EINFÜHRUNG IN DIE LITERATURVERWALTUNG MIT ENDNOTE X3

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1 EINFÜHRUNG IN DIE LITERATURVERWALTUNG MIT ENDNOTE X3 Das Skript zum Kurs Einführung in EndNote X3 Erstellt von Dennis Block für das ZDV, Universität Tübingen 1

2 Inhaltsverzeichnis 1 Das Endnote Programmfenster Eingabe einer neuen Referenz Suchen in eigenen Datenbanken Suche in Online-Datenbanken Arbeiten mit Gruppen Löschen von Referenzen und Gruppen Importieren von Referenzen Suche nach Volltext Thematische Bibliographie Feldinhalte ändern Einfügen von Literaturverweisen in Word Bearbeiten von Literaturverweisen in Word Anpassen von Output Styles Duplikate identifizieren Ein Backup erstellen - die Compressed Library Letzte Worte

3 1 Das Endnote Programmfenster Hier sehen Sie das Endnote Programmfenster mit einer geöffneten Datenbank: Abbildung 1: Das EndNote Programmfenster Geöffnet ist die Datenbank mit dem Namen Test-Lib_2.enl, wobei die Dateiendung.enl für EndNote Library steht. Der Name steht oben im Fensterrahmen der Datenbank sowie im Programmfenster selbst. Wenn Sie mehrere Datenbanken geöffnet haben, steht dort jeweils der Titel des gerade aktiven Datenbankfensters. Es gibt im Wesentlichen vier wichtige Bereiche: Das große Inhaltsfenster mit den eigentlichen Datensätzen Ihrer Bibliographie An der linken Seite eine Übersicht über vorhandene Datensatzgruppen Unten ein Zusatzfenster, das entweder (wie bei Abbildung 1) eine Vorschau anzeigt, wie die Literaturangabe in Ihrer Bibliographie ausgegeben wird, oder die Möglichkeit bietet, nach Literatur zu suchen Oben eine Symbolleiste für häufige Befehle sowie ganz oben das Programmmenü. Zuerst schauen wir uns das Inhaltsfenster mit Ihrer Literaturliste an (Abbildung 2 oben). Sie sehen mehrere Spalten, nach denen Sie Ihre Liste sortieren können, z.b. nach Autor, Jahr oder Zeitschrift. Sie können bis zu acht Spalten frei konfigurieren (EDIT PREFERENCES DISPLAY 3

4 FIELDS). Innerhalb des Fensters können Sie sich entweder mit der Maus oder den üblichen Tasten bewegen (Bildlauf, Cursor, Pos 1, Ende). Abbildung 2: Das Hauptfenster einer Datenbank mit Referenzen und Ausgabevorschau Sofern Sie im unteren Fenster den Reiter Preview angewählt haben, zeigt End Note Ihnen die Vorschau Ihrer Referenz in Abhängigkeit des gewählten Output Styles an (siehe Abbildung 2 unten). Der Output Style legt fest, wie Ihre Literaturliste formatiert wird (Form und Angaben z.b. zu Autor, Titel, Jahr etc.). Dazu ein paar grundsätzliche Worte: EndNote bringt bereits über Output Styles mit. Die meisten dieser Styles sind nach Fachzeitschriften benannt, die eine bestimmte Formatierung für die Bibliographie verlangen. Wenn Sie also für einen wissenschaftlichen Artikel eine Literaturliste anlegen, brauchen Sie EndNote nur zu sagen, wo der Artikel publiziert werden soll. Die korrekte Formatierung erfolgt dann automatisch. Wenn Sie Zitate in Word einfügen, übernimmt Word die gewünschte Formatierung automatisch. Diese Formatierung lässt sich auch in Word jederzeit mit EndNote wieder ändern. Daran erkennen Sie bereits den wichtigsten Grundsatz an der Arbeit mit EndNote: Ändern Sie möglichst nie eine Referenz oder die Formatierung Ihrer Literaturangaben in Word, sondern stets in EndNote selbst. Ansonsten gehen bei der weiteren Arbeit entweder Ihre Änderungen wieder verloren, wenn EndNote das Dokument neu formatiert, oder EndNote kann Ihre Angaben nicht mehr aktualisieren. 4

