cyclus WorkLog Bedienungsanleitung WorkLog 4.1 WorkLog ist ein professionelles Zeiterfassungstool für iphone, ipad und ipod touch.

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1 WorkLog Bedienungsanleitung WorkLog 4.1 WorkLog ist ein professionelles Zeiterfassungstool für iphone, ipad und ipod touch. WorkLog hält sich streng an die von Apple veröffentlichten Human Interface Guidelines um eine einfache und intuitive Bedienung garantieren zu können. Die Benutzeroberfläche ist in vielen Aspekten ähnlich zu anderen Applikationen, die Sie bereits kennen. Da es sich aber um ein professionelles Tool handelt, ist ein gewisses Mass an Komplexität leider unvermeidbar. Obwohl also die meisten Funktionen selbsterklärend sind, soll Ihnen diese Anleitung dabei helfen, das ganze Potential des Programms ausnutzen zu können. Beachten Sie das die meisten Einstellungen nicht in WorkLog selber vorgenommen werden. Beenden Sie WorkLog und wechseln sie zum Programm Einstellungen in welchem Sie z.b. auch die Gerätehelligkeit etc. einstellen. Wenn Sie herunterscrollen finden Sie dort einen Abschnitt WorkLog in welchem sich die Einstellungen für das Programm befinden. 1

2 Inhalt Informationen über die Verwendung von icloud 4 Zeit erfassen 5 Zeiterfassung mit dem Timer 5 Grundlagen Arbeitszeitdaten anschauen Zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her schalten Mit QuickStart arbeiten Pausen erfassen Zeit runden Zeit manuell erfassen 7 Zeiteinträge manuell hinzufügen Einträge löschen oder bearbeiten Einzelne Tage löschen Zeiterfassung über den QR-Code Leser 8 Favoriten speichern und abrufen 8 Kategorien, Kunden, Projekte und benutzerdefinierte Felder 10 Kategorien, Kunden und Projekte 10 Kunden (Projekte, Kategorien) definieren Kategorien, Kunden und Projekte sortieren Benutzerdefinierte Felder und Stundensätze 11 Benutzerdefinierte Felder erstellen Mit Stundensätzen arbeiten Benutzerdefinierte Felder sortieren Zusätzliche Informationen zu Einträgen hinzufügen 13 Standardwerte Festlegen Berichte 14 Berichte erstellen und exportieren 14 Optionen und Formatierung Einen Übersichtsbericht erstellen und exportieren Einen kundenspezifischen Bericht erstellen und exportieren Berichte verwalten 15 Berichte über versenden Berichte über WiFi auf Ihren Computer übertragen Berichte vom iphone löschen Backups erstellen und zurückspielen 16 Zusatzmodule (In-App Purchases) 18 icalendar Modul 18 In den geräteinternen Kalender exportieren In einen externen Kalender exportieren Feldinhalte konfigurieren Dropbox Modul 19 2

3 Dropbox Modul konfigurieren QR Scanner Modul 19 QR Scanner Modul konfigurieren QR Codes erstellen Zeitmanagement Modul 20 Zeitmanagement Modul konfigurieren Positionsbasierte Erfassung 20 Mit Positionsbasierter Erfassung arbeiten 3

4 Informationen über die Verwendung von icloud WorkLog bietet Ihnen die Möglichkeit ihre Arbeitszeitdaten und Berichte in icloud zu speichern. Die Verwendung von icloud mit WorkLog ist optional, bietet aber zwei grosse Vorteile: 1. Automatische Backups: Ihre Daten sind in der icloud gesichert. Falls auf Ihrem Gerät mal ein Problem auftauchen sollten, können Sie WorkLog einfach neu installieren. Das Programm wird dann einfach wieder die Daten aus icloud übernehmen. 2. Automatische Synchronisation: falls Sie mehrere Geräte verwenden (z.b. ein iphone und ein ipad) werden alle Daten automatisch synchronisiert. Sie können z.b. einen Eintrag auf dem ipad im Büro starten und später unterwegs auf Ihrem iphone wieder beenden. Bitte beachten Sie folgende Punkte bei der Verwendung von WorkLog mit icloud: icloud muss sowohl in den Geräteeinstellungen als auch in den Einstellungen von WorkLog aktiviert werden. Letzteres erfolgt in der Regel während dem ersten Start von WorkLog, falls Sie die entsprechende Option wählen. Die Synchronisation kann wenige Sekunden bis einige Minuten dauern. Ihre Daten sind auch verfügbar wenn keine Verbindung zum Internet besteht, sie werden dann allerdings nicht synchronisiert bis wieder eine Verbindung besteht. Wenn Sie sich aus icloud ausloggen (in den Geräteeinstellungen) stehen Ihre Daten nicht mehr zur Verfügung bis Sie sich wieder einloggen. Wenn Sie icloud deaktivieren (in den WorkLog Einstellungen) stehen Ihre Daten weiterhin lokal zur Verfügung. Wenn Sie icloud (re)aktivieren (in den WorkLog Einstellungen) können Sie entweder Ihre lokalen Daten übernehmen. Allenfalls bereits bestehende icloud Daten werden dabei komplett durch Ihre lokalen Daten ersetzt. Andere Geräte werden dann entsprechend diese Daten übernehmen. Bestehende icloud Daten übernehmen. Ihre lokalen Daten werden gelöscht und die Daten aus icloud übernommen. Es ist theoretisch möglich auf verschiedenen Geräten gleichzeitig widersprüchliche Änderungen vorzunehmen. icloud kann solche Konflikte in der Regel auflösen jedoch kann die Synchronisation in bestimmten fällen vorübergehend unterbrochen werden oder das Resultat unerwartet ausfallen. Wenn Sie manuell ein Backup zurückspielen (siehe später) werden die Daten in icloud überschrieben. D.h. dass auch alle anderen Geräte die Daten aus dem Backup übernehmen werden. 4

