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1 Hotelübernachtung mit Frühstück ab 2010 Seit dem gilt für Übernachtungen in Hotels und sonstigen Beherbergungen der ermäßigte Steuersatz von 7 %. Leider trifft dies auf die übrigen Leistungen wie Minibar, Pay-TV und auch für ein Frühstück nicht zu. Für diese Leistungen ist der volle Steuersatz von 19 % maßgeblich. Zu diesem Thema nahm nun das Bundesministerium für Finanzen (BMF) Stellung. Nach dem Schreiben des BMF vom 5.März 2010, gibt es nun verschiedene Möglichkeiten, das Frühstück und oder Nebenkosten bei Übernachtungen in Ansatz zu bringen. 1.) Es wird kein gesondertes Entgelt (Für Frühstück und Nebenleistungen) angesetzt oder erwähnt, obwohl sie enthalten sind. OFD Karlsruhe) 2.) Offener Ansatz aller Kostenbestandteile in der Rechnung 3.) Realer Sammelposten (Folge: pauschale Kürzung für Frühstück möglich) 4.) Pauschaler Sammelposten (Folge: pauschale Kürzung für Frühstück möglich) 5.) Ansatz Sachbezug (Voraussetzungen wurden etwas vereinfacht) Neuerung: Der Sammelposten In diesem Sammelposten sind alle Entgeltbestandteile mit dem Regelsteuersatz (19 %) zusammenzufassen und in einem Betrag auf der Rechnung auszuweisen. Der Inhalt eines Sammelpostens könnte z. B. Garage, Frühstück und Kommunikation (Internet, Telefon) beinhalten. Diesen Sammelposten kann das Hotel nun mit realen Werten ansetzen z. B. (Garage 10 EUR, Frühstück 15 EUR, Telefon/Internet 5 EUR). Auf der Rechnung steht dann: Übernachtung 80 EUR Business-Package (oder Servicepauschale) 30 EUR 110 EUR Dieser Sammelposten kann von den Hoteliers auch mit 20 % des Pauschalangebotes ermittelt werden. Buchung eines Pauschalangebotes (Übernachtung inkl. Service) von 100 EUR Übernachtung Pauschale (20 %) 80 EUR 20 EUR 100 EUR Fazit: Das BMF-Schreiben ermöglicht es, die tatsächlichen Kosten auf der Hotelrechnung zu verschleiern. Bei Übernachtungen im Inland kann dadurch wieder die gewohnte pauschale Kürzung für ein Frühstück angesetzt werden: Ein Frühstück ist ja enthalten aber der Preis ist nicht offen ausgewiesen. Bei Anwendung der Sachbezugsregel kann nun auch der Arbeitnehmer selbst die Buchung des Hotels vornehmen, wenn dies in einer arbeitsrechtlichen Regelung vorgesehen ist. 1

2 Welche Gestaltungsmöglichkeiten gibt es für Übernachtungen ab 2010? Der Reisende muss die Frühstückskosten selbst tragen. Der Arbeitgeber (oder Reisestelle oder neu: der Arbeitnehmer selbst) bestellt, vor Antritt der Reise, für den Reisenden ein Frühstück. Über die Reservierung liegt ein schriftlicher Nachweis vor. Dann kann pro Frühstück der Sachbezugswert von 1,57 EUR angesetzt werden. Die auf der Rechnung angegebenen Frühstückskosten sind unerheblich. Die Firma erstattet höhere Verpflegungspauschalen. Statt z. B 12 EUR für 14 stündige Abwesenheit nun 20 EUR usw. Der Reisende kann seine erhöhten Frühstückskosten finanziell abmildern. Die über den steuerfreien Pauschalen liegenden Beträge sind jedoch steuerpflichtig. Bis zur doppelten Höhe der steuerfreien Pauschalen besteht die Möglichkeit, den Betrag pauschal mit 25 % Lohnsteuer zu versteuern. Übersteigende Beträge (z. B. Statt 20 EUR werden 30 EUR erstattet) würden voll lohnsteuerund sozialversicherungspflichtig behandelt (30-12 = 18. Von den 18 EUR wären 12 EUR pauschalversteuerungsfähig und 6 EUR voll steuerpflichtig). Wenn die Hotelrechnungen wieder die Frühstückskosten verschleiern, Ansatz der gewohnten pauschalen Kürzung. Haben Sie sich für eine Vorgehensweise entschieden, ist es sinnvoll diese Regelung in Ihre Reisekostenrichtlinie mit aufzunehmen. Wie können Übernachtungen mit Frühstück im Reisekostenprogramm erfasst und abgerechnet werden? Grundsätzliche Einstellungsmöglichkeiten im Programm. Im Menü Extras - Optionen kann auf der Seite Reise die Sachbezugskürzung bei Hotelübernachtungen zugeschaltet werden. Dies hat direkte Auswirkungen auf die Auswahl für das Frühstück bei Hotelbelegen. Anhand einer Beispielsrechnung werden die möglichen Szenarien und deren Lösungen aufgezeigt. 2

