Prozessmodellierung mit ARIS

Transkript

1 Prozessmodellierung mit ARIS

2 Heinrich Seidlmeier Prozessmodellierung mit ARIS Eine beispielorientierte Einführung für Studium und Praxis in ARIS 9 4., aktualisierte Auflage

3 Heinrich Seidlmeier Fakultät für Betriebswirtschaft Hochschule Rosenheim (University of Applied Sciences) Rosenheim Deutschland ISBN DOI / ISBN (ebook) Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über abrufbar. Springer Vieweg Springer Fachmedien Wiesbaden 2002, 2006, 2010, 2015 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Der Verlag, die Autoren und die Herausgeber gehen davon aus, dass die Angaben und Informationen in diesem Werk zum Zeitpunkt der Veröffentlichung vollständig und korrekt sind. Weder der Verlag noch die Autoren oder die Herausgeber übernehmen, ausdrücklich oder implizit, Gewähr für den Inhalt des Werkes, etwaige Fehler oder Äußerungen. Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Springer Fachmedien Wiesbaden ist Teil der Fachverlagsgruppe Springer Science+Business Media (

4 Vorwort zur vierten Auflage Die vorliegende, vierte Auflage dieses ARIS-Lehrbuches ist in mehrerer Hinsicht komplett neu weshalb? Das Vorgängerwerk (erschienen im Jahr 2010) behandelte den ARIS Business Architect in der Version 7. Jetzt geht es um die Version 9. Die 8 wurde vom neuen Hersteller aus produktstrategischen Gründen übersprungen. Bis zur Version 7 bot die IDS Scheer AG das Prozessmodellierungswerkzeug an. In 2010 wurde das Unternehmen von Professor Scheer, dem Begründer der langjährigen ARIS-Erfolgsgeschichte, von der Software AG übernommen. Damit gehört der ARIS Architect 9 zur ersten ARIS-Produktlinie der Software AG. Gleichzeitig hat sich die Produktbezeichnung geändert (aufmerksame Leser haben es sicher schon bemerkt): Der ARIS Business Architect ist dem ARIS Architect gewichen. Am augenfälligsten am aktuellen Tool (am Rande: Bis zur Version 6 hieß der Business Architect noch Toolset ) ist die frisch gestaltete, modernisierte Benutzeroberfläche. Neueinsteigern ist dies naturgemäß einerlei. Aber auch für alte Hasen (wie dem Autor dieses Buches, der 1999 mit der Version 4 begann) gestaltet sich der Umstieg reibungslos. Nicht nur die Oberfläche zeigt sich in neuer Form. Der ARIS Architect 9 bietet auch eine ganze Reihe an bislang unbekannten Funktionen. Mit am interessantesten sind sicherlich die innovativen Such- und Analysemöglichkeiten zum Untersuchen und Auswerten von Datenbank- und Modellinhalten. Für die vierte Auflage wurden die Buchinhalte fast völlig neu gestaltet. Der Grundaufbau ähnelt zwar noch der Vorversion, die Ausführungen mussten jedoch für die neue ARIS-Version tiefgreifend geändert werden. Das Kap. 1 zum Prozessmanagement erfuhr eine deutliche Aktualisierung und Erweiterung. Das Kap. 2 fasst die wesentlichen Neuheiten der Version 9 zusammen. Das Kap. 3 behandelt weiterhin die Modellierung und Optimierung von Prozessen anhand des bekannten ARIS-Sichtenmodells. Die grundlegenden Handgriffe zur einfachen Systemverwaltung zeigt Kap. 4. Kap. 5 ist eine völlige Neuentwicklung. Die schon angesprochenen, innovativen Analysefeatures der Version 9 werden ausführlich behandelt. Ähnliches gilt für das Kap. 6. Ebenfalls zum ersten Mal wird die Modellierung gemäß BPMN 2.0 mit ARIS dargestellt. V

