Die digitale Projektakte bei der Otto Group Solution Provider (OSP) Dresden GmbH

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1 Die digitale Projektakte bei der Otto Group Solution Provider (OSP) Dresden GmbH Michaela Witt Otto Group Solution Provider Dresden GmbH Fon: +49 (0) Fax: +49 (0) Web: Adresse: Freiberger Straße 35, Dresden

2 Otto Group Solution Provider (OSP) Dresden GmbH ca. 180 Mitarbeiter an verteilten Standorten Seite 2

3 Otto Group Solution Provider (OSP) Dresden GmbH IT Dienstleister in der Otto Group Zwei Bereiche: Mittelstand & Fulfilment sowie Professional Services Professional Services: Dienstleister für Projekte innerhalb der Otto Group, z.b. für Hermes Mittelstand & Fulfilment: eigene Software AMOS Seite 3

4 Ausgangssituation Zwei Bereiche unterschiedliche Anforderungen an die Dokumentation Professional Services Mittelstand & Fulfilment keine eigenen Produkte und Projekte Dokumentation gehört den Auftraggebern Ablage von Projektverträgen, Angeboten und Kosten in Dresden nach Abschluss der Projekte eigenes Produkt: AMOS Neu- und Weiterentwicklung im Rahmen von Projekten Ablage der kompletten Projektund Produktdokumentation Fehlendes Konzept für AMOS Dokumentation > gesetzliche Anforderungen sind nicht erfüllt. Seite 4

5 Ausgangssituation Inhomogene Toollandschaft und unsystematische Fileablage beeinträchtigen die Qualität der Dokumentation unterschiedliche Ablagesysteme für die Dokumentation: Folge: Erschwertes Wiederauffinden von Informationen durch zu viele Ablagesysteme Suchmöglichkeiten zum Teil sehr eingeschränkt keine Unterstützung der Prozesse > mangelnde Qualität der Dokumente keine Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit für die Dokumentation fehlende Rechteverwaltung, dadurch hat jeder Zugriff auf alles Seite 5

6 Ziele, die für die Dokumentation erreicht werden sollen Ablage der Projektunterlagen mit einheitlicher Struktur und unter Beachtung der unterschiedlichen Anforderungen Aufbau einer einheitlichen Toollandschaft Dokumente können nicht mehr von allen bearbeitet werden, sondern nur von den dafür berechtigten Gruppen und Mitarbeitern schnelles Wiederauffinden von Dokumenten schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter und bei Teamwechsel Gewährleistung von Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit vor allem für die AMOS Produktdokumentation kein Zugriff für Externe (Kunden, Partner usw.) Seite 6

7 Definition unserer Unterlagen als Voraussetzung für Softwareeinsatz Informationen Arbeitsunterlagen Dokumente Mitteilungen mit rein informativem Charakter Keine prüfungsrelevanten Dokumente Beweisträchtiges, prüfungsrelevantes Material - Belegstücke Können das Arbeiten unterstützen, müssen aber nicht Sammeln und Darstellen von Wissen während der Arbeit an Projekten Bindender Charakter Dient zur Unterstützung beim Arbeiten, Zusammenarbeit Können an Dritte weitergegeben werden Aufzeichnung im Sinne der ISO 9001 Gelenktes Dokument im Sinne der ISO 9001 Wiki DMS Seite 7

8 Anforderungen an eine mögliche Applikation Versionierung aller Dokumente Volltextsuche umfassende Rechteverwaltung Verschlagwortung für Dokumente Mehrsprachigkeit Workflowsteuerung Langzeitaufbewahrung von Dokumenten Abbildung einer Struktur ähnlich wie im Windows Explorer übersichtliche und leicht zu bedienende Benutzeroberfläche Seite 8

9 Warum sollte es ein Dokumenten-Management- System sein? Einhaltung rechtlicher Vorgaben AMOS ist ein Warenwirtschaftsystem Erzeugung von Lagerbewegungsbelegen, Lagerscheinen und Lagerbuchungen Verarbeitung von personenbezogenen Daten (Kundendaten) und Warenbuchungsbelegen Erzeugung von Rechnungen Weiterentwicklung an AMOS wird über Verträge geregelt und in Projekten abgewickelt Verfahrensdokumentation für AMOS notwendig Ablage dieser in geeignetem System Dokumenten-Management-System Seite 9

10 Dokumentationskonzept als Basis für die Verfahrensdokumentation von AMOS Gesamtheit aller Dokumente für die AMOS Verfahrensdokumentation Seite 10

