Sammelrechnung erstellen 3.11

Transkript

1 Sammelrechnung erstellen 3.11 Allgemein Dieses Programm ermöglicht, mehrere Aufträge der gleichen Auftragsart und dem gleichen Kunden innerhalb einer Filiale zu einer Sammelrechnung zusammenzufassen. Bei diesem Zusammenfassen wird ein neuer Auftrag angelegt - alle markierten Aufträge werden in diesen neuen Auftrag übernommen und die Einzelaufträge gelöscht. Es können nur Aufträge zu einer Sammelrechnung zusammengestellt werden, für die noch keine Einzelrechnung gedruckt wurde (= keine Aufträge mit Status "R" oder "RE", da hier bereits eine Rechnungsnummer vergeben wurde). Sammelrechnungen können nur für Aufträge erstellt werden, die nicht fahrzeugbezogen sind, d.h. in der jeweiligen Auftragsart in Feld Fahrzeugerfassung muss eine '0' eingetragen sein. Beim Druck von Sammelrechnungen finden die Sortierkennzeichen der Auftragsart ( Feld Sortierung) keine Anwendung. Die Einzelrechnungen werden in Reihenfolge der Auftragsansicht gedruckt. Alternativ kann eine Sortierung nach Lieferschein-Datum erfolgen ( Bildschirmseite, Feld Sortierung Sammelrechnung = "J"). Weichen die zusammenzufassenden Aufträge in den Konditionen des Auftragskopfes ab, erscheint eine entsprechende Meldung - die abweichenden Aufträge werden dann nicht in die Sammelrechnung übernommen. Es werden nur Aufträge einer Filiale zu einer Sammelrechnung zusammengefasst. Die Filiale wird automatisch über den ersten Auftrag, der zur Sammelrechnung zusammengestellt werden soll, ermittelt. D.h. sind Aufträge für mehrere Filialen für diesen Kunden und diese Auftragsart vorhanden, ist das Programm entsprechend oft anzuwählen bis alle Aufträge über Sammelrechnung abgerechnet sind. Programmablauf Nach Anwahl des Programmes ist der Kunde einzugeben, für den eine Sammelrechnung erstellt werden soll (Matchcode, bzw. Wechsel in den Kundenstamm mit 'S' möglich). Anschließend ist die Auftragsart zu wählen, deren Einzelaufträge zusammengefasst werden sollen. In der Regel ist dies die Auftragsart "Teileverkauf bzw. "ET-Verkauf. für die Auftragsart und den Kunden ist kein Auftrag hinterlegt: Das Programm kehrt zurück zur Eingabe der Auftragsart. für die Auftragsart und den Kunden ist nur ein Auftrag hinterlegt: Das Programm zeigt diesen Auftrag mit Auftragsnummer und Datum an und gibt den Hinweis "Nur ein Auftrag vorhanden" - danach kehrt es zurück zur Eingabe der Auftragsart (in diesem Fall Einzelrechnung drucken!) Sammelrechnung erstellen Juni 2006 Seite 1 von 6

2 für die Auftragsart und den Kunden sind mehrere Aufträge hinterlegt: Das Programm zeigt alle Aufträge an und markiert diese automatisch zur Zusammenfassung. Demarkieren / Markieren mit den gewohnten Möglichkeiten <CR> / A=Alle / N=Nichts. Prüfung auf > 999 Pos Bedingt durch den 3-stelligen Positionszähler in FORMEL 1 kann auch eine Sammelrechnung maximal 999 Positionen enthalten. Bei der Zusammenfassung der Aufträge wird geprüft, ob diese Anzahl überschritten wird - ist dies der Fall, wird es mit einem Hinweis angezeigt und die Auswahl ist entsprechend zu korrigieren (Aufträge aus der Auswahl entfernen). Sammelrechnung erstellen Juni 2006 Seite 2 von 6