5 Zeit erfassen Das Konzept zur Zeiterfassung in WorkLog ist einfach: Sie erstellen einen Eintrag für jede ununterbrochene Periode in der Sie an etwas arbeiten. Im einfachsten Fall heisst dass, Sie drücken Start, wenn Sie am Morgen anfangen und Stop, wenn Sie am Abend aufhören zu arbeiten. Wenn Sie wollen, können Sie Ihre Arbeitszeit aber auch auf viel detailliertere Weise erfassen. So können Sie z.b. den Timer in jeder Pause anhalten und danach neu starten. WorkLog kann mit so vielen Einträgen pro Tag umgehen wie Sie brauchen. Sie können verschiedene Kunden erfassen und über benutzerdefinierte Felder zusätzliche Informationen wie z.b. Stundensätze, Ausgaben oder gefahrene Kilometer eintragen. Alle gesammelten Informationen lassen sich per Knopfdruck in einen übersichtlichen Bericht exportieren. Zeiterfassung mit dem Timer Grundlagen Die einfachste Art in WorkLog Zeit zu erfassen ist mittels Verwendung des Timers. Drücken Sie Start wenn Sie anfangen zu arbeiten, drücken Sie Stop wenn Sie fertig sind. Natürlich können Sie dabei jederzeit WorkLog verlassen und ihr iphone in der Zwischenzeit für andere Dinge verwenden. Die analoge Uhr auf der linken Seite zeigt Ihnen eine Übersicht der letzten 12 Stunden. Graue Balken stellen dabei die gearbeiteten Stunden dar, die blaue Füllung die (gerundeten) Minuten jeder angebrochenen Stunde. Wenn Sie die Uhr antippen, schaltet WorkLog zwischen verschiedenen Filtern um und zeigt Ihnen entweder alle Stunden oder nur die einer bestimmten Kategorie, eines Kunden, oder eines Projekts. Arbeitszeitdaten anschauen Wann immer Sie Start drücken, erscheint auf der Arbeitszeitliste unter der Uhr ein neuer Eintrag. Zusätzlich zur Arbeitszeit selber, kann eine Vielzahl weiterer Informationen eingegeben werden. Lesen Sie dazu das Kapitel Kategorien, Kunden, Projekte und benutzerdefinierte Felder. WorkLog organisiert alle Daten hierarchisch. Tippen Sie auf einen Tag um die Details für diesen Tag anzuschauen. Tippen Sie dann auf einen Eintrag für die Details zum Eintrag, usw. In der oberen linken Ecke befindet sich immer der Knopf Zurück, über den Sie zur der übergeordneten Ebene zurück gelangen. Zwischen verschiedenen Aufgaben hin und her schalten Sobald der Timer gestartet ist, ändert sich der Knopf Start zu Neu. Nehmen wir an, Sie haben einen Kunden namens Acme Inc. Der Kunde verlangt von Ihnen mit jeder Rechnung ein detailliertes Arbeitszeitblatt welches die verschiedenen Aktivitäten ausweist. Zu diesem Zweck haben Sie ein benutzerdefiniertes Feld Aktivität definiert in dem Sie jeweils eintragen was Sie gerade tun (z.b. Sitzung, Dokumentation erstellen,...). Wenn Sie nun ihre aktuelle Aktivität ändern, betätigen Sie einfach den Knopf Neu. WorkLog erstellt dann einen neuen Zeiteintrag und Zeigt ein Fenster an, in welchem Sie das Feld Aktivität entsprechend ändern können. Alle anderen Daten werden beim Speichern automatisch vom vorherigen Eintrag übernommen. Mit QuickStart arbeiten Die Informationen die Sie einem neuen Eintrag zuordnen wollen, sind oftmals die gleichen wie schon im vorhergehenden Eintrag. Dies ist z.b. nach einer Pause der Fall, wenn Sie am gleichen Auftrag weiter arbeiten möchten wie vor der Pause. Die QuickStart Funktion erlaubt es Ihnen schnell einen Eintrag zu generieren, welcher, abgesehen von Ihren Anpassungen, die gleichen Daten enthält wie der zuletzt erstellte. 5

