Erreichbarkeit mittels Voic und automatischer Vermittlung

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1 Erreichbarkeit mittels Voic und automatischer Vermittlung

2 Erreichbarkeit mittels Voic und automatischer Vermittlung Auch dann erreichbar sein, wenn Sie sich nicht am Arbeitsplatz befinden, gerade am Telefon besetzt sind oder ausserhalb der Bürozeiten angerufen werden: NovaMail verringert die Distanz zu Ihren Geschäftspartnern und entlastet Sie und Ihre Arbeitskollegen. Individuelle Begrüssung NovaMail bietet Ihnen die Möglichkeit, individuelle Ansagetexte aufzusprechen. Diese können manuell aktiviert oder fest einem Anrufgrund zugeordnet werden. Bei Letzterem erkennt das System, weshalb der Anruf zur Voicebox gelangt ist, und informiert den Anrufer darüber, dass Sie sich gerade ausser Haus befinden, vorübergehend nicht am Arbeitsplatz sind, am Telefon besetzt sind oder der Anruf ausserhalb der Geschäftszeiten eintrifft. Für sämtliche Fälle können auf Wunsch interne und externe Anrufe unterschieden und mit verschiedenen Ansagen bedient werden. Der Anrufende ist so jederzeit optimal darüber informiert, warum Sie seinen Anruf nicht persönlich entgegennehmen können, und kann abschätzen, wann er mit einem Rückruf rechnen darf. Sofort über eingegangene Meldungen informiert werden Jede Nachricht ist wertlos, wenn Sie nicht sofort darüber Bescheid wissen. NovaMail informiert Sie über alle möglichen Wege der Telekommunikation beim Eintreffen einer Nachricht. Innerhalb Sekunden werden Sie durch einen Telefonanruf, ein , ein SMS oder auf einem Pager informiert, dass eine Nachricht für Sie hinterlegt wurde. Do you speak English? Parlez-vous français? Parla italiano? NovaMail lässt Sie auch bei fremdsprachigen Kunden und Mitarbeitenden nicht im Stich. Je nach Konfiguration beherrscht das System nicht nur Deutsch, sondern zum Beispiel. auch Französisch, Italienisch und Englisch. Jeder Mitarbeitende kann dazu seine Mailbox individuell einstellen. Sämtliche Texte und Mitteilungen sind dann sofort in der gewählten Sprache verfügbar. Bedienung Durch den Web Client wird die Administration von NovaMail zum Kinderspiel. Jegliche Installation entfällt. Je nach Berechtigung können Sie von jedem PC innerhalb oder ausserhalb Ihres Firmennetzwerks aus das System verwalten. Die persönliche Konfiguration Ihrer Mailbox, wie das Aufsprechen von Meldungen oder das Eintragen einer Abwesenheit, können Sie benutzerfreundlich direkt am Arbeitsplatz-PC oder von jedem beliebigen Telefon aus selbst vornehmen. Sicherheit Jede Voicebox ist durch einen PIN-Code vor unberechtigtem Zugriff geschützt. Hardware-Erweiterungen wie Festplattenspiegelung, unterbruchfreie Stromversorgung oder eine redundante Ansteuerung der Sprachkanäle machen das NovaMail-System zu einem sicheren Informationsspeicher mit höchster Verfügbarkeit. Für Wartungszwecke kann ein komfortables Fernwartungssystem eingerichtet werden. Modularität NovaMail kann dank seiner Modularität genau auf die Grösse und Bedürfnisse Ihrer Firma zugeschnitten werden. Das System wächst mit Ihrem Unternehmen: Erweiterungen sind jederzeit möglich. Dank der Skalierbarkeit von NovaMail ist der Investitionsschutz gewährleistet.

