Anleitung. THEMA Pilotprojekt für den Datenaustausch (GAEB)

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1 Anleitung THEMA Pilotprojekt für den Datenaustausch (GAEB)

2 Inhalt 1 Datenaustausch Vorbemerkung Typische Inhalte des Leistungsverzeichnisses Daten erstellen Projekt anlegen Gliederung der Leistungsverzeichnisse Neues LV anlegen Vorspanntext einfügen Neuen Abschnitt anlegen Neuen Bereich anlegen Neue Position anlegen (Freitext) Hinweis einfügen Neue STLB-Bau-Position anlegen Leit- und Unterbeschreibungen einfügen Muster-Druckausgabe Datenübergabe im GAEB-Format Übergabedatei testen Pilotprojekt Inhaltsverzeichnis 1

3

4 1 Datenaustausch 1.1 Vorbemerkung Der Datenaustausch über die GAEB-Schnittstellen ist in der Regel problemlos durchführbar. ORCA AVA arbeitet mit der GAEB-Toolbox und ist GAEB zertifiziert. ORCA AVA ist ab Version 2012 GAEB XML 3.1 zertifiziert, ab Version 2014 auch GAEB XML 3.2. Für einen reibungslosen Datenaustausch müssen aber ggf. bestimmte Einstellungen vereinbart und eingehalten werden. Sie sollten sich darüber mit Ihrem Datenaustausch- Partner verständigen. 1.2 Typische Inhalte des Leistungsverzeichnisses Um den Datenaustausch zu testen, sollten folgende, für ein LV typische Inhalte, im Pilotprojekt enthalten sein: ein Vorspanntext ein Abschnitt (hierarchisch erste untergeordnete Gliederungsebene) ein Bereich (hierarchisch zweite untergeordnete Gliederungsebene) eine frei erstellte Textposition mit einer vorgesehenen Textergänzung (die vom Bieter auszufüllen ist) eine Textposition als Hinweis eine STLB-Bau-Position mit einer vorgesehenen Textergänzung (die vom Bieter auszufüllen ist) eine Leitbeschreibung mit Unterbeschreibungen Datenaustausch Vorbemerkung 3

5 2 Daten erstellen Die folgende Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie in ORCA AVA die erforderlichen Testdaten erzeugen. 2.1 Projekt anlegen 1. Starten Sie ORCA AVA. 2. Wählen Sie Neu Der Dialog Neue Datei erstellen wird geöffnet. In dem Dialog legen Sie das neue Projekt an: 3. Wählen Sie Neues Projekt erstellen 4 Daten erstellen Projekt anlegen

6 4. Wählen Sie keine Vorlage verwenden Das Projekt übernimmt automatisch die Standardkostengliederung (DIN 276 ist enthalten) aus den Systemvorlagen in die Projektstammdaten. 5. Lesen Sie die Info und wählen Sie 6. Im Dialog Neu: Projekt tragen Sie die Projektnummer und Projektbezeichnung ein: Das Projekt wird angelegt und automatisch geöffnet. Fertig! 2.2 Gliederung der Leistungsverzeichnisse 1. Um die passenden Gliederung für die LVs einzustellen, öffnen Sie per Doppelklick auf die erste Zeile in der Tabelle Leistungsverzeichnisse die Standardeinstellungen: Leistungsverzeichnisse Daten erstellen Gliederung der Leistungsverzeichnisse 5

7 2. Wählen Sie im Dialog Standardeinstellungen: Leistungsverzeichnisse die Schaltfläche Gliederung: 3. Stellen Sie im Dialog Gliederung die Struktur wie abgebildet ein: Die Ordnungszahl der Ebene LV selbst (oben mit 4 Stellen 'XXXX' angezeigt) ist nicht Teil der internen Gliederungsstruktur der Austauschdatei. Informieren Sie sich ggf. bei Ihrem Datenaustausch-Partner, ob eine bestimmte Stellenzahl gewünscht ist.... und natürlich auch über die übrigen Einstellungen! Die Bezeichnungen für die Art der Gliederungsebenen können Sie frei definieren - das können auch 'Titel', 'Lose', sein. Sie sollten sich lediglich mit Ihrem Datenaustausch- Partner einig sein. Es erleichtert die Kommunikation, wenn man eindeutig über dieselben Dinge spricht. 6 Daten erstellen Gliederung der Leistungsverzeichnisse