6 Wie QuickStart benutzt wird, hängt von der Einstellung Details Abfragen (unter WorkLog in der Applikation Einstellungen) ab: Nicht abfragen: Wenn Sie Start betätigen, erstellt WorkLog einen neuen, leeren Eintrag. Wenn Sie Start drücken und den Knopf für kurze Zeit festhalten, erscheint das QuickStart Fenster mit den Angaben des vorhergehenden Eintrags. Hier können Sie nun die nötigen Anpassungen vornehmen und danach Speichern drücken, worauf der Timer mit den gemachten Angaben neu startet. Beim Start: QuickStart wird verwendet sobald Sie Start drücken. Wenn Sie QuickStart einmal nicht verwenden wollen, drücken und halten Sie den Start Knopf. (Das Verhalten ist also gegenüber Nicht Abfragen genau umgekehrt). Beim Stop: Die Angaben zum Eintrag werden abgefragt sobald Sie den Stop Knopf betätigen. Beim Starten wird lediglich ein leerer Eintrag erstellt. Pausen erfassen Die einfachste Art mit Pausen umzugehen ist den Timer vor der Pause zu stoppen und nach der Pause wieder zu starten. Mit der QuickStart Funktion werden dabei die Daten von vor der Pause automatisch übernommen und Sie müssen nichts neu eingeben. Falls Sie Ihre Arbeitszeit manuell erfassen gibt es verschiedene Möglichkeiten: 1. Ziehen Sie die Pausenzeit einfach von ihrer Gesamtarbeitszeit ab und stellen Sie das Arbeitsende auf einen entsprechend früheren Zeitpunkt ein. Zusätzlich können Sie eine benutzerdefiniertes Feld erstellen und dort die abgezogene Pausenzeit eintragen damit Sie die Übersicht behalten. 2. Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Feld Pause in dem Sie Ihre Pausenzeiten erfassen. Lassen Sie diese in der Nachbearbeitung in Excel von Ihrer Arbeitszeit abziehen. Zeit runden WorkLog zeigt in der Hauptansicht Stunden und Minuten an. In den Berichten werden Stunden, Minuten und Sekunden ausgewiesen. Intern verwendet WorkLog jedoch immer Zeitwerte mit Genauigkeiten von weit unter einer Sekunde, zum Beispiel für die Berechnung von Arbeitszeitdauern. Für viele ist es angenehmer mit runden Werten arbeiten zu können, z.b. auf 5 oder 10 Minuten genau. Andere haben ganz bestimmte Regeln wie Sie ihren Kunden Arbeitszeit verrechnen, zum Beispiel jede angebrochene Viertelstunde oder ähnlich. WorkLog bietet eine Vielzahl von Rundungsmöglichkeiten, welche unten beschrieben sind. Sie finden die Einstellungen dazu im Programm Einstellungen unter WorkLog im Abschnitt Runden. 3. Runden auf Nicht runden: Zeiten werden mit Genauigkeiten von <1s erfasst und angezeigt. Start und Endzeit bleiben immer unverändert. 1 min, 5min,..., 1h: Die Startzeit bleibt immer unverändert. Die Endzeit wird so angepasst, dass die resultierende Dauerein Vielfaches des eingestellten Rundungswertes ist. 4. Modus Ab: Die aufgezeichnete Länge wird auf das nächst kleinere Vielfache des Rundungswertes abgerundet. Auf: Die aufgezeichnete Länge wird auf das nächst grössere Vielfache des Rundungswertes aufgerundet. Normal: Es wird mathematisch gerundet, d.h. 3:25 wird auf 3min abgerundet und 3:30 auf 4min aufgerundet, wenn eine Rundungsgrösse von 1min eingestellt ist. 6

7 5. Startzeit abrunden Die Startzeit wird auf das nächste vielfache des eingestellten Rundungswertes zurückgestellt. Beispiele Rundungseinstellung Tatsächliche Start/Stop Zeiten Gerundete Zeiten Runden auf: Nicht runden 09:12 11:51 09:12 11:51 Runden auf: 5 min Modus: Normal Startzeit abrunden: Aus Runden auf: 5 min Modus: Ab Startzeit abrunden: Aus Runden auf: 5 min Modus: Down Startzeit abrunden: Ein Runden auf: 15 min Modus: Up Startzeit abrunden: Ein 09:12 11:51 09:12 11:52 (Dauer: 2h 40min) 09:12 11:51 09:12 11:47 (Dauer: 2h 35min) 09:12 11:51 09:10 11:45 (Dauer: 2h 35min) 09:12 09:18 (Ein Telefonanruf) 09:00 09:15 (Dauer: 15min) Zeit manuell erfassen Die Verwendung des Timers ist die einfachste und komfortabelste Art in WorkLog Zeit zu erfassen. Ab und zu kann jedoch ein Eintrag vergessen gehen, oder Sie möchten vielleicht Ihre Einträge generell lieber am Ende des Tages manuell erfassen. Mit WorkLog können Sie jederzeit Einträge manuell hinzufügen, ändern oder löschen. Zeiteinträge manuell hinzufügen 1. Wechseln Sie in die Hauptansicht 2. Drücken Sie den + Knopf in der linken oberen Ecke 3. Stellen Sie die Start und die Endzeit für den Eintrag ein 4. Geben Sie ggf. weitere Informationen ein 5. Drücken Sie Speichern und Fertig Einträge löschen oder bearbeiten Einen Eintrag bearbeiten 1. Wählen Sie den Tag mit dem Eintrag den Sie bearbeiten möchten. 2. Wählen Sie den Eintrag den Sie bearbeiten möchten 3. Stellen Sie die Start und die Endzeit oder andere Informationen für den Eintrag ein. 7

8 Einen Eintrag löschen 1. Wählen Sie den Tag mit dem Eintrag den Sie bearbeiten möchten. 2. Drücken Sie Bearbeiten oben links 3. Drücken Sie das Minuszeichen links neben dem Eintrag den Sie löschen möchten 4. Drücken Sie Löschen zur Bestätigung 5. Drücken Sie Fertig Einzelne Tage löschen Um alle Einträge eines bestimmten Tages zu löschen 1. Wechseln Sie in die Hauptansicht 2. Drücken Sie Editieren in der rechten oberen Ecke 3. Drücken Sie das Minuszeichen links neben dem Tag den Sie löschen möchten 4. Drücken Sie Löschen zur Bestätigung 5. Drücken Sie Fertig Eine ganze Periode löschen 1. Wechseln Sie in die Hauptansicht 2. Drücken Sie Editieren in der rechten oberen Ecke 3. Drücken Sie Löschen... in der linken oberen Ecke 4. Wählen Sie das Start und Enddatum der zu löschenden Periode 5. Optional können Sie einen Kunden, ein Projekt oder eine Kategorie wählen. Damit werden nur die entsprechenden Einträge gelöscht. Mit der Einstellung Alle werden alle Einträge innerhalb der Periode gelöscht. 6. Drücken Sie Periode löschen 7. Drücken Sie Löschen zur Bestätigung 8. Drücken Sie Fertig Zeiterfassung über den QR-Code Leser Falls Sie das QR-Code Leser Modul erworben haben, können Sie neue Einträge über das Einlesen von QR-Codes erfassen. QR-Code sind ähnlich aufgebaut wie Strichcodes, können aber mehr Informationen speichern und sind allgemein zuverlässiger. Um QR-Codes für die Verwendung mit WorkLog zu erstellen, können Sie unser kostenloses QR-Tool von unserer Webseite herunterladen. Favoriten speichern und abrufen Sobald Sie die Daten für einen neuen Eintrag erfasst haben, können Sie diesen als Favorit speichern um später schnell gleichartige Einträge erstellen zu können. Um getätigte Einstellungen als Favorit zu speichern 8

