Leitfaden zur. ORF - Lange Nacht der Museen 2014 (NÖ) am 04.Oktober 2014

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1 Leitfaden zur ORF - Lange Nacht der Museen 2014 (NÖ) am 04.Oktober 2014

2 Inhalt Folgende Informationen finden Sie im vorliegenden Leitfaden: 1. Die ORF-Lange Nacht der Museen Ein paar Zahlen, Daten, Fakten zur Veranstaltung 3 2. Organisation & Kontaktdaten Wer macht was bei der ORF-Langen Nacht der Museen? 4 3. Ablauf der Veranstaltung Welche Arbeitsschritte kommen auf die teilnehmenden Museen zu? 6 4. FAQ 9 2

3 1. Die ORF-Lange Nacht der Museen Die ORF-Lange Nacht der Museen ist eine Veranstaltung des ORF mit den österreichischen Museen, die heuer bereits zum fünfzehnten Mal stattfinden wird. Bei dieser ORF-Kulturinitiative wurden im Vorjahr österreichweit MuseumsbesucherInnen in rund 700 teilnehmenden Institutionen registriert. Im Bundesland Niederösterreich besuchten rund Menschen die über 120 dort beteiligten Kulturstätten, die von bis 1.00 Uhr früh geöffnet hatten. Tickets Grundsätzlich gibt es bei der ORF-Langen Nacht der Museen in Niederösterreich drei Sorten von Tickets: Reguläre Tickets: in ganz Österreich gültig für alle Museen und Shuttlebusse im Rahmen der ORF-Lange Nacht der Museen (18:00 bis 1:00 Uhr), Preis: 13,- Ermäßigte Tickets für Ö1-Club-Mitglieder, Schüler, Studenten, Senioren, Personen mit Behinderungen und Präsenzdiener: in ganz Österreich gültig für alle Museen und Shuttlebusse im Rahmen der ORF-Lange Nacht der Museen (18:00 1:00 Uhr), Preis: 11,- Regionale Tickets: in NÖ gültig für alle dort teilnehmenden Museen ( :00 Uhr), in den meisten Bundesländern jedoch nur gültig außerhalb der Landeshauptstädte bei Museen ohne Busanbindung. Keine Nutzung der Shuttlebusse inbegriffen, Preis: 6,- Reguläre und Ermäßigte Tickets zum Preis von 13,-, bzw. 11,- kommen in NÖ hauptsächlich in Krems und St. Pölten zum Einsatz. In diesen beiden Städten kommt der ORF neben einem Treffpunkt Museum (Ticketingund Informationscontainer) auch noch für eine Busanbindung zwischen den teilnehmenden Museen (inklusive einer Busverbindung Krems St. Pölten) auf. (Ausgangspunkt der Busrouten und der City-Tour ist der Treffpunkt Museum ). Überall sonst in Niederösterreich kommen eher die regionalen Tickets zum Preis von 6,- zum Einsatz. Auf die Regionalen Tickets gibt es keine Ermäßigungen. Die regionalen Museen werden in der Regel nicht von Shuttle-Bussen angefahren. (Sinnvolle Busverbindungen wurden in einzelnen Regionen jedoch in der Vergangenheit mitunter in Eigeninitiative von teilnehmenden Museen organisiert und im Veranstaltungs- Booklet angekündigt.) Der Eintritt für Kinder bis 12 Jahre ist frei. Im Vorverkauf sind die Tickets in allen teilnehmenden Locations/Museen, sowie unter tickets.orf.at erhältlich. Am Veranstaltungstag auch an den Treffpunkten. Bestimmte Ermäßigungen, die im Rahmen von Kooperationen mit Sponsoren/Partnern gewährt werden (z.b ÖBB) können nur am Veranstaltungstag an den Treffpunkten eingelöst werden. 3