3 Von überall aus können Sie eingegangene Mitteilungen abrufen und gegebenenfalls weiterleiten.

4 Professioneller Firmenauftritt dank modernster Telekommunikation IVR-Benutzeroberfläche Mit NovaMail haben Sie Ihre persönliche Assistenz zur Hand, die rund um die Uhr jeden Anruf beantwortet, auf Wunsch weiterleitet und Sie über eingegangene Anrufe und Meldungen informiert. IVR: Der Anrufer entscheidet, mit wem er verbunden werden soll In NovaMail sind wichtige und vielfältige IVR-Funktionen integriert. Von einfachen automatischen Weiterleitungen bis hin zu komplexen Abläufen: Konfigurieren Sie alles über eine grafische Oberfläche. Die hohe Flexibilität der Anwendung lässt nichts zu wünschen übrig. Beispielsweise kann ein Anrufer über die Eingabe an der Telefontastatur entscheiden, ob er eine Mitteilung auf der Voicebox hinterlassen möchte oder mit einem Stellvertreter verbunden werden soll. IVR kann auch als automatische Assistenz eingesetzt werden, die den Anrufenden automatisch an die richtige Stelle weitervermittelt. Zusätzliche Funktionen wie Kommunikation mit Datenbanken, Zeitsteuerungen, Starten von Serverprozessen oder Text-to-Speech sind nur einige der Möglichkeiten, die mit IVR realisiert werden können. Lesen, sprechen und schreiben Mit der Zusatzfunktion Unified Messaging erhalten Sie Ihre Voic s zudem als Dateianhang in Ihren - Posteingang. Sie können in Ihrer gewohnten Oberfläche die Voic s abspielen, speichern, weiterleiten usw. Mit der Text-to-Speech-Option lassen Sie sich Ihre s über Ihr Telefon vorlesen. Wird NovaMail mit der Funktion Fax erweitert, empfängt es Ihre Faxe und druckt diese auf einem beliebigen Netzwerkdrucker aus. Gleichzeitig kann jedes elektronische Dokument über die Druckerfunktion an den gewünschten Faxempfänger gesendet werden. Mit Unified Messaging erhalten Sie die Faxnachrichten zusätzlich per (als TIF-Datei) in Ihren Posteingang und können diese beliebig bearbeiten, speichern, ausdrucken, weiterleiten usw. Möchten Sie auch unterwegs über eingegangene Voic s, s oder Faxnachrichten informiert werden? Mit der Benachrichtigung per SMS ist auch dies möglich. Branchenfunktionen NovaMail bietet eine direkte Anbindung an ein Hotel-Frontoffice-System. Spezifische Anforderungen in der Hotelbranche werden so einfach und komfortabel abgedeckt. Checkt zum Beispiel ein Gast am Frontoffice ein, erhält er automatisch eine Voicebox für sein Zimmertelefon mit einer Menüführung in der gewünschten Sprache. Die Voicebox wird beim Auschecken wieder gelöscht und der Empfang wird vom Frontoffice-System informiert, wenn noch nicht abgehörte Nachrichten vorliegen. Mit der Wake-up-Funktion kann der Gast einen Weckauftrag über sein Zimmertelefon eingeben. Falls der Gast den Weckruf nicht entgegennimmt, wird auf Wunsch der Empfang informiert. Die Eingabe des Zimmerstatus (belegt, gereinigt, frei etc.) durch das Personal am Zimmertelefon wird an den Empfang weitergeleitet. Das Personal kann auch die konsumierten Artikel der Minibar direkt am Zimmertelefon eingegeben. Die übermittelten Daten stehen so für die Hotelabrechnung beim Auschecken zur Verfügung. Weitere Lösungen von NovaLink Mit einer Anbindung von NovaMail an das Alarmierungssystem NovaAlert besteht die Möglichkeit, beim Eingang einer neuen Voic nach einem vorgegebenen Alarmierungsplan gezielt Personen zu alarmieren. Mit dieser Funktion kann zum Beispiel eine 24-Stunden- Support-Hotline organisiert werden. NovaMail kann auch mit dem NovaTax Gesprächsdaten-Management-System ergänzt werden. NovaTax erfasst automatisch alle Gesprächs- und Gebührendaten, welche Sie nach Ihren Wünschen individuell auswerten können. Wird NovaMail mit NovaConf ergänzt, stehen sämtliche Audiokonferenz-Funktionen zur Verfügung.

5 Das Management-Tool mit moderner Windows- Oberfläche ermöglicht die einfache und übersichtliche Administration des gesamten Systems.

6 Flexibler Systemaufbau und uneingeschränkte Anbindungen Web Client: Profil bearbeiten Web Client: Stammdaten bearbeiten Mit NovaMail, dem Voic - System von NovaLink, werden Ihre Kunden besser, professioneller und schneller bedient. Funktionsübersicht Unbeschränkte Anzahl Mailboxen Bis zu 100 individuelle Ansagen pro Mailbox Unterscheidung von internen und externen Anrufen Erkennung von Arbeitszeit und Abwesenheit Unabhängig vom Telefonsystem Anbindung an die Telefonie über VoIP, digital oder analog IVR: Interactive Voice Response Signalisierung von Sprachnachrichten, oder Fax über Systemapparat (gerätespezifisch), Mobiltelefon, , SMS, Pager, Fax, NovaAlert Mailbox überall und jederzeit abrufbar mit Text-to-Speech-Engine überall und jederzeit abhörbar und über beliebiges Faxggerät ausdruckbar Weiterleitung von eingegangenen Faxnachrichten an anderes Faxgerät Alternativer Nachrichtenempfänger Wartezeitüberbrückung durch Musik Mailbox mit persönlicher PIN geschützt Statistische Auswertungen Eingehende Nachricht mit Übermittlung der Anrufzeit und Telefonnummer Automatische Datensicherung möglich Mehrsprachigkeit Anbindung an NovaAlert (Alarmierungs-/Evakuierungssystem) möglich Anbindung an NovaTax (Gesprächsdaten-Management-System) möglich Anbindung an Hotel-Frontoffice- System möglich Fernwartung möglich Branchenspezifische Funktionen wie z. B. Wake-up (wecken), Zimmerund Minibar-Status konfiguierbar Vorteile Telefonie Fax Professioneller Unternehmens auftritt Hohe Effizienz Gezielte Erreichbarkeit Entlastung von Arbeitskollegen Automatisch richtige Umleitung des Anrufs Einfachste Bedienung direkt am Telefon oder Arbeitsplatz-PC Investitionsschutz dank modularem Systemaufbau Erweiterungen jederzeit möglich Hotel-Frontoffice-System IVR NovaAlert NovaTax Telefonie SMS Pager Fax Anwendungen/Referenzen Altenheime Banken Callcenter Hotels (Check-in/Check-out) Industrie KMU Krankenhäuser Verwaltungen

7 NovaLink GmbH Business Tower Zürcherstrasse 310 CH-8500 Frauenfeld Tel Fax

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