Katalogisierung im Denkmalund Museumsbereich

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1 Träger Alexandra Pan Autonome Provinz Bozen-Südtirol, Italien Südtiroler Verbundprojekt zur Katalogisierung der Kulturgüter Präsentation 6. September 2005, Kiel Katalogisierung im Denkmalund Museumsbereich Ein Projekt der Abteilungen Denkmalpflege und Deutsche Kultur der Südtiroler Landesregierung 2 Ziel Zielgruppe Erhaltung des Kulturerbes durch einheitliche Erfassung und Katalogisierung der beweglichen und unbeweglichen Südtiroler Kulturgüter. Schaffung eines Zugangs zum Kulturerbe durch die Erstellung einer Kulturgüter-Datenbank unter Berücksichtigung der gesetzlichen Mindestvorgaben des ICCD (Istituto Centrale per il Catalogo e la Documentazione). Überregionale Kompatibilität in fachlicher, sprachlicher und informationstechnischer Hinsicht. Erreichen einer durchgehenden Zweisprachigkeit als Mindestvorgabe. Einheitliche Erfassung der Bestände von: Südtiroler Landesregierung Abteilung Denkmalpflege, Abteilung Deutsche Kultur Südtiroler Museen Landesmuseen, private Einrichtungen Kirchliche Einrichtungen Südtirols Benutzer des fertigen Angebots durch: Wissenschaft und Verwaltung Öffentlichkeit und Wirtschaft Museen und Sammlungen (s. oben) 3 4 KKS Projektpräsentation 1

2 Projektabgrenzung Projektorganisation Das Projekt beinhaltet den Aufbau einer zentralen Kulturgüter-Datenbank im Museumsund Denkmalbereich und die fachliche Unterstützung zur einheitlichen Katalogisierung. Schnittstellen zu den Archiven und Bibliotheken werden geschaffen. Projektleitung 2 Sachbearbeiter Projektlenkungsausschuss Abteilungsleiter Deutsche Kultur Abteilungsleiter Denkmalpflege Projektmanagement Dr. Walter Koch Projektteam 2 Mitarbeiter Auftraggeber Südtiroler Landesregierung Projektberatung Südtiroler Informatik AG Abteilung Informatik Projektteam weitere Mitarbeiter Fachgremium 2 Experten 5 6 Projektmanagement Aktivitätenplan (1) Ist-Situation, Soll-Konzept, Software Aufgrund der Fach-Kenntnisse erging der Auftrag an Prof. Dr. Walter Koch, Graz (A). Der Auftrag umfasst folgende Bereiche: Planung des Projekts Erhebung der Ist-Situation Erstellung eines Soll-Konzepts Begleitung bei der Beschaffung einer Katalogisierungs- Software Anschließende Umsetzung und Realisierung bis Ende 2006 (Aufbau einer Kulturgüterdatenbank) 7 8 KKS Projektpräsentation 2

3 Ausgangslage Ist-Erhebung Südtirol besitzt eine sehr reichhaltige Museumslandschaft, die sich inhaltlich aus folgenden Bereichen zusammensetzt. Kultur Archäologie, Vor- und Frühgeschichte Burgen und Schlösser Kulturgeschichte Personen Heimat-, Tal- und Dorfgeschichte Volkskunde und Landwirtschaft Kunst Kunstgeschichte Kunstgewerbe Natur Naturkunde Naturwissenschaft Technik Industrie Erhebung der Ist-Situation Zur umfassenden Untersuchung der Ausgangslage wurde die Situation der Südtiroler Museen und ihrer Dokumentationssysteme in 2 Abschnitten erhoben. Phase 1 Untersuchung der Kernspieler (16) bestehend aus Landesmuseen, Stadtmuseen und kirchlichen Sammlungen Phase 2 Erhebung der anderen Museen (53) 9 10 Analyse der Ist-Situation Analyse der Ist-Situation Ergebnis Phase 1 (Kernspieler) 74 papierbasierte Dokumentationssysteme 36 elektronische Dokumentationssysteme Datenfeldbeschreibungen Die Ausgangssituation zu Projektbeginn ist gekennzeichnet durch eine heterogene Dokumentation, Ergebnis Phase 2 (andere Museen) 82 papierbasierte Kataloge/Listen 39 elektronische Kataloge/Listen 700 Datenfeldbeschreibungen historisch gewachsene Unterlagen und eine geringe Anwendung moderner Standards KKS Projektpräsentation 3