9 1. Betätigen Sie die Schaltfläche mit dem Stern ganz unten am Eingabebildschirm 2. Geben Sie einen Name für den Favorit ein 3. Drücken Sie Hinzufügen Um einen Favorit abzurufen 1. Erstellen Sie einen neuen Eintrag über den Timer oder die + Taste 2. Drücken Sie die Sterntaste in der Navigationsleiste oben 3. Wählen Sie einen Favoriten aus. Die Einstellungen werden automatisch übernommen. 4. Nehmen Sie ggf. Anpassungen vor 9

10 Kategorien, Kunden, Projekte und benutzerdefinierte Felder Je nach Tätigkeit möchten Sie Ihre Arbeitszeiten auf unterschiedliche Weise geordnet ablegen. Anwälte und Freiberufler arbeiten typischerweise für verschiedene Kunden, denen Sie am ende des Monats detaillierte Rechnungen stellen müssen. Manager kümmern sich oft um verschiedene Projekte und müssen überblicken können, wie viel Zeit für jedes verwendet wurde. WorkLog erlaubt es Ihnen, jedem Eintrag eine bestimmte Kategorie, ein Projekt oder einen Kunden zuzuordnen. Später, wenn Sie einen Bericht erstellen wollen, können Sie wählen, ob Sie darin nur einen bestimmten Kunden (Projekt, Kategorie) berücksichtigen wollen oder alle zusammen. Kategorien, Kunden und Projekte Kategorien, Kunden und Projekte sind in WorkLog eigentlich genau das selbe, ausser dass Sie bei der Einteilung nach Kunde diese direkt aus Ihrem Adressbuch übernehmen können. Abgesehen davon, geht es nur darum welchen Ausdruck Sie für Ihre Arbeit bevorzugen. Sie können die Bezeichnung in der Applikation Einstellungen unter WorkLog im Abschnitt Benutzeroberfläche -> Einträge ablegen nach ändern. Natürlich können Sie immer noch Ihre Projekte erfassen, auch wenn Ihre Primäreinteilung nach Kunde erfolgt. Dazu erstellen Sie einfach ein benutzerdefiniertes Feld Projekt für Ihren Kunden, in welchem Sie dann z.b. die Projektnummer erfassen (siehe später). Der Einfachheit halber wird für den Rest des Dokuments nur noch der Ausdruck Kunde verwendet. Kunden (Projekte, Kategorien) definieren Um einen neuen Kunden zu definieren 1. Wechseln Sie zur Ansicht Kunden 2. Drücken Sie Bearbeiten 3. Wählen Sie Neuer Kunde 4. Geben Sie den Namen des Kunden ein 5. Drücken Sie Speichern und Fertig Kategorien, Kunden und Projekte sortieren Sie können die Reihenfolge ihrer Kunden entweder manuell oder automatisch ändern. Die Auswahl der Sortierung erfolgt mit den drei Schaltflächen oben links und umfasst: Nach Datum (neueste zuerst) Alphabetisch Manuell Für die Manuelle Sortierung 1. Ändern Sie die Reihenfolge auf manuell (Balkensymbol) 2. Wechseln Sie zur Ansicht Kunden 3. Drücken Sie Bearbeiten 10

11 4. Ziehen Sie die Einträge an den grauen Balken an ihre Position 5. Drücken Sie Fertig Benutzerdefinierte Felder und Stundensätze Benutzerdefinierte Felder werden verwendet um zusätzliche Informationen festzuhalten, wie z.b. gefahrene Kilometer oder arbeitsbedingte Ausgaben. Vielleicht möchte Sie auch genauere Information zur Aktivität speichern (z.b. Support, Sitzung, etc.) wenn Sie für verschiedene Kunden arbeiten. Benutzerdefinierte Felder werden ausserdem dazu verwendet, Stundensätze anzugeben um daraus das Einkommen zu berechnen. Sie können für jeden Kunden so viele Felder definieren wie Sie mögen. WorkLog kennt sechs verschiedene Arten von Feldern Listenfeld Einem Listenfeld können vordefinierte Optionen zugewiesen werden. Z.B. Sitzung or Support für ein Feld mit Namen Aktivität. Textfeld Ein Textfeld erlaubt die Eingabe von beliebigem Text. Numerisches Feld Ein numerisches Feld kann Zahlenwerte annehmen. Sie können damit z.b. gefahrene Kilometer erfassen. Ausgabenfeld Mit einem Ausgabenfeld erfassen Sie z.b. Spesen in ihrer lokalen Währung. Stundensatzfeld Einem Stundensatzfeld können Sie den aktuell anwendbaren Stundensatz zuweisen. Dieser wird im Bericht automatisch mit der gearbeiteten Zeit multipliziert und aufsummiert. Wie beim Ausgabenfeld erfolgt die Erfassung in Ihrer lokalen Währung. Ja /Nein Felder Diesen Feldern können Sie entweder den Wert Ja oder Nein zuordnen. Vielleicht haben Sie z.b. Einträge welche Sie dem Kunden nicht verrechnen können. Sie könnten dann ein Feld Verrechenbar definieren welches Standardmässig den Wert Ja enthält. Das Feld existiert in zwei Versionen für den Standardwert,Ja und,nein. Benutzerdefinierte Felder erstellen Benutzerdefinierte Felder sind kundenspezifisch. Um ein Feld zu erstellen 1. Wechseln Sie zur Ansicht Kunden 2. Wählen Sie den Kunden für den Sie ein Feld erstellen möchten 3. Drücken Sie Bearbeiten oben rechts 4. Wählen Sie Neues Feld 5. Geben Sie den Namen für das Feld ein 6. Wählen Sie den Feldtyp. Achtung: der Feldtyp kann nicht mehr geändert werden wenn er mal gespeichert wurde. 7. Drücken Sie Speichern und Fertig 11