3 Nach Beenden der Auswahl mit <F4> werden die markierten Aufträge in einen automatisch neu gebildeten Auftrag übernommen - die bisherigen Aufträge werden gelöscht (kein Löschprotokoll) Abschließend besteht die Möglichkeit, sofort eine Rechnung zu drucken:: Rechnung drucken? J = Die Rechnung wird gedruckt, der neue Auftrag auf erledigt gesetzt (Status "RE") (nur "echte Rechnung" möglich). N = der neue Auftrag wird nicht sofort gedruckt und ist anschließend über 3.1 aufruf- und ausdruckbar. Auf der Sammelrechnung werden die ursprünglichen Auftragsnummern mit Hilfe von automatisch gebildeten Textpositionen angedruckt. Sammelrechnung erstellen Juni 2006 Seite 3 von 6

4 Bild: Neuer (automatisch gebildeter) Auftrag mit Überschrifstexten der Ursprungsaufträge. Andruck der / PaSS-Ordernummer Bei und PaSS (BMW)-Aufträgen wird die Ordernummer des Originalauftrages angedruckt (=bessere Kontrollmöglichkeit für den empfangenden Händler). Der Andruck erfolgt automatisch pro Auftrag, jeweils mit dessen Beginn (keine weiteren Parameter-Einstellungen erforderlich). Ist für diese Auftragsart ein Andruck im Rechnungskopf aktiviert, wird hier die Ordernummer des ersten Auftrages angedruckt (programmtechnisch bedingt). Wird eine ehemalige Sammelrechnung erneut in eine Sammelrechnung übernommen (nach Rückstandsauflösungen), wird an Stelle der RP-Ordernummer der Text "Sammelrechnung" angedruckt (siehe Beispiel unten, blau eingerahmt). Sortierung innerhalb der Aufträge nach Datum möglich Der Parameter in >9.11.2< Parameter Aufträge / 2. Seite, Sortierung Sammelrechn. steuert, ob die Positionen innerhalb eines Auftrages nach Liefer(schein)datum sortiert werden sollen. Bei "J" wird das jeweilige Datum als Überschrift gedruckt - der Andruck pro Position ist dann automatisch ausgeschaltet (s. Beispiel und Parameterbeschreibung in >9.11.2<). Über den Parameter in >9.11.2< Parameter Aufträge / 2. Seite, Greifersch=Lieferschein kann gesteuert werden, ob bei nicht gedruckten Lieferscheinen das Druckdatum des Greiferscheins als Lieferdatum herangezogen werden soll. Das "echte" Lieferscheindatum hat immer Vorrang. Sammelrechnung erstellen Juni 2006 Seite 4 von 6

5 Beispiel Andruck RP (PaSS)-Ordernummer und Lieferdatum auf Sammelrechnung: Parameter Sortierung Sammelrechn. = N (+ Feld 11 Leistungsdatum = "0" ) Auftrag Nr vom RP Ordernummer LEISTE SEITL.KA 1 28,90 40,00% 17, HECKKLAPPE KA # 1 488,19 40,00% 292,91 (Lief: ) INNENRADLAUF KA 1 18,13 20,00% 14, KOMPRESSOR LZ 1 479,00 20,00% 383, KOTFL.V.R. PA # 1 118,07 40,00% 70, LSTIFT ,16 40,00% 5, SITZBEZUG KK 1 178,88 20,00% 143,10 (Lief: ) Parameter Sortierung Sammelrechn. = J (Feld 11 Leistungsdatum unerheblich) Auftrag Nr vom RP Ordernummer Lieferdatum LEISTE SEITL.KA 1 28,90 40,00% 17, HECKKLAPPE KA # 1 488,19 40,00% 292, INNENRADLAUF KA 1 18,13 20,00% 14, KOMPRESSOR LZ 1 479,00 20,00% 383, KOTFL.V.R. PA # 1 118,07 40,00% 70, LSTIFT ,16 40,00% 5,50 Sammelrechnung erstellen Juni 2006 Seite 5 von 6

6 Lieferdatum HECKKLAPPE KA # 1 488,19 40,00% 292, SITZBEZUG KK 1 178,88 20,00% 143,10 Auftrag Nr vom Sammelrechnung Lieferdatum : BR.BEL.SATZ MA 0 58,51 30,00% 0,00 Rückstand S BR.BACKEN HKA 1 79,32 45,00% 43, BR.BELAGSATZ TA 3 60,85 45,00% 100,41 Sammelrechnung erstellen Juni 2006 Seite 6 von 6