5 VI Vorwort zur vierten Auflage Die Kap. 7 und 8 bieten mit vielen Aufgaben und zwei umfangreichen Fallstudien (inklusive aller Lösungen) ausreichend Gelegenheit, ARIS praktisch zu üben und dadurch zu vertiefen. Wie schon bei der dritten Auflage, stehen alle Abbildungen und Lösungsmodelle zum Download bereit. Folgen Sie, liebe Leserinnen und Leser, dem Link fh-rosenheim.de/seidlmeier/. Das zum Entzippen notwendige Kennwort fordern Sie über heinrich.seidlmeier@fh-rosenheim.de an. Fragen, Anregungen, Kritik u. ä. können gerne an die gleiche Adresse gesendet werden. Rosenheim, im Dezember 2014 Prof. Dr. Heinrich Seidlmeier

6 Inhaltsverzeichnis 1 Kurzüberblick Prozessmanagement Grundproblem traditioneller Organisationsformen Weshalb Prozessorganisation? Prozessmanagement als Lösung Prozessorganisation Prozesstypen Geschäftsprozessmanagement mit ARIS Literatur Was ist neu in ARIS 9? Startprozedur Oberfläche Modellierung Analyse Prozessoptimierung mit dem ARIS Architect ARIS: ARchitektur integrierter InformationsSysteme Methodische Grundlagen Allgemeines Prozessmodell mit Beschreibungssichten Die Funktionssicht Die Datensicht Die Organisationssicht Steuerungs-(Prozess-)Sicht Beschreibungsebenen Das ARIS-Haus Die Betriebswirtschaftliche Problemstellung und das Fachkonzept Einführung in den ARIS Architect: Grundlagen und Bedienung Die ARIS-Terminologie Praktische Einführung in die Bedienung VII

7 VIII Inhaltsverzeichnis 3.3 Modellierung innerhalb der Sichten an Beispielen Der ARIS-Explorer Modellierungskonventionen Funktionssicht Organisationssicht Datensicht Steuerungs- oder Prozesssicht EPK-Modellierungsregeln Weiterführende Modellierungsmöglichkeiten Prozessschnittstellen Generierung von neuen Modellen aus bestehenden Modellen Literatur Systemverwaltung Administration Datenbankverwaltung Kurzwiederholung Datenbank-Merge Datenbank-Reorganisation Datenbank-Konsolidierung Modellgestützte Prozessanalyse Einführung Analyse gemäß ARIS-Beschreibungssichten Zielorientierte Analyse Analyse von Syntax und Semantik Überblick über die ARIS-Analysefunktionen Basis: Korrekte Modelle Einfache Suche Komplexe Suche Prinzip der komplexen Suche mit Abfragen Standardabfragen Individualabfragen Ad-Hoc-Analysen Zusammenfassung der ARIS-Suchmöglichkeiten Tabellenkalkulation Modelle und Objekte in Tabellen einfügen Attribute in Tabellen einfügen Auswertungen mit Reporten Anwendungssysteme analysieren Organisationswechsel analysieren Zeiten/Kosten analysieren Modellvergleich Literatur

