Text und Redaktion. Winkler GmbH Englerstraße Heidelberg

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1 Praxisbericht Desktop-Virtualisierung Handfeste Vorteile auch für kleine Unternehmen Ein Praxisbeispiel des Netzwerks Elektronischer Geschäftsverkehr

2 Text und Redaktion Winkler GmbH Englerstraße Heidelberg 2 IHK Kompetenznetz E-Business Rhein-Neckar (KeRN) c/o Technologie- und Umweltberatung Industrie- und Handelskammer Rhein-Neckar Standort Heidelberg Hans-Böckler-Str Heidelberg Herausgeber IHK Kompetenznetz E-Business Rhein-Neckar (KeRN) c/o Technologie- und Umweltberatung Industrie- und Handelskammer Rhein-Neckar Standort Heidelberg Hans-Böckler-Str Heidelberg Tel.: kern@rhein-neckar.ihk24.de Web: Stand September 2012 Abbildungsnachweise Titelseite: cloud information gstudio - Fotolia Sonstige: Winkler GmbH

3 Praxisbericht Inhalt Bei der Desktop-Virtualisierung werden einzelne, lokale Arbeitsplatz-Rechner durch so genannte virtuelle Clients ersetzt. Betriebssystem und Anwendungsprogramme werden ressourcenoptimiert auf einem zentralen Rechner ausgeführt und über die virtuellen Clients, kleine kompakte Boxen, jedem einzelnen Anwender direkt am Arbeitsplatz zur Verfügung gestellt. Die Desktop-Virtualisierung ermöglicht nicht nur eine effizientere und damit kostengünstigere Nutzung der Hardware, sondern bietet auch eine Reihe weiterer Vorteile, gerade auch für kleine und mittlere Unternehmen (KMU). Der vorliegende Praxisbericht zeigt, wie die Winkler GmbH aus Heidelberg vorgegangen ist, um ihre IT-Infrastruktur mit dem Verfahren der Desktop-Virtualisierung zu modernisieren. Der Bericht macht deutlich, welche handfesten Vorteile dies für Datensicherheit, Energiebedarf, Arbeitsplatzergonomie, Wartbarkeit und Mitarbeiterzufriedenheit des Unternehmens gebracht hat. 1

4 Desktop-Virtualisierung Handfeste Vorteile auch für kleine Unternehmen Ein Praxisbericht der Winkler GmbH Die Winkler GmbH 2 Kennen Sie die Redensart: Es gibt drei Arten, eine Firma zu ruinieren: 1) Spielen: das geht am schnellsten 2) Affären: das ist am schönsten 3) IT: das ist am sichersten. Früher habe ich auch so gedacht. Dann kam ich zur Firma Winkler und habe gelernt, dass IT eine Schlüsselressource ist, wenn man in der heutigen Geschäftswelt in einer Nische wachsen will, bekennt Andreas Zenner, Geschäftsführer der Winkler GmbH Heidelberg. Die Winkler GmbH wurde 1979 als Familienunternehmen gegründet und stellt seither flexible, elektrische Beheizungslösungen für gewerbliche Kunden in aller Welt her. Die Speziali- tät des rund 60 Mitarbeiter zählenden Heidelberger Unternehmens ist dabei die kundenspezifische Fertigung kleiner Lose oder Einzelstücke. Hauptanwendungsbereiche für diese Unikate sind die Prozess- und Umweltmesstechnik, die Abgasanalyse an Verbrennungsmotoren, Frostschutz, Chemisch-technische Verfahrenstechnik, die Bahntechnik, Abfüll- und Dosiertechnik und die Klebetechnik. Jede dieser Branchen stellt eigene Anforderungen. Wir verstehen uns als Berater unserer Kunden in Sachen Wärme und wachsen mit dieser Einstellung die letzten Jahre kontinuierlich im zweistelligen Prozentbereich, erläutert Jan-Derek Schlué, Vertriebsleiter der Winkler GmbH. Dieses Wachstum, der hohe Anteil an Einzelstücken Die Winkler GmbH in Heidelberg

