Befragung von Sachbearbeitern und Sachbearbeiterinnen im Rahmen der Modellvorhaben zur Pauschalierung von Sozialhilfe

Transkript

1 >> 1 Befragung von Sachbearbeitern und Sachbearbeiterinnen im Rahmen der Modellvorhaben zur Pauschalierung von Sozialhilfe Leistungspaket und Vorgehen PASO Projekt Pauschalierung von Sozialhilfe Im Auftrag des Ministeriums für Arbeit und Soziales, Qualifikation und Technologie des Landes Nordrhein-Westfalen Köln 11/2001

2 >> 2 Weshalb ist die Befragung so wichtig? 3 Welche Ziele hat die Befragung? 5 Was wird gefragt? 7 Wie läuft die Befragung ab? 9 Wie erfolgt der Datenschutz? 11 Wie wird ausgewertet? 12 Wer bekommt die Ergebnisse? 13 Dank an die Beteiligten vor Ort 14 Checkliste: Ablauf der Befragung im Amt 15 Muster Anschreiben Sachbearbeiter 16 Ansprechpartner 18 Befragungsinstrument 19

3 >> 3 Weshalb ist die Befragung so wichtig? Wichtig für ernst zu nehmendes Ergebnis: die Sachbearbeiter/-innen haben eine maßgebliche Stimme Es ist ein Prinzip der Evaluation, bei jedem untersuchten Projekt die wichtigsten Beteiligtengruppen einzubeziehen und deren Bewertungen in die Gesamtwertung einfließen zu lassen. Dies können die Initiatoren eines Projektes sein, Personen, die von Maßnahmen betroffen sind oder wie es hier mit den Sachbearbeitern/-innen der Fall ist Personen, die bei der Durchführung von Maßnahmen verantwortlich beteiligt sind. Soweit dies möglich ist, soll jede dieser Gruppen zu Wort kommen, denn eine umfassende Bewertung eines Projektes kann nicht aus einer einzigen Perspektive heraus abgegeben werden. Nachdem bereits Hilfeempfänger/-innen als Betroffene befragt worden sind, sollen nun auch die Sachbearbeiter/-innen ihre Sicht zur Bewertung des Pauschalierungsprojektes beitragen. Sie können am besten Aufschluss geben über konkrete Konsequenzen, die die Pauschalierung auf ihre tägliche Arbeit hat. Die Beteiligung an dieser Befragung ermöglicht den Praktikern vor Ort, auf die Ausgestaltung von Pauschalierung und Weiterentwicklung Sozialhilfe ihren fachlichen Einfluss geltend zu machen.

4 >> 4 Die beiden wichtigsten Beteiligten an der Pauschalierung Hilfeempfänger/-innen und Sachbearbeiter/-innen - Für die erfolgreiche Durchführung der Pauschalierung und das Erreichen der mit ihr verbundenen Ziele sind zwei Gruppen von Beteiligten ausschlaggebend: Die Hilfeempfänger/-innen und die Sozialhilfesachbearbeiter/-innen. Wie sich der Hilfeverlauf gestaltet, in welchem Maße Selbsthilfemöglichkeiten aktiviert werden können, wie gut es gelingt, die Zeit in der Sozialhilfe aktiv auszugestalten, hängt in erster Linie von den Hilfeempfängern/-innen selbst ab. Dabei ist auch das Zusammenwirken von Sachbearbeitern/-innen und Hilfeempfängern/-innen ein wichtiger Faktor. Welches die Voraussetzungen dabei auf Seiten der Sachbearbeiter/-innen sind und wie sie sich im Amt darauf vorbereitet und unterstützt sehen, dies steht im Mittelpunkt dieser Befragung. Außerdem soll dargestellt werden, wie die Sachbearbeiter/ -innen die Auswirkungen der Pauschalierung bei den Hilfeempfängern/-innen einschätzen.

