HRworks Dokumentation für Mitarbeiter. Reiseantrag stellen

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1 HRworks Dokumentation für Mitarbeiter Reiseantrag stellen In folgender Dokumentation erfahren Sie, wie Sie für Ihre geplante Dienstreise einen Reiseantrag stellen und aus diesem eine Reisekostenabrechnung erfassen. Letzte Aktualisierung: Versionsnummer: 3.23

2 1. Neuen Reiseantrag stellen Um einen Reiseantrag zu stellen, wählen Sie im Bereich Eingang/Dashboard den Button Neu und anschließend Reiseantrag. 2. Reisedaten eintragen Der Reiseantrag öffnet sich in einer neuen Registerkarte. Tragen Sie hier die Eckdaten des Antrags ein, beginnen Sie mit dem Reisezweck. Erfassen Sie anschließend den Zeitraum Ihrer geplanten Reise mit Datum, Uhrzeit sowie Abfahrts- und Zielort. Sollen während der Reise Zwischenorte besucht werden, können Sie diese ebenfalls hinterlegen. Die Kostenstelle wird Ihnen in der Regel bereits vorgeschlagen. Falls dies nicht der Fall sein sollte, oder Sie eine andere Kostenstelle auswählen möchten, können Sie diese aus dem Dropdown-Menü selektieren. Das Gleiche gilt für Kostenträger. Wurde das Feld zum Eintragen der voraussichtlichen Kosten von Ihrem Administrator aktiviert, können Sie diese ebenfalls eingeben. Im Reiseantragsmenü links haben Sie die Möglichkeit diverse Dokumente (wie z. B. eine Dienstreise-Agenda) im PDF-Format anzuhängen. Aus dem hinterlegten Antrag können Sie einen Bericht erstellen und es bei Bedarf als PDF-Dokument mit allen angehängten Dateien ausdrucken. Erstellen Sie einen Reiseantrag fürs Ausland, haben Sie oder Ihr Administrator die Möglichkeit, das A1 Formular zum Versand ins Ausland zu erstellen. 2

3 In das Formular werden Ihre Basisdaten (Name, Adresse etc.) übertragen, sofern diese in HRworks hinterlegt wurden. Nach dem Herunterladen des Formulars, können Sie die restlichen Daten eintragen und an die jeweilige Krankenkasse versenden. Hinweis : Der erscheint im Menü Reisedaten und Tagesangaben. Haben Sie alle erforderlichen Informationen zu Ihrer Dienstreise eingetragen, klicken Sie auf Beantragen, um den Antrag an den Genehmiger weiterzuleiten. Anschließend öffnet sich ein Dialogfenster mit der Meldung, dass der Antrag geschlossen und zur Genehmigung weitergeleitet wird. Bestätigen Sie diese Meldung mit Ja. 3. Genehmigung des Reiseantrags Wurde die beantragte Reise von Ihrem Vorgesetzten bzw. dem Reisekostengenehmiger akzeptiert, werden Sie mit folgender informiert: 3

4 Sollten Sie aufgrund der internen -Einstellungen Ihrer Firma keine Nachricht erhalten, schauen Sie sich den Status Ihres Antrags im Menü Reisemanagement/ Reiseanträge an. Wurde der Antrag akzeptiert, kann die Reise durchgeführt werden. 4. Reisekostenabrechnung erfassen Wurde Ihr Reiseantrag genehmigt und Ihre Reise abgeschlossen, werden Sie von HRworks im Menü Reisemanagement/Reiseanträge automatisch gefragt, ob Sie aus dem erfassten Antrag eine Reisekostenabrechnung erstellen möchten. Bestätigen Sie die Frage mit Ja und führen Sie anschließend die Abrechnung durch. Auch im Bereich Eingang/Zu erledigen werden Sie darauf mit folgender Aufgabe hingewiesen: Erstellen Sie die Reisekostenabrechnung für getätigte Reisen, deren Anträge genehmigt wurden. Mit Doppelklick auf die Aufgabe werden Sie in das entsprechende Menü zur Bearbeitung weitergeleitet. Bestätigen Sie auch hier die automatische Frage mit Ja und bearbeiten Sie die Abrechnung. Haben Sie mit Nein geantwortet, können Sie aus dem Antrag auch zu einem späteren Zeitpunkt eine Reisekostenabrechnung erstellen. Mit Rechtsklick auf die entsprechende Reise wählen Sie die Option Reisekostenabrechnungen aus Reiseanträgen erstellen. 4

