Dokumentation CC DCS 3.0 (zentraler Dokumentenkonvertierungsdienst)

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1 Erfolgreiche Konzepte für die öffentliche Verwaltung Dokumentation CC DCS 3.0 (zentraler Dokumentenkonvertierungsdienst) Hersteller: CC e-gov GmbH Tempowerkring Hamburg Stand: Juni 2011

2 Dokumentation Seite 2 von14 Kurzbeschreibung Der zentrale Dokumentenkonvertierungsdienst CC DCS wandelt Dokumente von ALLRIS und CC DMS in verschiedene Zielformate um. CC DCS durchsucht dazu in periodischen Abständen den gesamten Dokumentenbestand und konvertiert alle in der Zwischenzeit veränderten Dokumente. Die Zielformate und Quellformate können dabei ebenso angepasst werden, wie das Zeitintervall für die Suche nach geänderten Dokumenten. Der Dienst wird über eine eigene Windowsanwendung verwaltet. CC DCS besteht in der Basisversion aus folgenden Teilen: Der eigentliche CC DCS Service nimmt die Umwandlung bereitgestellter Dateien in ein oder mehrere Zielformate vor. Der ALLRIS Konvertierungsdienst stellt die von ALLRIS erzeugten bzw. veränderten Dokumente für den Konvertierungsdienst bereit und übergibt die erzeugten Zielformate an ALLRIS. Der CC DCS Service kann außerdem von beliebigen anderen Anwendungen verwendet werden, diese müssen dann ihre Dokumente entsprechend bereitstellen und die erzeugten Formate wieder abholen. So verwendet z.b. CC DMS den CC DCS Service zur Erzeugung der Grafikdateien für die Vorschaufunktion beliebiger Dateiformate. Beispielcode für die Verwendung von CC DCS durch andere Anwendungen kann von uns bereitgestellt werden. Von CC DCS unterstützte Formate CC DCS unterstützt die folgenden Quellformate: Textverarbeitung: Microsoft Word und Open Office Writer Tabellenkalkulation: Microsoft Excel und Open Office Calc Präsentation: Microsoft Powerpoint und Open Office Impress Microsoft Outlook und andere Formate PDF: Alle PDF Dokumente vom PDF Standard 1.4 bis zum aktuellen Standard PDF 1.6 Grafikformate (BMP, TIFF, PNG, JPEG) Archive: Mit Packprogrammen komprimierte Dateien (ZIP)

3 Dokumentation Seite 3 von14 Die folgende Tabelle enthält eine Übersicht über alle möglichen Konvertierungen. Applikation Applikation Format des Originaldokumentes Textverarbeitung Microsoft Word DOC, DOT, RTF, DOCX, DOTX, DOTM, DOCM Open Office Writer ODT, OTT, SXW, STW Tabellenkalkulation Microsoft Excel XLS, XLA, XLT, XLB, CSV, XLAM, XLSX, XLTX, XLSM, XLTM ODS, OTS, SXC, STC Open Office Calc Präsentation Microsoft Powerpoint PPT, POT, PPS, PPA, PPTX, POTX, PPTM, POTM, PPSX, PPSM, PPAM Mögliche Zielformate HTML, PDF, TXT, IDX, JPEG 1, PNG 1, DOC, DOT, RTF, DOCX, ODT, OTT HTML, PDF, Text, JPEG 1, PNG 1, XLS, CSV, ODS PDF, Text, JPEG 1, PNG 1, PPT, ODP Open Office Impress ODP, OTP, SXI, STI Microsoft Outlook MSG, OFT HTML, PDF, Text, Andere Clients EML JPEG 1, PNG 1, MSG, EML PDF Adobe Acrobat PDF HTML, PDF, Text, JPEG 1, PNG 1 Grafik Grafikformate TIF, BMP, DCX, PCX, JPG, PDF, JPEG 1, Archiv Kompressions- und Packprogramme PNG, WMF, EPS, GIF ZIP PNG 1 PDF, Text, JPEG 1, PNG 1 1 als Vorschauformat für die erste Seite des Dokumentes