5 >> 5 Welche Ziele hat die Befragung? Zielsetzung der Befragung Diese Befragung ist Bestandteil der wissenschaftlichen Begleitung und Evaluation der Modellvorhaben zur Pauschalierung von Sozialhilfe in NRW. Mit dem vorliegenden Fragebogen soll ein Überblick über die Einführung und beginnende Umsetzung der Pauschalierung aus Sicht der Verwaltungsmitarbeiter/-innen geschaffen werden, die mit der Umsetzung der Pauschalierung befasst sind. Dies sind insbesondere die Sozialhilfesachbearbeiter/ -innen sowie Vorgesetzte, die selbst mit der Fallbearbeitung betraut sind. Durch die Befragung sollen außerdem Anhaltspunkte über das Maß der Erreichung von mit der Pauschalierung verbundenen Zielen gewonnen werden. Mit dieser Befragung sollen möglichst frühzeitig Erfahrungen aus der Praxis in die sozialpolitische Diskussion über die Weiterentwicklung von der Sozialhilfe einfließen. Auf Basis der Ergebnisse sollen die Verantwortlichen bei den beteiligten Sozialhilfeträgern bzw. den Sozialämtern fundiert über Schritte der Optimierung bei der Umsetzung der Pauschalierung entscheiden können. Diese erste Sachbearbeiterbefragung hat somit ganz vorrangig die Aufgabe, eine optimale Gestaltung sowohl der Verwaltungsvollzüge als auch der weiteren Maßnahmen und Aktivitäten (z.b. Beratung, Hilfeplanung...) zu unterstützen. Bilanzierende Schlüsse sollen hingegen erst aus einer später im Ablauf der Modellvorhaben geplanten Befragung gezogen werden.

6 >> 6 Terminierung und Aussagekraft der Befragung Nicht alle Kreise bzw. kreisfreien Städte, welche die Pauschalierung bis dato eingeführt haben, haben dies zum gleichen Zeitpunkt getan. Der erste Sozialhilfeträger begann am 1. Juli 2000 und der bisher letzte erst am 1. Oktober 2001 mit der pauschalierten Auszahlung der Sozialhilfe. Zwei weitere beginnen am 1. Januar 2002 und werden auch erst nach diesem Termin in die Befragung einbezogen. Abgesehen von diesen beiden Ausnahmen werden mit Hilfe dieses Fragebogens Sachbearbeiter/-innen aller teilnehmenden Sozialhilfeträger zum gleichen Zeitpunkt befragt. Die gesammelten Daten werden also zu verschiedenen Phasen des Prozesses der Einführung der Pauschalierung gewonnen. Damit lässt sich die These überprüfen, dass zwar zunächst durch die Arbeitsumstellung eine höhere Belastung der Sachbearbeiter/-innen eintritt, diese aber nach kurzer Zeit zurückgeht, bis schließlich eine Entlastung wahrgenommen wird. Zum jetzigen Zeitpunkt lassen sich noch keine Aussagen über den langfristigen Einfluss der Pauschalierung auf die Arbeitssituation im Amt oder das Verhalten und die Einstellung der Hilfeempfänger/-innen treffen. Diese werden voraussichtlich erst nach einer längeren Zeit in größerem Maße eintreten. Die jetzige Befragung bildet in gewisser Weise die Ausgangssituation ab, gegenüber der evtl. Veränderungen festgestellt werden können. Zu diesem Zweck wird es zu einem späteren Zeitpunkt eine zweite, je nach Dauer der Modellvorhaben auch eine dritte Befragung geben.