12 Um bei der Erstellung von Feldern Zeit zu sparen können Sie bereits definierte Felder aus anderen Kunden übernehmen: 1. Wechseln Sie zur Ansicht Kunden 2. Wählen Sie den Kunden für den Sie Felder übernehmen möchten 3. Drücken Sie Bearbeiten oben rechts 4. Wählen Sie Felder kopieren 5. Wählen Sie den Kunden von dem Sie Felder kopieren möchten 6. Wählen Sie die Felder die Sie kopieren möchten 7. Drücken Sie Kopieren Wenn Sie ein Listenfeld erstellt haben, müssen Sie zusätzlich die Optionen festlegen, welche dem Feld zugewiesen werden können. Gehen Sie dazu folgendermassen vor: 1. Wechseln Sie zur Ansicht Kunden 2. Wählen Sie den entsprechenden Kunden 3. Wählen Sie das Listenfeld für welches Sie Optionen festlegen möchten 4. Drücken Sie Bearbeiten oben rechts 5. Wählen Sie Neue Option 6. Geben Sie den Namen der Option ein 7. Drücken Sie Speichern und Fertig Mit Stundensätzen arbeiten In WorkLog können Sie für jeden Kunden verschiedene Stundensätze definieren. Sobald Sie einem Eintrag einen Stundensatz zuweisen, wird dieser automatisch mit der Arbeitsdauer multipliziert und im Bericht aufsummiert. Nehmen wir an Sie sind ein Entwickler und berechnen 60 /h für Programmierarbeiten und 40 /h für Supportleistungen. In diesem Fall würden Sie ein Stundensatzfeld mit zwei Optionen definieren, Programmieren (60 ) und Support (40 ): 1. Wechseln Sie zur Ansicht Kunden 2. Wählen Sie den Kunden für den Sie die Stundensätze definieren möchten 3. Drücken Sie Bearbeiten oben rechts 4. Wählen Sie Neues Feld 5. Geben Sie den Namen für das Feld ein, z.b. Satz 6. Wählen Sie den Feldtyp Stundensatz durch zweimaliges Drücken des Knopfes mit dem Münzstapel. 7. Drücken Sie Speichern und Fertig 8. Wählen Sie das soeben definierte Feld Satz aus 9. Drücken Sie Bearbeiten oben rechts 10. Wählen Sie Neue Option 11. Geben Sie den Namen der Option ein (z.b. Programmieren ) und den Ansatz (60 ) 12

13 12. Drücken Sie Speichern und wiederholen Sie die Schritte 10 bis 12 für weitere Stundensätze (z.b. Support) 13. Drücken Sie Fertig wenn Sie fertig sind Sie haben jetzt ihre verschiedenen Stundensätze definiert aber sie wurden noch keinem Eintrag zugewiesen. Deshalb erscheint zu diesem Zeitpunkt auch noch kein Einkommen in den Berichten. Um einen Stundensatz einem Eintrag zuzuweisen tun Sie folgendes: 1. Wählen Sie einen bereits existierenden Eintrag oder erstellen Sie mittels QuickStart einen neuen 2. Wählen Sie den Kunden aus 3. Wählen Sie das Satz Feld aus und legen Sie den anzuwendenden Stundensatz fest Benutzerdefinierte Felder sortieren Genaus so wie bei Kunden, Projekten und Kategorien, können Sie die Reihenfolge der Felder selber festlegen. Um die Reihenfolge ihrer Felder zu ändern 4. Wechseln Sie zur Ansicht Kunden und wählen Sie einen Kunden aus 5. Drücken Sie Bearbeiten 6. Ziehen Sie die Einträge an den grauen Balken an ihre Position 7. Drücken Sie Fertig Zusätzliche Informationen zu Einträgen hinzufügen Sobald Sie ihre benutzerdefinierten Felder definiert haben, können Sie diese verwenden wenn Sie Zeit erfassen. Natürlich sind die Felder auch für bereits bestehende Einträge verfügbar. Um benutzerdefinierte Felder mit bereits bestehenden Zeiteinträgen zu verwenden 1. Wählen Sie den Tag, welcher den Einträg enthält, bei dem Sie die Zuweisung vornehmen möchten 2. Wählen Sie den Eintrag für die Zuweisung aus. Unter Kunde wird Kein Kunde angezeigt falls noch keiner zugewiesen wurde. 3. Wählen Sie den Kunden für den Eintrag aus. Sobald Sie einen Kunden gewählt haben werden die benutzerdefinierten Felder für diesen Kunden angezeigt. 4. Wählen Sie ein Feld aus 5. Geben Sie den gewünschten Wert ein oder wählen Sie eine vordefinierte Option aus Standardwerte Festlegen Für jedes Feld kann ein Standardwert festgelegt werden. Dieser wird eingesetzt sobald der Kunde gewechselt (bzw. zum ersten mal gesetzt) wird. Tippen Sie zum festlegen des Standardwerts einfach auf den Feldnamen während der Bearbeiten Modus nicht aktiviert ist. 13

