Rechnungen das muss drinstehen!

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1 Rechnungen das muss drinstehen! Ohne eine rdnungsgemäße Rechnung können Sie die bezahlte Umsatzsteuer nicht als Vrsteuer beim Finanzamt geltend machen und auch der Abzug als Betriebsausgabe kann schwierig werden. Darum sllten Sie in Ihrem eigenen Interesse jede Eingangsrechnung auf Krrektheit prüfen und ggf. mit unserem Musterschreiben eine krrigierte Rechnung anfrdern! Gleichzeitig haben Sie als Leistender eine Vielzahl an Vrgaben und Pflichten zu erfüllen, um rdnungsgemäße Rechnungen auszustellen. 1. Rechnungsanfrderungen Eine Rechnung muss flgende Daten enthalten ( 14 Abs. 4 UStG): vllständiger Name (ggf. inkl. GmbH etc.) und Anschrift des leistenden Unternehmers jk vllständiger Name (ggf. inkl. GmbH etc.) und Anschrift des Leistungsempfängers l die vm Finanzamt erteilte Steuernummer der USt-Identifikatinsnummer m das Rechnungsdatum (Tag der Ausstellung der Rechnung) n eine frtlaufende Rechnungs-Nummer Menge und übliche Bezeichnung der Lieferung bzw. Art und Umfang der Dienstleistung p den Zeitpunkt der Lieferung der Leistung q die Nettbeträge (Entgelt) nach Steuersätzen aufgeteilt r den jeweils anzuwendenden Steuersatz (z.b. 7% und/der 19%) s den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag. Dieser muss gesndert ausgewiesen werden der es bedarf eines Hinweises auf eine bestehende Steuerbefreiung s im Vraus vereinbarte Entgeltminderungen (z.b. Bnus, Sknt u. dgl.) Wichtiger Hinweis: Auch Dauerbelege (z.b. Mietverträge) müssen diese Kriterien erfüllen, als Rechnungsnummer kann dann z.b. die Whnungs- der Objektnummer verwendet werden. Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, deren Gesamtbetrag einschließlich Umsatzsteuer 150 EUR nicht übersteigt (vgl. 33 UStDV). Kleinbetragsrechnungen müssen die flgenden Angaben enthalten: vllständiger Name u. Anschrift des leistenden Unternehmers Rechnungsdatum Menge und Bezeichnung der gelieferten Ware bzw. Art/Umfang der snstigen Leistung Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe Steuersatz (bzw. im Falle der Steuerfreiheit der Hinweis darauf) Bei Kleinbetragsrechnungen wird die Vrsteuer aus dem Gesamtbetrag herausgerechnet und als Steuergutschrift gebucht. Auf Fahrausweisen wird an Stelle des Steuersatzes häufig die Beförderungsstrecke in Kilmetern angegeben, vr allem bei Strecken über 50 KM. Bei Strecken bis 50 km der innerhalb einer Gemeinde darf der ermäßigte Steuersatz herausgerechnet werden, bei mehr als 50 km dann der vlle Steuersatz. (vgl. 34,35 UStDV). Seite 1/9

2 Zu manchen der.g. Pflichtangaben erhalten Sie nachflgend nch einige erläuternde Hinweise: 1.1 Steuer- der USt-Identifikatins-Nummer m Geben Sie auf Ihren Rechnungen lieber nur die USt-Identifikatinsnummer an, sfern vrhanden, da diese nicht s missbrauchsgefährdet ist wie Ihre Steuernummer! 