E-Procurement Beschaffung über die Supply Chain hinweg

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1 E-Procurement Beschaffung über die Supply Chain hinweg SVME Sektion Zürich vom by io-market AG / Daniel Kohler Kurzvorstellung io-market AG Die io-market AG ist eine unabhängige Unternehmung mit Standort in Vaduz, Liechtenstein, die im Juni 2000 gegründet wurde. io-market ist ein IT-Unternehmen im Bereich Business to Business für professionelle Internetdienstleistungen mit dem Fokus auf die elektronische Beschaffung. Unsere Zielsetzungen: - Optimierung von Geschäftsprozessen - Vernetzung von Firmen- u. Systeminformationen - Erhöhung der Produktivität - Reduzierung der Prozesskosten Unsere Kernkompetenzen: - Entwicklung von Applikationen und Modulen - Schnittstellenmanagement - Betrieb des io-network als zentraler Hub - gesamtheitliche und durchgängige Lösungen Unsere Kunden: - Mittelgrosse und grosse Unternehmen - > registrierte Unternehmen im io-network - Branchen: Industrie, Dienstleistung, Handel, Lebensmittel und Gesundheitswesen - Auszug namhafter Kunden: Kuoni Reisen AG, OC Oerlikon, INFICON AG, RUAG Space AG (Pilotphase) 2009 by io-market AG Seite 2 1

2 Einführung in das Thema 2009 by io-market AG Seite 3 Einführung in das Thema Supply Chain Management (SCM) Beschaffungsplanung Materialbedarfsplanung Produktionsplanung Disposition / -Planung Mittel- bis langfristig Absatzplanung Lieferant SCM ist ein firmenübergreifender Ansatz, den Gesamtfluss innerhalb der Wertschöpfungskette vom Lieferanten über die Herstellung zur Distribution bis hin zum Endkunden effizient zu planen und zu steuern. Kunde Beschaffung/ Wareneingang Beschaffung / Produktion / Distribution Kurz- bis mittelfristig Materialmanagement Distribution Produktion 2009 by io-market AG Seite 4 2

3 Einführung in das Thema Was bedeutet dies für das Unternehmen: hohe Kooperationsfähigkeit, die unweigerlich eine Öffnung nach Aussen zur Folge hat Bereitschaft für firmenübergreifende Prozesse und Vernetzung von IT-Systemen klare E-Business Strategie IT-Systeme die Up2Date sind 2009 by io-market AG Seite 5 Einführung in das Thema 2009 by io-market AG Seite 6 3

4 Einführung in das Thema > Quelle: Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung by io-market AG Seite 7 Einführung in das Thema > Quelle: Stimmungsbarometer Elektronische Beschaffung by io-market AG Seite 8 4

5 Einführung in das Thema Fakten aus der Praxis: Ohne Softwareunterstützung ist ein effizientes Supply Chain Management nicht möglich Firmenübergreifende Prozesse sind trotz der bekannten Notwendigkeit schwach ausgeprägt Ein Haupthindernis bilden die heterogenen IT-Systeme der Unternehmen, die nicht simple verbunden werden können Fallbezogene Einzellösungen und Medienbrüche sind in den meisten Unternehmen an der Tagesordnung Fehlende Strategie bzw. Nichterkennen von Chancen Angst vor hohen Kosten Angst vor Veränderungen 2009 by io-market AG Seite 9 IT-Integration von Kunden und Lieferanten 2009 by io-market AG Seite 10 5

6 IT-Integration von Kunden und Lieferanten Inventory Purchase Production Production Planning Accounting Engineering ERP HR Sales BI Delivery Kunden Fulfillment-Partner Unternehmen Lieferanten 2009 by io-market AG Seite 11 IT-Integration von Kunden und Lieferanten Inventory Purchase Production Ziel ist das optimale Zusammenspiel aller Partner Production Herausforderungen Accounting Planning Engineering ERP Hohe HR Datenqualität Verfügbarkeit von Informationen Sales BI Delivery IT-Schnittstellen-Management für Kunden-/Lieferantenintegration Kunden Fulfillment-Partner klar definierte Prozesse Integration von firmenübergreifenden Prozessen Unternehmen Lieferanten 2009 by io-market AG Seite 12 6

7 IT-Integration von Kunden und Lieferanten PUNKT ZU PUNKT - KOMMUNIKATION Schnittstelle SAP Besteller Formate / Standards (XML, idoc, opentrans, ) Kommunikation (FTP, AS2, Webservice, etc.) Definition der Prozesse (Bestellung, AB, RG, etc.) Daten-Mapping pro Prozess Testing Implementation Live-System / Rollout Navision Lieferanten Aufwand pro Partei > CHF Betriebs- und Unterhaltskosten 2009 by io-market AG Seite 13 IT-Integration von Kunden und Lieferanten SAP PUNKT ZU PUNKT - KOMMUNIKATION Navision Besteller Schnittstelle Schnittstelle Lieferanten 2009 by io-market AG Seite 14 7

8 IT-Integration von Kunden und Lieferanten KOMMUNIKATION via Hub SAP Navision Besteller Schnittstelle HUB Schnittstelle Lieferanten 2009 by io-market AG Seite 15 IT-Integration von Kunden und Lieferanten Mehrwert durch E-Business Funktionalitäten E-Business Portal - Sourcing - WebEDI Tool - Lieferanten- / Multikataloge - Prozess-Workflows - Vendor Managed Inventory - E-Archiv / Vertragsmanagement - MwSt-konforme Rechnungen - etc. SAP Navision HUB Besteller Lieferanten HUB 2009 by io-market AG Seite 16 8