7 >> 7 Was wird gefragt? Die Fragestellungen, die mit dieser Erhebung beantwortet werden sollen, orientieren sich an der Zielsetzung der Pauschalierungsverordnung des Landes Nordrhein-Westfalen: In wie starkem Maße stellen die Sachbearbeiter/-innen eine Verwaltungsvereinfachung fest? Für welche Zwecke werden die neuen zeitlichen Spielräume eingesetzt? In welchem Maße werden Aktivitäten intensiviert oder zusätzlich ergriffen, um die Hilfeempfänger/-innen bei der Überwindung der Sozialhilfebedürftigkeit zu unterstützen bzw. zu erhöhter Unabhängigkeit in der Sozialhilfe zu ermuntern? Welche Wechselbeziehungen bestehen zwischen Arbeitszufriedenheit / Arbeitsklima, der Umsetzung der Pauschalierung und ihrer Zielverfolgung? Ergeben sich aus der Sicht der Sachbearbeiter/-innen Veränderungen in der Einstellung und im Verhalten der Hilfeempfänger/-innen im Hinblick auf die Qualität des Kontaktes mit dem Sozialamt, dem Nutzen der eröffneten Dispositionsspielräume, dem Gewinn an Selbstachtung, dem Streben nach Unabhängigkeit vom Sozialamt und dem Ausgang aus der Sozialhilfebedürftigkeit? Der Fragebogen besteht aus zwei Teilen, wobei im ersten Teil Fragen zu den Auswirkungen der Pauschalierung im Vordergrund stehen und sich der zweite Teil auf Arbeitszufriedenheit und Arbeitsklima bezieht. Diese beiden letzten Punkte sind von Interesse, da die Qualität des Arbeitsklimas einen Einfluss auf die Umsetzung der Pauschalierungsverordnung haben kann und umgekehrt die Einführung der Pauschalierung auch einen Einfluss auf die Qualität der Zusammenarbeit und die Zufriedenheit der Mitarbeiter/-innen.

8 >> 8 Wer wird befragt? Angesprochen ist die Sachbearbeitung im Bereich HLU außerhalb von Einrichtungen. Es sollen alle mit der Berechnung und Zahlbarmachung von monatlich pauschalierten Leistungen betrauten Personen befragt werden. Diese sind im Modellversuch zur Pauschalierung von Sozialhilfe tätig. Die einzelnen Fragen des Fragebogens sind auf diese Zielgruppe zugeschnitten. In einigen Ämtern sind dies alle Sozialhilfesachbearbeiter/-innen, in anderen Ämtern ist nur eine Teilmenge der Mitarbeiter/ -innen damit befasst. Vorgesetzte, die selbst keine Fallbearbeitung machen, werden in diese Befragung nicht einbezogen. Zu einem späteren Zeitpunkt wird eine gesonderte Befragung durchgeführt, die speziell auf die Vorgesetzten zugeschnitten ist. Vorgesetzte, die selbst in der Fallbearbeitung tätig sind, sollen hingegen den vorliegenden Fragebogen beantworten. Berücksichtigung unterschiedlicher Tätigkeitsprofile von Sachbearbeitern/- innen In jeder Kommune sind die Aufgaben im Rahmen des BSHG an die Sachbearbeiter/-innen in unterschiedlicher Weise verteilt. Damit transparent wird, welche Tätigkeitsprofile die Sachbearbeiter/-innen haben, die sich an der Befragung beteiligen, wird dies im Fragebogen erfasst. Zu diesem Zweck ist ein Schlüssel Tätigkeitsfelder erarbeitet worden, der jedem Fragebogen als Anlage beiliegt und bei der Beantwortung von Frage 4 genutzt werden soll.