5 Praxisbericht und die große Kundenvielfalt bringen die Notwendigkeit mit sich, mit jedem Auftrag eine Vielzahl von Informationen zu pflegen und diese auch über Jahre für Nachbestellungen und Reparaturen verfügbar zu halten. Das ist alles IT, so Schlué. Von der IT-Steinzeit in die virtuelle Neuzeit Diese Erkenntnis hat sich seit der Übernahme der Geschäftsführung im Rahmen der Nachfolgeregelung durch Herrn Zenner allmählich durchgesetzt. Kurz bevor ich zu Winkler kam, waren wir in der IT-Steinzeit. Es gab sechs Telefonleitungen und nur einen internetfähigen PC, von dem aus einmal am Tag s durch einen - Beauftragten abgerufen wurden das war im Jahr 2004, so Zenner. Damals wurden die vorhandenen Systeme sowie die Webseiten von externen Dienstleistern betreut. Fünf Jahre später, also 2009, hat Winkler dann das erste große IT-Modernisierungsprojekt angestoßen: die Desktop-Virtualisierung. Was das bedeutet, habe ich an meinem ersten Arbeitstag bei Winkler kennen und schätzen gelernt, so Jan-Derek Schlué. Kein PC am Arbeitsplatz, stattdessen lediglich ein kleiner, chromfarbener Würfel, von dem aus zwei USB-Verbindungen abgehen: einer zum Bildschirm, der andere zur Tastatur. Anfangs war die Zurückhaltung gegenüber dem Neuen, Ungewohnten spürbar. Datensicherheit als A und O der modernen Geschäftswelt CD, DVD und USB-Stick können nicht einfach durch den Anwender selbst eingelesen bzw. angeschlossen werden. Das geschieht aus zwei Datensicherheitsbetrachtungen heraus, erläutert Andreas Zenner. Zum einen verhindern wir das Eintragen von möglich vorhandener Schadsoftware, zum anderen können Unternehmensdaten nicht ohne Weiteres vom Server auf externe Medien kopiert werden. Die externen Medien werden also beim IT-Administrator abgegeben, um sie zentral und virengeprüft über den Server auf dem Desktop des Anwenders wieder verfügbar zu machen. Längst haben sich heute die Anwender daran gewöhnt und die anfängliche Skepsis ist der spürbaren Sicherheit gewichen, denn Schadsoftware, die durch Viren, Würmer und Trojaner eingeschleust werden kann, wird zentral erkannt und unschädlich gemacht. Alle 12 Stunden i.d.r. nachts wird der Server auf einen zuvor definierten Systemstand zurückgesetzt. Mögliche eingedrungene Schadsoftware wird auf diese Weise unschädlich gemacht. Darüber hinaus gehören abstürzende Computer, laute Lüftergeräusche oder veraltete Druckertreiber bei Winkler der Vergangenheit an. Alles notwendige Equipment befindet sich auf dem zentralisierten, ebenfalls virtualisierten Server, der einen permanen- 3

6 4 ten und prompten Datenaustausch zu den Clients gewährleistet. Der Anwender selbst spürt keine Nachteile bzw. Umstellungen in der täglichen Arbeit, da er seine gewohnte Arbeitsplatzumgebung auf seinem Desktop wie bei einem lokalen PC wiederfindet. Winkler musste nicht nur im Bereich der IT-Infrastruktur investieren, sondern auch in neue Mitarbeiter. Das war zum einen unserer Altersstruktur geschuldet, zum anderen aber auch der Notwendigkeit, neue Funktionen im Unternehmen zu schaffen, um so den Grundstein für mehr Wachstum zu legen. Die Tatsache, dass Mitarbeiter gehen, sei es in den wohlverdienten Ruhestand, oder weil sie sich beruflich verändern wollen, ist völlig normal und alltäglich, stellte uns aber dennoch vor eine grundlegende Überlegung: Was passiert mit elektronisch abgelegten Daten in Form von Kundenkontakten, Besuchsberichten, technischen Zeichnungen, Konstruktionen, Projekten etc. Es wäre ein Leichtes, diese Daten über externe Festplatten, USB-Sticks und CD/ DVD aus dem Unternehmen zu schleusen. Wir beschäftigen keine Saboteure, doch allein der Gedanke, dass wichtiges Know-how einfach per Mausklick dem Unternehmen entwendet werden könnte, hat uns noch mehr von der Notwendigkeit überzeugt, die Virtualisierung voranzubringen, erläutert Markus Medek, kaufmännischer Leiter und Prokurist der Winkler GmbH. Die USB-Schnittstellen an den einzelnen Clients müssen zunächst vom Systemadministrator freigegeben werden, bevor sie genutzt werden können. Green IT - ein Beitrag zum Umweltschutz Ebenfalls positiv machte sich die Virtualisierung bei der Stromrechnung bemerkbar. Mit rund 15 virtualisierten Arbeitsplätzen war der Strommehrbedarf des Servers ausgeglichen, ab da rechnete sich jeder virtualisierte Arbeitsplatz in der Stromeinsparung direkt. Das von Winkler verwendete Model Pano Zero Client benötigt nur noch 3,5 W in der Spitze. Im Vergleich dazu hat ein Desktoprechner mit durchschnittlich 70 W einen weitaus höheren Ressourcenverbrauch. Die Investition rechnet sich also nicht nur aus wirtschaftlichen Gründen, sondern leistet auch einen wichtigen Beitrag zum Umweltschutz. Pano Zero Client (rechts) im Vergleich zum Standard-PC