11 Durchführung des Projekts 1. Auswahl einer Applikation Projektbeginn: Juli 2013 Erstellung eines Kriterienkatalogs anhand der Anforderungen und Ziele Bewertung von mehr als 60 verschiedenen Applikationen mithilfe dieser Kriterien Eingrenzung auf 3 Applikationen Vorstellung dieser 3 Softwareprodukte durch Hersteller oder Partner vor Ort Seite 11

12 Durchführung des Projekts 2. Entscheidungsfindung Vorstellung der Applikationen mit sehr unterschiedlichen Ergebnissen 2 Produkte in engere Auswahl Beginn der Testphase: nur ELO im Test Entscheidung für ELO im November 2013, weil: einfache Bedienbarkeit und strukturierter Aufbau vielfältige Suchfunktionalitäten sehr gute Verschlagwortung leicht erlernbare Workflow-Komponente und Administration räumliche Nähe des ELO Business Partners Prodatis und sehr gute Unterstützung in der Testphase Seite 12

13 Durchführung des Projekts 3. Einführungsphase und Schwierigkeiten Planung für Einführung mit Prodatis ab Dezember 2013 fehlende Freigabe der GF führt zu Verzögerungen in der Planung ab März 2014: Erstellung der Customizing-Anforderungen mit Prodatis Installation von ELO bei OSP Dresden Rollout für Juli geplant, Schulung der Key User sowie interne Vorbereitung Mitte Juli: Stopp des Projekts durch die GF Seite 13

14 Durchführung des Projekts 3. Einführungsphase und Schwierigkeiten Neubewertung von ELO im Vergleich zu SharePoint aufgrund einer Änderung der strategischen Ausrichtung von OSP endgültige Entscheidung für ELO im Oktober 2014 Bedienbarkeit von ELO intuitiver und leichter erlernbar Administrationsaufwand wesentlich geringer Verschlagwortung und Suche besser Weiterführung des Customizings und Vorbereitung des Rollouts Ende März 2015: Einführung von ELO im Bereich Mittelstand&Fulfilment sowie bei OSP Taipei Beginn der Migrationsphase der gesamten Dokumentation Juli: Einführung von ELO im Bereich Professional Services Seite 14

15 OSP-Customizings in ELO 1. Übernahme der Dokumenteneigenschaften ohne Übernahme der Dokumenteneigenschaften mit Übernahme der Dokumenteneigenschaften Seite 15

16 OSP-Customizings in ELO 2. Schaltfläche zum Öffnen von Links Seite 16

17 OSP-Customizings in ELO 2. Schaltfläche zum Öffnen von Links Seite 17

18 OSP-Customizings in ELO 3. Projekttemplate als Vorlageregister Seite 18

19 OSP-Customizings in ELO 4. Benutzerdefinierter Workflow für Personalanforderungen (im Test) Seite 19

20 OSP-Customizings in ELO 5. Suche nach Kommentaren und Haftnotizen Seite 20

21 OSP-Customizings in ELO 6. Export- und Importtool für die SVN-Migration Subversion (SVN) Software zur zentralen Versionsverwaltung von Dateien und Verzeichnissen Verwendung bei OSP: Ablage der Projekt- und Produktdokumentation in Projektarchiven Verwaltung des Quellcodes Versionierung in Form von Revisionszählung vorhanden aber: nur eingeschränkte Rechteverwaltung, keine Suchmöglichkeiten Seite 21

22 OSP-Customizings in ELO 7. Export- und Importtool für die SVN-Migration Export sichert die Mitnahme aller Versionen der im SVN befindlichen Dokumente! Import der SVN-Dateien Export der SVN-Dateien Seite 22

23 Was wurde von den angestrebten Zielen bisher erreicht? Migration der Daten von SVN erfolgreich umgesetzt Kosteneinsparung Umsetzung eines dedizierten Rechtemanagements Einschränkung der Bearbeitung und Sicht auf wichtige Unterlagen Ablage von wichtigen Personaldokumenten sowie Umsetzung eines Workflows für die Bearbeitung Herstellung der Nachvollziehbarkeit und Revisionssicherheit ist gegeben ca. 100 von 180 Mitarbeiter arbeiten derzeit produktiv mit ELO Wenn alle 180 Mitarbeiter mit ELO arbeiten, dann Projektmanagement kann vollständig abgebildet werden schnellere Einarbeitung neuer Mitarbeiter schnelleres und effizienteres Wiederauffinden von Dokumenten Seite 23

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