8 Inhaltsverzeichnis IX 6 BPMN 2.0 mit ARIS Geschichte und Zweck der BPMN Grundlagen der BPMN Prozessarten Elemente Diagrammtypen Methodische und stilistische Modellierungsregeln Kurzfazit Umsetzung der BPMN in ARIS Elemente Diagrammtypen Modellierungsrichtlinien und Semantikchecks für BPMN-Modelle EPK/BPMN-Modelltransformation Kurze Einführung Durchführung der Modelltransformation an Beispielen Literatur Aufgaben zur Modellierung und Analyse von Prozessen Aufgaben zur Modellierung von Prozessen Aufgabe 1: Funktionssicht Aufgabe 2: Organisationssicht Aufgabe 3: Datensicht Aufgabe 4: Prozesssicht Wertschöpfungskettendiagramm Aufgabe 5: Prozesssicht Ereignisgesteuerte Prozesskette Aufgabe 6: Schwachstellenanalyse und Prozessoptimierung Lösungen zu den Modellierungsaufgaben Aufgabe 1: Funktionssicht Aufgabe 2: Organisationssicht Aufgabe 3: Datensicht Aufgabe 4: Prozesssicht Wertschöpfungskettendiagramm Aufgabe 5: Prozesssicht Ereignisgesteuerte Prozesskette Aufgabe 6: Schwachstellenanalyse und Prozessoptimierung Aufgaben zur Analyse von Prozessen Kurzeinführung Aufgabe 1: Einfache Suche mit Eigenschaften Aufgabe 2: Einfache Suche mit dem ARIS-Explorer Aufgabe 3: Komplexe Suche mit Standardabfragen Aufgabe 4: Komplexe Suche mit individuellen Abfragen Aufgabe 5: Komplexe Suche mit Ad-hoc-Analysen (automatisch) Aufgabe 6: Komplexe Suche mit Ad-hoc-Analysen (schrittweise)

9 X Inhaltsverzeichnis Aufgabe 7: Tabellenkalkulation Aufgabe 8: Analysereport Zeiten/Kosten Aufgabe 9: Analysereport Organisationswechsel Aufgabe 10: Modellvergleich Lösungen zu den Analyseaufgaben Aufgabe 1: Einfache Suche mit Eigenschaften Aufgabe 2: Einfache Suche mit dem ARIS-Explorer Aufgabe 3: Komplexe Suche mit Standardabfragen Aufgabe 4: Komplexe Suche mit individuellen Abfragen Aufgabe 5: Komplexe Suche mit Ad-hoc-Analysen (automatisch) Aufgabe 6: Komplexe Suche mit Ad-hoc-Analysen (schrittweise) Aufgabe 7: Tabellenkalkulation Aufgabe 8: Analysereport Zeiten/Kosten Aufgabe 9: Analysereport Organisationswechsel Aufgabe 10: Modellvergleich Fallstudien zur Prozessoptimierung Fallstudie 1: Speditionsunternehmen Ausgangssituation und Problemstellung Ist-Aufnahme Analyse Soll-Konzept Lösungsvorschläge Fallstudie 2: Mineralwasserhersteller Ausgangssituation und Problemstellung Ist-Aufnahme Analyse Soll-Konzept Lösungsvorschläge Sachverzeichnis

10 Abbildungsverzeichnis Abb. 1.1 Prozessdurchlauf in einer vertikalen Organisation Abb. 1.2 Wertschöpfungskette nach Porter Abb. 1.3 Grundstruktur des Prozessmanagements Abb. 1.4 Kreislaufcharakter des Prozessmanagements Abb. 2.1 ARIS-Startfenster Abb. 2.2 Einrichten der Arbeitsumgebung Abb. 2.3 ARIS-Begrüßungsbildschirm Abb. 2.4 Neue Symbolik in ARIS Abb. 2.5 Ergebnisdarstellung einer beispielhaften Abfrage Abb. 3.1 Beispielprozess Abb. 3.2 Beispielprozess im Sichtenkonzept Abb. 3.3 Funktionsbaum Abb. 3.4 Ziel-Diagramm (Oberziel mit Unterzielen und Erfolgsfaktoren) Abb. 3.5 Beispielhaftes eerm Abb. 3.6 eerm-attributzuordnungsdiagramm Abb. 3.7 Beispielhaftes Organigramm Abb. 3.8 Grundform der schlanken EPK Abb. 3.9 Grundform der erweiterten EPK Abb Beschreibungsebenen in ARIS Abb Das ARIS-Haus Abb Beispiel eines Vorgangskettendiagramms (VKD) Abb Modell Organigramm Produktionszentrum Abb Objekt/Objekttyp, Kante/Kantentyp Abb Attribut/Attributtyp Abb Ausprägungs- und Definitionsebene Abb ARIS-Login Abb ARIS-Startbildschirm Abb ARIS-Explorer Abb Neue Datenbank anlegen XI