4 2. Organisation & Kontakte A ORF Der ORF als Trägermedium der ORF -Lange Nacht der Museen übernimmt die österreichweite Promotion der Veranstaltung (umfassende Pressearbeit, TV- und Radiospots, Produktion der Booklets und sonstiger Werbematerialien,... ) und ist Vertragspartner der teilnehmenden Museen. Homepage zur Veranstaltung: Allgemeine Rückfragen: langenachtdermuseen@orf.at B DAEDALOS - Barth Event GmbH Die DAEDALOS Barth Event GmbH übernimmt die Projektleitung der ORF-Lange Nacht der Museen für Niederösterreich. Wir fungieren als Sammelstelle und Informationsdrehscheibe. Unsere Aufgaben sind die Information & Akquisition der Museen, die Organisation der Produktion der Booklets, sowie die Abwicklung der Verteilungen der Drucksorten und die Abrechnung der Tickets. DAEDALOS - Barth Event GmbH Ottogasse 18A 3400 Klosterneuburg Telefon +43 (0)2243/ Fax +43 (0)2243/ DW 23 office@daedalos.at Ihre Ansprechpartner 2014 sind: Allgemeine Fragen, Inhalt und Ablauf Ihrer VA, Spezialprojekte, Vertrag Mag. Peter Barth (GF): Telefon +43 (0)2243/ DW 10 Mobil 0664/ peter.barth@daedalos.at Bookletdaten & Ticketing Logistik Drucksorten & Werbemittel Till Borgstädt: Telefon +43 (0)2243/ DW 13 Mobil 0650/ till.borgstaedt@daedalos.at 4

5 C Museen In Ihren Aufgabenbereich als teilnehmendes Museum fallen (siehe auch das folgende Kapitel Ablauf der Veranstaltung ): Planung Ihrer Veranstaltung: je besser und außergewöhnlicher die Veranstaltung am Abend, desto tendentiell besser sind erfahrungsgemäß Besucherzahlen und Feedback. Achtung: Bei der ORF-Lange Nacht der Museen einfach nur offen zu halten ist unzureichend! zeitgerechte (!) Bereitstellung der Bookletdaten gemäß der Layoutvorgaben (vgl. Punkt auf Seite 6) lokale Bewerbung der Veranstaltung mittels bereitgestellter Werbemittel lokale Pressearbeit Abwicklung der Veranstaltung Abrechnung (Ticketing) zeitgerechte (!) Rücksendung von Werbemitteln (Fahne etc.), Resttickets und Abrechnungsbögen auf eigene Porto-Kosten zeitgerechte (!) Überweisung der Ticketeinnahmen (abzüglich Provision) an den ORF 5

6 3. Ablauf der Veranstaltung 3.1. Vorbereitung Diese einzelnen mitunter Monate auseinander liegenden Vorbereitungsschritte betreffend, werden Sie noch jeweils gesondert von uns kontaktiert und informiert. Die nachfolgende Auflistung der einzelnen Arbeitsschritte dient vorerst vor allem Ihrer Information und Planung Kontaktdaten Im Zuge Ihrer Anmeldung zur ORF-Lange Nacht der Museen ersuchen wir Sie, ein Formular mit Ihren Kontaktdaten auszufüllen und an uns zu retournieren. Dieses beinhaltet: Angabe eines Ansprechpartners für uns, betreffend alle organisatorischen Fragen (das kann bei manchen Regionen auch ein übergeordneter regionaler Ansprechpartner sein, der die Organisation für mehrere Museen in seiner Region abwickelt), Angabe einer am Veranstaltungsabend vor Ort befindlichen und für uns dann telefonisch erreichbaren Person, Angabe des Vertragspartners. Anmeldeschluß ist der Produktion des Booklets und der Homepage Da die Produktion des Booklets zur ORF-Lange Nacht der Museen, in dem jedes Museum mit einer Seite vertreten sein wird, aufgrund der großen Anzahl an Museen und der erforderlichen Korrektur- und Produktionsschritte viel Zeit in Anspruch nimmt, werden wir Sie diesbezüglich bereits Anfang Mai kontaktieren. Neben allgemeinen Informationen wie der genauen Schreibweise Ihres Hauses und der Adresse, die im Booklet angegeben sein soll, benötigen wir dann auch kurze Texte zu Ihrer Location und den von Ihnen geplanten Veranstaltungen sowie druckfähige Fotos bis spätestens Anfang Juni. Datenabgabeschluß ist der Wie eine solche Booklet-Seite im Detail gestaltbar ist, erfahren Sie bei unserer zugehörigen Aussendung. So Sie diese Informationen zu Ihrer Vorbereitung schon früher benötigen (weil Sie beispielsweise erstmalig an der ORF-Lange Nacht der Museen teilnehmen), schicken wir Sie Ihnen auch gerne gleich zu. Anmerkung: Die genaue formale Ausgestaltung der Bookletseiten obliegt dem ORF. Die Gestaltung der Homepage zur ORF-Lange Nacht der Museen erfolgt parallel und mit dem gleichen Inhalt. 6