14 Berichte Einer der zentralen Funktionen von WorkLog ist das Erstellen von Berichten. Sobald Sie Ihrem Kunden eine Rechung über die geleistete Arbeit stellen möchten oder der Personalabteilung die Arbeitsstunden angeben möchten, erstellen Sie einen Bericht. Sie können Übersichtsberichte mit sämtlichen Einträgen oder auch kundenspezifische Berichte erstellen. Sobald ein Bericht erstellt wurde, können Sie diesen entweder per versenden oder auf ihren Computer übertragen, um ihn dort in Excel oder einem anderen Programm weiter zu bearbeiten. Berichte erstellen und exportieren Optionen und Formatierung WorkLog gibt Ihnen verschiedene Möglichkeiten Berichte an Ihre Bedürfnisse anzupassen. Sie finden die Optionen im Programm Einstellungen unter WorkLog -> Bericht Folgende Einstellungen können verändert werden Reihenfolge Aufsteigend: Daten und Einträge werden in aufsteigender Reihenfolge aufgelistet Absteigend: Daten und Einträge werden in absteigender Reihenfolge aufgelistet CSV Format CSV ist ein universelles Format welches von vielen verschiedenen Applikation verstanden wird, wie z.b. auch von MS Excel. Leider gibt es für das Format keinen offiziellen Standard, so dass verschiedene Hersteller leicht unterschiedliche Implementationen verwenden. Standard: Erstellt das File in dem am häufigsten verwendeten Format. Microsoft: Erstellt das File in einem Format das speziell für Microsoft Excel angepasst ist. Sie können zwischen verschiedenen Trennzeichen wählen, die je nach Ihrem Land von Excel verlangt werden. Enddatum exportieren Falls Sie öfters über Mitternacht arbeiten können Start- und Enddatum unterschiedlich sein. ON: Das Enddatum wird in Berichten angezeigt (z.b. 21: :05) OFF: Das Enddatum wird im Bericht nicht angezeigt (z.b. 21:15 2:05). Die Dauer wird natürlich trotzdem korrekt berechnet. Zweiwöchentliche Berichte WorkLog kennt bei der Berichterstellung verschiedene Standardperioden. Wenn Sie diese Option einstellen, wird die vordefinierte Monatsperiode durch eine 2-Wochen Periode ersetzt. Mail an Die Standardadresse die für das Versenden von Berichten verwendet werden soll. 14

15 Einen Übersichtsbericht erstellen und exportieren Übersichtsberichte enthalten sämtliche Einträge einer Periode, unabhängig von Kategorie, Kunde oder Projekt. Um einen Übersichtsbericht zu erstellen 1. Wechseln Sie in die Ansicht Berichte 2. Wählen Sie den Zeitraum für den Bericht, der Bericht wird erstellt. 3. Wählen Sie Exportieren in der oberen rechten Ecke. 4. Wählen Sie ggf. das Exportformat aus. Der Bericht erscheint nun unter dem Reiter Dateien. Einen kundenspezifischen Bericht erstellen und exportieren Kundenspezifische Berichte enthalten nur diejenigen Einträge denen ein bestimmter Kunde zugeordnet wurde. Um einen Kunden- (Projekt-, Kategorie-) spezifischen Bericht zu erstellen 1. Wechseln Sie in die Ansicht Berichte 2. Wählen Sie den Zeitraum für den Bericht, der Bericht wird erstellt. 3. Wählen Sie den Kunden, das Projekt oder die Kategorie für die Sie den Bericht exportieren möchten. 4. Wählen Sie Exportieren in der oberen rechten Ecke. 5. Wählen Sie ggf. das Exportformat aus. Der Bericht erscheint nun unter dem Reiter Dateien. Berichte verwalten Berichte über itunes laden Eine der einfachsten Möglichkeiten exportierte Berichte auf ihren Computer zu übertragen erfolgt über die Verbindung mit itunes: 1. Schliessen Sie ihr Gerät an Ihrem Computer an 2. Öffnen Sie itunes und wählen Sie ihr Gerät in der Seitenleiste aus 3. Wechseln Sie zum Reiter Apps und scrollen Sie zum Abschnitt Dateifreigaben. Dort finden Sie alle von WorkLog exportierten Berichte. Berichte über versenden Um einen Bericht per zu versenden 1. Wechseln Sie zur Ansicht Dateien 2. Drücken Sie das Icon neben dem Bericht den Sie versenden möchten. WorkLog zeigt nun ein Fenster an bei dem die Adresse, das Betreff und das Attachment bereits hinzugefügt wurden. 3. Nehmen Sie allfällige Änderungen und Ergänzungen vor und drücken Sie Senden Achtung: falls keine Verbindung zum Internet besteht wird Ihre gespeichert und später versendet. 15

16 Berichte über WiFi auf Ihren Computer übertragen WorkLog enthält einen eigenen Webserver über den Sie Berichte und anderes von WorkLog auf ihren Computer übertragen können. Dabei werden niemals Daten über das Internet übertragen, alle Verbindungen kommen lokal und direkt zwischen iphone und Computer zustande. Entsprechend sind die Daten nur verfügbar wenn WorkLog aktiv ist. Um einen Bericht über WiFi herunterzuladen 1. Verbinden Sie ihren Computer mit dem gleichen Drahtlosnetzwerk wie ihr iphone. 2. Wechseln Sie zur Ansicht Dateien und schreiben Sie die Adresse auf die dort angegeben ist (z.b :8080) 3. Öffnen Sie einen Browser auf ihrem Computer (z.b. Safari, Firefox oder Internet Explorer) und geben Sie die Adresse die Sie notiert haben in die Adressleiste ein. Stellen Sie sicher, dass Sie die Adresse genau so eingeben, wie sie angegeben ist (also ohne www. vorne dran). Alternativ können Sie auch über das entsprechende Bonjour-Lesezeichen auf WorkLog zugreifen. 4. Es öffnet sich nun eine Webseite auf der die gespeicherten Berichte auf ihrem iphone angezeigt werden. Sie können diese durch Linksklick oder durch Rechtsklick -> Speichern als... herunterladen. Sie können den Zugriff auf WorkLog mit einem Passwort schützen 1. Öffnen Sie die WorkLog Einstellungen im Programm Einstellungen 2. Scrollen Sie ganz nach unten zum Abschnitt WLan Zugriff 3. Schalten Sie den Passwortschutz ein und geben Sie einen Benutzernamen und ein Passwort ein Berichte vom iphone löschen Wenn Sie einen Bericht erfolgreich auf den Computer übertragen haben, können Sie diesen auf dem iphone löschen: 1. Wechseln Sie zur Ansicht Dateien 2. Drücken Sie Bearbeiten oben rechts 3. Drücken Sie das Minuszeichen neben dem Bericht den Sie entfernen möchten 4. Drücken Sie Löschen zur Bestätigung 5. Drücken Sie Fertig Backups erstellen und zurückspielen itunes erstellt mit jeder Synchronisation ein automatisches Backup von allen Applikationen und Daten auf ihrem iphone. Das Problem dabei ist, dass Sie jeweils alle Daten auf Ihrem Gerät wiederherstellen müssen auch wenn Sie nur die die Daten einer einzelnen Applikation retten möchten. Aus diesem Grund bietet WorkLog einen eigenen Backupmechanismus, mit dem Sie jederzeit eine Sicherheitskopie ihrer Arbeitsdaten vom iphone oder ipad herunterladen und zurückspielen können. Der Mechanismus kann ausserdem dazu verwendet werden, Ihre Daten auf ein neues Gerät zu übertragen oder um von der Lite Version auf die Vollversion umzustellen. Mit dem Dropbox Modul können Backups auch automatisch erstellt werden (siehe Abschnitt Dropbox Modul ). 16

