Effizienz im Vertrieb ist für zahlreiche Unternehmen verschiedener Branchen ein kritischer Erfolgsfaktor Vortrag heute: Kurze Beispiele, Demos im

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1 Effizienz im Vertrieb ist für zahlreiche Unternehmen verschiedener Branchen ein kritischer Erfolgsfaktor Vortrag heute: Kurze Beispiele, Demos im System und abschließend den Kunden-UseCase der Lufthansa Bearbeitung und Management von Angeboten sind wesentliche Bestandteile und Erfolgsfaktoren im Vertriebsprozess in viele Unternehmen sogar DER zentrale Punkt (und oft Engpass) Angebote haben verschiedene Dimensionen von Komplexität mit (je nach Unternehmen) unterschiedlicher Ausprägung Die legodo Produkte sind eine skalierbare Toolbox, um den gesamten Prozess der Angebotsbearbeitung wie auch das Angebotsmanagement zu erleichtern und effizienter zu machen und dies angepasst an Situation und Prioritäten beim Kunden Die verschiedenen Produkt-Features von legodo decken (praktisch) alle Dimensionen des Angebotsprozesses ab gerade auch durch die neuen Themen esignature und Versionierung. 1 1

2 Vertraulich Angebotsmanagement legodo ag 18. Jul 2013 Webcast

3 Heute für Sie in der Teamviewer Session. Ihre persönlichen Ansprechpartner. Sven J. Körner PreSales

4 o Dimensionen von Komplexität bei Angeboten o Optimierung von Angebotsbearbeitung mit legodo o Referenz Use Case Lufthansa Systems o Beratungsleistungen: Quick Check, Analyse

5 { Mission } legodo entwickelt Software die Ihre Kundenkommunikation in das Zeitalter der individuellen, persönlichen, und direkten Interaktion bringt: jetzt wird es persönlich. { Hauptsitz Karlsruhe } { Partner }

6 The CCM market has evolved from the convergence of document generation /composition and output management technologies. CCM solutions today include the core elements of a design tool, a composition engine, a workflow/rule engine and multichannel output management. Software used to compose, format, personalize, and distribute content to support physical and electronic customer communications and improve the customer experience. 6

7 Signature Digitale Signaturen auf dyn. Dokumenten Social Kommunikation in sozialen Netzwerken Inbound Verarbeitung eingehender Dokumente Plug & Play Zertifizierte Integration ohne Schnittstellenentwicklung zu SAP, Oracle, SQL DB, SalesForce, Webservices Authoring Entwurf, Qualitätssicherung, Reporting, Transportwesen Interactive Frontends für: Browser, Mobile und MS Word Outbound Skalierbare, schnelle und plattformunabhängige Batch Verarbeitung Self Service Automatisierte Szenarien für Portale und IVR Integration 7

8 Vorstellung legodo ag o Optimierung von Angebotsbearbeitung mit legodo o Referenz Use Case Lufthansa Systems o Beratungsleistungen: Quick Check, Analyse

9 # Niedrige Komplexität Mittlere Komplexität Hohe Komplexität 1 Bearbeiter Einer Mehrere Mehrere / Viele 2 Prozess Punktuell / Sequentiell Sequentiell / Parallel Parallel 3 Laufzeit Einzelne Tage bzw. ad-hoc Tage bis Wochen Wochen bis Monate 4 Dokumentstruktur 1 Dokument Dokument + Anhänge Bündeldokument (Dokument, Subdokumente), Anhänge 5 Umfang (Seiten) Wenige (1-5) Mehrere (10-50) Sehr viele (bis zu einige Hundert) 6 Freigabe Autor selbst 1-3 Mehrere (parallel / strukturiert) 7 Unterschriften Maschinell oder als Bild Elektronische Unterschrift 8 Datenbeschaffung Einfach (z.b. Name, Adresse, Stückliste) 9 Überarbeitungszyklen Keine / Wenige Mehrere Komplex (z.b. verschachtelte Tabellen) Elektronische Unterschrift über verschiedene Freigabeebenen Sehr Komplex (Abhängigkeit zwischen verteilten Systemen) Sehr viele, ggfs. auch in Teilschritten 9