8 2.3 Neues LV anlegen Sie befinden sich in der Tabelle Leistungsverzeichnisse. Wählen Sie Neu LV: Der Dialog Eigenschaften: LV wird geöffnet. Dort tragen Sie die Nummer und Bezeichnung des LV ein: Mit OK legen Sie das LV an, der Eintrag wird in der Tabelle eingefügt, das Ordnersymbol ist automatisch geöffnet: Daten erstellen Neues LV anlegen 7

9 2.4 Vorspanntext einfügen Um einen Vorspanntext vor dem ersten Bereich einzufügen, markieren Sie das geöffnete LV und wählen Sie (z.b. im Kontextmenü) Neu Dokument:... der Dialog Eigenschaften: Dokument wird geöffnet. Dort gestalten Sie - mit üblichen Funktionen einer Textverarbeitung - den Inhalt des Dokumentes: Aufzählungen und nummerierte Listen sind bekannte Kandidaten für mögliche Verständigungsschwierigkeiten. Vermeiden Sie allzu ausgefeilte Formatierungen, wenn es geht! 8 Daten erstellen Vorspanntext einfügen

10 2.5 Neuen Abschnitt anlegen Markieren Sie das eben angelegte Dokument und wählen Sie im Kontextmenü Neu Gliederungspunkt: Der Dialog Eigenschaften: Gliederungspunkt wird geöffnet. Tragen Sie die Nr. und die Bezeichnung für den Abschnitt ein: OK legt den Bereich in der Tabelle Leistungsverzeichnisse ab. Daten erstellen Neuen Abschnitt anlegen 9

11 2.6 Neuen Bereich anlegen Markieren Sie den eben angelegten Abschnitt und wählen Sie im Kontextmenü Neu Gliederungspunkt: Im Dialog Eigenschaften: Gliederungspunkt tragen Sie die Bezeichnung des Bereichs ein: OK legt den Bereich in der Tabelle Leistungsverzeichnisse ab. In gleicher Weise legen Sie einen zweiten Bereich 02 Mauerarbeiten an. Achten Sie darauf, dass ein neuer Eintrag immer unterhalb der Markierung (Leuchtbalken) eingefügt wird, d.h. Sie müssen den geöffneten Abschnitt Rohbauarbeiten markieren, bevor Sie Neu Gliederungspunkt ausführen. Ergebnis: Mit Drag & Drop können Sie Einträge verschieben. 10 Daten erstellen Neuen Bereich anlegen

12 2.7 Neue Position anlegen (Freitext) Markieren Sie den eben angelegten Bereich Kontextmenü Neu Position: Erdarbeiten und wählen Sie im In der Spalte Art sehen Sie die in der Gliederung eingestellten Bezeichnungen für die strukturellen Ebenen Abschnitt und Bereich. Der Dialog Eigenschaften: Position wird geöffnet. Auf der Registerkarte Allgemein tragen Sie die Positionsnummer ein, gestalten Kurz- und Langtext der Position und tragen die Informationen zu Menge, Einheit und Preis ein. Die Menge können Sie auch auf der Registerkarte Menge berechnen. Die Markierungen für Angaben, die der Bieter auszufüllen hat, setzen Sie im Langtext über das Kontextmenü Bietertextergänzung. Daten erstellen Neue Position anlegen (Freitext) 11