4 CC DCS Verzeichnise CC DCS Dokumentenkonvertierungsdienst Dokumentation Seite 4 von14 CC DCS Architekturskizze Der Konvertierungsdienst kann nur im Zusammenspiel mit anderen Diensten benutzt werden. Die folgende Skizze bietet einen Überblick über die Architektur von CC DCS. Dienst CC DCS Dokumentenkonvertierung Word Excel Dienst ALLRIS DRS Task Anbindung an DCS Dienst ALLRIS Anbindung für DCS ALLRIS Dokumentenbestand Dokumentenbestand Powerpoint veraltet PDF Grafik Archiv Dienst CC DMS Intervalldienst Dienst CC Thumbnail Dienst CC Indexdienst CC DMS Abbildung 1: CC DCS Architektur Voraussetzungen zur Installation: Microsoft.NET Framework 2.0 CC DCS setzt ein installiertes Microsoft.NET Framework 2.0 voraus. Falls noch kein.net Framework vorhanden ist, wird es durch das CC DCS Setup mitinstalliert. Weitere Hinweise zur Installation des Microsoft.NET Framework 2.0 finden sie unter Microsoft.NET Framework 2.0. Für das.net Framework muss das aktuelle Servicepack 2 installiert sein. Microsoft Managment Console 3.0 Zur Verwaltung des CC DCS dient ein Snapin für die Microsoft Managment Console (MMC). Die CC DCS Verwaltungskonsole setzt dabei die Version 3.0 der Microsoft Managment Console voraus. Hinweise zur Installation der Microsoft Managment Console finden sie z.b. hier Microsoft Management Console 3.0 für Windows XP und hier Microsoft Management Console 3.0 für Windows Server 2003.

5 Dokumentation Seite 5 von14 Betriebssystem: CC DCS kann mit den folgenden Betriebssystemen eingesetzt werden. Windows 2000 mit SP 4 (mit Einschränkungen 2 ) Windows XP mit SP 3 Windows 2003 Server SP 3 Windows 2008 Server mit SP 2 Windows Vista Windows 7 CC DCS Installation Jetzt kann die eigentliche Installation von CC DCS erfolgen. Führen Sie dazu das beigefügte Setupprogramm dcssetup.exe aus und folgen Sie den Anweisungen am Bildschirm. Das Setup muss unter einem Administrator - Konto ausgeführt werden. Die Konvertierungsdienste werden eingerichtet, aber durch das Setup nicht automatisch gestartet. Der Start der Dienste muss nach dem Setup manuell über Verwaltung/Dienste erfolgen. 1. Zielverzeichnis für Installation angeben: Im Zielverzeichnis werden alle Programmdateien des CC DCS abgelegt. Standardmäßig wird C:\Programme\CC e-gov GmbH \DCS als Zielverzeichnis vorgeschlagen. 2. CC DCS Dokumentenverzeichnis: Unterhalb des Dokumentenverzeichnisses werden die bereits konvertierten Dokumente gespeichert. Die angeschlossenen Mandanten legen neue Konvertierungsjobs hier ab. 3. Auswahl der CC DCS Komponenten: Das Setup installiert den CC DCS Dienst und optional den Dienst ALLRIS Anbindung an CC DCS. Der Dienst ALLRIS Anbindung an CC DCS ist veraltet und sollte in allen Installation durch den neuen DRS Task Anbindung an CC DCS ersetzt werden. Nur bei Installation ohne ALLRIS net macht es Sinn den alten Dienst ALLRIS Anbindung an CC DCS weiter zu betreiben. 4. (Optional) Dienst ALLRIS Anbindung an CC DCS konfigurieren: Dieser Konfigurationsschritt ist nur erforderlich, wenn sie den alten Dienst ALLRIS Anbindung an CC DCS einsetzen. Für den Dienst müssen sie die Anmeldeinformationen zur ALLRIS Datenbank und das ALLRIS Dokumentenverzeichnis angeben. Abbildung 2: Dienst ALLRIS Anbindung an CC DCS konfigurieren 5. (Optional) Anzeige der Releasenotes: Die Releasenotes bieten eine Übersicht aller Programmänderungen. 2 Der CC DCS Konvertierungsdienst 3.0 selbst kann mit Windows 2000 Systemen betrieben werden. Der Einsatz der CC DCS Verwaltungskonsole ist aber auf Windows 2000 Systemen nicht möglich. Die Konfiguration und Diagnose muss beim Einsatz von Windows 2000 manuell erfolgen.