1.2 Die frtlaufende Rechnungs-Nummer Durch diese Nummer sll sichergestellt werden, dass die erstellte Rechnung einmalig ist. Sie können mehrere Nummernkreise nutzen der auch Buchstaben-Zahlen-Kmbinatinen verwenden. Es muss lediglich gewährleistet sein, dass die Rechnungsnummer tatsächlich frtlaufend ist, einmalig vergeben und die Rechnung leicht und eindeutig zugerdnet werden kann. Tipp: Das Umsatzsteuergesetz verlangt zwar eine frtlaufende Rechnungsnummer, aber: es ist nicht vrgeschrieben, dass diese Rechnungsnummer frtlaufend 1 bis Unendlich sein muss. Am einfachsten ist diese Methde zwar, liefert aber auch Einblicke darüber, wie viele Rechnungen Sie schreiben. Wie wäre es mit flgendem Trick? Statt die Rechnung 2014/1, 2014/2 zu nummerieren, können Sie auch s nummerieren: , Damit wird nicht sfrt deutlich, wie viele Rechnungen Sie schreiben und Ihre Nummern sind trtzdem frtlaufend. Ntieren Sie für das Finanzamt in Ihren Unterlagen die Regelung des Nummernkreises, dass die erste Rechnung des Jahres erst mit beginnt und vrher keine Rechnungsnummer vergeben werden. 1.3 Leistungsbeschreibung p Die Leistungsbeschreibung erfrdert eine präzise Beschreibung der Lieferung der snstigen Leistung. Die Zusammenfassung in Warengruppen ist zwar zulässig aber zu allgemeine Angaben wie z.b. Beratung der Handwerkerarbeiten sind nicht ausreichend! Ist die Beschreibung für eine Rechnung zu umfangreich, können Sie z.b. auf den zugrundeliegenden Vertrag verweisen. 1.4 Zeitpunkt der Lieferung der snstigen Leistung q Als Zeitpunkt der Leistung ist die Angabe des Kalendermnats ausreichend. Flgende Punkte sind zu beachten: Der Leistungszeitpunkt/Mnat muss selbst bei Bar-Rechnungen neben dem Ausstellungsdatum aufgeführt werden. Ausreichend ist z. B. die Angabe Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum. Statt der ausdrücklichen Angabe des Liefer-/Leistungszeitpunkts in der Rechnung kann ein Verweis auf den Lieferschein ausreichend sein, sfern sich hieraus das Liefer-/Leistungsdatum ergibt. Die Angabe des Lieferscheindatums hne den Hinweis, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum entspricht, reicht jedch nicht aus. Entspricht das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum, kann stattdessen auch ein Hinweis in die Rechnung aufgenmmen werden, dass das Lieferscheindatum dem Leistungsdatum entspricht. 1.5 Ausweis des Steuerbetrages s Einen Vrsteuerabzug erhalten Sie in der Regel nur dann, wenn in der Rechnung der Steuerbetrag ffen und extra ausgewiesen ist! Nur Kleinbetragsrechnungen können den Gesamtbetrag inkl. USt ausweisen. Besnders bei handschriftlichen Barquittungen ist dies ft der Fall. Verlangen Sie bei Rechnungsbeträgen über 150 deshalb knsequent eine rdnungsgemäße Rechnung und lassen nicht lcker, denn dazu ist der Leistende verpflichtet und es geht um Ihr Geld! Haben Sie eine umsatzsteuerfreie Leistung erbracht, müssen Sie in der Rechnung auf die Steuerbefreiung und den Grund für die Steuerbefreiung hinweisen, z.b. durch den Hinweis steuerfrei wegen Vermittlung vn Versicherungen der durch die Angabe des Paragrafen, aus dem sich die Steuerbefreiung ergibt. Seite 2/9

3 2. Besnderheiten 2.1 Anzahlungen/Abschläge Durch eine Abschlags- der Anzahlungs-Rechnung erhält der Leistungsempfänger bereits vr Ausführung bzw. Fertigstellung der Leistung den Vrsteuerabzug, sfern er die Anzahlung/den Abschlag bezahlt hat. Es gelten allgemeinen Grundsätze wie ben beschrieben. Lediglich der Leistungszeitpunkt kann naturgemäß nch nicht angegeben werden. Bei der Erstellung der Schlussrechnung müssen Sie darauf achten, dass Sie swhl die bereits erhaltenen Anzahlungen abziehen, und zwar swhl die bereits vereinnahmten Nettbeträge als auch die bereits vereinnahmten