9 >> 9 Wie läuft die Befragung ab? (Zum Ablauf der Befragung in den Ämtern wurde zusätzlich zu diesem Abschnitt eine Checkliste erstellt, die im Anhang abgedruckt ist.) Die Vorgesetzten in den örtlichen Sozialämtern erhalten zusammen mit diesen Erläuterungen mehrere Sätze von Unterlagen, die an die Sachbearbeiter/-innen verteilt werden sollen. Diese Unterlagen enthalten im Einzelnen: ein Anschreiben an die Sachbearbeiter/-innen ein Exemplar des Fragebogens, incl. einer Anlage mit Schlüsseln (Tätigkeitsprofile, Institutionen) einen an Univation e.v. adressierten und frankierten Rückumschlag für die Rücksendung der ausgefüllten Fragebogen Die Vorgesetzten geben die vorbereiteten Sätze von Unterlagen an die Sachbearbeiter/ -innen weiter, die in den Modellversuch zur Pauschalierung einbezogen sind. Dies soll idealerweise im Rahmen einer Dienstbesprechung geschehen, in der die Unterlagen den Sachbearbeitern/-innen persönlich ausgehändigt werden. Zur Vorbereitung einer mündlichen Information der Sachbearbeiter/ -innen durch die Vorgesetzten wurde eine Stichwortliste zur Vorstellung der Befragung im Amt entworfen, die es den Vorgesetzten erleichtert, die wichtigsten Informationen, wie Zielsetzung und Vorgehensweise in Kürze an die Mitarbeiter/-innen weiterzugeben. Diese Stichwortliste erhalten die Vorgesetzten mit dem Anschreiben zu diesen Unterlagen. Den Sachbearbeitern/-innen sollte als zusätzliche Informationsmöglichkeit Einsichtnahme in diese Erläuterungen ermöglicht werden. Für das Ausfüllen der Fragebogen werden etwa 20 Minuten benötigt.

10 >> 10 Die Rücksendung der ausgefüllten Bogen wird durch die beiliegenden adressierten und frankierten Umschläge erleichtert und kann so problemlos direkt durch die Sachbearbeiter/ -innen an Univation e.v. erfolgen. Die ausgefüllten Fragebogen sollten bis spätestens zum 30. November an Univation zurückgesendet werden! Sollten Fragen entstehen, die nicht durch die vorliegenden Erläuterungen geklärt werden können, wenden Sie sich bitte an Ihren Ansprechpartner bei Univation e.v., Herrn Berthold Schobert, Tel.: !

11 >> 11 Wie erfolgt der Datenschutz? Um eine gute Mitarbeit der Befragten beim Ausfüllen der Fragebogen zu erreichen, muss gewährleistet sein, dass die vollständige Anonymität ihrer Angaben sicher gestellt ist. Von Seiten der wissenschaftlichen Begleitung - Univation e.v. - wird garantiert, dass die Ergebnisse absolut vertraulich behandelt werden und dass die spätere Darstellung der Ergebnisse vollkommen anonymisiert ist, so dass auf keinen Fall Rückschlüsse auf einzelne Personen, Teams oder Ämter gezogen werden können. Da im weiteren Verlauf des Modellvorhabens eine oder zwei weitere Befragungen der Sachbearbeiter/-innen geplant sind, kann im Interesse einer Vergleichbarkeit auf eine Kennzeichnung der Fragebogen nicht verzichtet werden. Es wird zu diesem Zweck ein Code für jede Person gebildet, der später wiederverwendet wird und eine Zuordnung der Fragebogen erlaubt, ohne die betreffende Person identifizieren zu können. Der Code besteht aus dem Geburtstag der Mutter (Tag, Monat, ohne Jahr) und einem Namenskürzel aus drei Buchstaben. Die Sachbearbeiter/-innen werden im Anschreiben zu den Fragebogen auf diese Datenschutzregelung hingewiesen.