5 Wechseln Sie anschließend in das Menü Reisemanagement/Reisekostenabrechnungen und öffnen Sie mit Doppelklick die gewünschte Abrechnung. Die bereits erfassten Daten wurden vom erstellten Reiseantrag übernommen. Bearbeiten Sie die während der Reise entstandenen Änderungen und hinterlegen Sie anschließend die angefallenen Kosten. Klicken Sie entweder auf den Button Weiter oder öffnen Sie direkt das Menü Belege. 5. Belege erfassen In diesem Menü werden die Ihnen vorliegenden Belege einzeln erfasst und gespeichert. Erfassen Sie den ersten Beleg, indem Sie aus dem Dropdown-Menü die entsprechende Belegart auswählen. Tragen Sie im Feld Text eine nähere Beschreibung des Beleges ein, z. B. den Namen der Tankstelle. Je nach Belegart müssen weniger oder mehr Felder ausgefüllt werden. Bei einem Hotelbeleg wird das Datum des Beleges und das Enddatum der Übernachtung bereits eingetragen. Erfassen Sie den Bruttobetrag und wählen Sie die entsprechende Zahlungsart aus. Haben Sie den Betrag in einer Fremdwährung gezahlt, wählen Sie die entsprechende Währung aus. Im Feld Kurs können Sie einen eigenen Wechselkurs für die gewählte Währung angeben. Bleibt das Feld leer, verwendet HRworks den tagesaktuellen Systemkurs. Sichern Sie Ihre Angaben über den Button Speichern, erscheint der Beleg oben in der Liste der bereits erfassten Belege. Tragen Sie anschließend alle weiteren Belege genauso ein. 5

6 Sowohl über die verfügbaren Buttons als auch mit Rechtsklick auf jeweilige Belege können Sie diese kopieren, aufteilen, löschen oder zu den Zuzuordnenden Belegen verschieben. Haben Sie in Ihren vorherigen Abrechnungen ähnliche Belege hinterlegt, wählen Sie optional die Möglichkeit Belege aus anderen Reisekostenabrechnungen kopieren. In der Kopie eines Beleges müssen Sie nur noch die Daten anpassen. Haben Sie alle Belege erfasst, klicken Sie auf Weiter. 6. Elektronische Belege anhängen Im Menü Elektronische Belege können Sie Ihre gescannten Belege an die Reise anhängen. Wie das geht, erfahren Sie in der Dokumentation Elektronische Belege anhängen. Ist diese Funktion bei Ihnen nicht aktiviert, fahren Sie mit mit dem nächsten Schritt fort. Klicken Sie auf Weiter, um die Kilometerangaben zu erfassen. 6

7 7. Kilometerangaben hinterlegen Öffnen Sie das Menü Kilometer, um mit der Erfassung fortzufahren. Selektieren Sie einen der im Dropdown-Menü verfügbaren Fahrzeugtypen oder legen Sie mit Klick auf den Button Fahrzeuge ein neues Fahrzeug an. Tragen Sie ggf. eine nähere Beschreibung zur Fahrtstrecke sowie die Kostenstelle bzw. den Kostenträger ein und speichern Sie den Vorgang. Um mit der Erfassung fortzufahren, klicken Sie auf Weiter. Außerdem können Sie die Kilometer, die Sie auf Ihrer Dienstreise zurückgelegt haben, durch Google Maps berechnen lassen. Sobald Sie hier den Abfahrts- sowie den Zielort eintragen und über das markierte Icon den Button Distanz berechnen wählen, wird Ihnen die schnellste Route angezeigt. 7

8 Achtung : Dies ist nur möglich, wenn der zuständige Administrator einen eigenen Google Maps API Key in der Google API Console beantragt und diesen in den Einstellungen Ihrer Firma hinterlegt. 8. Tagesangaben bearbeiten Im Menü Tagesangaben werden Angaben zu den Ländern und den während der Reise erhaltenen Mahlzeiten vorgenommen. HRworks berechnet automatisch die Tagespauschale und nimmt je nach Einstellung die Kürzung für das Frühstück aufgrund des eingetragenen Hotelbeleges vor. Falls Ihre Reise nicht in Deutschland stattfand, können Sie das Land pro Tag mit Klick in die Zeile ändern. 8

9 Um diese Änderung für weitere Tage zu übernehmen, klicken Sie auf Mehrere Tage ändern oder Alle Tage ändern. Betrifft diese Änderung nur bestimmte Tage, klicken Sie auf Selektierte Tage ändern. Verwenden Sie die gleiche Vorgehensweise auch bei den Kürzungen für Mahlzeiten oder nehmen Sie die Änderung direkt in der Zeile des entsprechenden Tages vor. Um mit der Erfassung fortzufahren, klicken Sie auf Weiter. 9. Erfassung der Reise abschließen Im Menü Berichte können Sie sich zu jeder Reisekostenabrechnung einen oder mehrere Berichte anzeigen und ausdrucken lassen. Kontrollieren Sie Ihre Angaben und drucken Sie den Kostenbericht aus. Danach werden Sie automatisch gefragt, ob Sie die Abrechnung abschließen möchten. Haben Sie alle Angaben korrekt hinterlegt, bestätigen Sie die Meldung mit Ja. Reichen Sie den ausgedruckten Bericht mit den Originalbelegen zur buchhalterischen Prüfung ein. Alternativ können Sie die Reisekostenerfassung auch mit einem Klick auf Fertig abschließen. Die Reise wird nun geschlossen und dem Vorgesetzten automatisch per zur Freigabe zugestellt. In Ihrer Reisekostenübersicht können Sie die Abrechnung weiterhin sehen, aufrufen sowie den aktuellen Status nachverfolgen. 9

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