5 Im linken Bereich Groups können Sie Ihre Literatur in verschiedenen Gruppen verwalten (siehe Abbildung 3). Es gibt Standardgruppen, die immer angezeigt werden, weiterhin temporäre Gruppen und von Ihnen selbst erstellte Gruppen. Im folgenden Screenshot sehen Sie Beispiele für alle drei Kategorien. All References und Trash beispielsweise stehen ständig zur Verfügung. Die Gruppen wie Custom Groups und Smart Groups werden von Ihnen selbst festgelegt. Dazu später mehr. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, in Online-Datenbanken direkt zu recherchieren. EndNote verfügt bereits von Haus aus über die nötigen Connection Files für die Online-Recherche bei vielen Datenbankanbietern. Schließlich sehen Sie hier blau markiert die temporäre Gruppe Imported References. In diesem Fall haben wir aus einer Internetdatenbank ausgesuchte Referenzen importiert. Sobald wir neue Datensätze importieren, verschwinden die alten aus dieser Gruppe wieder. Abbildung 3: Verschiedene Gruppen Den letzten wichtigen Bereich der Endnote Programmoberfläche schließlich bilden die Befehlsleisten in der jeweils geöffneten Datenbank sowie im EndNote-Hauptfenster (siehe Abbildung 4). Im Datenbankfenster lassen sich per Mausklick praktische Befehle abrufen, z.b. das Hinzufügen einer neuen Referenz, die Online-Suche oder das Einfügen einer Literaturangabe in Word. Abbildung 4: Die Symbol- und Menüleisten Weiterhin finden sich in der Symbolleiste auch eine Schnellauswahl für den Output Style sowie die Eingabe für die Quick Search. Über das Menü lassen sich diese und eine Vielzahl weiterer Befehle aufrufen. Für die Referenzen sowie Gruppen gibt es gesonderte Menüpunkte, um die umfangreichen Funktionen abzubilden. Zudem stehen über Tools Möglichkeiten bereit, zusätzliche Arbeiten wie das Erstellen einer thematischen Bibliographie oder das Verändern von Datenbankfeldern durchzuführen. 5

6 2 Eingabe einer neuen Referenz Durch einen Klick auf das grüne Plus in der Symbolleiste (siehe Abbildung 4) ruft man das Eingabefenster für eine neue Referenz auf (siehe Abbildung 5). Abbildung 5: Eine leere Referenz Die Eingabe funktioniert weitgehend intuitiv. Man kann den Autor z.b. als Vorname Nachname eingeben oder Nachname, Vorname. Mehrere Autoren werden einfach durch Drücken der Enter-Taste voneinander getrennt. Sollte im Autorennamen ein Komma vorkommen, z.b. weil als Urheber eine Organisation genannt ist, so doppelt man das Komma einfach: University of California,, Berkley. Auf die Weise versteht EndNote, dass nach dem Komma kein Vorname kommt und der Name entsprechend nicht umgestellt werden darf. 6

7 Bei Namenszusätzen wie Jr. Oder III gibt man den ganzen Namen am besten nach folgendem Muster ein: Nachname, Vorname, Zusatz also z.b. Winemaker, John, Jr. Alles nach dem zweiten Komma wird wieder wie oben als Zusatz betrachtet und an den gesamten Namen angehängt. Falls Sie möchten, dass bestimmte vorangestellte Zusätze wie von oder de la bei Namen oder The in Titeln nicht als maßgeblich für die alphabetische Sortierung betrachtet werden, können Sie das in den Optionen ausschließen. Wählen Sie dazu aus dem Menü EDIT PREFERENCES SORTING (siehe Abbildung 6). Abbildung 6: Hinzufügen von Ausnahmen zum Sortieren Eine praktische Unterstützung bei der Eingabe von Daten bieten die Term Lists. Diese Listen speichern alle Eingaben in bestimmten Feldern (standardmäßig Author, Journal, Keywords). So müssen Sie beim Anlegen neuer Daten z.b. nicht mehrmals denselben Zeitschriftentitel eingeben die Anfangsbuchstaben reichen bereits und EndNote erledigt den Rest für Sie. Sobald EndNote den Vorschlag blau unterlegt anzeigt, müssen Sie nur Enter oder die Tabulatortaste drücken. Mehrere Vorschläge können Sie mit den Cursor-Tasten nach oben und nach unten auswählen. Sie können die Listen am effizientesten über das Menü TOOLS DEFINE TERM LISTS verwalten (siehe Abbildung 7) Über diesen Dialog gelangen Sie zu allen Einstellmöglichkeiten für Term Lists. Wenn Sie im Reiter Lists einen Eintrag markieren und dann zum anderen Reiter Terms wechseln, können Sie die bisher gespeicherten Eingaben sehen und über die entsprechenden 7