4 Erstellung Soll-Konzept Die Anforderungen für das Soll-Konzept wurden basierend auf folgenden Punkten formuliert: Anforderungen aus der Erhebung der Ist-Situation Anforderungskatalog für eine Software basierend auf internationalen Standards Diskussion des Anforderungskatalogs mit den Kernspielern-Museen Stand der Technik in der Kulturerbeinformatik (z.b. verteilte Suche auf der Basis von Dublin Core Datenfeldern) Beschaffung nächste Schritte Der Kriterienkatalog ist die Basis einer EU-weiten Ausschreibung (Mai 2005) Die Kriterien zur Beschaffung beschreiben 2 Ausbaustufen die Anforderungen an ein Basissystem für kleinere Museen, die Kriterien für ein Sammlungsverwaltungssystem für die Bedürfnisse der Landesmuseen. Für den Aufbau des Südtiroler Museumsnetzwerkes sind einige Aspekte besonders wichtig eine durchgehende Mehrsprachigkeit, die Möglichkeit der zentralen Installation bei einem Service Provider, Schnittstellen, Datenaustausch und Mandantenfähigkeit Systemarchitektur Realisierung Vorgesehen ist die Implementierung eines Netzwerks mit Installation einer Katalogisierungssoftware zentral bei einem technischen Partner. Jedes Museum hat über das Internet Zugang zu seiner Software und den Daten. Schnittstellen erlauben den Datenaustausch mit jenen Systemen, die beibehalten werden. Die Bestände aller beteiligten Institutionen werden in einem virtuellen Katalog einheitlich präsentiert. Umfang Beim Verbund aller Museen rechnet man mit Beschreibungen zu ca. 1 Million Objekten aus den unterschiedlichsten Fächern und Disziplinen (v.a. aus Archäologie, Kunst, Natur und Technik) KKS Projektpräsentation 4

5 Aktivitätenplan (2) Digitalisierung alter Kataloge Ziel Sicherung des Kulturguts Katalog Zugänglichkeit der Inhalte Schutz der Originale Basis für die Erfassung des Altbestandes Kataloge Aktivitätenplan (3) Grundinventarisierung Die Kataloge sind in verschiedenen Formen vorhanden: Gebundene Bücher Lose Blätter Karteikarten Pläne Das Problem für die Digitalisierung bestand in der unbeschreiblichen Vielfalt der Formate! KKS Projektpräsentation 5

6 Ziel Entwicklung und Einführung eines Mindeststandards für die einheitliche Katalogisierung der Südtiroler Kulturgüter durch Entwicklung eines geeigneten Instrumentariums für eine einfache Inventarisierung Persönliche Hilfestellung Definition Mit Grundinventarisierung ist der Mindeststandard für die Inventarisierung von Museumsobjekten gemeint. Die Grundinventarisierung ermöglicht: eindeutige Identifikation des Objektes schnelle Auffindung des Objektes Dokumentation des Objekteingangs Feststellung des Objektwertes Materialien zur Inventarisierung Entwicklung eines Schemas für die Grundinventarisierung der wichtigsten Objektarten Kulturhistorische Objekte Kunst-Objekte Archäologische Objekte Naturhistorische Objekte Ausarbeitung des Schemas in einer deutschen und einer italienischen Version (in MS Excel) Entwicklung eines Leitfadens zum Ausfüllen der Datenfelder (deutsche und italienische Version) Workshop zur Anwendung Nächste Schritte Die nächsten Arbeitsschritte sehen vor Fortbildung im Bereich Fotodokumentation der Objekte (Fotoworkshop) Fortbildung im Bereich der Inventarisierung (Objektnummer, Inventarisierungskoffer) Entwicklung von Materialien zur Objektverwaltung KKS Projektpräsentation 6