Umsatzsteuerbeträge. Auf diese Weise vermeiden Sie einen dppelten und damit unberechtigten (vgl. 14c Abs. 1 UStG). Ausweis der Umsatzsteuer (einmal in der Anzahlungsrechnung und ein weiteres Mal in der Schlussrechnung), die Sie ansnsten an das Finanzamt abführen müssten, bwhl Sie sie nur einmal vm Kunden erhalten haben. Dies führt bei Betriebsprüfungen meist zu Nachzahlungen für das Jahr der Rechnungsstellung. Die "falsche" Schlussrechnung kann jedch berichtigt werden durch Nachhlung der fehlenden Absetzung. Der Leistungsempfänger erhält jedch aus der vm Leistenden zusätzlich geschuldeten Umsatzsteuer keinen Vrsteuerabzug! 2.2 Zusätzliche Angaben bei Rechnungen in besnderen Fällen 14a UStG regelt "zusätzliche Pflichten bei der Ausstellung vn Rechnungen in besnderen Fällen" z.b. für Bauleister, Reisebürs, Gebrauchtwarenhändler, Unternehmer, die mit ausländischen Geschäftspartnern arbeiten und snstige Leistungen nach 3a Abs. 2 Nr. 3 und Nr. 4 UStG ausführen: Diese müssen eine Rechnung erstellen, in der sie ihre Umsatzsteuer-Identifikatinsnummer und die des Leistungsempfängers angeben. Zusätzliche Angaben für die Fälle der Steuerschuldnerschaft nach 13b UStG sind ebenfalls in 14a UStG geregelt. Flgende Frmulierungen sind gesetzlich vrgeschrieben: Bauleistungen: Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers der freiwillige Zusatz (Reverse Charge) wird vn uns empfhlen. Reiseleistungen: Snderregelung für Reisebürs Differenzbesteuerung: Gebrauchtgegenstände/Snderregelung, Kunstgegenstände/Snderregelung der Sammlungsstücke und Antiquitäten/Snderregelung Darüber hinaus müssen bei flgenden Leistungen Hinweise gegeben werden: i.g. Lieferung: Angabe der USt-Ident-Nr. des Unternehmers und Leistungsempfängers i.g. Dreiecksgeschäft: Angabe beider USt-Ident-Nr. und Hinweis auf das Vrliegen eines Dreiecksgeschäftes und der Steuerschuldnerschaft des letzten Abnehmers. i.g. Lieferung neuer Fahrzeuge: Angabe aller in 1b Abs. 2 und Abs. 3 genannten Merkmale 2.3 Handwerker: Rechnungen an Privatkunden Ihr Kunde kann eine Ermäßigung seiner Einkmmensteuer beantragen, wenn Sie Renvierungs-, Erhaltungs- der Mdernisierungsmaßnahmen in seinem Haushalt der Garten durchführen. Dabei darf auch etwas Neues im vrhandenen Haushalt geschaffen werden, z. B. ein neuer Kachelfen eingebaut der ein Anbau/Wintergarten erstellt werden; der Neubau eines Hauses ist aber nicht begünstigt. Hingegen sind auch Arbeiten auf dem Grundstück begünstigt, z.b. im Garten. Damit Ihr Kunde die Steuerermäßigung geltend machen kann, müssen Sie in der Rechnung den Anteil der begünstigten Arbeitsksten (inklusive Fahrtksten, Entsrgung und Verbrauchsmittel, Seite 3/9

4 aber hne Material) gesndert ausweisen. Dies kann durch einen Zusatz am Ende der Rechnung geschehen, in dem Sie drt den begünstigten Anteil (als Bruttbetrag der als Nettbetrag zzgl. Umsatzsteuer) ausweisen. Auch eine przentuale Aufteilung wird vn der Finanzverwaltung akzeptiert. Weitere Infrmatinen erhalten Sie gerne vn uns persönlich! Bitte beachten Sie auch die Hinweispflicht auf die Aufbewahrungspflicht (vgl. 4.1) 2.4 Empfänger-Gutschriften Wenn nicht der leistende Unternehmer eine Rechnung stellt, sndern der Leistungsempfänger dem Unternehmer eine Gutschrift erteilt, spricht man vn einer "Empfänger-Gutschrift". Diese