12 >> 12 Wie wird ausgewertet? Sorgfältige und fachgerechte Auswertung Die mit der Befragung gewonnenen Daten werden mit dem Statistikprogramm SPSS ausgewertet. Durch die computergestützte Verarbeitung der Daten wird nicht nur die Erfassung und Auswertung erleichtert, sondern es können auch Fehler vermieden werden und der Überblick über die gesamte Datenmenge bleibt erhalten. In unserem Institut sind erfahrene Mitarbeiter/ -innen, ausgebildet im Um - gang mit der computergestützten statistischen Auswertung, mit der Verarbeitung der Daten betraut. Dadurch wird eine angemessene Behandlung von Daten und das Ziehen von begründeten Schlüssen gesichert. Anonymisierte Darstellung Um den Rücklauf der Fragebogen aus den ca. 40 beteiligten Sozialämtern festzuhalten, sind die Fragebogen entsprechend gekennzeichnet. Bei der Auswertung wird ausdrücklich darauf verzichtet, diese Kennzeichnung für eine Einzeldarstellung von örtlichen Sozialämtern zu nutzen. In der Darstellung der Ergebnisse der Befragung soll also kein Vergleich zwischen einzelnen identifizierbaren Ämtern angestellt werden. Wichtig ist hingegen die Darstellung der Gesamtsituation in den pauschalierenden Kommunen. Es wird also die Garantie gegeben, dass aus der Darstellung keinerlei Rückschlüsse auf einzelne Ämter gezogen werden können. Die Rückschließbarkeit auf einzelne Mitarbeiter ist bereits durch die Konstruktion des Fragebogens ausgeschlossen. Wie bereits im vorherigen Punkt beschrieben, bleibt die Anonymität der Befragten in jedem Fall erhalten.

13 >> 13 Wer bekommt die Ergebnisse? Einen ersten Kurzbericht z.b. über den Rücklauf der Fragebogen und erste Ergebnisse im Überblick wird es bereits Anfang 2002 geben. Dieser wird allen an den Modellvorhaben zur Pauschalierung beteiligten Sozialämtern zugesandt. In einem zweiten Schritt werden die Projektleitungen bei den Sozialhilfeträgern in umfangreicher Weise über die Ergebnisse der Befragung informiert und um eine Stellungnahme gebeten. Die gleiche Information und eine Bitte um Stellungnahme erhalten auch die Vorgesetzten aus den örtlichen Sozialämtern im Rahmen einer Informationsveranstaltung. So soll sicher gestellt werden, dass in die Auswertung und Interpretation der Ergebnisse auch der Sachverstand der Projektleitungen und Vorgesetzten vor Ort einfließt. Die abgegebenen Stellungnahmen werden schließlich in den zu veröffentlichenden Bericht eingearbeitet, der allen beteiligten Sozialämtern zugänglich gemacht werden wird. Außerdem soll im pasobrief über die Ergebnisse der Befragung berichtet werden. In allen Ergebnisberichten wird auf strenge Anonymisierung geachtet es wird sicher gestellt, dass keine Rückschlüsse auf die Situation in einem bestimmten Sozialamt und auch nicht auf kleinere Teams oder gar einzelne Mitarbeiter möglich sind.

14 >> 14 Dank an die Beteiligten vor Ort Die Mitarbeiter/-innen der Sozialhilfeträger und Sozialämter schaffen die fachlichen Voraussetzungen für die zielorientierte Durchführung des örtlichen Pauschalierungskonzeptes. Mit ihrer Teilnahme am bundesweiten Modellversuch zur Pauschalierung von Sozialhilfe leisten sie einen Schritt in Richtung einer weiteren Modernisierung der Sozialhilfe. Die Verantwortlichen bei den Sozialhilfeträgern und in den örtlichen Sozialämtern beteiligen sich maßgeblich an der Vorbereitung und der Umsetzung der Befragungen, die durch die wissenschaftliche Begleitung durchgeführt wird. Ihre Mithilfe Information und Motivierung der Sachbearbeiter/-innen, bei der Organisation vor Ort und bei dem bereitwilligen Beantworten unsere Fragen ist für das Gelingen einer Evaluation unverzichtbar. Für diese Unterstützung danken wir allen beteiligten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen und hoffen, dass die gute Zusammenarbeit sich auch im weiteren Verlauf des Projekts fortsetzt! Dr. Wolfgang Beywl Wissenschaftlicher Leiter Univation Berthold Schobert Koordinator Sachbearbeiterbefragung