17 Um ein Backup herunterzuladen 1. Verbinden Sie ihren Computer mit dem gleichen Drahtlosnetzwerk wie ihr iphone. 2. Wechseln Sie zur Ansicht Dateien und schreiben Sie die Adresse auf die dort angegeben ist (z.b :8080) 3. Öffnen Sie einen Browser auf ihrem Computer (z.b. Safari, Firefox oder Internet Explorer) und geben Sie die Adresse die Sie notiert haben in die Adressleiste ein. Stellen Sie sicher, dass Sie die Adresse genau so eingeben, wie sie angegeben ist (also ohne www. vorne dran). 4. Es öffnet sich nun eine Webseite auf der ihre WorkLog Daten angezeigt werden. Sie können über den link Backup herunterladen eine Sicherungskopie ihrer Daten auf den Computer laden. Um ein Backup zurückzuspielen 1. Verbinden Sie ihren Computer mit dem gleichen Drahtlosnetzwerk wie ihr iphone. 2. Wechseln Sie zur Ansicht Dateien und schreiben Sie die Adresse auf die dort angegeben ist (z.b :8080) 3. Öffnen Sie einen Browser auf ihrem Computer (z.b. Safari, Firefox oder Internet Explorer) und geben Sie die Adresse die Sie notiert haben in die Adressleiste ein. Stellen Sie sicher, dass Sie die Adresse genau so eingeben, wie sie angegeben ist (also ohne www. vorne dran). 4. Es öffnet sich nun eine Webseite auf der ihre WorkLog Daten angezeigt werden. Wählen Sie das Backup über Datei wählen aus und drücken Sie dann Wiederherstellen. Danach muss WorkLog neu gestartet werden um die Änderungen wirksam zu machen. Auf Geräten mit Multitasking (ios 4) wechseln Sie zum Home Screen, drücken Sie den Home Button zwei mal damit die Multitasking Leiste erscheint, suchen Sie WorkLog und halten Sie das Icon für kurze Zeit fest. Betätigen Sie nun den roten Knopf in der oberen linken Ecke des Icons und starten Sie das Programm neu. 17

18 Zusatzmodule (In-App Purchases) icalendar Modul Mit dem icalendar Modul können Sie Ihre Berichte in Ihren bevorzugten Kalender exportieren. Das Exportieren in den geräteinternen Kalender erfolgt direkt. Für andere Kalender wird zuerst eine.ics Datei erstellt die dann im Zielkalender importiert werden kann. Die meisten modernen Kalender können.ics Dateien lesen. In den geräteinternen Kalender exportieren Konfigurieren Sie dazu das Kalendermodul wie folgt: 1. Ziel: wählen Sie den Kalender in dem Ihre Einträge erscheinen sollen (also nicht Datei ) 2. Das Feld Name ist für diesen Fall nicht relevant In einen externen Kalender exportieren Wenn Sie einen anderen Kalender als den standard Kalender auf dem iphone bevorzugen, müssen Sie Ihren Bericht zuerst in eine Datei exportieren und diese dann im Zielkalender importieren. 1. Ziel: wählen Sie Datei 2. Name: geben Sie den gewünschten Kalendernamen in den die Daten importiert werden sollen. Manche Kalender berücksichtigen dies nicht und erstellen einfach einen neuen Kalender. In diesem Feld können Sie auch den Platzhalter <C> verwenden (siehe weiter unten) Feldinhalte konfigurieren Kalendereinträge stellen typischerweise eine bestimmte Anzahl Felder zur Verfügung in denen zusätzliche Ereignisinformationen gespeichert werden können. Dies sind z.b. Ort, Beschreibung etc. Welche Information in welches Feld kommt, können Sie über Platzhalter im Abschnitt Kalender Feldinhalte festlegen. Die folgenden Platzhalter werden dabei erkannt: <C> <D> <R> <F> Wird ersetzt durch den Namen des Kunden, Projekts oder der Kategorie. Dies ist der einzige Platzhalter der auch bei Name verwendet werden kann. Wird durch die Dauer des Eintrags ersetzt Wird durch das Einkommen ersetzt Wird ersetzt durch alle Felder des betroffenen Eintrags <F:Feldname> Wird ersetzt durch die Informationen von einem spezifischen Feld Feldname \n Wird ersetzt durch einen Zeilenumbruch 18