11 XII Abbildungsverzeichnis Abb Anmelde-Assistent Abb Öffnen von oder Anmelden an einer Datenbank Abb Anlegen von Untergruppen Abb Modell-Assistent zum Anlegen neuer Modelle Abb Modellierungsoberfläche Abb Minisymbolleiste Abb Ziehen von Kanten Abb Attributwerte eintragen Abb Attributwerte anzeigen Abb Ausprägungs- und Definitionskopie Abb Namensgleiche Objekte Abb Modelldruck Abb Aufruf Layout-Assistent Abb Beispiel einer Hinterlegung Abb Erstellung einer Hinterlegung Abb Speichern und Schließen von Modellen Abb ARIS-Hilfen Abb Modell- und Objektverwaltung im ARIS Explorer Markierung einer Gruppe Abb Modell- und Objektverwaltung im ARIS Explorer - Markierung eines Modells für Ausprägungen Abb Beispielfunktion in ARIS Abb Beispiel eines Funktionsbaumes Abb Beispielhaftes Zieldiagramm mit Zielen, Erfolgsfaktoren und Kennzahlen Abb Organisationseinheiten im Organigramm Abb Stelle und Stellenbeschreibung Abb Person und Rolle Abb Gruppe ARIS Projektteam Abb Typ Organisationseinheit Hauptabteilung Abb Zusammenfassendes Organigramm Abb Begriffsvielfalt: Problem und Lösung Abb Konstruktion von Fachbegriffsmodellen Abb Beispiel eines Fachbegriffsmodells Abb Grundelemente des eerm in ARIS Abb Beziehungen im eerm Abb eerm mit Zuordnung von Attributen Abb Ausgangsprobleme Abb Spalten des Vorgangskettendiagramms (Ausschnitt) Abb Beispielhafte Spaltensymbole im Vorgangskettendiagramm Abb Beispiel eines Vorgangskettendiagramms Abb Beispiel eines Wertschöpfungskettendiagramms

12 Abbildungsverzeichnis XIII Abb Beziehungen im Wertschöpfungskettendiagramm Abb Ereignis-Funktionsfolge in einer EPK Abb Grundform der schlanken EPK Abb Grundform der erweiterten EPK Abb Logische Ablaufregeln in ARIS Abb Beispiel zur UND-Regel Abb Beispiel zur XOR-Regel Abb Beispiel zur ODER-Regel Abb UND-Verknüpfungen Abb XOR-Verknüpfungen Abb ODER-Verknüpfungen Abb Beispiel einer realen EPK Abb Input/Output-Beziehungen und Objektsymbole im Funktionszuordnungsdiagramm (Beispiele) Abb Funktionszuordnungsdiagramm mit Organisationsobjekten Abb Verknüpfung von Teilprozessen durch gleichnamige Ereignisse Abb Verknüpfung von Teilprozessen durch gleichnamige Schnittstellen Abb Verknüpfung von Teilprozessen durch gleichnamige Schnittstellen Abb Modellgenerierungs-Assistent Abb Modellgenerierung: Funktionsbaum aus einer EPK Abb. 4.1 ARIS-Administration Abb. 4.2 Systemweite Administration Abb. 4.3 Datenbankbezogene Administration Abb. 4.4 Merge-Assistent Abb. 4.5 Das Prinzip der Konsolidierung Abb. 4.6 Beispielhaftes Ergebnis einer Suche nach namensgleichen Objekten Abb. 4.7 Konsolidierungsassistent Abb. 5.1 Prozessanalyse in Optimierungsprojekten Abb. 5.2 Beispielhafte Berechnungen von Bearbeitungen (1) Abb. 5.3 Beispielhafte Berechnungen von Bearbeitungen (2) Abb. 5.4 Fehlerhafte Geschäftslogik Abb. 5.5 Fehlerhafte Ablauflogik Abb. 5.6 Zielgerichtete Analysen mit ARIS Abb. 5.7 Semantikcheck-Assistent Abb. 5.8 Standardmäßige Strukturregeln für Prozessmodelle Abb. 5.9 Beispielhaftes Ergebnis eines Semantikchecks Abb Beispiel einer einfachen Suche nach Beziehungen eines Objekts Abb Beispiel einer einfachen Suche mit der Suchfunktion im Explorer Abb Beispiel einer einfachen Suche mit der Suchfunktion im Explorer (Fortsetzung)