7 Praxisbericht Wartbarkeit und widrige Einsatzbedingungen Neben den bereits beschriebenen Vorteilen hinsichtlich der Datensicherheit und der Arbeitsplatzergonomie, macht es natürlich auch einen großen Unterschied, ob der Systemadministrator jeden PC einzeln warten muss, oder ob er Wartung und Softwareupdates, der Servervirtualisierung sei Dank, zentral ausführen kann. Ganz zu schweigen von den Komponenten der PC-Hardware, deren Reparatur bzw. Ersatzbeschaffung komplett wegfällt. Dadurch dass die virtualisierten Desktops in Form von Pano Zero Clients keinerlei mechanische Komponenten mehr besitzen, sind sie gut geeignet für den Einsatz unter widrigen Bedingungen wie z.b. der Winkler Fertigung für Oberflächenbeheizungen, in der durch die Glasfaserstäube konventionelle Rechner schneller verschleißen. den Schreibtischen. Auch an besonders heißen Sommertagen wirkt sich die geringe Wärmeabstrahlung eines Pano Zero Clients im wahrsten Sinne positiv auf das Betriebklima aus. Stichwort Arbeitsplatzergonomie ein nicht zu unterschätzendes Thema und für die Mitarbeiterzufriedenheit ein wichtiger Faktor. Entwicklung der Desktop-Virtualsierung Das Projekt nimmt Fahrt auf Innerhalb eines guten halben Jahres haben wir zusammen mit unserem neuen Dienstleister, der Adictum IT-Solutions GmbH, 2009 die ersten 10 Arbeitsplätze virtualisiert, angefangen vom Vertrieb, dem Kundencenter über die Finanzbuchhaltung bis zur Fertigung. Mittlerweile sind bis auf wenige Ausnahmen alle computerfähigen Arbeitsplätze bei Winkler virtualisiert und seine User sind begeistert, nicht zuletzt wegen der enormen Platzersparnis auf bzw. unter

8 6 Apropos Mitarbeiterzufriedenheit Mit stetig steigender Mitarbeiterzahl und dem wachsenden Bewusstsein für operativ sichere Prozesse fand Winkler jedoch schnell heraus, dass das Unternehmen ohne verbesserte IT- Infrastruktur an Grenzen stoßen würde, den ständig steigenden Kundenerwartungen dauerhaft gerecht zu werden. Was das bedeutet, hat Winkler täglich zu spüren bekommen. Ob Softwareaktualisierung, ein neues Virenupdate, die Inbetriebnahme eines neuen Plotters, das Einrichten eines neuen -Gruppenpostfaches, die Einstellung unternehmenseinheitlicher -Signaturen oder auch das Erstellen kleiner hilfreicher Makros zur Ansteuerung definierter Druckerfächer immer mussten wir unsere Dienstleister anrufen, eine Termin ausmachen und erst einmal warten, bis wir als kleines, mittelständisches Unternehmen an der Reihe waren. Das hätte auf Dauer keiner ausgehalten, so Zenner. Der richtige Dienstleister: für KMU eine Herausforderung Wie bereits erwähnt hatten wir 2003 noch eine Reihe von Dienstleistern, die jeder für sich kompetent waren. Das Problem war jedoch, dass diese Dienstleister wiederum eine Vielzahl von ganz unterschiedlichen Unternehmen betreuten. Dies führte dazu, dass wir mit der eigentlichen Ideenentwicklung und Lösungsfindung auf uns alleingestellt blieben. Den Dienstleistern fehlte eine grundsätzliche Vorstellung unserer täglichen Probleme, die sich aus den kleinen Losgrößen, der internationalen Tätigkeit und unseren heterogenen Kundenanforderungen entwickeln, so Schlué. Dies hat natürlich auch unsere Mitarbeiter frustriert, die sich von den Dienstleistern unverstanden, missverstanden oder ignoriert fühlten. Irgendwann können Sie da auch nicht mehr vermitteln. Auf der einen Seite müssen wir immer mehr immer schneller immer besser erledigen, um unsere Kunden zufrieden zu stellen, auf der anderen Seite können wir das nicht, weil unsere eigenen Infrastruktur-Dienstleister nicht mit diesem Anspruch zu uns kommen. Als kleines Unternehmen müssen wir auch warten können, so deren Meinung, berichtet Laura Germer, Leiterin Informationsmanagement.

