mysamples LIMS Probenverwaltung im Labor

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1 1 mysamples LIMS Probenverwaltung im Labor mysamples LIMS organisiert Ihr Probenlager In Ihren Kühlgeräten lagern Sie Ihre Proben für zukünftige Studien oder als Rückstellmuster. Oft werden die Proben von vielen Mitarbeitern unabhängig bearbeitet und manuell gekennzeichnet, die Informationen über die Proben in vielen Dokumenten verteilt abgelegt. Typisch verwendete Werkzeuge wie Excel oder Word lassen beliebige Manipulationen zu und sind nicht dokumentensicher. Die Suche nach einer Probe findet regelmäßig im Kühlgerät statt, eine Inventur und Auslagerung alter Proben ist oft unmöglich, weil notwendige Informationen nicht zur Verfügung stehen. mysamples ist ein Werkzeug zur Verwaltung Ihrer Laborproben. Die wichtigsten Eigenschaften im Überblick: Grafische Benutzeroberfläche Vertraulichkeit der Probendaten Eindeutige Probenkennzeichnung Individuelle Probenmerkmale Workflow Abbildung Datenaustausch Log aller Aktionen GLP konform Leistungsfähige skalierbare Datenbank Beliebige Nutzeranzahl

2 2 mysamples LIMS bildet Ihre Laborumgebung ab Intuitiver Desktop Mit mysamples steht Ihnen ein Benutzerinterface zur Verfügung, in dem Sie Ihre Laborumgebung wiedererkennen werden. Die Verbrauchsmaterialien wie Gefäße und Boxen sowie die Einrichtungsgegenstände werden auf dem Desktop abgebildet. In dem Proben Explorer finden Sie eine hierarchische Abbildung Ihres Lagers mit einer Benutzerführung, die Sie aus dem Dateimanager kennen. Einfache Einrichtung Sie lagern Ihre Proben unter verschiedenen Bedingungen, Typische Lagerorte sind Tiefkühlgeräte bei -80 C, 4 Kühlräume und Stickstoff Lagertanks. Zur Prozessierung werden Geräte wie Zentrifugen und Roboter eingesetzt. Die Geräte sind an verschiedenen Orten lokalisiert, haben unterschiedliche Kapazitäten und Ordnungssysteme. In der mysamples Probenverwaltung bilden Sie Ihre Laborumgebung vom Standort des Labors über die Lagerorte, Gestelle, Boxen bis zur Probe ab. Bei der Grundeinrichtung und im späteren Betrieb passen Sie dadurch das Probenlager Ihrer realen Arbeitsumgebung an. Als Administrator richten Sie beliebig viele Benutzer ein, die gleichzeitig an vielen Projekten arbeiten können. Das Rechtesystem ermöglicht Ihnen hierbei, sehr detailliert zu bestimmen, welche Aktionen ein Benutzer in Ihrem Lager ausführen darf. Zur Beschreibung der Proben können Sie beliebig viele Merkmale anlegen und Probenarten zuordnen. Die Merkmale ermöglichen Ihnen eine Charakterisierung der Probe bei der Anmeldung nach von Ihnen vorher bestimmten Regelwerken, aber auch die Dokumentation von Änderungen an den Proben bei späteren Arbeitsschritten.

3 3 mysamples LIMS findet Ihre Proben Proben einlagern Die Anlage von Proben ist ein Vorgang, von dem Sie erwarten, dass er schnell und unbürokratisch erfolgen kann. Mit mysamples können Sie in jeder Box sofort mit einem Mausklick Proben anlegen. Mit jeder Probe können Sie eine beliebige Anzahl an Informationen in Form von Merkmalen speichern. Proben bearbeiten Durch die Zuordnung der Proben zu Projekten und Markierung mit Merkmalen können Prozessketten einfach abgebildet werden. Merkmale können zur Identifikation der Probe, als Referenz zu verwendeten Reagenzien, Festlegung von durchzuführenden Prozessen und die Dokumentation von Messergebnissen verwendet werden. Proben um- und auslagern Die Umlagerung von Proben, Boxen und Gestellen erfolgt durch einfache Mausoperationen basierend auf den Objekten, welche die Programmoberfläche zur Verfügung stellt. Alle Umlagerungsprozesse werden in entsprechenden Jobs dokumentiert und sind dadurch vor Ausführung planbar. Die Durchführung von Umlagerungen kann somit arbeitsteilig erfolgen. Durch den Einbezug von Geräten zur Manipulation der Proben wie Inkubatoren und Zentrifugen wird automatisch ein durchgeführter Arbeitsablauf dokumentiert. Suchen und Finden mysamples stellt Ihnen leistungsfähige Suchwerkzeuge zur Selektion von Proben und der Auffindung aller anderen Lagerobjekte zur Verfügung. Sie können beliebig nach Probenmerkmalen, nach Zuordnungen zu Projekten und Orten suchen.