10 # Niedrige Komplexität Mittlere Komplexität Hohe Komplexität 10 Reporting / Planung Einzelne KPIs (z.b. Anzahl Angebote) Mehrere / Viele KPIs Sehr viele KPIs / ggfs. Prognose, Zeitmanagement 11 Prüfung von Abhängigkeiten Einfach (analog Serienbrief) Dynamische Inhalte, geführte Erstellung, Management von Anhängen Dynamische Inhalte, Subdokumente, Management von Anhängen, div. Prüfungen 12 CRM bzw. Prozess- Integration Einfache Integration (Daten auslesen, Dokument ablegen) Sequentielle Prozessketten bzw. Aktionspläne umsetzen Dynamische Prozessketten bzw. Aktionspläne mit Regeln umsetzen 13 Berechtigungen Keine speziellen Berechtigungen Dokumenten Sichtbarkeit unterschiedlich nach Rolle Nach Rollen, Kategorien und Subkategorien 14 Änderungsverfolgung Keine Änderungsverfolgung 15 Versionierung Keine, bzw. nur Ablage Versionierte Ablage 16 Externe Partner Keine Wenige (z.b. ein Subunternehmer) Änderungsverfolgung pro Subdokument Versionierte Ablage in mehreren Systemen (z.b. Records Management) mehrere (unterschiedliche Partnerstruktur) 10

11 System Angebot Vertrieb Kunde 11

12 Management System Vertrieb Angebot (Konvolut) Kunde 12

13 Management Legal System Vertrieb Angebot (Konvolut) Compliance Kunde Externe Partner Spezialisten / Presales 13

14 Vertraulich 14

15 Vorstellung legodo ag Dimensionen von Komplexität bei Angeboten o Referenz Use Case Lufthansa Systems o Beratungsleistungen: Quick Check, Analyse

16 Phase 3 Effektivität / Mehrwert Phase 1 Standards Tool Redaktion Phase 2 Prozess Orga Rollen Portale Workflows Automatisierung Zeit 16

17 Effizienz Effektivität Niedrig Proposal Generation Order Management Lead Distribution Contact Management Territory Mmgt. Sales Forecasting Objectives Mgmt. Sales Pipeline Mgmt. Quota Mgmt. Niedrig Hoch Guided Selling Conf./Pricing/Quote Sales Incentive Comp. Sales Content Mmgt. Territory Mmgt. Account Mgmt. Sales Training Mgmt. Appraisal Eval. Systems Hoch Quelle: Gartner, 2012; How to analyse your sales processes 17

18 Tool Prozess Produkt Mgmt. Designer Opportunity Mgmt. Redaktionsprozess Server Integration Angebots Mgmt. Correspondence 18

19 Vertraulich 19

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21 Mehrere dynamische Dokumente werden zu einer logischen Einheit zusammengeführt (Bündeldokument) Dokument besteht aus Textbausteinen und Regeln. Layout durch Dokumentvorlage. Anhänge werden regelbasiert und kategorisiert am Hauptdokument verwaltet. 21

22 Kontextauswahl mit diversen Filterkriterien Auswahl an redaktionell betreuten Dokumenten Vorschau des zu erstellenden Dokumentes 22

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24 Datenverdichtung Diagramme Erstellung komplexer Tabellen 24

25 PDF-Anhänge 25

26 Vorstellung legodo ag Dimensionen von Komplexität bei Angeboten Optimierung von Angebotsbearbeitung o Beratungsleistungen: Quick Check, Analyse

27 Lufthansa Systems Branche IT-Dienstleister für die Industrie (Airline & Aviation) Einsatzbereich Internationaler Geschäftskundenvertrieb Hochkomplexe Angebotserstellung und Aufträge für Großprojekte Kundenkorrespondenz Anwendungsszenarien Automatisierte Angebots- und Auftragserstellung Document Collaboration mit Versionssteuerung Einfache Reports Fakten 300 Angebote im Jahr sorgen für Einsparungen in Millionenhöhe (EUR) Angebots- und Auftragserstellung 75% schneller als zuvor Siebel Version 8.0 Nutzen Pflege der Dokumente im Fachbereich Einhaltung des Corporate Design und der Corporate Identity Document Collaboration - Angebotsmanagement durch internat. Vertriebsteam 27