muss seit dem ausdrücklich als Gutschrift bezeichnet werden. Unzulässig wäre als eine Bezeichnung als Rechnung der Abrechnung ; denn dies gefährdet Ihren Vrsteuerabzug aus der (eigenen) Gutschrift. Statt des Begriffs Gutschrift können Sie auch einen vergleichbaren Begriff aus einem anderen EU-Staat verwenden, z. B. Self-billing (englisch) der autfacturatin (französisch). Dies bietet sich an, wenn Ihr Vertragspartner als leistender Unternehmer aus einem anderen EU-Staat stammt und kein Deutsch versteht. Die Finanzverwaltung hat die entsprechenden Übersetzungen des Begriffs Gutschrift veröffentlicht. Bitte verwechseln Sie Empfänger-Gutschriften nicht mit nrmalen kaufmännischen Gutschriften", z.b. wegen Mängeln, Sknti der Rabatten. Das sind Rechnungskrrekturen, keine "umgekehrten Rechnungen". Diese gilt ebenfalls als Rechnung und berechtigt zum Vrsteuerabzug. Unschädlich ist es übrigens, wenn Sie Ihre kaufmännische Gutschrift, mit der Sie Ihre bisherige Rechnung krrigieren (z. B. aufgrund einer Beanstandung durch Ihren Kunden), als Gutschrift und nicht als Strn bezeichnen. Sie müssen dann nicht befürchten, die in dieser Gutschrift ausgewiesene Umsatzsteuer erneut abführen zu müssen. Tipp: Da eine Empfänger-Gutschrift eine "umgekehrte Rechnung" ist, muss natürlich die Empfänger- Gutschrift die Umsatzsteuer- der Umsatzsteueridentifikatins-Nummer des leistenden Unternehmers, als des Gutschrift-Empfängers nennen! 2.5 Kunde als Steuerschuldner In bestimmten Fällen schuldet Ihr Kunde die Umsatzsteuer, z. B. wenn Sie Bauleistungen an einen anderen Unternehmer der Gebäude- und Fensterreinigungsleistungen an ein anderes Reinigungsunternehmen erbringen. Man spricht hier vm sg. Reverse-Charge-Verfahren. Trtz der Schuldnerschaft Ihres Kunden bleiben Sie zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet,. Zusätzlich müssen Sie mit dem Zusatz Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers in der Rechnung darauf hinweisen, dass der Rechnungs- und Leistungsempfänger, als Ihr Kunde, die Umsatzsteuer schuldet (vgl. 2.2). Nähere Infrmatinen dazu erhalten Sie gerne persönlich! 2.6 Elektrnische Rechnungen Unter die "elektrnischen Rechnungen" fallen slche, die z.b. über das Internet, per der durch Übersenden vn maschinell lesbaren Datenträgern (Diskette, CD-ROM, Magnetbänder) übermittelt werden. Die s übermittelten Rechnungen werden dann wirksam, wenn diese mit Ihrer Zustimmung in Ihren "Machtbereich" als Empfänger gelangt sind und Sie davn Kenntnis nehmen knnten. Die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts swie die Lesbarkeit müssen dabei vm Empfänger durch ein innerbetriebliches Kntrllverfahren gewährleistet werden, die einen verlässlichen Prüfpfad zwischen Rechnung und Leistung schaffen können. Seite 4/9

5 Akzeptieren Sie digitale Rechnungen nur dann, wenn Sie entweder dieses Kntrllverfahren gewährleisten können der die qualifizierte elektrnische Signatur auf Richtigkeit und Gültigkeit überprüft haben der das sg. EDI-Verfahren nutzen. 