7 Lieferung der Materialien Etwa einen Monat vor der Veranstaltung werden Sie von uns mit den für die Veranstaltung erforderlichen Materialien beliefert. Wir werden voraussichtlich an drei bis fünf Tagen unterwegs sein und Sie im Vorfeld über die Verteilungsroute informieren. Sie erhalten von uns dann die Tickets für die Veranstaltung, Booklets und sonstige Werbematerialien, Abrechnungsbögen für den Ticketverkauf sowie Klicker und Fahne für jeden ihrer Eingänge Vertrag Den Vertrag zu Ihrer Teilnahme an der ORF-Lange Nacht der Museen erhalten Sie per Post direkt von Ihrem Vertragspartner, dem ORF Veranstaltungsabend Da es sich bei der ORF-Lange Nacht der Museen um eine Veranstaltung handelt, bei der die BesucherInnen mit nur einer Eintrittskarte verschiedene Veranstaltungsorte besuchen können, gibt es zwei verschiedene relevante Zahlen: die Anzahl der von Ihnen verkauften Tickets (für Kinder bis 12 Jahre ist die ORF- Lange Nacht der Museen kostenlos, sie benötigen daher auch kein Ticket), die Anzahl von BesucherInnen in Ihrem Haus bei der ORF-Lange Nacht der Museen: wir bitten Sie, mit Hilfe eines Klickers, den wir Ihnen zur Verfügung stellen werden, die BesucherInnen (auch Kinder) in Ihrem Haus zu zählen. Ab Mitternacht werden wir Sie telefonisch kontaktieren und nach der zu diesem Zeitpunkt aktuellen Klickerzahl fragen. (Diese Zahlen werden benötigt, weil es noch in der Nacht eine österreichweite APA-Aussendung betreffend diese ORF-Lange Nacht der Museen geben wird.) Sonderfall St. Pölten und Krems: Bei den Museen in diesen beiden Städten wird vor Ort ein Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin von uns die Klicker übernehmen, Sie bei der Ticketkontrolle unterstützen und generell als Ansprechpartner zur Verfügung stehen. 7

8 3.3. Abrechnung und Feedback Nach der Veranstaltung schicken Sie bitte die ausgefüllten Abrechnungsformulare per Fax oder Post an uns (nicht an den ORF!). Den berechneten, an den ORF zu überweisenden Betrag überweisen Sie bitte auf das angegebene ORF-Konto. Klicker, Fahnen und Resttickets bitten wir Sie, per Post auf eigene Kosten an uns (nicht an den ORF!) zurückzuschicken. 8

