Meplato Mall. Anfragen. Meplato GmbH Unter den Linden Berlin Deutschland.

Transkript

1 Meplato Mall Anfragen Meplato GmbH Unter den Linden Berlin Deutschland

2 Was sind Anfragen? Anfragen dienen dazu, direkt mit Ihren Lieferanten in Kontakt zu treten. Sie fragen etwa Produkte an, die Sie in Katalogen nicht finden können. Wann benutze ich eine Anfrage? Ein paar Beispiele, wie Anfragen Ihnen helfen können: Sie sind nicht sicher, ob Sie in den Katalogen das richtige Produkt für Ihren Anwendungszweck gefunden haben. Sie finden das passende Produkt nicht in den Katalogen. Sie müssen ein Teil einer Maschine ersetzen, wissen aber nicht, welches das richtige Ersatzteil ist. Sie beschaffen eine größere Menge eines konfigurierbaren Produkts, etwa Notebooks für neue Mitarbeiter. Teilen Sie Ihren Lieferanten die Rahmenbedingungen für die Konfiguration mit und lassen Sie sich passende Angebote erstellen.

3 Wie läuft eine Anfrage ab? Eine Anfrage läuft wie folgt ab: 1. Starten Sie Ihre Anfrage, in dem Sie auf Neue Anfrage klicken. Eine Anfrage hat, wie eine , einen Betreff, etwa Windows Notebooks. Zudem hat eine Anfrage einzelne Positionen, etwa: Notebook, Tragetasche und Ersatz Akku. Zu jeder Position können Sie eine Beschreibung und die gewünschte Menge eingeben. 2. Markieren Sie die Lieferanten, die die Anfrage erhalten sollen. Die Lieferanten werden per benachrichtigt. 3. Sobald Sie Ihre Anfrage eingegeben haben, klicken Sie auf Anfrage versenden. Die Anfrage wird verschickt. Sie sind damit erst einmal fertig. 4. Jeder ausgewählte Lieferant erhält eine mit einem Verweis, der Ihn auf ein Eingabeformular für sein Angebot führt. Dieses Formular füllt der Lieferant aus und bestätigt die Abgabe seines Angebots. 5. Sie werden per über den Eingang neuer Angebote in der Meplato Mall informiert. 6. Sind Sie zufrieden mit den Angeboten, können Sie die Anfrage abschließen. Das bedeutet erstens: Lieferanten können keine weiteren Angebote abgeben. Und zweitens: Sie können nun Positionen aus den Angeboten in Ihren Warenkorb übernehmen und bestellen ganz so wie Produkte aus den Katalogen. 7. Nicht mehr benötigte Angebotsanfragen können Sie jederzeit stornieren bzw. löschen.

4 Warum habe ich nicht alle Lieferanten zur Auswahl? Leider unterstützen nicht alle Lieferanten die Anfragefunktion. Sprechen Sie mit Ihrem Lieferanten. Kann ich die Bestellmenge später noch einmal ändern? Ja. Die Bestellmenge, die Sie bei der Abgabe der Anfrage eingeben, ist nur eine Orientierung für den Lieferanten. Warum kann ich Angebotspositionen nicht in den Warenkorb übernehmen? Positionen eines Angebots können Sie erst zum Warenkorb hinzufügen, wenn die Anfrage abgeschlossen ist.

5 Erstellen einer Anfrage

6 In der Meplato Mall haben Sie über den Reiter Anfragen die Möglichkeit, eine neue Anfrage zu starten sowie all Ihre bisherigen Anfragen einzusehen. Starten Sie Ihre Anfrage, in dem Sie auf Neue Anfrage klicken.

7 Der Hilfe Button liefert Ihnen sinnvolle Hinweise zur Frage Wie gebe ich eine Anfrage ein?.

8 Betreff: Eine Anfrage hat, wie eine , einen Betreff, etwa Windows Notebooks. Der Betreff ist rein informativ. Er fasst lediglich Ihre Anfrage zusammen, ganz wie der Betreff einer .

9 Fälligkeitsdatum: Das Fälligkeitsdatum ist lediglich ein Hinweis an Ihre Lieferanten, bis zu welchem Datum Sie ein Angebot erwarten. Solange Sie die Anfrage nicht abgeschlossen haben, können Lieferanten aber auch nach Fälligkeit Angebote abgeben.