2.7 Snderfall: Registrierte Rechnungen bei Bewirtungen Bei Bewirtungsbelegen verlangt die Finanzverwaltung eine maschinelle Erstellung und Registrierung (z.b. vn einer Registrierkasse) des Belegs um den Aufwand steuerlich anzuerkennen. Die Rechnungsanfrderungen gelten auch hier. Liegt die Rechnungssumme als über 150, muss auch der Gastwirt den Namen des Rechnungsempfängers (die Firma), das Nett-Entgelt und die Umsatzsteuer in dem Betrag auf die Rechnung schreiben. Wird dies versäumt, wird die Rechnung steuerlich nicht anerkannt, da sie unvllständig und deshalb nicht rdnungsgemäß ist. Trinkgelder können Sie selbst auf dem Bewirtungsbeleg "quittieren". Sie brauchen dazu nicht mehr die Unterschrift des Kellners. 2.8 Kleinunternehmer-Regelung: Wer sich nicht daran hält, muss zahlen Kleinunternehmer nach 19 UStG sind nicht verpflichtet, Umsatzsteuer an das Finanzamt zu entrichten. Entsprechend müssen sie ihre Rechnungen hne Umsatzsteuer ausweisen. Lassen Sie sich nicht dazu drängen, dch Umsatzsteuer auszuweisen, denn: wer Umsatzsteuer in Rechnung stellt, muss diese auch an das Finanzamt abführen ( 14 Abs. 3 UStG). Auch das Argument Ihres Kunden, sie hätten keine rdnungsgemäße Rechnung erstellt stimmt nicht und spiegelt nur dessen Unkenntnis über Ihrem steuerlichen Snderstatus wider. Um slchen Diskussinen vrzubeugen, können Sie auf Ihre Rechnung sfrt einen entsprechenden Hinweis anbringen: Aufgrund der Kleinunternehmerregelung wird in dieser Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen. der Aufgrund 19 UStG wird in dieser Rechnung keine Umsatzsteuer ausgewiesen. 3. Allgemeines zu Rechnungen 3.1 Was ist eine rdnungsgemäße Rechnung? Die Rechnung ist ein Beleg für eine Lieferung bzw. Leistung gegen Entgelt. Dabei kann es sich auch um einen Fahrausweis, einen Kntauszug, einen Miet- der Pachtvertrag, einen Wartungsvertrag.ä. handeln (vgl UStAE). Eine Rechnung kann auf Papier der in elektrnischer Frm erstellt werden und auch aus mehreren Dkumenten gemeinsam bestehen, sfern die anderen Dkumente bezeichnet sind (z.b. Lieferdatum lt. Lieferschein ). 3.2 Nur das Umsatzsteuergesetz kennt den Begriff "Rechnung" Im juristischen Sinn gibt es keine Rechnung, sie ist "Ausfluss" einer vertraglichen Vereinbarung. Die Rechnung an sich hat keine rechtliche Bindungswirkung. Nur die Verträge, die zuvr abgeschlssen wurden und die Leistung und Gegenleistung benennen, sind rechtlich bindend. Ob diese Verträge schriftlich der mündlich abgeschlssen werden, ist dabei nebensächlich. Im kaufmännischen Verkehr ist es jedch üblich, eine Rechnung schriftlich zu stellen und den Eingang der Gegenleistung zu bestätigen der aufzuzeichnen. "Rechnung ist jedes Dkument, mit dem über eine Lieferung der snstige Leistung gegenüber dem Leistungsempfänger abgerechnet wird, gleichgültig, wie dieses Dkument im Geschäftsverkehr bezeichnet wird". Seite 5/9

6 Eine Rechnung muss nrmalerweise nicht unterschrieben werden, um gültig zu sein (dass Ihre Steuerberater-Rechnung jedch immer unterschrieben ist, ist eine Besnderheit, die im Steuerberater-Berufsrecht geregelt ist) Wie knkret eine Rechnung auszusehen hat, damit sie als rdnungsgemäß steuerlich anerkannt wird, bestimmt (nur) das Umsatzsteuergesetz. ( 14 UStG und 14a UStG) 3.3 Wer ist zur Ausstellung einer Rechnung verpflichtet? Der Unternehmer ist zur Ausstellung vn Rechnungen innerhalb vn sechs Mnaten verpflichtet, wenn er Leistungen an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen der an juristische Persnen erbringt. Bei Leistungen an Privatpersnen der für den nichtunternehmerischen Bereich eines Unternehmers