3 Beispiele zu Hotelrechnung 2010 (vor BMF Schreiben) Logis Frühstück Minibar EUR (brutto) 70 EUR 12 EUR 6 EUR 88 EUR Enthaltene USt 7 % 4,58 EUR, Enthaltene USt 19 % 2,88 EUR Auswahl des Hotelbeleges und Eingabe des Übernachtungszeitraums (z. B bis ). Fall 1 Der Reisende hat das Hotel selbst bezahlt. Die Firma erstattet nur das gesetzlich zulässige. Eingabe der 70 EUR im Feld Brutto. Die Ausgaben für Frühstück und Minibar werden nicht berücksichtigt. Fall 2 Der Reisende hat das Hotel selbst bezahlt. Die Firma erstattet das Frühstück. Eingabe der 70 Euro im Feld Brutto. Die Ausgaben für Minibar werden nicht berücksichtigt. Erfassung des Frühstücks als Verpflegungsbeleg. Für die Eingabe des Frühstücks, muss die Reise mit einer firmeneigenen Spesengruppe abgerechnet werden (Nicht mit Gesetzliche Werte Spesengruppe I). Markieren Sie zusätzlich über das Menü Extras - Optionen auf der Seite Reise den Einzelbeleg für Verpflegung. Tragen Sie in der Einzelbelegerfassung der Reise das Frühstück unter der Belegart Verpflegung ein. Bei Abrechnung der Reise können nun die Verpflegungspauschalen oder die Einzelbelege angesetzt werden. Fall 3 Der Reisende hat das Hotel mit einer Firmenkreditkarte bezahlt. Die Firma erstattet nur das gesetzlich zulässige. Fall 3 a) Der Reisende erhält die Rechnung. In diesem Fall können die Kosten für das Frühstück nicht im Feld Abzug eingetragen werden. Dieser Betrag würde die Ausgaben auf dem Kreditkartenkonto senken. 3

4 Damit der Abzug bei dem Reisenden vorgenommen wird, muss über das Menü Verwaltung - Belegarten eine neue Belegart angelegt werden (z. B. Kürzungen bei Firmenzahlung). Als Kontonummer verwenden Sie die Kontonummer für die Hotelkosten, damit der Saldo auf dem Sachkonto Übernachtung die tatsächlichen Aufwendungen widerspiegelt. Erfassung des Hotelbelegs (mit 70 EUR) Zahlungsart Kreditkarte. Erfassung des Frühstücks und der Minibar bei dieser neuen Belegart mit Zahlungsart Firmenkreditkarte (18 EUR). Nun stimmt die Kreditkartenabrechnung. Um den Aufwand korrekt darzustellen, erfassen Sie die Kosten für die Minibar und die Frühstückskosten über eine separate Belegart im Feld Abzug. Wählen Sie als Zahlungsart Bar oder privat. Verwenden Sie die Kontonummer für die Hotelkosten. Fall 3 b) Die Rechnung wird direkt an die Firma geschickt und in der Buchhaltung gleich gebucht. Das Frühstück wird erstattet. In Reisekosten keine Eingabe eines Hotelbelegs, da dieser schon mit 70 EUR in der Buchhaltung gebucht wurde. Gleiches gilt für das Frühstück und die Minibar. Die Erstattung des Frühstücks durch die Firma ist in der Einzelbelegerfassung der Reise unter der Belegart Verpflegung einzutragen. Wählen Sie als Zahlungsart Bar oder privat. (Diese Belegart gibt es nur, wenn nicht die Spesengruppe I verwendet wird.) Bei Abrechnung der Reise können nun die gesamten Verpflegungskosten, die Verpflegungspauschalen und/oder die Einzelbelege oder auch eine Kombination daraus angesetzt werden. Fall 4 Der Reisende hat das Hotel mit einer Firmenkreditkarte bezahlt. Die Firma erstattet das Frühstück. Auch hier können die Kosten für das Frühstück nicht im Feld Abzug eingetragen werden. Dieser Betrag würde die Ausgaben auf dem Kreditkartenkonto senken. Erfassen Sie den Hotelbelegs (mit 70 EUR) Zahlungsart Kreditkarte. Das Frühstücks und die Minibar erfassen Sie auf Kürzungen bei Firmenzahlung mit Zahlungsart Firmenkreditkarte (18 EUR). Nun stimmt die Kreditkartenabrechnung. Damit der Abzug bei dem Reisenden vorgenommen wird, ist die Minibar dem Mitarbeiter zu belasten. 4

