Ersetzendes Scannen Ihrer Dokumente

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2 Ersetzendes Scannen Ihrer Dokumente Der Schreibtisch ist unübersichtlich geworden. Das Aktenlager nimmt immer mehr Platz ein. Was ist und was heißt ersetzendes Scannen? Was passiert nach dem Scannen mit Ihren Belegen? 2

3 Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen Sie sind Mandant/in bei einem Steuerberater. Mit der DATEV midentity compact SmartCard für Berufsträger können Sie für das DATEV-Programm Steuerkonto online, Untervollmachten mit der SmartCard oder DATEV midentity an C&S Office Plus vergeben. C&S Office Plus dokuworkflow legt Ihre Belege in die DATEV Cloud ab, sodass Ihr Steuerberater sie dort zum Buchen abholen kann. Für Sie entfällt das Suchen der Belege. Über die Cloud haben Sie jederzeit einen vollständigen Überblick über alle Belege, Ihre geschäftliche Lage und das Bankkonto. 3

4 Voraussetzungen für das Ersetzende Scannen Mit der revisionssicheren Archivierungssoftware ist eine unveränderbare Speicherung der Belege gewährleistet. Der Prozess vom Eingang der Originalbelege, den Scanvorgang der Belege, bis zur Vernichtung der Belege wird schriftlich dokumentiert 4

5 Vorteile der digitalen Belegbearbeitung Belegbearbeitung analog, so wie Sie es kennen. Posteingang Rechnungs- Buchung Ablage beleg Analoger Prozess: Zeitaufwendig Nicht transparent Hohe Fehlerquote Teure Personalund Raumkosten Belegbearbeitung digital, so wie es in Zukunft sein könnte Posteingang Scannen, Cloud Buchungs- Digitale Vernichten der Vorschlag Ablage Belege Digitaler Prozess: Transparent Ordnung der Ablage Schnelle Suche mit OCR (Optical Character Recognition, Texterkennung) Posteingang scannen, einstellen in die Cloud Buchungsvorschlag Digitale Sicherheit der Daten 5

6 Umsetzung der Anforderungen durch C&S und Kunde und DATEV /Steuerbüro Verantwortung C&S / Kunde C&S: Bearbeitung Posteingang, Scannen der Belege und in die Cloud einstellen Kunde: Prüfung und Freigabe der gescannten Belege C&S: Verhindern von doppeltem Scannen, Kontrolle der Qualität und Plausibiltätsprüfungen C&S in Abstimmung mit dem Kunden: Archivierung der Belege gem. der gesetzlichen Fristen Festschreiben der Belege Kontrollen der archivierten Belege Vernichtung der Originalbelege Verantwortung Steuerberater Steuerberater: Prüfung der Buchungsvorschläge der eingescannten Belege Eventuelle Korrektur der Buchungsvorschläge Vollständige Buchung/ Übertragung in die Mandantenbuchführung 6

7 Verantwortlichkeiten für die Datensicherheit C&S und Kunde und DATEV /Steuerbüro C&S /Kunde C&S Zeitnahes und vollständiges scannen und Belege Umgang mit DATEV und der SmartCard Kunde Zugriff über die Cloud zu jeder Zeit auf alle Belege DATEV /Steuerbüro DATEV Verfügbarkeit Integrität der Daten Datensicherheit Pflege der Anwendung und der IT Systeme Steuerbüro Berechtigungsvergabe Zugriff Umgang mit der DATEV SmatCard 7

8 Verantwortlichkeiten für die Datensicherheit C&S und Kunde und DATEV /Steuerbüro Vorbereitung Festlegung C&S/Kunde und Steuerbüro Umsetzung Aufnahme der Prozesse und Umsetzen von Kontrollen durch C&S Produktivstart Einweisen der Mitarbeiter bei C&S und Kunde Festlegung welche Belege sollen elektronisch archiviert werden? Beachtung der Aufbewahrungsfristen Welche Dokumente dürfen nicht vernichtet werden? Zusammenfassend, alle Dokumente die eine Unterschrift tragen, u.a Miet-u. Arbeitsverträge, notarielle Urkunden In welchen Formaten liegen die Belege vor? Eingang in Papierform und per 8

9 Zusammenarbeit zwischen C&S und dem Kunden für das Ersetzende Scannen Der Kunde beantragt über seinen Steuerberater MyDATEV online Anwendungen und die DATEV-SmartCard und Kartenleser zur Weitergabe an C&S C&S obliegt die Anschaffung eines Scanners, die entsprechende DSL- Geschwindigkeit 9

10 Bearbeitung der Belege nach dem Scannen Hier können Sie - Ein-und Ausgangsrechnungen, Kassenbelege nach verschiedenen Kriterien suchen (Name, Rechnungsbetrag, Betrag) - In dem Feld Lieferantenrechnungen, haben Sie die Möglichkeit die Belege zu prüfen und zur Zahlung freizugeben - und Ausgangsrechnungen überwachen 10

11 Bearbeitung der Belege nach dem Scannen Hier können die einzelnen Belege aufgerufen, bearbeitet, zusammengeheftet und in die entsprechenden Ordner abgelegt werden. Z.B. Ein-/Ausgangsrechnungen, Verträge, Aufträge, etc. Der Steuerberater ruft sich über den Buchungsassistenten die Belege auf, um sie einzubuchen. 11

12 Ersetzendes Scannen Sicher und übersichtlich mit der DATEV Cloud Arbeiten in der Cloud - mit allen Vorteilen Innovativ Zugriff auf Ihre Daten im gewohnten Umfeld - ortsunabhängig auf dem Laptop, dem Tablet, dem Smartphone oder dem PC Sicher Gewohnt hoher Viren- und Zugriffsschutz in der Cloud durch das DATEV- Rechenzentrum Komfortabel Einfachste Implementierung der Cloudlösung, bei Bedarf auch durch Ihren Systempartner Wirtschaftlich Es ist keine gesonderte IT-Infrastruktur für DATEV nötig. Die Installation der Anwendungen auf Ihren Systemen entfällt, da Sie Ihre DATEV Anwendungen über das Internet an Ihren PCs beziehen. Aktuell Zu jedem Zeitpunkt Zugriff auf die aktuellsten Programmversionen Entlastend Reibungsloser Betrieb, Wartung und die nötigen Softwareinstallationen sichergestellt durch Ihre DATEV Quelle: 12

13 Ersetzendes Scannen heißt für Sie entspanntes Arbeiten kein Suchen mehr nach Belegen/Verträgen, etc. Zugriff über die Cloud, die Ihnen von DATEV zur Verfügung gestellt wird. kein Zusammensuchen der Belege am Ende d.m. für den Steuerberater von jedem Ort können Sie sich über den aktuellen Stand der Ihrer Vorgänge informieren und kostenlos, gerne auch vor Ort C&S Office Plus B. Luft Konrad Adenauer Straße Köln Fon

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