9 4. FAQ Was bringt mir als Museum die Teilnahme an der ORF-Lange Nacht der Museen? Die ORF-Lange Nacht der Museen ist für die teilnehmenden Kulturstätten in erster Linie als Marketing-Maßnahme zu betrachten. Die Bewerbung dieser Veranstaltung erfolgt österreichweit (TV, Radio, Printmedien,...). In den pro Bundesland erscheinenden Booklets ist jedes Museum gleichberechtigt mit einer Seite vertreten. Durch das Konzept der ORF-Lange Nacht der Museen, dass BesucherInnen mit nur einem Ticket Zugang zu vielen teilnehmenden Häusern haben, kann sich Ihnen (vor allem bei interessanter Programmgestaltung Ihrerseits) ein Publikum erschließen, das bislang noch nicht auf Sie aufmerksam geworden ist. Die Provision für den Ticketverkauf (bei normalen Tickets 3,10 bzw. ermäßigt 2,60, bei regionalen 1,40 pro verkauftem Ticket) ist eher als motivatorische Unterstützung zu betrachten. Können / sollen wir Catering anbieten? Grundsätzlich wird den BesucherInnen der ORF-Lange Nacht der Museen kein Catering in Aussicht gestellt. Sie können dies aber gerne in Ihrem Haus anbieten (und auch im Veranstaltungs-Booklet als Tipp bewerben). Erfahrungsgemäß wird ein derartiges Angebot im Verlauf einer ORF-Lange Nacht der Museen von den BersucherInnen gerne genutzt. Für Sie kann es neben der Provision für den Ticketverkauf eine zusätzliche Einnahmequelle bedeuten. Sind die Öffnungszeiten ausdehnbar (oder kürzbar)? Die Veranstaltung ORF-Lange Nacht der Museen findet zwischen und Uhr statt, d.h. innerhalb dieser Zeit sollten alle teilnehmenden Häuser für alle BesucherInnen geöffnet sein. Wenn Sie darüberhinaus als sogenannte Chill Out Location gerne länger geöffnet lassen möchten, können Sie das im Veranstaltungs-Booklet als Tipp vermerken lassen. Dasselbe gilt auch, wenn Sie beispielsweise weil Sie aufgrund eines umfangreichen Kinderprogramms den Nachmittag nutzen möchten bereits früher als Uhr mit der ORF-Lange Nacht der Museen beginnen. Welche Ticktes können/müssen angeboten/verkauft werden? Grundsätzlich gilt: Krems / St.Pölten normale Tickets (á 13,- bzw 11.- Euro) Ansonsten regionale Tickets (á 6,- Euro). Davon abweichend kann es in bestimmten Fällen (z.b.: im Umland von Wien) sinnvoll sein, von dieser Regel abzuweichen. Das muß dann im konkreten Fall entschieden werden. 9

10 Wo und für wen sind die verschiedenen Tickets jeweils gültig? Die Regulären und Ermäßigten Tickets sind am Veranstaltungstag in ganz Österreich für alle Museen und Shuttlebusse im Rahmen der ORF-Lange Nacht der Museen gültig. Eine genaue Aufzählung der Personen, die zum Erwerb eines Ermäßigten Tickets berechtigt sind, findet sich auf der Rückseite der Ermäßigten Tickets, sowie im Booklet. Ermäßigungen, die darüber hinaus ggf. aufgrund von Kooperationen mit Sponsoren gewährt werden, können nur am Veranstaltungstag am TREFFPUNKT MUSEUM eingelöst werden. Die Regionalen Tickets sind zwar in NÖ für alle Museen gültig, in den meisten anderen Bundesländern jedoch nur in den Museen ohne Busanbindung (also im Großen und Ganzen außerhalb der Landeshauptstädte) und sie berechtigen (auch in NÖ) nicht zur Fahrt mit den Shuttle-Bussen. BEISPIEL: Wenn also jemand bei Ihnen ein Ticket kauft und den ganzen Abend bei Ihnen vor Ort bleiben oder evtl. mit dem eigenen Auto andere Museen in NÖ besuchen möchte, reicht für ihn das Regionale Ticket. Möchte jedoch jemand z.b. auch noch nach Wien fahren oder den Shuttlebus von Krems nach St. Pölten benutzen, so benötigt er ein Reguläres oder Ermäßigtes Ticket. Der Eintritt für Kinder bis 12 Jahre ist frei. Rechtlicher Exkurs: Veranstalterstatus & AKM Hinsichtlich der Veranstaltungen in Ihrem Haus bei der ORF - Lange Nacht der Museen kommt Ihnen die Veranstaltereigenschaft zu, Sie sind für die Einhaltung der einschlägigen Bestimmungen verantwortlich und haben alle diesbezüglichen Kosten zu tragen. Nicht davon erfasst sind die Kosten für die AKM-Meldung. Diese werden pauschal vom ORF übernommen. 10