4 4 mysamples LIMS kontrolliert und dokumentiert Der Inspektor wird sich vergewissern wollen, wie die einwandfreie Lagerung von Substanzen gewährleistet wird, die in Kühl- bzw. Tiefkühlschränken aufzubewahren sind. Quelle: GLP, Handbuch für Praktiker GLP und Probenhistorie mysamples stellt durch die Zugriffskontrolle, die automatische Erstellung von Probenhistorien und Berichten, eine GLP konforme Dokumentation Ihrer Proben sicher. Zugriffskontrolle und Benutzerrechte mysamples erlaubt Ihnen, die Benutzer mit den Rechten auszustatten, die diese für Ihre Arbeit benötigen. Durch die Zuordnung von Benutzern zu Projekten können unabhängige Arbeitsgruppen mit den gleichen Lagerorten arbeiten, ohne dass unberechtigte Personen Zugriff auf die Probendaten haben. Proben Logs mysamples fasst die Historie Ihrer Proben in einem Bericht zusammen. Alle Änderungen der Lagerungsbedingungen Ihrer Proben verursacht durch Umlagerungen von Proben, Boxen oder Gestellen aber auch Änderungen von Lagerort Klimadaten werden in einem Bericht zusammengeführt. Der Status Ihrer Proben wird somit ohne zusätzlichen Aufwand automatisch dokumentiert. Überblick behalten Die Berichte zur Belegung Ihres Lagers mit Gestellen, Boxen und Proben verschaffen Ihnen schnell einen Überblick über freie Kapazitäten und erleichtern Ihnen die Planung.

5 5 mysamples LIMS kennzeichnet Ihre Proben Vorgedruckte Etiketten Die Kennzeichnung Ihrer Proben ist mit der mysamples Software ganz einfach. Sie markieren Ihre Probe zum Beispiel mit vorgedruckten Kryoetiketten, Die Ziffernfolge ist eindeutig, kann manuell gelesen oder auch mit einem Barcode Scanner erfasst werden. Sie sparen die Zeit für die fehlerträchtige manuelle Markierung oder den Ausdruck individueller Etiketten. Mit einer eindeutigen Markierung der Boxen schaffen Sie die Voraussetzung für eine geordnete eindeutige Probenlagerung. Selbstverständlich können Sie auch andere mit Barcodes oder RFID Tags vorgekennzeichnete Röhrchen verwenden oder manuell eine individuelle Kennzeichnung aufbringen. Automation Mit der Erhöhung der Probenzahl wächst der Bedarf an standardisierten und in Folge auch automatisierten Prozessen. mysamples unterstützt die Nutzung automatischer Lesesysteme wie Barcode Reader und Flachbettscanner zur Anmeldung und Identifikation von Proben. Der Datenaustausch mit anderen Applikationen für die Probenvorbereitung und Weiterverarbeitung mit Robotersystemen und automatischen Probenlagern ist gewährleistet.

6 6 aaa mysamples LIMS schnell einsetzbar Vorkonfigurierte Umgebung Oft eingesetzte Gestell-, Boxen- und Gefäßarten sind in der Software bereits angelegt. Jederzeit können Sie diese um eigene Lagerelemente erweitern. Typische Merkmale zur Beschreibung Ihrer Proben finden Sie ebenfalls fertig konfiguriert. Sie können Ihr Probenlager dadurch einfacher aufbauen und nach kurzer Zeit Proben einlagern. Datenaustausch Das mit mysamples verwaltete Probenlager können Sie einfach in Ihre anderen Informationsquellen einbinden. Zum Datenaustausch steht Ihnen eine WSDL Schnittstelle zur Verfügung. Alternativ können Sie die Daten in Excel-Format importieren und exportieren. Lizenzen Zur Nutzung von mysamples stellen wir Ihnen variable Lizenzmodelle zur Verfügung. Sie können eine auf einem Ihrer Server installierte Datenbank verwenden, auf der mehrere Abteilungen unabhängig voneinander arbeiten können, aber doch in die Lage versetzt werden, Proben auszutauschen. Alternativ können wir Ihnen eine Datenbank auf einem unserer Server zur Verfügung stellen. Die mysamples Nutzung können Sie auch mit dem Kauf von Verbrauchsmaterialien wie Etiketten oder Barcode Röhrchen kombinieren. Mit dem Erwerb unserer Probenetiketten erhalten Sie automatisch eine Lizenz zur Nutzung der Probenverwaltung. Sie können beliebig viele Benutzer anmelden, Lagerorte und Organisationselemente anlegen. Datensicherheit Ihre Daten werden von uns regelmäßig gesichert. Zusätzlich können Sie jederzeit ein Backup Ihrer Daten im Excel-Format abrufen. Systemvoraussetzungen Ihre Probendaten werden auf Servern Ihrer Wahl bei Ihnen oder einem unserer Rechenzentren gespeichert. Für die Ausführung von mysamples benötigen Sie lediglich eine aktuelle Java-Installation, die es Ihnen erlaubt, mysamples sowohl unter Windows, als auch Mac OS X und Linux zu verwenden. Mysamples aktualisiert sich automatisch, sobald eine neue Programmversion vorliegt. Workshops Die Eignung von mysamples für Ihre eigene Arbeit lässt sich am einfachsten durch einen Workshop ermitteln, in dem konkret Ihre Arbeitsumgebung abgebildet wird. Gerne nehmen wir uns die Zeit, bei Ihnen im Haus Ihre Bedürfnisse zu diskutieren und Ihnen unser System persönlich vorzustellen. Sie haben somit keinerlei Investitionskosten und volle Kostentransparenz.