13 XIV Abbildungsverzeichnis Abb Beispiel einer einfachen Suche mit der Suchfunktion in Modellen Abb ARIS Rocket Search Abb Prinzip der komplexen Suche mit Abfragen Abb Start einer Standardabfrage Abb Vorhandene Standardabfragen Abb Beispielhafte, prozessbezogene Standardabfrage Abb Beispielhaftes Ergebnis einer Standardabfrage Abb Beispielhafte Definition einer Standardabfrage Abb Nachfolgende Objekte der Organisationssicht Abb Modifikation von Standardabfragen Abb Start einer Individualabfrage mit der ARIS-Schaltfläche Abb Beispiel einer Individualabfrage Definition Abb Beispiel einer Individualabfrage Ergebnis Abb Einfügen einer Bedingung in eine Individualabfrage (1) Abb Einfügen einer Bedingung in eine Individualabfrage (2) Abb Modifiziertes Ergebnis einer Individualabfrage Abb Start einer Ad-Hoc-Analyse Abb Beispiel einer automatischen Ad-Hoc-Analyse (1) Abb Beispiel einer automatischen Ad-Hoc-Analyse (2) Abb Beispiel einer automatischen Ad-Hoc-Analyse (2) Abb Beispiel einer schrittweisen Ad-Hoc-Analyse Abb Beispiel einer ARIS-Tabelle Abb Arbeiten mit der Leiste Navigation Abb Ergebnistabelle einer Standardabfrage Abb Attributwerte in Tabellen Abb ARIS-Reportassistent Abb Beispiel zur reportbasierten Analyse von Anwendungssystemen Abb Beispiel zur reportbasierten Analyse von Organisationswechseln Abb Erweitertes Beispiel zur reportbasierten Analyse von Organisationswechseln Abb Auswertungsvereinfachung in der reportbasierten Analyse von Organisationswechseln Abb Prozessbeispiel zur Zeitanalyse Abb Ergebnisreport zum Prozessbeispiel Abb Zeit-/Kostenanalyse bei einer ODER-Regel: Ausgangsprozess Abb Zeit-/Kostenanalyse bei einer ODER-Regel: Ergebnisse Abb Beispiel zweier zu vergleichender Prozesse Abb Ergebnis des Modellvergleichs Abb. 6.1 BPMN-Elemente am Prozessbeispiel Abb. 6.2 Beispiel eines Choreographiediagramms Abb. 6.3 Beispiel eines Kollaborationsdiagramms mit zwei Pools