6 Dokumentation Seite 6 von14 6. (Optional) DRS Task ALLRIS Anbindung an CC DCS konfigurieren: Dieser Schritt ist nur erforderlich, wenn sie ALLRIS und den DRS Dienst einsetzen. Details zur Installation und Konfiguration des DRS Task entnehmen sie bitte der DRS Dokumentation. Der DRS Task muss das Dokumentenverzeichnis von CC DCS kennen und Schreib/Lesezugriff auf das Dokumentenverzeichnis haben. 7. (Optional) CC DMS Dienste konfigurieren: Die zu konvertierenden Dokumente werden durch den Dienst CC DMS Intervalldienste bereitgestellt. Bereits erledigte Konvertierungsjobs werden durch die Dienste CC DMS Thumbnaildienst und CC DMS Indexdienst abgeholt. Bei allen drei Diensten müssen die Verzeichnisse zum Bereitstellen und zum Abholen der Dokumente konfiguriert werden. Weiterhin benötigen alle drei Dienste Schreib/Lesezugriff auf das CC DCS Dokumentenverzeichnis. 8. Dienste Starten: Nach der Konfiguration muss der Dienst CC DCS Dokumentenkonvertierung manuell gestartet werden. Verzeichnisstruktur des CC DCS In DCS Dokumentenverzeichnis ALLRIS DMS Work Out Failure In Work Out Failure Der CC DCS Konvertierungsdienst kann mehrere angeschlossen Mandanten mit Konvertierungsdiensten versorgen. Im Standardfall sind dies die Mandanten ALLRIS und CC DMS. Für jeden angeschlossenen Mandanten existiert unterhalb des DCS Dokumentenverzeichnisses immer die gleiche Struktur. IN: Im IN-Verzeichnis werden alle Dokumente, die vom Dienst konvertiert werden sollen, bereitgestellt. WORK: Im Work-Verzeichnis befinden sich nur Dokumente, die aktuell vom Dienst konvertiert werden. Wenn Dokumente zur Konvertierung bereitstehen (im IN- Verzeichnis liegen) und der Dienst Kapazitäten frei hat, dann werden die Dokumente

7 Dokumentation Seite 7 von14 vor Beginn der Konvertierung vom IN-Verzeichnis in das WORK-Verzeichnis verschoben. OUT: Im OUT-Verzeichnis liegen alle Dokumente, deren Konvertierung erfolgreich abgeschlossen wurde. Der CC DCS Dienst beachtet Dateien im OUT-Verzeichnis nicht mehr fertig gestellte Dokumente müssen durch den angeschlossenen Mandanten (z.b. CC DMS Thumbnaildienst) abgeholt werden. FAILURE: Im diesem Verzeichnis landen alle Dokumente, deren Konvertierung fehlschlug. Hinweis: Für Verbands- oder Samtgemeinden bes teht mit dem CC DCS 3.0 die Möglichk eit die Dokumentenbestände von mehreren G emeinden durch einen zen t- ralen DCS Dienst konvertieren zu lassen. Details hierzu unter dem Punkt CC DCS Mandantenfähigkeit. CC DCS Verwaltungskonsole Die Verwaltungskonsole dient zur Konfiguration des Konvertierungsdienstes und zum Abrufen von Statusinformationen. Die Verwaltungskonsole ist als Snapin für die Microsoft Managment Konsole realisiert. Weitere Snapins wie z.b. die Dienstverwaltung oder die Ereignisanzeige von Windows können der Verwaltungskonsole hinzugefügt werden. Im linken Bereich werden alle Möglichkeiten der Verwaltungskonsole in einer Baumstruktur angezeigt. Im folgenden werden die angezeigten Informationen näher erläutert. Mandanten verwalten Der CC DCS Konvertierungsdienst kann mehrere angeschlossen Mandanten mit Konvertierungsdiensten versorgen. Im Standardfall sind dies die Mandanten ALLRIS und CC DMS.

8 Dokumentation Seite 8 von14 Formate Alle vom CC DCS konvertierbaren Formate werden mit den möglichen Zielformaten aufgelistet.

9 Dokumentation Seite 9 von14 Statistik Der Konvertierungsdienst führt Buch über die bereits konvertierten Dokumente, noch ausstehende Konvertierungsjobs und die Anzahl der aufgetretenen Fehler. Die Zahlen werden pro Mandant und als Gesamtsumme dargestellt. Historie In der Historie erscheinen die letzten 100 Konvertierungsjobs eines Mandanten.

10 Dokumentation Seite 10 von14 Version Für Support und Diagnosezwecke listet die Versionsliste alle Dateien der Installation mit ihrer Versionsnummer auf. Zusatzprogramme Diverse Zusatzprogramme bieten Hilfestellungen in besonderen Situationen CC DCS Testprogramm Mit Hilfe des CC DCS Testprogramms lassen sich manuell einzelne Dokumente in die verschiedenen Zielformate konvertieren. Auf diese Weise können z.b. Layoutanpassungen schnell auf Komplikationen mit dem Konvertierungsprozess getestet werden.