28 No. Proposals % Standard No. Budgetary Infos % Standard Dep. A Dep. B Dep. C Ca. 70% der Angebote und über 80% der BI s sind Standard Laufzeit 2009: über 50 Tage, Ziel: 40 Tage 28

29 Vorstellung legodo ag Dimensionen von Komplexität bei Angeboten Optimierung von Angebotsbearbeitung Referenz Use Case Lufthansa Systems

30 Business Requirements Analysis Erstellung der Anforderungen an den künftigen Prozess für die Kundenkommunikation Ermittlung des Sollzustands Technical Requirements Analysis Analyse der anzubindenden Systeme mit IT-Spezialisten Ermittlung des Integrationsaufwand der legodo CCS in die bestehende Systemlandschaft Business Case KPI Bewertung der Hauptnutzen für eine Einführung der legodo CCS Berechnung eines Business Case als Entscheidungsvorlage Key User Acceptance Präsentation erster konkreter Vorschläge für die Umsetzung Live-Demo von Kundenprozessen mit der legodo Customer Communication Suite 2h 2h 2h 2h 1 Woche später: Business Case Vorlagen für den Entscheidungsprozess Ergebnispräsentation Alle weiteren Vereinbarungen werden individuell getroffen. 30

31 Bestandsaufnahme Analyse Erarbeitung der Optimierungspotenziale Leistung Ist-Aufnahme der aktuellen Angebotsprozesse im Unternehmen (organisatorisch, fachlich, technisch) Erstellung eines Stärken- Schwächen-Profils des Unternehmens im Angebotsbereich (Reifegrad) Ermittlung von Nutzenpotenzialen individuell für das Unternehmen und Handlungsempfehlungen Methode Interviews/Workshops zur Schaffung einer konsolidierten Sicht auf die Angebotsprozesse im Unternehmen Benchmarking anhand Best- Practices (Qualität, Quantität, Zeit, Kosten Quick-Check-Up) Berechnung Business Case, Proof of Concept (Anwendungsszenarien) Ergebnis Fragebogen zur systematischen Ist- Aufnahme Individuelles Ergebnisdokument Benchmarking-Konzept inklusive KPIs Business Case Calculator Business-Case Proof of Concept Unternehmensindividuelle Handlungsempfehlungen 31

32 Back Up Folien Vertraulich

33 2010 legodo Relevanzmodell 33

34 Content Lifecycle: Ausprägung Content Creation Sorgfalt Ersteller Qualität intern vs. vs. Schnelligkeit extern Prozesskosten hoch vs. niedrig Content Channels Information Zielgruppe reich klein vs. vs. knapp groß Wiederverwendung viel vs. wenig Content Consumption Aktualität Navigation Plattformen alt einfach wenig vs. vs. vs. neu schwer viel Quelle: Gartner, 2012; Maverick Research: Content Value Optimization: Generating More Relevant Content at a Lower Cost 34

35 Renommierte Unternehmen haben ihre Kommunikation im Griff und nutzen diese als Wettbewerbsvorteil. International Top 5 Consulting Company 35

36 On Demand Web to Print, Account Notices, Online Quotes, Oder Confirmation, Online Statements, CCM Interactive Welcome Kits, Complex Quotes, Complaint Answers, Service Documents Structured Financial Statements, Telephone and Electricity Bills, Marketing Campaigns Quelle: The Forrester Wave: Document Output for Customer Communications Management, Q

37 Social Media Integration In der nächsten Stufe der Social Media Prozesse müssen Kommunikationsprozesse massenfähig gemacht werden CCM Mobile Devices schriftliche Kommunikation auf mobilen Geräten (Smartphones, Tablets) nimmt stark zu Cloud Delivery Bezug der Software als Dienstleistung aus der Cloud 37