14 Abbildungsverzeichnis XV Abb. 6.4 Hilfe zur praktischen BPMN-Modellierung mit ARIS (Ausschnitt) Abb. 6.5 BPMN-Aktivitäten (Tasks) und BPMN-Ereignisse (Gateways) Abb. 6.6 Start events Abb. 6.7 Data objects und Data stores Abb. 6.8 BPMN-Elemente am Prozessbeispiel (dargestellt mit ARIS) Abb. 6.9 Beispiel eines ARIS-Kollaborationsdiagramms mit zwei Pools Abb ARIS-Konversationsdiagramm Abb BPMN-Modellierungsrichtlinien Abb Fehlerhaftes Originalmodell Abb Semantikcheck-geprüftes ARIS-Modell Abb EPK/BPMN-Transformation eines einfachen XOR-Konstrukts Abb Beispielhafte EPK für eine EPK/BPMN-Transformation Abb Generiertes BPMN Collaboration Diagram Abb Schaltfläche für die Transformation Abb Transformiertes BPMN Collaboration Diagram Abb. 7.1 Gruppenstruktur Abb. 7.2 Vertriebsfunktionen Abb. 7.3 Organisationsstruktur der Software GmbH Abb. 7.4 Organisationsstruktur mit Projektorganisation Abb. 7.5 Dokumente zur Direktbestellung Abb. 7.6 Datenstruktur für Anfragen, Angebote und Aufträge Abb. 7.7 Die Wertschöpfungskette der Software AG Abb. 7.8 Hinterlegte Wertschöpfungskette Abb. 7.9 Funktionsbaum als Hinterlegung Abb Wertschöpfungskettendiagramm als Hinterlegung Abb Kundenangebot erstellen als schlanke EPK Abb Kundenangebot erstellen als erweiterte EPK Abb Kundenangebot erstellen als Soll-EPK Abb Organisationsstruktur der Vino Com GmbH Abb Gruppenstruktur der Analyse-Datenbank Abb Auflistung der ARIS-Modelle in der Analysedatenbank Abb Stellvertretende Niederlassungsleiter Abb Überprüfung von Bestellungen in der Niederlassung München Abb Bestellfunktionen in der Niederlassung Berlin Abb Abfragedefinition Stelle Funktion in einem Modell Abb Individuelle Abfragedefinition EPK Informationsträger Funktion Abb Einfügen einer Bedingung für Informationsträger Abb Benutzer des Schmierzettels in der Niederlassung Berlin Abb Funktionen des Verwaltungsmitarbeiters in der Niederlassung Köln

15 XVI Abbildungsverzeichnis Abb Abfragedefinition zu Tätigkeiten Verwaltungsmitarbeiter außerhalb der Weinbestellung Abb Ergebnis der Abfrage für die Niederlassung Köln Abb Mitarbeiter im Weinbestellprozess in der Niederlassung München Abb Gemeinsamkeiten der Weinbestellprozesse in Berlin und München Abb Schrittweise Ad-hoc-Analyse für den Sachbearbeiter 2 in der Bestellabwicklung (Start) Abb Schrittweise Ad-hoc-Analyse für den Sachbearbeiter 2 in der Bestellabwicklung (Ende) Abb Ergebnistabelle linker Ausschnitt Abb Ergebnistabelle rechter Ausschnitt Abb Vertriebsniederlassungen im Zeitvergleich Abb Organisationswechsel in den Niederlassungen Abb Modus für den Modellvergleich Abb Optionen für den Modellvergleich Abb Kölner Bestellprozess im Vergleich (Ausschnitt) Abb. 8.1 Organigramm zur Fallstudie Abb. 8.2 Funktionsbaum Geschäftsführung Abb. 8.3 Funktionsbaum Bürodienste Abb. 8.4 Funktionsbaum Kalkulation Abb. 8.5 Funktionsbaum Disposition Abb. 8.6 Wertschöpfungskette Prozessüberblick Abb. 8.7 Schlanke EPK für die AAA-Abwicklung Abb. 8.8 Beispiel personenbezogener Funktionen Abb. 8.9 Erweiterte EPK für die AAA-Abwicklung Abb Hinterlegte EPK für die Angebotserstellung Abb Fachbegriffsmodell Abb Sollprozess zur Fallstudie Abb Produkt-Einführungsprozess im Überblick Abb Organigramm der Marketing-Abteilung Abb Produkt-Neueinführung als WSKD Abb Marketing-Abteilung als ARIS-Organigramm Abb Marketing-Funktionsbaum Abb Funktionen des Marketingleiters (1) Abb Funktionen des Marketingleiters (2) Abb Organigramm der Bergwasser GmbH Abb Entscheidungsgremium und Koordinationsgruppe Abb Ist-Prozess Entwicklung Design und Rezeptur Abb Soll-Prozess Entwicklung Design und Rezeptur