8 Schaltflächen bearbeiten, löschen oder neue hinzufügen. Die Angaben sämtlicher Referenzen bleiben hierbei gespeichert, selbst wenn Sie die ursprünglichen Referenzen mittlerweile längst gelöscht haben sollten. Sie können auch eigene Listen für bestimmte Felder definieren und automatisch erzeugen lassen. Wir wollen das einmal am Beispiel des Feldes Notes nachvollziehen. Dabei gehen wir in drei Schritten vor. Zuerst klicken Sie auf die Schaltfläche Create List. Im folgenden Dialog vergeben Sie einen beliebigen Namen (sinnvollerweise denselben Namen, den auch das Feld hat, also hier Notes, siehe Abbildung 8). Bestätigen Sie Ihre Auswahl mit OK. Abbildung 7: Das Term Lists Fenster Zurück im Fenster aus Abbildung 7 klicken Sie nun auf Update List, um bereits vorhandene Informationen Ihrer Referenzen aus dem Feld Notes mit unserer neuen Liste gleichen Namens zu verknüpfen. Wählen Sie im neuen Fenster unter Add Field das Feld Notes aus (siehe Abbildung 9). Bestätigen Sie mit OK. Abbildung 9: Update der neuen Liste Notes Abbildung 8: Den Namen der neuen Liste eingeben Im letzten Schritt müssen wir nun noch die neue Liste mit dem Feld Notes verknüpfen, damit das Autovervollständigen der Einträge auch funktioniert. Dafür wählen Sie zurück im schon bekannten Fenster Link List aus und scrollen dann bis zum Feld Notes herunter. In der DropDown-Liste wählen Sie die Liste Notes aus und bestätigen wieder mit OK. 8

9 Fertig! Nun werden neue Eingaben im Feld Notes automatisch vervollständigt. Die zur Verfügung stehenden Felder wie Author, Title, Type of Article etc. hängen generell vom gewählten Referenztyp ab (siehe Auswahlliste in Abbildung 5 oben). Beim Typ Book z.b. gibt es andere Felder als bei Journal Article, Figure oder Pamphlet. Darüber hinaus gibt es aber auch einige Felder, die bei allen Typen gleich sind, wie Keywords. In diesem Feld ist es ratsam, inhaltliche Schwerpunkte zu verschlagworten, um so später z.b. eine Übersicht der Literatur zu einem bestimmten Thema generieren zu können. Weiterhin kann dieses Feld auch hervorragend zur Benotung der Quellen genutzt werden. So können Sie sich später auf einen Blick z.b. alle vielversprechenden Referenzen anzeigen lassen. Zusätzlich haben Sie noch die Möglichkeit, einzelne Referenzen mit Dateien oder Dateipfaden zu verknüpfen. Sie können z.b. den Volltext eines Artikels als Anhang an die Referenz anfügen oder ein Bild, eine PowerPoint- oder Excel-Datei, ein Diagramm, eine URL usw. Dafür gibt es die Felder File Attachment, Figure und URL (siehe Abbildung 10). Abbildung 10: Hinzufügen eines Anhangs Am einfachsten geht das, indem Sie irgendwo in den weißen Bereich der Eingabemaske mit der rechten Maustaste klicken und die passende Option auswählen (siehe Abbildung 10). Es lässt sich jede beliebige Datei anhängen (max. 45 pro Referenz), die dann als Symbol unter File Attachments erscheint und über einen Doppelklick geöffnet werden kann. Ähnlich verfahren Sie bei Diagrammen (max. 1 pro Referenz), unter Caption können Sie auch gleich die 9