13 Wichtig: Die '...' Hochkommata (einfache Anführungszeichen) - egal, was dazwischen steht - werden immer als Textergänzung interpretiert. Für den Datenaustausch in GAEB- Formaten werden die einfachen Hochkommata als Anfangs-/Endbegrenzung der Textergänzung gebraucht, d.h. Sie dürfen sie nicht löschen. Sie können die Punktlinie innerhalb der Hochkommata verlängern - die Punkte werden aber für die Zeichenbegrenzung im GAEB-Format (55 Zeichen/Zeile im Langtext) als Zeichen mitgezählt. Für "literarische Kennzeichnungen" benutzen Sie bitte die doppelten Anführungszeichen. Die Zuordnung zu einer Kostengruppe der DIN 276 können Sie auf der Registerkarte Weiteres erledigen: Wenn Sie mehrere Positionen angelegt haben, die alle derselben Kostengruppe zuzuordnen sind, können Sie das auch in der Tabelle erledigen. Sie markieren dann einfach mit den üblichen Funktionen die betroffenen Positionen und wählen Extras Eigenschaften anpassen: 12 Daten erstellen Neue Position anlegen (Freitext)

14 2.8 Hinweis einfügen Öffnen Sie den zuvor angelegten Bereich Mauerarbeiten (S. 10): Wählen Sie im Kontextmenü Neu Text (Hinweistext) und gestalten Sie im Dialog Eigenschaften: Position den Hinweistext: Positionen mit der Positionsart Text haben keine Ordnungszahl. 2.9 Neue STLB-Bau-Position anlegen Öffnen Sie den zuvor angelegten Bereich angelegten Hinweis (S. 13): Mauerarbeiten und markieren Sie den zuvor Daten erstellen Hinweis einfügen 13

15 Wählen Sie im Kontextmenü Neu Aus STLB-Bau.... bearbeiten Sie die STLB-Positionen, wie gewohnt. Achten Sie für die Erstellung der Pilotdaten darauf, eine Bietertextergänzung einzufügen! 2.10 Leit- und Unterbeschreibungen einfügen Die Leitbeschreibung definieren Sie in ORCA AVA nicht explizit: jede 'normale' Position, der unmittelbar Positionen mit der Positionsart Unterbeschreibung folgen, wird im Datenaustausch automatisch als 'Leitbeschreibung' übergeben. Die Positionsart Unterbeschreibung setzen Sie auf der Registerkarte Weiteres: 14 Daten erstellen Leit- und Unterbeschreibungen einfügen

16 3 Muster-Druckausgabe... wenn Sie alle Pilotdaten erfasst haben, können Sie mit den mitgelieferten Standard- Layouts eine Muster-Druckausgabe erzeugen. Beispiel: Muster-Druckausgabe Leit- und Unterbeschreibungen einfügen 15

17 4 Datenübergabe im GAEB-Format Für den Datenexport wählen Sie im Ribbon, im Bereich Datenaustausch das gewünschte GAEB-Format. Verständigen Sie sich darüber mit Ihrem Datenaustauschpartner! 5 Übergabedatei testen ORCA AVA führt den Datenaustausch im Format GAEB 2000/XML unter Einsatz der GAEB- Toolbox durch. Die GAEB Im-/Exportdateien werden durch eine spezielle Prüfsoftware analysiert. Sollten die Dateien 'fehlerhaft' sein, können Sie beim Export auch eine direkte Supportanfrage stellen. Nicht alle 'Fehler' sind zwangsweise inhaltliche oder strukturelle Fehler - manches ist nur einfach in der Syntax von GAEB-XML nicht vorgesehen (z.b. Tabellen innerhalb von Tabellen). Beim Import können unschädliche Abweichungen meist richtig interpretiert werden. Beim Export werden Kleinigkeiten stillschweigend repariert: z.b. ist es nicht erlaubt Hyperlinks einzufügen (z.b. als Verweise auf Internetseiten). Dennoch eingefügte Hyperlinks werden aber automatisch in 'Klartext' umgewandelt und sind so wieder lesbar und verwendbar. Außerdem ist ein 'GAEBXml-Checker' auf den Internetseiten des GAEB verfügbar: (http://www.gaeb-daxml.de/gaeb_xml_checker/seiten/default.aspx) Die erzeugte Export-Datei können Sie mit dem GAEB-Xml-Checker prüfen und auch wieder testweise in ORCA AVA einlesen. Die Ergebnisse dieser Prüfung können Sie Ihrem Datenaustausch-Partner, zusammen mit der Austauschdatei, übermitteln. 16 Datenübergabe im GAEB-Format Leit- und Unterbeschreibungen einfügen

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