Modulsystem am Universitätsklinikum Würzburg

Transkript

1 Pflegedirektor Günter Leimberger Modulsystem am Universitätsklinikum Würzburg Einsatz im ZOM und im ZIM Referent: Robert Leopold, Modulbeauftragter Pflegedirektion

2 Begriffsklärung Mo dul, der; -s, -n [lat. modulus = Maß, Vkl. von: modus, Modus] Sys tem, das; -s, -e [spätlat. systema < griech. sýstēma = aus mehreren Teilen zusammengesetztes und gegliedertes Ganzes,... ]

3 Modul (= Das Maß) Das Maß, welches sich im Bezug auf das Modulsystem durchgesetzt hat ist die ISO-Norm. Die ISO-Maße (jeweils Tiefe/Breite) sind 600x400 mm für Hoch- und Unterschränke sowie 300x400 mm für Hänge- bzw. Oberschränke.

4 System (aus Teilen zusammengesetztes Ganzes) A) H a r d w a r e : a) Modulschränke (Kennzeichnung mit grünem Punkt und Nummerierung) b) Modulkörbe ( Innenleben der Schränke; Einteilung in Entnahmefach und Vorrats- bzw. Reservefach) c) Barcode-Etiketten (je Artikel zwei: Blau u. Weiß) d) Aufnahmeleisten für Barcode-Etiketten (oben: zu scannen = muss bestellt werden; unten: ist gescannt = kommt mit nächster Lieferung)

5 Modulschränke (Hochschränke)

6 Modulschränke (Hänge- u. Unterschränke)

7 Schrankkennzeichnung

8 Schrank mit Fachboden ggüb. Modulschrank

9 System (aus Teilen zusammengesetztes Ganzes) A) H a r d w a r e : a) Modulschränke (Kennzeichnung, Nummerierung und eindeutige Standortangabe) b) Modulkörbe ( Innenleben der Schränke; Einteilung in Entnahmefach und Vorrats- bzw. Reservefach) c) Barcode-Etiketten (je Artikel zwei; blau u. weiß) d) Aufnahmeleisten für Barcode-Etiketten (oben: zu scannen = muss bestellt werden; unten: ist gescannt = kommt mit nächster Lieferung)

10 Modulkörbe

11 System (aus Teilen zusammengesetztes Ganzes) A) H a r d w a r e : a) Modulschränke (Kennzeichnung, Nummerierung und eindeutige Standortangabe) b) Modulkörbe ( Innenleben der Schränke; Einteilung in Entnahmefach und Vorrats- bzw. Reservefach) c) Barcode-Etiketten (2 pro Artikel bzw. 2 Farben Blau u. Weiß) d) Aufnahmeleisten für Barcode-Etiketten (oben: zu scannen = muss bestellt werden; unten: ist gescannt = kommt mit nächster Lieferung)

12 Barcode-Etiketten OE = Station M 41 S/F/TF /3/2 : 476 = Raumnummer 05 = Schranknummer 3 = Fachnummer 2 = Teilfachnummer Der Artikel Dreiwegehahn blau befindet sich auf der Station M41 im Raum Nr. 476, im Modulschrank Nr. 5, im Fach 3 (dritter Korb von oben nach unten gezählt), im Teilfach 2 (gezählt wird von vorne links nach rechts, nach hinten) TF 3 TF 1 TF 4 TF 2

13 System (aus Teilen zusammengesetztes Ganzes) A) H a r d w a r e : a) Modulschränke (Kennzeichnung, Nummerierung und eindeutige Standortangabe) b) Modulkörbe ( Innenleben der Schränke; Einteilung in Entnahmefach und Vorrats- bzw. Reservefach) c) Barcode-Etiketten (je Artikel zwei; blau u. weiß) d) Aufnahmeleisten für Barcode-Etiketten (ZOM: oben: zu scannen = muss bestellt werden; unten: ist gescannt = kommt mit nächster Lieferung. ZIM: wurde eingescannt, kommt mit nächster Lieferung)

14 Aufnahmeleisten für Barcode-Etiketten ZOM

15 Aufnahmeleisten für Barcode-Etiketten ZIM

16 System (aus Teilen zusammengesetztes Ganzes) A) H a r d w a r e : e) Schranklisten f) Barcode der Organisationseinheit (OE)/Station (Verschlüsselung der Kostenstelle) g) Scanner (mobiles Erfassungsgerät) (h) Regale (z.b. bei großvolumigen Artikeln)

17 Barcode der OE / Station

18 System (aus Teilen zusammengesetztes Ganzes) A) H a r d w a r e : e) Schranklisten f) Barcode der OE Organisationseinheit g) Scanner (mobiles Erfassungsgerät) (h) Regale - z. B. bei großvolumigen Artikeln)

19 Organisation Modulversorgung auf Regal (ZOM)

20 Organisation Modulversorgung auf Regal (ZIM)

21 System (aus Teilen zusammengesetztes Ganzes) B) S o f t w a r e : a) EDV (Schrankverwaltung in SAP; Druckprogramm) b) Scanner (Programmierung) c) Schnittstellendefinition d) externer Dienstleister (Versorgungsassistenten) e) Anwender bzw. Nutzer (Stations-/Bereichspersonal) f) Modulbeauftragter (Pflege u. Betreuung d. Systems)