sind Sie auch bei steuerpflichtigen Werklieferungen und Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück stets verpflichtet, innerhalb vn sechs Mnaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen. 3.4 Prüfpflichten des Rechnungsempfängers Der Leistungsempfänger hat die in der Rechnung enthaltenen Angaben auf ihre Vllständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen. Wenn Sie den Vrsteuerabzug geltend machen wllen, tragen Sie z.b. auch die Feststellungslast dafür, dass der in der Rechnung einer GmbH angegebene Sitz tatsächlich bestanden hat. Wer nicht nachweisen kann, dass der Rechnungsaussteller am angegeben Ort existierte, hat nach aktueller BFH-Rechtsprechung ein Prblem. Denn die Möglichkeit des Vrsteuerabzugs setzt eine rdnungsmäßige Rechnung vraus. Das Risik liegt als allein auf Seiten des Rechnungsempfängers! 3.5 Rechnungsberichtigung Grundsätzlich können unrichtig ausgestellte Rechnungen berichtigt werden. Dabei ist zu beachten, dass der Vrsteuerabzug aus der berichtigten Rechnung an diese neue Rechnung geknüpft ist. Ein Vrsteuerabzug aufgrund einer berichtigten Rechnung kann erst zu dem Zeitpunkt geltend gemacht werden, zu dem die neue Rechnung auch tatsächlich vrliegt. Bei einem unberechtigten Steuerausweis (z.b. USt-Ausweis vn Kleinunternehmern der bei nicht erbrachter Leistung) kann die Umsatzsteuer berichtigt werden, sweit die Gefährdung des Steueraufkmmens beseitigt ist. Das ist der Fall, wenn der Rechnungsempfänger keinen Vrsteuerabzug vrgenmmen hat der die erhaltene Vrsteuer an das Finanzamt zurückgezahlt hat. Die Berichtigung ist beim Finanzamt vm Rechnungsaussteller schriftlich zu beantragen. Das Finanzamt teilt ihm dann mit, für welchen Besteuerungszeitraum und in welcher Höhe es die Berichtigung vrnehmen wird. Eine Rechnungsberichtigung wird auch dann ntwendig, wenn in ihr unzutreffende Angaben und Bezeichnungen enthalten sind. Die Berichtigung kann durch ein Schriftstück vrgenmmen werden, das lediglich die zu berichtigenden der fehlenden Angaben enthält, jedch eindeutig und spezifisch auf die Rechnung bezgen sein muss. Seite 6/9

7 4. Aufbewahrung Der leistende Unternehmer muss eine Zweitschrift der vn ihm ausgestellten Rechnungen zehn Jahre aufbewahren. Diese Zweitschriften sllten gesndert und frtlaufend aufbewahrt werden und jeweils mit dem Stempel Duplikat.ä. gekennzeichnet sein. Zum Nachweis der Vllständigkeit sllten auch nicht versendete Rechnungen aufbewahrt werden, z.b. wenn die Sftware eine Rechnungsnummer bereits bei Auftragserteilung vergibt. Der Leistungsempfänger muss die erhaltenen Rechnungen ebens zehn Jahre aufbewahren. Für die gesamte Dauer muss diese im Original, unverändert und lesbar aufbewahrt werden. Tipp: Vielfach erhalten Sie heute Rechnungen auf sg. Thermpapier. Der Aufdruck verblasst schn nach kurzer Zeit und ist dann nicht mehr zu erkennen. Sie sllten deshalb vermeiden, slche Rechnungen zu erhalten der aber diese sfrt kpieren und beides zusammen aufzubewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde (z.b. Rechnungsdatum: ; Fristbeginn: ; zehn Jahre, Aufbewahrungsfristende: ). 