5 Im Feld Abzug bei Kürzungen bei Firmenzahlung erfassen Sie 6 EUR mit Zahlungsart Bar oder Privat. Da die Firma den Betrag übernimmt, buchen Sie die Frühstückskosten auf Verpflegung. Buchung: 12 EUR im Feld Abzug bei Kürzungen bei Firmenzahlung mit Zahlungsart Bar oder Privat. Danach Eingabe eines Einzelbeleg Verpflegung Brutto 12 EUR mit Zahlungsart Bar oder privat. Fall 5 Der Arbeitgeber hat vor Antritt der Reise für den Reisenden eine Übernachtung mit Frühstück bestellt und der Sachbezug soll nun angesetzt werden. Fall 5a) Der Reisende hat das Hotel selbst bezahlt. Die Kosten für das Frühstück können aufgrund des unterschiedlichen Umsatzsteuersatzes nur auf einem separaten Beleg erfasst werden. Legen Sie über das Menü Verwaltung - Belegarten eine neue Belegart an (z. B. Erstattung Frühstück steuerfrei). Die Kontierung erfolgt unter dem Menü Verwaltung unter Konten. Eingabe des Hotelbelegs (im Beispielsfalle 70 EUR) als Zahlungsart ist Bar oder privat auszuwählen. Im Feld Frühstück: Auswahl von Ansatz Sachbezüge. Eingabe des neuen Belegs Erstattung Frühstück steuerfrei. Als Zahlungsart ist Bar oder privat auszuwählen. Die Minibar bleibt Privatvergnügen und wird nicht gebucht bzw. erstattet. Fall 5b) Der Reisende hat das Hotel mit einer Firmenkreditkarte bezahlt. Eingabe des Hotelbelegs (im Beispiel 70 EUR) mit Zahlungsart Firma. Im Feld Frühstück wählen Sie Ansatz Sachbezügen. Die Kosten für das Frühstück können aufgrund des unterschiedlichen Umsatzsteuersatzes nur auf einem separaten Beleg erfasst werden. Erfassung von 12 EUR (z. B. Erstattung Frühstück steuerfrei). Als Zahlungsart wählen Sie Firmenkreditkarte. Dann noch die Minibar auf Kürzungen bei Firmenzahlung mit Zahlungsart Firmenkreditkarte. Nun stimmt das Kreditkartenkonto. Damit der Abzug bei dem Reisenden vorgenommen wird, ist nun die Minibar dem Mitarbeiter zu belasten. Erfassung von 6 EUR im Feld Abzug bei Kürzungen bei Firmenzahlung mit Zahlungsart Bar oder Privat. 5

6 Beispiele zu Hotelrechnung 2010 (nach BMF Schreiben) Ist das Frühstück offen ausgewiesen oder die Sachbezugsregelung wird in Anspruch genommen, dann gibt es durch das BMF-Schreiben keine Änderung zu den obigen Beispielen. Nur der Ausweis des neu geschaffenen Sammelpostens (z. B. Business- Package, Servicepauschale), ergibt eine neue Fallgestaltung die im nachfolgenden Beispiel beschrieben wird. Logis Service 70 EUR 18 EUR 88 EUR Enthaltene USt 7 % 4,58 EUR, Enthaltene USt 19 % 2,88 EUR Auswahl des Hotelbeleges und Eingabe des Übernachtungszeitraums (z. B bis ) Fall 6 Der Reisende übernachtet und erhält vom Hotel die obige Rechnung. Fall 6a) Der Reisende hat das Hotel selbst bezahlt. Im Menü Verwaltung unter Belegarten ist eine neue 19 % Belegart mit der Bezeichnung Business Packag" anzulegen. Eingabe des Hotelbelegs (im Beispielsfalle 70 EUR). Auswahl bei Frühstück: Pauschale Kürzung. Als Zahlungsart wählen Sie Bar oder Privat. Die Kosten für das Service-Paket (Frühstück und Minibar) geben Sie über die selbst angelegte Belegart Business Package ein. Zahlungsart ebenfalls Bar oder Privat. Fall 6b) Der Reisende hat das Hotel mit einer Firmenkreditkarte bezahlt. Eingabe des Hotelbelegs (im Beispielsfalle 70 EUR). Auswahl bei Frühstück: Pauschale Kürzung. Als Zahlungsart wählen Sie Firmenkreditkarte. Die Kosten für den Service (Frühstück usw.) können aufgrund des unterschiedlichen Umsatzsteuersatzes nur auf einem separaten Beleg, z. B. auf die Belegart Business Package, eingegeben werden. Als Zahlungsart wählen Sie Firmenkreditkarte. Falls in dem Package privat veranlasste Posten enthalten sind, ist eine Korrektur des Aufwandes vorzunehmen. Legen Sie dazu im Menü Verwaltung unter Belegarten eine neue Belegart an (z. B. Zahlung Frühstück durch Mitarbeiter) oder es wird eine vorhandene z. B: Sonstige Belegarten verwendet. Als Zahlungsart wäheln Sie Bar oder privat des Mitarbeiters. 6

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