11 Dokumentation Seite 11 von14 CC DCS Konverter für MS Office Ältere MS Office Dokumente, die noch mit Office 95 erstellt wurden, können nicht durch den Dienst CC DCS konvertiert werden. Um trotzdem eine Möglichkeit zur Konvertierung anbieten zu können, gibt es das Programm CC DCS Konverter für MS Office. Dieses setzt eine MS Office Installation voraus und öffnet die älteren Dokumente mit Hilfe von MS Word oder MS Excel um sie zu konvertieren. Systemdienste CC DCS ist als Systemdienst realisiert und kann daher arbeiten, ohne das ein Benutzer am Server angemeldet sein muss. Dienstname Datei Beschreibung CC DCS Dokumentenkonvertierungsdienst ccdcsservice.exe Konvertierungsdienst für Dokumente, unterstützt die Konvertierung von Microsoft Office Formaten und zahlreichen Grafikformaten in internettaugliche Formate. Dienst ALLRIS DRS mit Task Anbindung an DCS Dienst ALLRIS Anbindung für DCS (veraltet) wrapper.exe AllrisDCS.exe Die in ALLRIS geänderten Dokumente werden zur Konvertierung bereitgestellt, die konvertierten Dokumente werden zurück in den ALLRIS Datenbestand kopiert. Die in ALLRIS geänderten Dokumente werden zur Konvertierung bereitgestellt, die konvertierten Dokumente werden zurück in den ALLRIS Datenbestand kopiert. Stellt neue oder geänderte Dokumente aus CC DMS für CC DCS bereit CC DMS svcdms.exe Intervalldienste CC Thumbnail svcthumnail.exe Holt von CC DCS erzeugte Vorschaugrafiken ab. CC Indexdienst svcccindex.exe Holt von CC DCS erzeugte Textdarstellungen der Dokumente ab und pflegt diese in den Dokumentenindex ein.

12 Dokumentation Seite 12 von14 Einstellungen für Dienste Dienste starten und stoppen Sämtliche Dienste werden über Einstellungen->Systemsteuerung->Verwaltung->Dienste gestartet oder beendet. Die Startart der Dienste wird über die Eigenschaften gesteuert (bitte vergleichen Sie dazu die Anleitung zum jeweiligen Microsoft - Betriebssystem) Die DCS- Dienste können auch durch die Kommandozeilenaufrufe net start bzw. net stop gesteuert werden. Verwenden sie dabei folgende Parameter: CC DCS Dokumentenkonvertierung net start/stop ccdcsservice3 ALLRIS Anbindung net start/stop ALLRISDCS Deinstallation der Dienste Über die Deinstallationsroutine des Betriebssystems kann CC DCS komplett entfernt werden. (Einstellungen/Systemsteuerung/Software/CC DCS Dokumentenkonvertierung) Hinweis: Zur Deinstallation müssen die Dienste vorher beendet werden. Probleme bei der Installation / Deinstallation der Dienste Wenn sich der Dienst vom Setupprogramm nicht installieren bzw. deinstallieren lässt, so müssen zuerst alle Fenster geschlossen werden, in denen das Betriebssystem eine Liste der Dienste anzeigt (z.b.. Start->Einstellungen->Systemsteuerung->Verwaltung->Dienste). Danach können die Dienste manuell entfernt werden. Manuelle Installation / Deinstallation der Dienste Der CC DCS Dokumentenkonvertierungsdienst kann über einen Aufruf des Programms ccdcsservice.exe install auf der Kommandozeile installiert werden. ccdcsservice.exe uninstall entfernt den Systemdienst manuell, dazu muss vorher der Dienst zuvor beendet werden. Die ALLRIS Anbindung kann über einen Aufruf des Programms ALLRISDCS.exe install manuell installiert werden. ALLRISDCS.exe uninstall entfernt den Systemdienst manuell, dazu muss vorher der Dienst beendet werden.