4.1 Aufbewahrungspflicht vn Privatpersnen Weiterhin: bei steuerpflichtigen Werklieferungen/Dienstleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück (dies gilt auch für Immbilienmakler) muss auch eine Privatpersn und der Unternehmer im nichtunternehmerischen Bereich die Rechnung/Zahlungsbeleg mindestens zwei Jahre aufbewahren (bei Nichtbeachtung Geldbuße bis zu 500,!). Der Unternehmer hat in seiner Rechnung darauf hinzuweisen! Musterfrmulierung: Private Leistungsempfänger haben diese Rechnung zwei Jahre, Unternehmer zehn Jahre lang aufzubewahren ( 14b UStG). Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit Anfang des nächsten Kalenderjahres. Ein Verstß kann bis zu 500 Bußgeld ksten. 4.2 Vrsicht bei gefaxten Rechnungen Rechnungen können auch über Telefax.ä. an den Empfänger übermittelt werden. Drt werden sie in aller Regel ausgedruckt. Telefax-Rechnungen auf Thermpapier sllten Sie deshalb nchmals auf Nrmalpapier kpieren, da sie mit der Zeit unleserlich werden und damit die 10- jährige Aufbewahrungsfrist nicht gewährleistet ist. Eine Rechnung per Fax gilt übrigens hne elektrnische Signatur nur vn Standard-Fax (Papier) zu Standard-Fax als rdnungsgemäß! Der ben stehende Text ist nach bestem Wissen und Kenntnisstand erstellt wrden und erhebt keinen Anspruch auf Vllständigkeit. Die Kmplexität und der ständige Wandel der Rechtsmaterie machen es weiterhin ntwendig, Haftung und Gewähr auszuschließen. V Seite 7/9

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9 Musterschreiben zur Anfrderung einer krrigierten Rechnung Ihre Rechnung (Nr.) vm Sehr geehrte Damen und Herren, wir bestätigen den Eingang der. a. Rechnung und bedanken uns für die vn Ihnen ausgeführte Leistung. Gerne wllen wir die Rechnung begleichen! Vraussetzung für unseren Vrsteuerabzug ist allerdings das Vrliegen einer rdnungsgemäßen Rechnung i.s. der 14, 14a UStG (vgl. auch Abschnitt 15.2 Abs. 2und 3 UStAE). Leider entspricht Ihre Rechnung den gesetzlichen Angaben nicht, weil unsere Firmenbezeichnung/-adresse nicht richtig der unvllständig ist; die krrekte Adresse lautet:... Ihre eigene Firmenbezeichnung nicht richtig der unvllständig ist; das Ausstellungsdatum der Rechnung fehlt; Ihre Steuernummer der Umsatzsteuer-Identifikatinsnummer fehlt; die frtlaufende Rechnungsnummer fehlt der die Nr. ffensichtlich nicht frtlaufend ist; die Angabe der Liefermenge der der Umfang der snstigen Leistung fehlt; die Angabe der handelsüblichen Bezeichnung des Liefergegenstandes der der Art der snstigen Leistung fehlt; der Liefer- der Leistungszeitpunkt fehlt; das (Nett-)Entgelt nicht ausgewiesen wurde; das Entgelt nicht nach Steuersätzen/ Steuerbefreiungen einzeln aufgeschlüsselt wurde; ein Hinweis auf unsere Vereinbarung zur Entgeltsminderung (Bnus, Sknt u. dgl.) fehlt; der Steuersatz nicht angegeben wurde; der Steuerbetrag nicht angegeben wurde; der Hinweis auf die Steuerbefreiung fehlt; der Hinweis auf unsere Steuerschuldnerschaft und/der der alleinige Ausweis des Nettbetrages laut 13b UStG fehlt; bei Rechnungen in Frm einer Gutschrift die Angabe unserer Steuernummer der Umsatzsteuer- ID-Nummer als leistendes Unternehmen fehlt;... Sie erhalten daher Ihre Rechnung im Original zurück mit der Bitte um Übersendung einer neuen, krrekten Rechnung. Wir bitten um Verständnis für diese Frmalie, da wir nur anhand einer rdnungsgemäßen Rechnung den Vrsteuerabzug durchführen können. Mit freundlichen Grüßen Anlage: Rechnung Nr.... v.... im Original zurück Seite 9/9