10 Bildunterschrift hinzufügen. Die URL tippen Sie einfach ein oder übertragen sie per Copy & Paste aus dem Browser. Zum Speichern Ihrer Änderungen klicken Sie einfach auf das X oben rechts. EndNote fragt Sie dann, ob Sie die Änderungen übernehmen wollen. 3 Suchen in eigenen Datenbanken Abbildung 11: Schnellsuche nach therapy Gesucht werden kann entweder über die Quick Search (siehe Abbildung 11) oben in der Symbolleiste oder das Suchfenster unterhalb der Datensätze (siehe Abbildung 12). Die Quick Search sucht dabei in jedem Feld nach dem Vorkommnis des Wortes oder Wortteiles. Insofern ist sie also eine schnelle Möglichkeit, nach einem Kriterium zu filtern. Allerdings kann hier keine weitere Feinjustierung vorgenommen werden, was besonders bei großen Datenbanken mit vielen Referenzen das Suchergebnis nicht ausreichend genug einschränkt. Für diesen Zweck gibt es die Library Search. Abbildung 12: Suchfenster mit vier Kriterien Im obigen Beispiel suchen wir nach vier Kriterien, die über unterschiedliche Operatoren (And, Or, Not) verknüpft sind. Mindestens einer der Autoren einer Arbeit soll Smith oder Miller heißen, wobei das Erscheinungsdatum zwischen 2000 und heute liegen soll. Weiterhin möchten wir nur diejenigen Referenzen angezeigt bekommen, bei denen die Zeichenfolge DNA nicht in den Keywords enthalten ist. Unten rechts im Fenster haben wir die Möglichkeit, nach Groß- und Kleinschreibung zu unterscheiden (Match Case) sowie einen Datensatz nur dann auszugeben, wenn die gesuchte Zeichenkette ein eigenes Wort bildet (Match Words). Beispiel: Die Eingabe Smith wird auch smith, Smithsonian Institution oder Blacksmith als Ergebnisse auswerfen, wenn Sie die entsprechenden Häkchen nicht setzen. Über die Schaltfläche Options können Sie Suchkonfigurationen speichern oder die gefundene Literatur in eine Smart Group überführen. Wie Sie mit Gruppen arbeiten, schauen wir uns nach der Online-Suche an. 10

11 4 Suche in Online-Datenbanken EndNote erlaubt Ihnen neben der Suche in selbst angelegten oder importierten Datensätzen auch die direkte Suche in einer Vielzahl von Online-Datenbanken. Der Besuch der entsprechenden Websites der Datenbanken entfällt und auch um den Import müssen Sie sich keine Gedanken machen. Sie können aus dem Suchergebnis direkt die gewünschten Literaturhinweise übernehmen. Es stehen Ihnen in EndNote bereits standardmäßig die nötigen Verbindungsdateien (Connection Files) für sehr viele Datenbanken zur Verfügung. Das klingt sehr praktisch und bequem (und ist es auch), allerdings sollten Sie dabei einige Dinge beachten: Die Filtermöglichkeiten für die Suche nach passenden Literaturangaben sind in der Regel auf der Website des Datenbankanbieters noch umfangreicher als in EndNote. Das Programm ermöglicht Ihnen nur die Suche in bestimmten Feldern. Die Website hingegen wird häufig auch noch bestimmte inhaltliche Filter anbieten wie bei pubmed z.b. die Optionen, beim Stichwort diarrhea nur nach Artikeln zu klinischen Versuchen bei Kleinkindern bis 23 Monaten zu suchen (siehe Abbildung 13). Nicht alle Datenbanken erlauben Ihnen die kostenlose Recherche. Bei manchen müssen Sie sich anmelden oder sich über eine universitäre IP-Adresse als berechtigt ausweisen (über Zugriff aus dem Uni-Netz oder per VPN-Client). EndNote kann diese Authentifizierung in einigen Fällen auch vornehmen, allerdings ist zuweilen der direkte Zugriff über die Website unvermeidlich. Schließlich gibt es einige Datenbanken, die den Zugriff aus einem Literaturprogramm wie EndNote komplett unterbinden oder die der Hersteller von EndNote Thomson Reuters noch nicht für die Suche implementiert hat. In diesen Fällen bleibt Ihnen nur der direkte Kontakt entweder zum Datenbankanbieter oder zu Thomson Reuters. Abbildung 13: Ausschnitt aus der erweiterten Suche auf der Website von pubmed 11

12 Bevor Sie mit der eigentlichen Suche beginnen, empfiehlt es sich, in der Symbolleiste des Datenbankfensters oben links das Symbol für Online Search Mode anklicken (siehe Abbildung 14). Standardmäßig ausgewählt ist der Integrated Mode. Der Unterschied wird schnell deutlich, wenn Sie versehentlich mal vergessen, den Online-Modus zu wählen. Dann nämlich werden alle Suchergebnisse erst einmal pauschal zu Ihrer vorhandenen Bibliographie hinzugefügt, obwohl Sie möglicherweise nur drei von 100 Ergebnissen benötigen. Im Onlinemodus hingegen bleiben die Ergebnisse isoliert von Ihrer eigentlichen Datenbank. Benutzen Sie nun wie bei der Offline-Suche die Suchmaske im unteren Teil des Fensters für Ihre Abfrage. Wenn Sie Abbildung 14: Die drei Such-Modi dann im Online-Modus sind, wählen Sie eine der vielen Datenbanken aus. Einige sind in der Gruppenleiste schon voreingestellt, diese müssen Sie nur anklicken. Ansonsten klicken Sie auf more (siehe Abbildung 15). Nach dem Klick auf More öffnet sich ein weiteres Fenster namens Choose A Connection, mit dem Sie eine der Tausende Datenbanken auswählen können. Dazu stehen Ihnen drei Abbildung 15: Online-Suche Möglichkeiten zur Verfügung. Entweder Sie browsen tatsächlich mit der Bildlaufleiste durch alle durch oder Sie schränken die Anzahl nach Anbieter über die Schaltfläche Find By ein oder Sie machen es wie wir in diesem Beispiel und tippen den Namen der gewünschten Datenbank in das Feld Quick Search. Wenn Sie nun pubmed eingeben und Enter drücken, zeigt EndNote nur noch die Datenbanken mit Abbildung 16: Online-Datenbank auswählen 12