9 Praxisbericht Wir haben uns auf dem Markt umgesehen, aber wir haben letztlich immer die selbe Art Dienstleister vorgefunden, darum haben wir beschlossen, das Thema selbst in die Hand zu nehmen, erklärt Geschäftsführer Zenner. Im August 2009 wurde daher Herr Benjamin Paske, der erste Vollzeit-Systemadministrator bei Winkler, eingestellt. Dass die IT eine Schlüsselressource für nachhaltiges Wachstum ist, wurde uns täglich erneut bewusst, weiß auch Laura Germer. Dass dies der richtige Ansatz war, zeigte sich schnell in der deutlichen Beschleunigung des Virtualisierungsprojektes und der stark verbesserten Systemverfügbarkeit. Die Tatsache, dass es für Firmen wie uns keine passenden Dienstleister zu geben scheint, hat uns allerdings so beschäftigt, dass wir 2010 einen Schritt weiter gegangen sind und beschlossen haben, unsere Erfahrungen und unser Praxiswissen auch anderen zur Verfügung zu stellen. Darum haben wir die Adictum IT-Solutions GmbH als Schwesterfirma gegründet, erklärt Herr Medek. Frau Germer ist die zentrale Schnittstelle zwischen der Winkler GmbH und der von Winkler als Spin-Off gegründeten Adictum IT-Solutions GmbH, in der mittlerweile neben Herrn Paske als Systemadministrator, fünf weitere Mitarbeiter in den Bereichen Softwareentwicklung, Systemadministration, Onlinemedien und Vertrieb arbeiten. 7 it-solutions Jan-Derek Schlué (Vertriebsleiter der Winkler GmbH)

10 Fazit - Gemeinsam wachsen 8 Die Virtualisierung war neben dem Webseiten-Design und der Einführung eines firmeninternen Wikis das nächste größere IT-Projekt der Winkler GmbH, das mit der Adictum IT-Solutions GmbH umgesetzt wurde. Mittlerweile verfolgen wir auch das ehrgeizige Ziel, unsere eigene Unternehmenssoftware zu stellen. Auch hier wieder aus der Tatsache heraus, dass es am Markt für Unternehmen unserer Größe mit unserem Geschäftsmodel nichts Passendes zu geben scheint, das auch von der Philosophie des Anbieters zu uns passt, erläutert Medek. Der zentrale Baustein für die erfolgreiche Umsetzung und das langfristige Vertrauen ist die Fähigkeit des Dienstleisters mitzudenken, sich in die Probleme seiner Anwender hineinversetzten zu können. Genau das stellen wir bei der Adictum sicher. Es ist ein eigenes Unternehmen mit einer eigenen Kultur, aber eingebettet in ein mittelständisches Industriezulieferunternehmen. Die IT ler dort sitzen nicht im Elfenbeinturm und überlegen, was der Kunde wohl meinen oder was das Problem sein KÖNNTE. Sie gehen hin, schauen es sich an und finden pragmatische und einfache Lösungen, so Germer.

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12 Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr E-Business für Mittelstand und Handwerk Das Netzwerk Elektronischer Geschäftsverkehr (NEG) ist eine Förderinitiative des Bundesministe riums für Wirtschaft und Technologie. Seit 1998 unter stützt es kleine und mittlere Unter nehmen bei der Einführung und Nutzung von E-Business-Lösungen. Beratung vor Ort Mit seinen 28 bundesweit ver teilten Kom pe tenz - zentren infor miert das NEG kostenlos, neutral und praxisorientiert auch vor Ort im Unter - nehmen. Es unterstützt Mittelstand und Handwerk durch Beratungen, Informations veranstaltungen und Publikationen für die Praxis. Das Netzwerk im Internet Auf können Unternehmen neben Veranstaltungsterminen und den Ansprechpart nern in Ihrer Region auch alle Publikationen des NEG einsehen: Handlungsleitfäden, Checklisten, Studien und Praxisbeispiele geben Hilfen für die eigene Umsetzung von E-Business-Lösungen. Fragen zum Netzwerk und dessen Angeboten beantwortet Markus Ermert, Projektträger im DLR unter 0228/ oder per markus.ermert@dlr.de. Das Netzwerk bietet vertiefende Informationen zu Kundenbezie hung und Marketing, Netz-und Informationssicherheit, Kauf männischer Software und RFID sowie E-Billing. Das Projekt Femme digitale fördert zudem die IT-Kompetenz von Frauen im Handwerk. Der NEG Website Award zeichnet jedes Jahr herausragen de Internetauftritte von kleinen und mittleren Unter nehmen aus. Informationen zu Nutzung und Interesse an E-Business-Lösungen in Mittelstand und Handwerk bietet die jährliche Studie Elektro nischer Geschäftsverkehr in Mittelstand und Handwerk.