10 Anzufragende Empfänger: Sie können Ihre Anfrage an einzelne Lieferanten senden oder an eine Warengruppe (d.h. deren Lieferanten) je nachdem, welche Funktionen für Sie freigeschaltet sind. Wählen Sie Lieferanten aus, wenn Sie genau wissen, welche Ihrer Lieferanten die Anfrage am besten beantworten können. Wenn Sie die Anfrage gut einordnen können ohne aber die einzelnen Lieferanten zu kennen, so wählen Sie eine Warengruppe. Dort haben wir für Sie die passenden Lieferanten hinterlegt. Beachten Sie auch, dass hier nur Lieferanten angefragt werden können, die die Anfragefunktion unterstützen.

11 Anfragepositionen: Eine Anfrageposition besteht lediglich aus 4 Feldern: Der Kurzbeschreibung (ein Pflichtfeld), der gewünschten Bestellmenge und -einheit (ebenfalls Pflichtfelder) sowie einer Langbeschreibung. Die Bestellmenge dient lediglich als Orientierung für Ihre Lieferanten; sie können Sie später beim Hinzufügen in den Warenkorb ändern. Als Bestellmengeneinheit können Sie einen ISO Code (etwa EA für Stück) oder einen Freitext eingeben. Nutzen Sie die Langbeschreibung für eine detaillierte Beschreibung der gesuchten Position.

12 Datei hochladen: Wählen Sie diesen Button, um Ihrer Anfrage eine Anlage zur Information an den Lieferanten hinzuzufügen. Weitere Position anfragen: Klicken Sie diesen Button, um Ihrer Anfrage weitere Positionen hinzuzufügen.

13 Wenn Sie Ihre Anfrage eingegeben haben, versenden Sie sie durch Klick auf Versenden. Wenn der Knopf Versenden ausgegraut ist, prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind. Es müssen auf jeden Fall die Betreffzeile sowie alle Pflichtfelder in jeder Anfrageposition ausgefüllt werden. Außerdem müssen Sie mindestens einen Lieferanten auswählen, der Ihre Anfrage bearbeiten soll.

14 Jeder ausgewählte Lieferant erhält nun eine mit einem Verweis, der Ihn auf ein Eingabeformular für sein Angebot führt. Dieses Formular füllt der Lieferant aus und bestätigt die Abgabe seines Angebots. In der Meplato Mall können Sie jederzeit den Status Ihrer Anfragen einsehen. Grün Anzahl der abgegebenen Angebote der Lieferanten Gelb Anzahl der bisher noch unbeantworteten Anfragen Rot Anzahl der von Lieferanten abgelehnten Anfragen Zunächst hat die neue Anfrage den Status Unbeantwortet.

15 Mit Klick auf den Stern links neben der Bezeichnung können Sie wichtige Anfragen markieren und so direkt an oberer Stelle sichtbar machen. Ein erneuter Klick auf den Stern macht diese Einstellung wieder rückgängig.

16 Sie können Ihre Anfragen zudem nach Status filtern. Sofern ein Filter gesetzt wurde, ist das entsprechende Symbol grau hinterlegt: Nur offene Anfragen anzeigen Nur abgeschlossene Anfragen anzeigen Nur stornierte Anfragen anzeigen Ein erneuter Klick auf das Symbol löscht den Filter und es werden wieder alle Anfragen angezeigt.

17 Annahme eines Angebots

18 Sie werden per über den Eingang neuer Angebote in der Meplato Mall informiert.

19 Öffnen Sie in der Meplato Mall den Bereich "Anfragen", um Ihr neues Angebot zu überprüfen und gegebenenfalls zu bestellen. Der Status (hier 1 Abgeschlossen) zeigt, wie viele Angebote zu Ihrer Anfrage vorliegen.

20 Bei laufenden Anfragen können Lieferanten weiterhin Angebote abgeben. Es können daher noch keine Angebote in den Warenkorb übernommen werden.

21 Schließen Sie die Anfrage mit Klick auf Abschließen, um Ihren Lieferanten zu signalisieren, dass Sie keine weiteren Angebote erhalten möchten. Nicht mehr benötigte Angebotsanfragen können Sie jederzeit stornieren bzw. löschen.

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24 Jetzt können Positionen aus den Angeboten in den Warenkorb übernommen und bestellt werden ganz so wie Produkte aus den Katalogen.

25 Geben Sie die gewünschte Bestellmenge bei der jeweiligen Angebotsposition ein und übernehmen Sie diese in Ihren Warenkorb.

26 Die ausgewählten Artikel befinden sich nun im Warenkorb. Abschließend übermitteln Sie in den Warenkorb in Ihr Procurement System und bestellen wie gewohnt.

27 Vielen Dank!