9 IT-Integration von Kunden und Lieferanten Fakten: Hohes Sparpotenzial, da z.b. manuelle Erfassung wegfällt Prozessoptimierung durch weitere Funktionen, wie z.b. elektronische Überprüfung und Freigabe Garantiert mehr Qualität durch wegfallende Medienbrüche und schnellere Verfügbarkeit von Daten Transparente Prozesse durch jederzeit verfügbare und auswertbare Daten Firmenübergreifende Kommunikation wird auf ein neues Niveau gehoben Durchgängige und skalierbare Lösung für den elektronischen Datenaustausch 2009 by io-market AG Seite 17 Praxisbeispiel: Beschaffung über die Supply Chain hinweg 2009 by io-market AG Seite 18 9

10 Beispiel eines optimalen elektronischen Beschaffungsprozesses Einkauf via E-Portal (indirekte Güter, Dienstleistungen) Beschaffungsportal E-Portal Mitarbeiter Bedarfsanforderung (BANF) Zugriff via Portal Einkauf Lieferant Auftragsbestätigung Validierung Auftragsbestätigung Lieferanweisung optional Versand / Lieferung Kreditorenabteilung Validierung Rechnung Debitorenabteilung Rechnung Sign. Rechnung Zahlungsprozess Archivierung 2009 by io-market AG Seite 19 Beschaffungslösung der Firma Inficon Hersteller von Vakuuminstrumenten und hochpräziser Sensortechnologie mit Anwendung in der Halbleiter- und Beschichtungsindustrie sowie weiteren Industriebranchen by io-market AG Seite 20 10

11 Auslöser und Ausgangslage im Jahr 2000 Negative Aspekte - viele Doppelspurigkeiten im Einkauf - keine Abstimmung zwischen den Einkäufern - Organisation der Beschaffung sehr ressourcenintensiv und unübersichtlich - Einkäufer mit dem Tagesgeschäft völlig ausgelastet - wenig Zeit für strategischen Einkauf (neue Beschaffungsmärkte, Lieferanten, etc.) Lösungen geforderte Massnahmen - Reduzierung des Beschaffungsaufwandes - Klares Lieferantenmanagement - Transparenz in der Beschaffung - Höchste Produkt- und Lieferqualität - Interne Organisation optimieren - Reduzierung von Lieferanten - Kommunikation mit Lieferanten verbessern - Routinetätigkeiten automatisieren und vereinfachen - Wahl der richtigen Beschaffungslösung Umsetzung E-Procurement Lösung 2009 by io-market AG Seite 21 Übersicht Geschäftsmodell Beschaffungsportal Web-EDI für Lieferanten ohne Schnittstelle online Archiv Besteller Lieferant(en) ERP Bedarfsanforderung (BANF) Bestellung Auftragsbestätigung Lieferschein Bestellung Auftragsbestätigung Lieferschein Rechnung ERP Rechnung (signiert / unsigniert) digitale Signatur E-Dokumente Geschäftspartner Netzwerke / Marktplätze 2009 by io-market AG Seite 22 11

12 Geschäftsprozess Lieferant Prüfung und Integration in ERP Bestellung io-network Bestellung ab Warenkorb inkl. Kontierungen Shop-Bestellung Inficon SAP Bestellanforderung Bestellabwicklung Shop Bestellanforderung Bestellung ab SAP Rüsten und Versand Validierung Integration Bestellung 1..n Rechnungsstellung Datenaufbereitung Archiv Rechnung Validierung mit Bestellung Rechnungsprüfung autom. Rechnungsfreigabe Datenaufbereitung für Rechnungsprüfung Rechnungsreferenz Signatur-Prozess digital sign. Rechnung sign. Rechnung Rechnungsverarbeitung Zahlung Archiv physische Lieferung Wareneingang 2009 by io-market AG Seite 23 Erfolgsfaktoren - Erhöhte Datenqualität - klare Prozessdefinitionen in der Beschaffung - Massive Reduktion der Durchlaufzeit in der Beschaffung um 60% - Fehlerminimierung (Datenhandling) - Integrierte und automatisierte Prozesse - Bestellreferenz im SAP aller Bestellungen nun vorhanden - Einkäufer haben nun Zeit für strategische Beschaffung höherer Einkaufserfolg, bessere Lieferantenpflege - Weitere Lieferanten auf Knopfdruck aufschaltbar (WebEDI / Schnittstelle) 2009 by io-market AG Seite 24 12

13 Ausblick und Trends Folgende Faktoren werden die Zukunft prägen: Zunehmende firmenübergreifende Vernetzung von Unternehmen Outsourcen von IT-Lösungen die nicht zum Kerngeschäft gehören Neue Technologieansätze wie z.b. Software as a Service (SaaS) Verschmelzung von innerbetrieblichen und überbetrieblichen Prozessen Generell, Internet als DIE Technologie für Geschäftstätigkeiten Etc by io-market AG Seite 25 Mut zu neuen Schritten Vielen Dank! io-market AG Kanalstrasse 32 FL-9490 Vaduz Tel Fax contact@io-market.com 13