13 dieser Zeichenfolge an. In unserem Fall ist dies tatsächlich nur eine, nämlich die gewünschte Datenbank. Schauen Sie sich gegebenenfalls noch die Informationen unter Comments an und klicken Sie dann auf Choose (siehe Abbildung 16). Anschließend erhalten Sie wiederum im unteren Fensterbereich eine Suchmaske, die Sie ähnlich wie bei der Offline-Search bedienen können (siehe Abbildung 17). Hier hängen die zur Verfügung stehenden Felder zum Teil von der jeweiligen Datenbank ab. Abbildung 17: Suchmaske der Online-Suche Ein kleiner Tipp für die Sichtung Ihrer Ergebnisse: Um sie möglichst schnell auswerten zu können, wählen Sie oben aus der DropDown-Liste den Output Style Show All Fields. Gleichzeitig wechseln Sie unten von der Suchmaske (Reiter Online Search) zur Vorschau (Reiter Preview). Auf die Weise bekommen Sie direkt angezeigt, welche Informationen zu welchen Feldern hinterlegt sind (siehe Abbildung 18). Sie können die Größe des Vorschaufensters nach Belieben anpassen, indem Sie mit der gedrückten linken Maustaste den oberen Rahmen des Suchfensters nach oben bzw. unten ziehen. Abbildung 18: Vorschau der hinterlegten Informationen Wählen Sie nun einfach die Referenzen aus, die Sie übernehmen möchten, indem Sie z.b. die Strg-Taste gedrückt halten, während Sie die gewünschten Referenzen anklicken. Anschließend 13

14 klicken Sie auf das Icon rechts neben der Liste mit den Output Styles, um die gewünschten Referenzen in Ihre Datenbank zu übertragen (siehe Abbildung 19). Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der markierten Referenzen, wählen Copy References To und bestimmen die Datenbank, in die Sie die Ergebnisse übernehmen möchten. Abbildung 19: Übernehmen ausgewählter Referenzen aus der Online-Suche Wenn Sie dann wieder auf den Integrated Mode klicken, fragt EndNote nach, ob alle Ergebnisse der Online-Suche gelöscht werden sollen. Sie können die Frage mit OK beantworten. Wieder zurück im Integrated Mode sehen Sie nun bei den Gruppen eine weitere mit dem Namen Copied References. Wenn Sie darauf klicken, erhalten Sie eine Übersicht mit den kopierten Literaturangaben (siehe Abbildung 20), die Sie so auch leicht weiter bearbeiten oder gegebenenfalls wieder löschen können. Beachten Sie jedoch, dass dies eine temporäre Gruppe ist beim nächsten Kopieren von Referenzen werden die Referenzen aus dieser Gruppe wieder entfernt, bleiben aber natürlich unter All References erhalten. Abbildung 20: Kopierte Literaturangaben 5 Arbeiten mit Gruppen Gruppen bieten eine gute Möglichkeit, Ihre Referenzen zu strukturieren. Wenn Sie für eine Hausarbeit über Bilanzpolitik im internationalen Vergleich recherchieren, möchten Sie vielleicht gerne bestimmte Quellen auf einen Blick haben, die sich mit den Rechnungslegungsvorschriften nach IFRS beschäftigen und solche, die auf das HGB Bezug nehmen. Nachdem Sie 14

