Wie Sie mit PO Convert eine Rechnung aus einer Bestellung erstellen können.

Transkript

1 1 / 7 Wie Sie mit PO Convert eine Rechnung aus einer Bestellung erstellen können. 1. Loggen Sie sich in das OB10 Portal ein. Wenn Sie dabei Unterstützung benötigen, lesen Sie bitte die Anleitung Wie Sie sich einloggen. 2. Wählen Sie angenommene Bestellungen Klicken sie unter Zusammenfassung meiner Bestellung in der rechten Übersicht auf Angenommen Anmerkung: Wie Sie eine Bestellung annehmen, finden Sie in der Anleitung für die Verwaltung von Bestellungen.

2 2 / 7 3. Wählen Sie die Bestellung aus, zu der Sie eine Rechnung erstellen möchten. - Klicken Sie auf die Nummer derjenigen Bestellung, aus der Sie eine Rechnung erstellen möchten. - Beachten Sie, dass Sie auch Bestellungen, die sich in der Warteschlange für angenommene Bestellungen befinden, ablehnen oder archivieren können. Hierzu klicken Sie auf das entsprechende Kontrollfeld für die jeweilige Bestellung und klicken auf das X -Symbol, um die Bestellung abzulehnen oder auf das Ordner -Symbol, um die Bestellung zu archivieren. 4. Überprüfen Sie die Bestellung und wählen Sie die Funktion PO Convert aus. - Klicken Sie auf die Schaltfläche Bestellung umwandeln unten auf dem Bildschirm.

3 3 / 7 5. Geben Sie die Rechnungsnummer ein 6A. Erstellen einer vollständigen Rechnung für alle Bestellpositionen und alle Mengen Anmerkung: Wenn Sie eine Teilrechnung erstellen möchten, gehen Sie direkt zu Schritt 6B. - Klicken Sie in das Kontrollfeld neben dem Feld Menge - OB10 trägt dann automatisch die vollständige Bestellmenge für jede Bestellposition als Rechnungsmenge ein.

4 4 / 7 6B. Erstellen einer Teilrechnung: - Klicken Sie für jede Bestellposition, zu der Sie eine Rechnung erstellen möchten, in das Feld Menge. - OB10 zeigt automatisch die volle Menge für jede ausgewählte Bestellposition an. Aktualisieren Sie diese Zahl, wenn nut eine Teilmenge in Rechnung gestellt wird. Bitte beachten Sie, dass Ihr Kunde PO Convert für Teilrechnungen möglicherweise nicht zulässt. 7A. Verwendung eines einzigen Steuersatzes für alle Bestellpositionen Anmerkung: Wenn Sie verschiedene Steuersätze für einzelne Positionen angeben möchten, gehen Sie direkt zu Schritt 7B. - Klicken Sie auf die Dropdown-Liste, um sich die in Frage kommenden Steuersätze anzeigen zu lassen. - Wählen Sie den zu verwendenden Steuersatz aus der Dropdown-Liste aus.

5 5 / 7 7B. Verwendung verschiedener Steuersätze für einzelne Bestellpositionen - Klicken Sie auf die Dropdown-List, um sich alle in Frage kommenden Steuersätze für eine bestimmte Bestellposition anzeigen zu lassen. - Wählen Sie für die Bestellposition den zu verwendenden Steuersatz aus der Dropdown-Liste aus. - Wiederholen Sie diesen Vorgang, bis Sie für jede einzelne Bestellposition, die in Rechnung gestellt wird, den entsprechenden Steuersatz ausgewählt haben. 8. Rechnungserstellung - Überprüfen Sie die eingegebenen Details und klicken Sie auf die Schaltfläche Rechnung erstellen

6 6 / 7 9. Rechnung bestätigen OB10 berechnet die Steuern und zeigt für die Rechnung einen aktualisierten Gesamtbetrag an. Überprüfen Sie diesen Betrag und bestätigen Sie ihn, indem Sie auf die Schaltfläche Bestätigen klicken. 10. Bearbeiten und senden Sie die Rechnung - Nachdem Sie Bestätigen ausgewählt haben, trägt OB10 die Bestelldaten in die entsprechenden Felder der Dokumentenvorlage für Ihre Rechnung ein und zeigt Ihnen die Rechnung zur Genehmigung an. - Sie können Felder wie Überweisungsadresse, Rabattbedingungen, zusätzliche Gebühren u. ä. ändern oder hinzufügen. - Überprüfen Sie die Rechnung. Wenn alle Angaben richtig und vollständig sind, klicken Sie auf Rechnung senden unten auf dem Bildschirm.

7 7 / 7 Häufig gestellte Fragen 1. An wen wende ich mich, wenn ich Hilfe benötige? Sie haben dieselben Möglichkeiten wie bei der elektronischen Rechnungserstellung. Support Anfragen reichen Sie bitte unter ein. Alternativ dazu können Sie sich auch telefonisch mit unserem Kundenservice in Verbindung setzen. Die entsprechenden Telefonnummern finden Sie auf 2. Muss ich registriert sein, um auf die webbasierten PO Services von OB10 nutzen zu können? Ja. Ihr OB10-Profil muss so konfiguriert sein, dass Sie Zugang zu den PO Servcies von OB10 haben. Voraussetzung dafür ist, dass einer oder mehrere Ihrer Kunden OB10 nutzen, um Ihnen elektronische Bestellungen zu senden. Warum kann ich keine Teilrechnung erstellen? Ihr Kunde entscheidet, ob Sie berechtigt sind, eine Teilrechnung zu erstellen oder nicht. Bitte etzen Sie sich mit Ihrem Kunden in Verbindung, wenn Sie keine Teilrechnung erstellen können. 3. Wo kann ich Steuersätze erstellen? Sie können die Steuersätze im Bereich Verwaltung des Webportals von OB10 erstellen. 4. Was geschieht, wenn ich PO Convert vor dem Versand einer Rechnung abbreche? In diesem Fall wird keine Rechnung erstellt und die Bestellung verbleibt in der Liste der angenommenen Bestellungen. Sie können die Funktion PO Convert erneut nutzen, um zu einem späteren Zeitpunkt eine Rechnung zu erstellen. 5. Kann ich die Funktion PO Convert unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt vollständig ausführen? Ja. Nach der Bestätigung einer erstellten Rechnung (Schritt 9), aber vor dem Versand dieser Rechnung (Schritt 10) können Sie auf Speichern unten rechts auf dem Bildschirm klicken. OB10 speichert dann die Rechnung, leitet Sie jedoch nicht zur Überprüfung weiter. Sie können zu einem späteren Zeitpunkt an die Stelle zurückkehren, um die Rechnung fertig zu stellen und zu versenden.