15 >> 15 Checkliste: Ablauf der Befragung im Amt In Pauschalierung einbezogene Sachbearbeiter/-innen werden durch die Vorgesetzten persönlich über Zielsetzung und Ablauf der Befragung informiert und erhalten die Unterlagen mit dem Fragebogen. Sachbearbeiter/ -innen füllen Fragebogen aus. Sachbearbeiter/ -innen schicken ausgefüllten Fragebogen mit beiliegendem Rückumschlag bis spätestens zum 30. November an Univation e.v.. Ein kurzer Bericht über erste Ergebnisse erreicht die Sozialämter Anfang Vorgesetzte werden über differenzierte Ergebnisse informiert und geben Stellungnahme ab. Ausführlicher Bericht über die Ergebnisse der Befragung wird veröffentlicht. v v v v v v

16 >> 16 Muster Anschreiben Sachbearbeiter Sehr geehrte/r Herr / Frau Sie sind beteiligt an der pauschalierten Vergabe von Sozialhilfeleistungen nach der Experimentierklausel. Das Projekt Pauschalierung von Sozialhilfe wird von Univation e.v. in Nordrhein-Westfalen wissenschaftlich begleitet. Nachdem bereits in diesem Jahr Hilfeempfänger, die pauschalierte Leistungen erhalten, befragt wurden, interessieren wir uns nun für die Haltung der Sachbearbeiter gegenüber dem Konzept der Pauschalierung und den Konsequenzen, die deren Einführung auf Ihren Arbeitsalltag hat. Ihre Meinung und Erfahrung in diesem Zusammenhang sind sehr wichtig, um den Erfolg der Modellvorhaben beurteilen zu können! Bitte füllen Sie den beiliegenden Fragebogen sorgfältig aus. Dies wird etwa 20 Min. in Anspruch nehmen. Ihre Angaben werden absolut vertraulich behandelt und nicht an Ihre Vorgesetzten oder übergeordnete Ämter weitergeben. Auch durch die spätere Darstellung der Ergebnisse der Befragung wird es nicht möglich sein, Rückschlüsse auf Ihr Amt oder Ihre Person zu ziehen. Am Ende des Fragebogens wird ein Code für Sie erstellt, der es uns erlaubt, Ihre Angaben bei weiteren geplanten Befragungen zu vergleichen, und gleichzeitig Ihre Anonymität sicherzustellen. Die Ergebnisse der Befragung werden in einer kurzen Form im nächsten pasobrief veröffentlicht werden. Die ausführliche Fassung des Berichts können Sie bei Interesse ebenfalls erhalten. Wie dies möglich sein wird, können Sie ebenfalls dem pasobrief entnehmen.

17 >> 17 Ihr Vorgesetzter / Ihre Vorgesetzte hat als begleitende Information zu dieser Befragung eine Broschüre erhalten, in der ausführlich Zielsetzung und Vorgehen beschrieben werden. Diese Broschüre können Sie als zusätzliche Information bei Ihrem Vorgesetzen / Ihrer Vorgesetzten einsehen. Bitte schicken Sie den ausgefüllten Fragebogen mit Hilfe des beiliegenden Rücksendeumschlags bis zum 30. November an uns zurück: Univation e.v. Zülpicher Str Köln (Tel: 0221 / ) Vielen Dank für Ihre Mitarbeit! Bei Fragen und Anmerkungen steht Ihr Ansprechpartner bei Univation, Herr Berthold Schobert, Ihnen gerne unter der o.g. Adresse und Telefonnummer zur Verfügung! Mit freundlichen Grüßen,

18 >> 18 Ansprechpartner Ihr Ansprechpartner bei: Univation e.v. Institut für Evaluation und wissenschaftliche Weiterbildung Zülpicher Str Köln im Internet: Herr Berthold Schobert Tel.: