Electronic Archiving and Document Management in the Commission. Lexicon EN-FR-DE EN FR DE. vie active d'un document

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1 Page 1 of 5 Lexicon EN-FR-DE EN FR DE Accountability capacité de rendre compte Rechenschaft active life of a document activity-based management administrative retention period of (ARP) vie active d'un document gestion par activités de la durée d'utilité administrative des (DUA) aktive Phase des Lebenszyklus eines Dokuments massnahmenbezogenes Management Dauer des Verwaltungsnutzens der Dokumente advanced electronic signature signature électronique avancée fortgeschrittene digitale Signatur appraisal présélection Bewertung archive schedule tableau d'archivage Aussonderungsverzeichnis archives service service d'archives Archivdienst audit trail audit trail (piste d'audit) Prüfpfad Case affaire Vorgang certificate certificat Zertifikat certification authority (CA) autorité de certification (AC) Zertifizierungsstelle chef de file (or lead department) chef de file führende Rolle circles of parties involved in exchanges of dovuments cercles d'intervenants dans les échanges de de la am Austausch von Kommissionsdokumenten beteiligte Gruppen classified classifiés Verschlussachen 's documentary resources espace documentaire de la system der Kommission common nomenclature nomenclature commune gemeinsame Nomenklatur common reference system référentiel commun gemeinsame Referenzdokumente common reference tools outils de référence communs gemeinsame Referenzwerkzeuge common retention list liste commune de conservation gemeinsame Aufbewahrungsliste creation of documentary and index resources criteria for keeping / records création de fonds documentaires et d'index critères de conservation des Einrichtung von beständen und Indices Kriterien für die Aufbewahrung von cross-certification certification croisée Kreuz-Zertifizierung cryptography cryptographie Kryptografie current records archives courantes Registratur Database bases de données Datenbank

2 Page 2 of 5 data protection rules réglementation en matière de protection des données Datenschutzbestimmungen data sheet fiche signalétique Datenblatt definitive archives archives définitives Endarchiv development of standards évolution des normes Entwicklung von Normen digital fingerprint empreinte numérique digitaler Fingerabdruck document document Dokument document access system systèmes d'accès aux zugangssystem containing unimportant, short-lived information document contenant une information non substantielle et éphémère Dokument, das eine nicht substantielle und flüchtige Information enthält document digitisation numérisation des Digitalisierung von drawn up or received document management document management center document management officer document management steering committee établis ou reçus gestion documentaire administration des centre d'administration des responsable de l'administration des comité directeur d'administration des erstellte oder eingegangene Registratur Beauftragte/r für die Verwaltung von Lenkungsausschuss für die document references références des referenz document to be registered document à enregistrer zu registrierendes Dokument documentary sciences disciplines documentaires Dokumentationswissenschaften e en ligne e-kommission efficient document management culture bonne culture d'administration des effiziente skultur electronic archiving archivage électronique elektronische Schriftgutverwaltung electronic document document électronique elektronisches Dokument electronic document management system electronic document management tool système électronique de gestion des outil de gestion électronique des elektronische ssysteme elektronisches System zur electronic repository dépôt électronique elektronisches Ablagesystem electronic seal sceau électronique elektronisches Siegel electronic signature signature électronique digitale Signatur encoding rules règles d'encodage Vorschriften für die Datenerfassung exchange formats formats d'échanges Austauschformate