15 also fleißig gesammelt haben, erstellen Sie zwei Groups mit den Namen IFRS und HGB. Groups sind, wie der Name schon andeutet, individuell von Ihnen erstellte Gruppen. Ihr Inhalt ist statisch, d.h. er ändert sich nicht, solange Sie nicht selbst Referenzen hinzufügen oder löschen. Wie alle Gruppen bilden auch die Groups nur einen Ausschnitt der Gesamtmenge aller Referenzen ab. Sie werden also immer noch unter All References alle Ihre Literaturstellen sehen. Das Erstellen von Gruppen geht auf mehreren Wegen, wobei wir uns die zwei nächstliegenden anschauen werden. Bei der ersten Methode erstellen wir eine leere neue Gruppe. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Bereich My Groups und wählen Create Group (siehe Abbildung 21). Abbildung 21: Methode 1 zum Erstellen einer Custom Group Nun geben Sie dem Kind einen Namen, z.b. IFRS. Wiederholen Sie das Ganze für eine neue Gruppe, die Sie HGB nennen. Wenn Sie nun Referenzen diesen Gruppen zuweisen möchten, wählen Sie einfach (z.b. unter All References) die passenden Literaturstellen aus. Führen Sie gegebenenfalls eine Suche in Ihren vorhandenen Referenzen durch und Markieren Sie die gewünschten Referenzen mit gedrückter Strg-Taste. Ziehen Sie sie dann per Drag & Drop mit gedrückter linker Maustaste in die entsprechende Gruppe (siehe Abbildung 22). Abbildung 22: Ziehen von Referenzen auf eine Gruppe Bei der zweiten Methode wählen Sie zuerst diejenigen Literaturstellen aus, für die Sie dann eine Gruppe bilden möchten. Nun klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine der markierten Referenzen und wählen die Option Add References To Create Custom Group aus (siehe Abbildung 23). Anschließend sind alle ausgewählten Referenzen in der neuen Gruppe, die Sie nur noch benennen müssen. 15

16 Abbildung 23: Methode 2 zum Erstellen einer Custom Group Neben den eben vorgestellten Custom Groups gibt es noch die Smart Groups. Die tragen diesen stolzen Namen, weil sie selbsttätig die von Ihnen nach bestimmten Kriterien definierten Gruppen verwalten. Ein Beispiel: Angenommen Sie planen eine Arbeit zum Thema Die Haselnuss als Kulturgut im Wandel der Zeit. Sie haben sich klugerweise angewöhnt, das Feld Keywords für eine Bewertung Ihrer Quellen zu verwenden und möchten nun, dass alle Literatur mit den Bewertungen sehrgut_1 oder gut_2, die zwischen 2000 und heute erschienen ist, in einer Gruppe organisiert wird. Das soll für alle bestehenden wie auch noch künftig neu hinzuzufügenden Quellen automatisch geschehen. Ähnlich wie bei den Custom Groups gibt es auch bei den Smart Groups verschiedene Wege der Erstellung, von denen wir uns zwei anschauen wollen. Im ersten Fall klicken Sie rechts auf den Bereich My Groups und wählen Create Smart Group. Anschließend bekommen Sie ein Suchfenster, dessen Bruder Sie bereits von unseren anderen Suchen kennen. Abbildung 24: Erstellen einer Smart Group nach Methode 1 Dort können Sie entsprechende Filterkriterien definieren, in unserem Fall also das Erscheinungsdatum und die Noten. Jetzt wollen Sie der Gruppe noch einen aussagekräftigen Namen geben. Danach klicken Sie einfach auf Create (siehe Abbildung 24). 16

