2.1 Erstellung einer Gutschrift über den vollen Rechnungsbetrag

Transkript

1 1. Einführung Manchmal ist es notwendig, dem Kunden eine Gutschrift zu einer bestimmten Rechnung, über einzelne Positionen oder auch völlig frei von einer Basis-Rechnung zu erstellen. Die verschiedenen Möglichkeiten und Besonderheiten möchte ich hier nun erläutern. 2.1 Erstellung einer Gutschrift über den vollen Rechnungsbetrag Die einfachste Variante wäre die, eine Gutschrift zu einer 1:1-Rechnung zu erstellen (also zu einer Rechnung, zu der es nur einen Lieferschein und einen Auftrag gibt). Klicken Sie dazu in der Rechnungsübersicht (unter Verkauf -> Rechnungen ) mit der rechten Maustaste auf die Rechnung, zu der Sie die Gutschrift erstellen möchten. Wählen Sie dann Rechnung stornieren / Gutschrift zur Rechnung erstellen : Sofern die Rechnung noch offen ist, erscheint eine Meldung, ob diese Gutschrift als Stornovorgang gebucht werden soll. Bestätigen Sie diesen Dialog mit Ja, werden sowohl die noch offene Rechnung als auch die Gutschrift automatisch über das Verrechnungskonto auf vollständig bezahlt gesetzt. Klicken Sie auf Nein, bleiben Rechnung und Gutschrift offen und können selbstständig, beispielsweise mit einer entsprechenden Zahlung, verrechnet werden.

2 Diese Dialogbox erscheint nicht, wenn die Rechnung schon vollständig bezahlt wurde: Ich wähle hier Ja, um den Vorgang so einfach wie möglich abzuwickeln. Es öffnet sich nun Ihre Gutschrift: Diesen Vorgang können Sie direkt über OK schließen, wenn sich die Gutschrift über den vollen Rechnungsbetrag beläuft.

3 2.2 Erstellung einer Gutschrift über bestimmte Rechnungspositionen Sollen, vielleicht im Rahmen einer fehlerhaften Warenlieferung, nur bestimmte Positionen einer Rechnung gutgeschrieben werden, ist auch dies möglich. Erstellen Sie zuerst wie unter dem vorherigen Punkt beschrieben eine Gutschrift zur Rechnung. Somit werden in der Gutschrift erst einmal alle Positionen der Rechnung aufgeführt. Sie können nun in der Eingabemaske die Artikel, die nicht Teil der Gutschrift seien sollen, einfach löschen. Markieren Sie dazu die überflüssigen Positionen und löschen diese über das rote X oben in der Eingabemaske: Die ursprüngliche Rechnung bleibt unverändert. Sie können auch die Anzahl der gutzuschreibenden Positionen beeinflussen. Haben Sie beispielsweise einen Artikel 20 Mal abgerechnet, es sollen aber nur 5 Stück gutgeschrieben werden, so verändern Sie die Anzahl von -20 auf -5. Wichtig hierbei ist, dass die Anzahl der Artikel bei Gutschriften immer negativ sein muss. 3. Erstellung einer manuellen Gutschrift In manchen Fällen ist es notwendig, eine manuelle Gutschrift zu erstellen. Ein möglicher Grund ist der, dass die Ursprungs-Rechnung keine 1:1-Rechnung ist, also aus mehreren Aufträgen oder Lieferscheinen generiert wurde. In diesem Fall würden Sie beim Klick auf Rechnung stornieren / Gutschrift zur Rechnung erstellen folgende Meldung erhalten:

4 Ich zeige Ihnen nun, wie Sie eine manuelle Gutschrift erstellen können. Eine Gutschrift ist im Grunde genommen nur eine Rechnung mit negativem Gesamtbetrag und anderer ausgewählter Gutschrifts-Druckvorlage. Dies lässt sich auch so erreichen. Begeben Sie dafür sich zuerst in den Bereich Verkauf -> Rechnungen und erstellen eine neue Rechnung. Wählen Sie nun oben in der Druckansicht Ihre Gutschrifts-Vorlage aus. Im Normalfall der Standardvorlage Gutschrift : Wählen Sie wie gehabt den Kunden aus und begeben Sie sich in die Eingabemaske der Artikel. Hier können Sie nun manuell alle Artikel eintragen, die gutgeschrieben werden sollen. Wichtig ist an dieser Stelle, dass die Anzahl negativ eingetragen werden muss. Sollen beispielsweise 5 Stück des Artikels A-002 gutgeschrieben werden, sieht dies in der Eingabemaske so aus: In der fertigen Gutschrift wird dieser Betrag positiv dargestellt, da eine Gutschrift sich immer über einen positiven Betrag beläuft, da dieser ja letztendlich gutgeschrieben wird. Sofern Sie nun die Artikel eingegeben haben, können Sie den Vorgang über OK schließen. In der Rechnungsübersicht unter Verkauf -> Rechnungen wird nun diese Gutschrift mit negativer Summe brutto beziehungsweise Summe netto gelistet. Somit haben Sie eine manuelle Gutschrift erstellt.

5 3. Verbuchen von Gutschriften zum Kundenguthaben Hier die einzelnen Schritte, die zur Verbuchung von Gutschriften zum Kundenguthaben notwendig sind: Erstellen Sie zuerst über einen Rechtsklick auf die gewünschte Rechnung eine Gutschrift. In dieser Gutschrift können, sofern notwendig, einzelne Positionen angepasst oder auch komplett gelöscht werden, sofern nicht alle Rechnungspositionen gutgeschrieben werden sollen. Schließen Sie daraufhin die Gutschrift. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Gutschrift und wählen Rechnung auf vollständig bezahlt setzen. Wählen Sie als Herkunft der Zahlung das Verrechnungskonto. Hinweis: Wurde die Gutschrift zuvor nicht gedruckt, muss über einen Rechtsklick der Druckstatus der Rechnung auf ausgedruckt gesetzt werden. Begeben Sie sich nun unter Finanzen -> Zahlungen Bank/Kasse in das Verrechnungskonto. Hier sollte nun eine entsprechende Gegenbuchung erstellt werden. Klicken Sie dazu unten rechts auf Neue Einnahme. Tragen Sie hier den Kunden als Empfänger und als Betrag den positiven Rechnungsbetrag ein. Wählen Sie jetzt die Kategorie Zahlung vom Kunden und klicken darunter auf den Button Rechnung / Kundenkonto suchen. Klicken Sie im folgenden Fenster auf den Reiter Kundenkonten -> Alle Kundenkonten :

6 Wählen Sie den entsprechenden Kunden aus und bestätigen dies mit OK. Ein Fenster wird sich öffnen, in dem Ihnen die Verbuchung des Betrags als Kundenguthaben, oder auch (sofern vorhanden), mit einer bereits vorhandenen offenen Rechnung vorgeschlagen wird. Für den Fall, dass nun ein Guthaben beim Kunden vorhanden ist, wird sich beim Schließen einer neuen Rechnung für den Kunden folgendes Fenster öffnen: Bestätigen Sie dies, um die Rechnung mit dem Kundenguthaben automatisch zu verrechnen. Hinweis: Wird ein Kundenguthaben mit einer Rechnung verrechnet, wird im Ausdruck der Rechnung trotzdem der ursprüngliche volle Rechnungsbetrag dargestellt. Damit der Kunde nicht den vollen Rechnungsbetrag zahlt, tragen Sie einfach den Rechnungsbetrag abzüglich des Guthabens manuell im Schlusstext der Rechnung ein. So sieht der Kunde direkt, dass er nicht mehr den eigentlichen kompletten Rechnungsbetrag zahlen muss.