7 Aktivitätenplan (4) Aufbau von Normdateien Ziel Einheitliche inhaltliche Beschreibung der Objekte und Unterstützung der Katalogisierung durch die Vokabularien Gewährung eines fachübergreifenden und einheitlichen Zugangs zu allen Objekten Vorgangsweise Bereiche Einteilung in Arbeitsgruppen für jede Normdatei Sammlung und Analyse von Normdateien aus Südtirol aus dem regionalen Umfeld (Nordtirol, Bayern, Steiermark) auf Staatsebene (ICCD) auf internationaler Ebene Entscheidungsfindung in der Diskussion unter Beratung von Experten (Axel Ermert, Monika Hagedorn- Saupe) Aufbau folgender Normdateien für Südtirol Ortsnamen Personennamen Material Technik Objektbezeichnungen Ikonographie Schlagworte Körperschaften KKS Projektpräsentation 7

8 Ergebnis nächste Schritte Aktivitätenplan (5) Datenharmonisierung Kooperationen mit Projekten, die internationalen Vokabularien generieren, werden angestrebt. Südtirol bietet die Einarbeitung eigener Beiträge in internationale Normdateien an. Rasches Erzielen der Mehrsprachigkeit wird angestrebt Ziel Vorbereitung der bestehenden EDV Daten der Museumskataloge für die Migration in die einheitliche Katalogisierungssoftware Problemstellung Datenfelder mit gleichen Inhalten haben verschiedene Namen Erkennungsnummer Inventarnummer Identifikation Nummer Datenfelder mit konzeptionell gleichen/ähnlichen Inhalten werden unterschiedlich benützt Erhaltungszustand gut mittel Erhaltungszustand vollständig fragmentiert Unterschiedliches Umgehen mit Zweisprachigkeit (wenn vorhanden) Unterschiedliche Schreibweisen KKS Projektpräsentation 8

9 Vorgehensweise Datenkonzept KKS Phase 1 (Jan. Juni 2005) Analyse der Daten, Abbildung auf die Katalogisierung Südtirols, Transformation Phase 2 (Juli Dez. 2005) Manueller Abgleich der wichtigsten Datenfelder, Vorbereitung der Klassifizierungen für die Migration EDV Altdaten Grundinventarisierung Transkription Kataloge MDA Datenfeldkatalog MDA Datenfeldkatalog MDA Datenfeldkatalog ONLINE Kulturgüterdatenbank Aktivitätenplan (6) Sammlungsführer Aufbau Sammlungsführer Ziel Erweiterung des online Museenführers mit einem Führer durch die Sammlungen und Kataloge auf der Basis der Digitalisate Beschreibung der Sammlungen Beschreibung der Kataloge (s. Ist-Erhebung) Transkription der Kataloginhalte Präsentation der digitalisierten Papier -Kataloge Suche über alle Bereiche KKS Projektpräsentation 9

10 Sammlungsführer Katalog Museum Sammlung Sammlung Katalog Katalog Beispielseite mit Datenfeldern nach Dublin Core Bezeichnung Sammler Beitragende Beschreibung Schlagwort Format Objekt Objekt Objekt Objekt Objekt Objekt Entstehungszeit Verweis zur Sammlung Transkription Objekteintrag Aktivitätenplan (7) Servicestelle Museen Transkription KKS Projektpräsentation 10

11 Errichtung Servicestelle Museen Nachhaltige Sicherung durch eine ständige Einrichtung für die Betreuung und Koordination der Aktivitäten auch über das Projekt-Ende hinaus Am 1. Januar 2005 hat die Servicestelle Museen ihre Tätigkeit aufgenommen. Ziel Konzeption und Aufbau eines Museumsnetzwerkes Förderung des Zugangs zum Südtiroler Kulturerbe Die Stelle versteht sich als erster Ansprechpartner für alle museumsrelevanten Fragen. Unterstützung zur Erhaltung und Aufbereitung der musealen Güter Phase 1 (2005) Entwicklung Vorbereitung der Strukturen und Programme Phase 2 (2006 bis 2007) Mittelfristiger Aufbau und Verfeinerung der Strukturen und Programme Phase 3 (2008 bis 2010) Langfristige Festigung und Ausbau der aufgebauten Strukturen und Programme. Kontakt Alexandra Pan alexandra.pan@provinz.bz.it Autonome Provinz Bozen-Südtirol Abteilung Deutsche Kultur und Familie Amt für Kultur, Museums-Servicestelle Andreas-Hofer-Straße 18 I Bozen KKS Projektpräsentation 11