13 Dokumentation Seite 13 von14 Installierte Dateien CC DCS wird mit dem beiliegenden Setup installiert. Das Setup muss mit Administratorrechten ausgeführt werden. Nach dem Setup sind die DLLs registriert und CC DCS ist als Systemdienst eingerichtet. CC DCS Programmverzeichnis ccdcsdll.dll ccdcsservice.exe ccdcsservice.exe.config ccdcsmmcsnapin.dll ccdcs.msc Zusatzprogramme für CC DCS ccdcsofficewrapper.dll ccdcsofficewrappergui.exe ccdcsofficewrappergui.exe.config ccdcswithgui.exe ccdcswithgui.exe.config Bibliotheken log4net.dll log4net.xml Aspose.Cells.dll Aspose.Network.dll Aspose.PDF.dll Aspose.PDF.Kit.dll Aspose.Slides.dll Aspose.Words.dll ICSharpCode.SharpZipLib.dll microsoft.managementconsole.dll MMCEx.dll MMCFxCommon.dll Microsoft.Office.Interop.Excel.dll Microsoft.Office.Interop.Word.dll Microsoft.Vbe.Interop.dll Office.dll Basisfunktionen zur Konvertierung von Dokumenten Stellt den CC DCS Konvertierungsdienst bereit Konfigurationsdatei des CC DCS Konvertierungsdienstes Snapin für die Microsoft Managment Console Definitionsdatei für Microsoft Managment Console Basisfunktionen zur Konvertierung mit Hilfe einer MS Office Installation Hilfsprogramm zur Konvertierung von alten MS Office Dokumenten (MS Office 95 und MS Office 97 Dokumente) Konfigurationsdatei für Hilfsprogramm ccdcsofficewrappergui Hilfsprogramm zur manuellen, testweisen Konvertierung von einzelnen Dokumenten Konfigurationsdatei für Hilfsprogramm ccdcswithgui Bibliothek zur Protokollierung Konfiguration zur Protokollierung Bibliothek für Tabellenkalkulationsformate Bibliothek für Formate Bibliothek für PDF Dokumente Bibliothek für PDF Dokumente Bibliothek für Präsentations Dokumente Bibliothek für Office Text Dokumente Bibliothek für Archivformate (ZIP) Anbindung an Microsoft Management Console Anbindung an Microsoft Management Console Anbindung an Microsoft Management Console Automatisierung von MS Excel Automatisierung von MS Word Automatisierung von MS Office Automatisierung von MS Office

14 Dokumentation Seite 14 von14 Die folgenden Dateien werden nur installiert, wenn während des CC DCS Setups der Dienst ALLRIS Anbindung an CC DCS (veraltet) installiert wird. Dienst ALLRIS Anbindung an CC DCS (veraltet) Allris\ALLRISDCS.exe Import/Export Dienste für ALLRIS Allris\ALLRISDCS.ini Allris\ALLRISDCSConfig.exe Allris\ALLRISDCSUtil.exe Systemverzeichnis\stdole2.tlb Systemverzeichnis\msvbvm60.dll Systemverzeichnis\oleaut32.dll Systemverzeichnis\olepro32.dll Systemverzeichnis\asycfilt.dll Systemverzeichnis\comcat.dll Systemverzeichnis\mscomctl.ocx Systemverzeichnis\mscomct2.ocx Systemverzeichnis\tabctl32.ocx.ocx Systemverzeichnis\NTSVC.ocx Konfigurationsdatei für Import/Export Dienste für ALLRIS Konfigurationsprogramm für Import/Export Dienste für ALLRIS Hilfsprogramm für das die Konvertierung eines bestehenden ALLRIS Datenbestandes Visual Basic Runtime Visual Basic Runtime Visual Basic Runtime Visual Basic Runtime Visual Basic Runtime Visual Basic Runtime Visuelle Controls 1 (Common Controls) Visuelle Controls 2 (Common Controls) Visuelle Control (Tabbed Dialog) Control für Windows Systemdienste Weitere Informationen und Kontakt Selbstverständlich unterstützen wir Sie gern bei der Ausführung des Updates und der Information der beteiligten Mitarbeiter vor Ort. Bei Bedarf vereinbaren Sie bitte Termine für diese Arbeiten bei dem Ihnen bekannten Support- Mitarbeiter der CC e-gov GmbH oder unserer Partner. Falls Sie keinen persönlichen Ansprechpartner haben, wenden Sie sich bitte direkt an die Kundenbetreuung der CC e-gov GmbH, Hamburg. Weitere Informationen erhalten Sie unter Kontakt Technische Unterstützung : Kundenbetreuung: Telefon: +49 (0) Telefax: +49 (0) Postanschrift: CC e-gov GmbH Tempowerkring Hamburg

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