17 Der zweite Weg geht ganz ähnlich. Sie führen einfach eine normale Suche durch und klicken dann im Suchbereich auf die Schaltfläche Options. Dort wählen Sie Convert to Smart Group und schon haben Sie Ihre Smart Group (siehe Abbildung 25). Jetzt müssen Sie Ihr wieder nur einen entsprechenden Namen geben. Abbildung 25: Erstellen einer Smart Group aus der Suche heraus Sobald Sie eine Referenz dieser Gruppe an anderer Stelle löschen oder neue Quellen hinzufügen, auf die die Filterkriterien passen, ändert sich Ihre Smart Group automatisch. Grundsätzlich kann man also sagen: Wenn Sie gerne Gruppen aus all solchen Referenzen bilden möchten, die bestimmte Kriterien erfüllen, sind Smart Groups eine gute Wahl. Wenn Sie dahingegen Quellen zu einer Gruppe zusammenfügen möchten, die bestimmte Kriterien nicht exklusiv erfüllen, so sind Custom Groups anzuraten. In EndNote X3 können Sie nun auch Group Sets, also zu einem Thema Untergruppen erstellen, die sowohl aus Custom Groups als auch aus Smart Groups bestehen dürfen. Klicken Sie dafür mit der rechten Maustaste z.b. auf My Groups und wählen Sie Create Group Set. Gehen Sie anschließend bei der Erstellung von Untergruppen genauso vor wie oben beschrieben. 6 Löschen von Referenzen und Gruppen Auch das Löschen von Referenzen oder Gruppen ist mit EndNote problemlos möglich. Es gibt allerdings einen kleinen aber feinen Unterschied. Gelöschte Referenzen werden in die Gruppe Trash verschoben und sind so zumindest während der laufenden Session noch wiederherstellbar. Wenn Sie EndNote schließen, werden Sie gefragt, ob Sie die gelöschten Angaben endgültig entfernen wollen. Sobald Sie aber eine Gruppe löschen, ist sie unwiederbringlich verloren. Auch darauf weist Sie EndNote beim Löschvorgang noch einmal hin. Eine oder mehrere Referenzen löschen Sie, indem Sie diese wie gewohnt markieren. Anschließend ziehen Sie sie per Drag & Drop auf die Gruppe Trash. Alternativ benutzen Sie die rechte Maustaste und klicken auf Move References to Trash oder gehen den ganz kurzen Weg und drücken auf Ihrer Tastatur einfach auf Del bzw. Entf. Sie können die gelöschten Literaturangaben problemlos wiederherstellen, solange Sie noch nicht endgültig aus der Gruppe Trash entfernt sind. Dazu verfahren Sie analog zum Löschen, 17

18 sprich Sie ziehen die Referenzen wieder in die Gruppe All References oder bedienen sich der rechten Maustaste mit der entsprecenden Option. Abbildung 26: 27: Löschen einer Gruppe Zum Löschen einer Gruppe klicken Sie rechts auf die entsprechende Gruppe (siehe Abbildung 27). Sie können die Gruppe nun umbenennen oder löschen. Wichtig: Wenn Sie eine Gruppe löschen, werden nicht auch die enthaltenen Referenzen gelöscht. Es geht lediglich Ihre Zuordnung dieser Referenzen zur besagten Gruppe verloren. Beachten Sie jedoch: Wenn Sie einzelne Referenzen aus einer Smart Group löschen, werden diese auch aus Ihrer Grundgesamtheit gelöscht! 7 Importieren von Referenzen Wir haben uns bereits angeschaut, wie man Informationen aus Online-Datenbanken direkt aus EndNote heraus finden und nutzen kann. Allerdings ist dies nicht immer möglich oder sinnvoll, wie im Kapitel Die Suche in Online-Datenbanken erklärt. Wie aber bekommt man dann die benötigten Referenzen in EndNote? Es gibt grundsätzlich zwei Wege. Viele Datenbanken bieten auf ihrer Website bereits die Möglichkeit, die gewünschten Referenzen im EndNote-Format herunterzuladen. So kann man recht sicher sein, dass beim Import tatsächlich alle Daten an der richtigen Stelle landen. Aber EndNote versteht auch einige andere tagged Textdateien, also Dateien mit bestimmten Codes, die die Inhalte den richtigen Feldern zuordnen. Da jede Datenbank das Sammeln und Exportieren von Datensätzen anders handhabt, schauen wir uns hier exemplarisch zwei Beispiele an. Zuerst widmen wir uns dem Import einer nativen EndNote-Datei. Dazu rufen wir die Website der Datenbank Highwire Press der Stanford University über auf und suchen in der Eingabemaske nach hazelnut (siehe Abbildung 28). Ein Klick auf Search bringt uns auf die nächste Seite mit einer ausführlichen Darstellung der Suchergebnisse. Hier setzen Sie ein Häkchen in diejenigen Referenzen, die Sie übernehmen wollen (siehe Abbildung 29). Gegebenenfalls informieren Sie sich zuvor noch über die genaueren Inhalte der jeweiligen Quellen oder eine Besonderheit von Highwire Sie schauen sich die Citation Map an, die Ihnen zeigt, welche anderen Artikel auf den ausgewählten verweisen. 18

19 Abbildung 28: Eingabe des Suchbegriffs Abbildung 29: Ergebnisauswahl und Vorbereitung für das Herunterladen in EndNote 19

20 Nachdem Sie die gewünschten Quellen ausgewählt haben, klicken Sie in den Radio Button mit der Beschriftung download to citation manager und dann auf die Schaltfläche Go. Im nächsten Fenster bekommen Sie noch einmal eine Übersicht über Ihre gewählten Referenzen und klicken dann auf download citations to Citation Manager (siehe Abbildung 30). Abbildung 30: Bestätigen der Auswahl Wählen Sie im nächsten Schritt EndNote als Zitationsprogramm aus (siehe Abbildung 31). Abbildung 31: Auswahl von EndNote 20