3 Page 3 of 5 File dossier Akte file status état du dossier Stand der Akten filing classement Ablage filing plan plan de classement Aktenplan follow-up suivi Folgemassnahme Identification of document types to be registered identification des types de à enregistrer Identifizierung der zu registrierenden Arten von important information information substantielle wichtige Information information and communication technologies technologies de l'information et de la communication Informations- und Kommunikationstechnologien integrity intégrité Unverfälschtheit interdepartmental group groupe interservices dienstübergreifende Gruppe intermediate records archives intermédiaires Zwischenarchiv interoperability of these systems interopérabilité entre ces systèmes Interoperabilität zwischen diesen Systemen inventory répertoire Verzeichnis IRMS Activity code code d'activité IRMS Kodes für Aktivitäten im IRMS System IT community communauté informatique IT Gemeinschaft General security sécurisation généralisée du courrier électronique allgemeine Sicherheit des elektronischen Schriftverkehrs general register registre général allgemeines Register Lead department (or chef de file) chef de file führende Rolle legal retention period (LRP) durée légale de conservation (DLC) gesetzliche Aufbewahrungspflicht legibility over time lisibilité dans le temps langfristige Lesbarkeit level of security classification of a file degré de classification du dossier Geheimhaltungsstufe einer Akte life cycle of a document cycle de vie d'un document Lebensdauer eines Dokuments link/attachment to the filing plan rattachement au plan de classement Aktenplanbindung long-term preservation conservation à long terme langfristige Aufbewahrung Mail management gestion du courrier Behandlung des Postein- und - ausgangs metadata métadonnées Metadaten minimum set of information set minimum d'informations Minimum der zu erfassenden Informationen minimum retention period durée minimale de conservation Mindestaufbewahrungsdauer multi-annual action plan plan d'action pluriannuel mehrjähriger Aktionsplan

4 Page 4 of 5 Obligations regarding the preservation, appraisal and transfer of to the Historical Archives organisational entities responsible for functional and/or functional specifications obligations en matière de conservation, présélection et transfert des aux archives historiques entités organisationnelles chargées des spécifications fonctionnelles et/ou techniques Verpflichtungen in den Bereichen Aufbewahrung, Aussonderung und Abgabe der Dokumente an das historische Archiv für funktionale und/oder technische Spezifikationen verantwortliche Organisationseinheiten organised in files organisé en dossier in Akten organisiert original original Original Physical protection of files protection matérielle des dossiers materieller Schutz der Akten practical arrangements modalités pratiques Anwendungsmodalitäten preservation conservation Aufbewahrung preservation for administrative, legal and historical purposes principle of the record lifecycle (three stages) conservation à des fins administratives, juridiques ou historiques principe des trois âges des archives Aufbewahrung zu administrativen, rechtlichen oder historischen Zwecken Lebenszyklus-Grundsatz Archivbildung (drei Lebensalter) private key clé privée privater Schlüssel produce or reconstruct produire ou restituer Bereitstellen oder rekontruieren provisions to be annexed to the rules of procedure of the dispositions à annexer au règlement intérieur Bestimmungen, die der Geschäftsordnung der Kommission als Anhang beigefügt werden public key clé publique öffentlicher Schlüssel Public Key Infrastructure (PKI) public register of infrastructure à clé publique (ICP) registre public des de la Infrastruktur für öffentliche Schlüssel öffentliches Register der Kommissionsdokumente Qualified certificate certificat qualifié qualifiziertes Zertifikat Records archives Archiv register registre Register register of the President's mail registre du courrier du Président Register des Schriftwechsels des Präsidenten registration service service d'enregistrement Registrierungsdienst registration system système d'enregistrement Registrierungssystem rehousing reconditionnement Wiederaufbau review tri Bewertung rules of procedure règlement intérieur Geschäftsordnung Search engine moteur de recherche Suchmaschine short- and medium-term accessibility short- and medium-term accessibilité à court et moyen terme kurz- und mittelfristiger Zugang kurz- und mittelfristige

5 Page 5 of 5 elimination élimination à court et moyen terme Aussonderung special repositories dépôts spéciaux Spezialdepot specialised equipment matériel spécialisé Technische Ausstattung specific register registre spécifique spezifisches Register specific retention list liste spécifique de conservation spezifische Aufbewahrungsliste storage space espace de stockage Lagerraum Technical informatics committee (CTI) comité technique informatique (CTI) Ausschuss für Informationstechnologie (CTI) time stamp timbre horodateur Zeitstempel to register enregistrer registrieren traceability traçabilité Rückverfolgbarkeit transfer transfert Abgabe type of file catégorie de dossier Aktenkategorie Web portal portail Web Webportal workflow workflow Workflow

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