentation bei Änderungen am System 1.3. Zuständigkeiten Entsprechend der o.g. "GoBS-Checkliste Verfahrensdokumentation" sind die Zuständigkeiten folgendermaßen verteilt: Verantwortlich für die Erstellung, Versionierung, Korrektheit und Pflege ist immer der Betreiber. Inhalte der Dokumentation können aber auch vom Produkthersteller oder Systemintegratoren (OEM-Partner) kommen. Der Hersteller ist verantwortlich und tritt in Garantie und Gewährleistung für die Standard- Softwarekomponenten. Voraussetzung dafür ist, dass die Module unverändert und gemäß ihrem vorgesehenen Zweck eingesetzt werden. Typische Inhalte einer Verfahrensdokumentation, die vom Hersteller geliefert werden sind z.b. die Beschreibung der Standard-Software-Module, die Prozessbeschreibung der Standard-Prozesse, die Betriebsvoraussetzungen oder die Migrationsmöglichkeiten. Seite 2 von 38

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