22 System (aus Teilen zusammengesetztes Ganzes) a) EDV (Schrankverwaltung in SAP; Druckprogramm)

23 System (aus Teilen zusammengesetztes Ganzes) a) EDV (Schrankverwaltung in SAP; Druckprogramm)

24 System (aus Teilen zusammengesetztes Ganzes) a) EDV (Schrankverwaltung in SAP; Druckprogramm)

25 System (aus Teilen zusammengesetztes Ganzes) B) S o f t w a r e : a) EDV (Schrankverwaltung in SAP; Druckprogramm) b) Scanner (Programmierung) c) Schnittstellendefinition d) externer Dienstleister (Versorgungsassistenten) e) Anwender bzw. Nutzer (Stations-/Bereichspersonal) f) Modulbeauftragter (Pflege u. Betreuung d. Systems)

26 Modulsystem = papierloses Anforderungssystem Die Schränke sind nicht mehr länger nur als Stauraum bzw. Lagerungssystem zu betrachten. Die Schränke sind innerhalb des Modulsystems Teil eines komplexen Anforderungssystems. Welche Artikel werden in welcher Menge an welchem Ort benötigt? Artikel: Verbrauchsanalyse je Kostenstelle (Station etc.) Menge: Reichweitenberechnung (abhängig von Lieferrhythmus und durchschnittlichem Verbrauch) Ort: Station/Bereich; Raum; Schrank; Fach; Teilfach

27 Modulsystem = papierloses Anforderungssystem Wer fordert wann und wie die Artikel/Ware an? Wer: Alle Mitarbeiter (das ganze Pflege-Team!). Wer Material aus dem Modulschrank entnimmt, ist auch für den Nachschub verantwortlich! Wann: Wenn das letzte Stück / der letzte Artikel aus dem Entnahmefach genommen wird (Ware vom Vorratsfach in das Entnahmefach räumen). Sonderfälle: Wenn die Artikel zur Neige gehen, für die nur ein Fach angelegt wurde und wenn die Artikel zur Neige gehen, die auf Regalflächen liegen ( Sichtkontrolle erforderlich!). Wie: Durch das Stecken des blauen Barcode-Etiketts auf die obere Aufnahmeleiste (ZOM) bzw. durch Drehen des Barcode-Etiketts auf Blau (ZIM).

28 Modulsystem: Aufgabenverteilung Pflegekräfte: 1. Anforderung bzw. Bedarfsanzeige durch Stecken des blauen Barcodes auf die obere Aufnahmeleiste (ZOM) bzw. durch Drehen des Barcode-Etiketts auf Blau (ZIM) 2. Umräumen der Ware vom Vorrats- in das Entnahmefach. Versorgungsassistentinnen: 1. Einräumen der Ware in das Vorratsfach. 2. Zurückstecken der Barcode-Etiketten an die Modulkörbe. 3. Scannen der Barcodes auf der oberen Aufnahmeleiste und aufstecken dieser auf die untere Aufnahmeleiste (ZOM) bzw. scannen der auf Blau gedrehten Barcode-Etiketten am Modulkorb und aufstecken dieser auf die Aufnahmeleiste (ZIM). 1. Einräumen der Ware in das Vorratsfach usw.

29 Modulsystem = dynamisches System Anpassungen des Systems sind permanent erforderlich! Änderungen im Artikelsortiment (Löschungen; Neuaufnahmen; Alternativartikel) Änderung der Mengeneinheiten (ST, PAK, KAR, BTL ) Änderungen im Verbrauch (Mengenanpassung) Lagerplatz ändert sich durch: Mengenanpassungen; Änderung von Verpackungseinheiten; Änderungen räumlicher Gegebenheiten; Umstellung von Arbeitsabläufen etc.

30 Vorteile eines Modulschrankversorgungssystems direkter, automatisierter Bestellablauf durch scannen der Barcodes verringertes Risiko von Fehlbeständen und zeitaufwändigen Eil- bzw. Sonderbestellungen weniger Überbestände, die zur Überschreitung von Verfallsdaten und somit zur Artikelverschwendung führen können (Stichwort: Verfalldatenkontrolle) Reduktion der Kapitalbindung durch Überbestände ( Horten wird erschwert) Minimierung des Zeitaufwands für den Bestellprozess Minimierung von Reklamations- und Fehlerquoten (Eingabe- und Übertragungsfehler) Vermeidung von Verfall durch FiFo-Prinzip (First In First Out) und Reduktion der Bestandsmenge Möglichkeit der Verlagerung logistischer Tätigkeiten aus dem pflegerischen Bereich in Servicebetriebe (Versorgungsassistenten) Ein Einsparpotential von bis zu 25% ist möglich. Eine Amortisierung der nötigen Anschaffungen kann bereits nach 4 Jahren erreicht sein.

31 Vorteile eines Modulschrankversorgungssystems Reduzierter Zeitaufwand für die Suche nach dem richtigen Artikel Organisierte und festgelegte Lagerplätze sorgen dafür, dass der richtige Artikel immer am richtigen Platz ist. Größere Lagerkapazität: In Modulschränken kann im Vergleich zur Lagerung auf Fachbodenschränken bis zu 50 % mehr gelagert werden. Flexible Lager- und Transporteinrichtung Das Modulsystem kann einfach an veränderte Bedingungen angepasst werden. Verbesserte Ergonomie Durch die hohe Funktionalität der Lager- und Transportausstattung wird das Zusammenspiel innerhalb der Versorgungskette vereinfacht.

32 Noch Fragen? Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!

33 Kontakt Robert Leopold Pflegedirektion Modulbeauftragter Telefon: 0931/ Mail : Leopold_R@ukw.de