21 Der Download der Datei beginnt. Wählen Sie einen Speicherort und speichern Sie die Datei ab. Anschließend gehen Sie zurück zu EndNote und klicken im Menü File auf Import (siehe Abbildung 32). Abbildung 32: Importieren einer EndNote-Datei Im folgenden Dialog geben Sie über die Schaltfläche Choose den Speicherort der heruntergeladenen Datei an. Wählen Sie als Import Option aus der Liste EndNote Import aus. Bestimmen Sie den Umgang mit Duplikaten und legen Sie gegebenenfalls eine Umcodierung des Zeichensatzes unter Text Translation fest. Klicken Sie dann auf Import (siehe Abbildung 33). Abbildung 33: Importoptionen Wie Sie sehen, erhalten Sie nun eine neue temporäre Gruppe namens Imported References. Dort bekommen Sie die Importe so angezeigt, wie Sie EndNote angekommen sind. Ein nützli- 21

22 cher Tipp am Rande: Kontrollieren Sie nach Möglichkeit immer die Qualität der Datenübernahme. Wenn sich hier ein Fehler einschleicht, den Sie nicht sofort bemerken, kann es später sehr aufwendig werden, die Ursache noch zu finden. Gehen Sie dazu wie bei der Ergebnissichtung der Online-Suche vor, indem Sie als Output Style wieder Show All Fields wählen und unten den Preview-Reiter anklicken sowie das Vorschaufenster entsprechend groß ziehen (siehe Abbildung 34). Abbildung 34: Kontrolle der importierten Datensätze Geschafft! Etwas schwieriger kann es werden, wenn die Datenbank keinen EndNote-Export per se vorsieht. Dann steht zumeist immerhin ein Export in eine tagged Textdatei zur Verfügung. Das wollen wir uns am Beispiel der Datenbank pubmed anschauen. Rufen Sie dazu die Website auf (Sie werden automatisch weitergeleitet). Auch hier verfahren Sie wieder wie zuvor, d.h. Sie geben in der Schnellsuche oder wahlweise der erweiterten Suchmaske die gewünschten Begriffe ein und markieren die Kästchen derjenigen Ergebnisse, die Sie übernehmen wollen. Anschließend klicken Sie auf die DropDown-Liste Send to und wählen Clipboard (siehe Abbildung 36). Jetzt werden Ihre ausgewählten Ergebnisse in eine Art Merkliste übernommen. Sie könnten nun weiter in pubmed suchen und immer wieder interessante Ergebnisse an das Clipboard schicken. Die maximale Größe beträgt bei pubmed 500 Einträge. 22

23 Abbildung 36: Kopieren der Ergebnisse ins Clipboard Wenn Sie Ihre Recherche abgeschlossen haben, gehen Sie zum Clipboard, indem Sie auf den entsprechenden Reiter klicken. Dort wählen Sie bei Display MEDLINE aus (siehe Abbildung 35). Abbildung 35: Auswählen von MEDLINE 23

24 Anschließend gehen Sie wieder zur Liste Send to und wählen File. Dann beginnt der Download einer Textdatei. Wiederholen Sie die Importschritte wie vorher. Wählen Sie im in Abbildung 33 dargestellten Dialog nun aber bei Import Option den Eintrag Other Filters. Im folgenden Fenster geben Sie in der Suche pubmed ein und drücken Enter (siehe Abbildung 37). Abbildung 37: Auswahl des Importfilters Bevor Sie auf Choose klicken, lohnt sich ein genauerer Blick auf die Comments. Hier erfahren Sie nämlich Schritt für Schritt, wie Sie bei dieser Datenbank vorgehen müssen, um eine von EndNote verwertbare Datei zu erhalten. Hier steht auch, dass Sie dafür die Darstellungsvariante MEDLINE wählen müssen. Im Zweifelsfall können Sie also dieses Fenster aufrufen, um sich vor dem Download einer Importdatei über den richtigen Prozess zu informieren. Bei dieser Form des Imports gilt noch mehr, dass Sie jede Referenz überprüfen sollten. In der Regel klappt der Import sehr zuverlässig, aber Murphy s Law schlägt besonders dann gerne zu, wenn Sie nächste Woche abgeben müssen und eh schon zu spät dran sind. Investieren Sie also lieber gleich zu Beginn ein paar Minuten, um die Korrektheit der Daten festzustellen. 24

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