19 Dropbox Modul Mit Hilfe des Dropbox Moduls kann WorkLog automatisch Sicherungskopien Ihrer Datenbank in Ihrem Dropboxordner ablegen. Die Abstände zwischen den Sicherungen können Sie selber festlegen. Ausserdem kann von jedem exportierten Bericht automatisch eine Kopie in Dropbox abgelegt werden. WorkLog erstellt in Ihrem Dropbox Ordner einen eigenen Unterordner und greift ausschliesslich auf diesen zu. Bevor Dropbox verwendet werden kann, müssen Sie WorkLog mit Ihrem Dropbox Konto verbinden. Um Ihr Dropbox Konto zu verbinden: 1. Drücken Sie den Knopf Dropbox verbinden 2. Geben Sie Ihren Dropbox Login ( ) und Ihr Passwort ein. 3. Drücken Sie Anmelden Dropbox Modul konfigurieren Um exportierte Berichte automatisch hochzladen, schalten Sie Kopie auf Dropbox ein. Um automatische Backups zu erstellen, schalten Sie Automatische Sicherung ein und wählen Sie eine Periode für die Sicherungen. WorkLog erstellt die erste Sicherung nach ein paar Minuten und danach in den von Ihnen gewählten Abständen. Wenn eine Sicherung mal nicht durchgeführt werden kann (z.b. wegen fehlendem Empfang) probiert WorkLog es einfach ein paar Stunden später nochmals. Über den Jetzt Sichern Knopf können Sie auch manuell ein Backup erstellen. Beachten Sie das Backups manuell, d.h. über das interne Webinterface, wiederhergestellt werden müssen. QR Scanner Modul Mit dem QR Modul können Sie Einträge starten oder stoppen indem Sie einen QR code über die Kamera einlesen. Dies ist nützlich wenn Sie z.b. einen Sicherheitsdienst betreiben und an bestimmten Kontrollpunkten anwesend sein müssen oder wenn Sie einen Hauswartsdienst haben, der in verschiedenen Gebäuden tätig ist. Wenn Das QR Modul aktiv ist, finden Sie einen zusätzlichen Knopf zum Scannen von Codes auf der Hauptansicht von WorkLog. QR Scanner Modul konfigurieren ID: Geben Sie eine ID ein über die Ihre Firma eindeutig identifiziert werden kann. Sie können irgendetwas eingeben, z.b. den Namen Ihrer Firma Deaktivieren: Setzen Sie dies auf I um das Modul vorübergehend zu deaktivieren. Inhalt nach Scan prüfen: Erlaubt es Ihnen nach dem Einlesen eines Codes noch Änderungen vorzunehmen bevor ein neuer Eintrag gestartet wird. QR Codes erstellen Wenn Sie einen Mac haben, können Sie von unserer Webseite das QR Tool herunterladen um damit Codes für WorkLog zu erstellen. 19

20 Sollten Sie keinen Mac haben, können Sie auch eines der diversen online Tools zum Erstellen von QR Codes verwenden. Das Code Format das WorkLog verwendet sieht folgendermassen aus WL;ID:x;ET:y;CN:z; wobei x,y und z ersetzt werden müssen durch x: die ID die Sie im QR Modul konfiguriert haben y: die Zahl 1 um einen Code zu erstellen der einen Eintrag startet, 2 wenn der Code einen Eintrag beenden soll. z: den Namen des Kunden (Projekts, Kategorie) der mit dem Eintrag assoziert werden soll. Beispiel um einen Eintrag für den Kunden Acme zu starten: WL;ID:Meine Firma;ET:1;CN:Acme Zeitmanagement Modul Mit dem Zeitmanagement Modul können Sie Ihre Soll- und Istarbeitszeit überwachen. Sie stellen eine Sollzeit ein, z.b. 40h pro Woche und WorkLog berechnet daraus automatisch Ihren laufenden Zeitsaldo. Zusätzlich beinhaltet das Modul eine Pausenfunktion mit der Sie für jeden Eintrag eine Pausenzeit festlegen und diese automatisch abziehen lassen können. Zeitmanagement Modul konfigurieren Sollstunden: Geben Sie Ihre Sollstunden als Dezimalwert eine. Z.B. 40,0 wenn Sie 40h (pro Woche) arbeiten oder 8,5 wenn Sie 8h30 (pro Tag) arbeiten. Period: Aktiviert: Die Zeit auf die sich die Angabe Sollstunden bezieht. Der Zeitsaldo wird jeweils am Ende der Periode neu berechnet. Aktiviert oder deaktiviert das Modul Standard Pausenzeit: Hier können Sie die standard Zeit festlegen die von jedem Eintrag abgezogen wird. Pausen automatisch abziehen: Wenn aktiviert, werden Pausen automatisch von der Totalzeit abgezogen. Ansonsten erscheinen Sie separat in den exportierten Berichten. Wenn Ihr Zeitsaldo in WorkLog vom wahren Saldo abweicht (z.b. auf Grund eines nicht berücksichtigten Feiertags) können Sie den richtigen Wert manuell einstellen. Verwenden Sie dazu den Knopf Saldo Einstellen.... WorkLog rechnet dann mit diesem Wert weiter. Positionsbasierte Erfassung Über die positionsbasierte Erfassung kann WorkLog den Timer automatisch starten oder stoppen wenn Sie an Ihrem Arbeitsort ankommen oder diesen verlassen. Sie können unterschiedliche Orte für unterschiedliche Kunden, Projekte oder Kategorien definieren. Da WorkLog den iphone internen Positionserfassungsdienst verwendet, sind die Auswirkungen auf die Batterielebensdauer nur gering. Das GPS wird z.b. erst eingeschalten wenn Sie sich einer überwachten Region nähern. Ein weiterer Vorteil ist, das WorkLog nicht aktiv sein muss wenn ein Ereignis eintritt. Beim betreten oder verlassen einer überwachten Position wird WorkLog von ios automatisch geweckt. Dieses Modul beinhaltet auch die Pausenfunktionalität des Zeitmanagement Moduls. 20

WICHTIG!: Speichern Sie die Backup Datei außerhalb Safe and itunes. Für weitere Infos schauen Sie bitte unter Safe Backup erstellen.

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