Sync & Share in Bayern

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2 Agenda Begrüßung Sync&Share: Möglichkeiten und Grenzen Vorstellung der Lösungen für Hochschulen Gegenüberstellung der Lösungen Vorgehensweise zur Nutzung für die Hochschulen Fragen und Antworten

3 Sync&Share

4 Sync&Share Nutzungsverhalten an Universitäten (UniBwM 2014) Nutzung von Cloud-Diensten Vergleich Wissenschaftler/Studenten Fazit und Aufgabe der Universitäten Bedarf nach Sync&Share ist klar ersichtlich Sichere Ablage der (dienstlichen) Daten ist unabdingbar Vorgaben hinsichtlich der Nutzung sind erforderlich

5 Grundlagen von Sync&Share Sync: Daten werden synchron gehalten Auf allen Geräten Für alle Nutzer, mit denen Daten geteilt werden Automatisch im Hintergrund Für alle Dokumenttypen Versionierung Annotationen Share: Teilen mit anderen Nutzern Nutzer auch außerhalb der eigenen Umgebung Vergabe von Zugangsrechten Optimierung der Speichernutzung Offline arbeiten Synchronisation bei Netzverbindung Synchronisation bei Bedarf

6 Vorgaben zu Sync&Share DFG-Kommission für IT-Infrastruktur, 2014 Schaffung von Community-Clouds Kooperative Lösungen innerhalb des öffentlichen Wissenschaftssystems sind daher meist Angeboten von kommerziellen, externen Dienstleistern vorzuziehen DFN-Cloud (https://www.dfn.de/dfn-cloud) Cloud-Dienste für die Wissenschaft Derzeit deutschlandweit 3 Anbieter Koordination durch DFN, inkl. rechtlicher Vorgaben (ADSB) Fair-Usage

7 Angebot an alle bayerischen Hochschulen Förderung durch StMBW: Digitaler Campus Bayern Laufzeit CIO-Runde der bayerischen Hochschulen Förderung von 2 Lösungen mit unterschiedlichen Schwerpunkten Universität der Bundeswehr München: TeamDrive Leibniz-Rechenzentrum/Regionales Rechenzentrum Erlangen: PowerFolder

8 Sync+Share mit TeamDrive

9 Verschlüsselung Clientseitige Ende zu Ende Verschlüsselung Daten können nur vom Ersteller und von eingeladenen Personen eingesehen werden Schlüssel liegen nur auf dem Client (werden jeweils bei der Anmeldung generiert)

10 TeamDrive Client/App Einheitlicher Client für alle Plattformen

11 Administration

12 Authentifizierung Alle Einrichtungen über DFN-AAI IDP erforderlich Nutzergruppen (Lizenzen & Storage) Employee Student Member Externe Nutzer einbinden TeamDrive Account über teamdrive.com

13 Roadmap Stand heute 500 Nutzer UniBw München 10 Hochschulen im Test Freigabe für bayerische Hochschulen Digitaler Campus Bayern

14 Sync+Share mit PowerFolder

15 Sync+Share Daten werden synchron gehalten auf allen Geräten für alle Nutzer, mit denen Daten geteilt werden Offline Arbeiten, Synchronisation bei Netzverbindung Peer to peer Synchronisation per Default Delta sync, ZIP sync

16 Sync+Share Dokumente und Ordner als Link versenden Alternative zu großen Dateianhängen in Mails Passwortschutz, Ablaufdatum, Beschränkung Download Outlook Add-In

17 Webportal Für Gelegenheitsnutzer, eingeladene Nutzer, für Zugriff von Fremdgeräten

18 PowerFolder Client/App Nötig zum automatischen Syncen Sinnvoll für Power User

19 Weitere Features Konfigurierbarer Zugriff auf ältere Versionen einer Datei Streamen von Video- und Audiodateien Kollaborative Dokumentenbearbeitung im Web Mandantenfähigkeit, Branding Verschlüsselung mit Boxcryptor

20 Authentifizierung LDAP Verzeichnis für Primärkunden von LRZ/RRZE (LMU, TUM, FAU) Registrierung externer Nutzer in eigener DB Shibboleth bzw. LDAP für andere bayerische Hochschulen/Universitäten

21 Roadmap Stand heute Sommer 2015 Q2/Q friendly User LRZ Sync+Share, 320 in der Faubox allgemeine Freigabe für Primärkunden (LMU/TUM/FAU) Angebot RRZE für ersten externen Pilotkunden Q1/2016 Angebot RRZE/LRZ für bayerische Hochschulen

22 Zusammenfassung Sowohl TeamDrive als auch PowerFolder bieten die volle Sync&Share-Funktionalität Beides sind deutsche Anbieter Die Daten bleiben bei beiden Lösungen unter eigener Kontrolle Nur wenige Nutzungsszenarien verbieten sich Sync&Share ist keine Backuplösung oder Archivlösung Kein Ersatz für Heimatverzeichnisse oder Profildaten Es gibt aber Unterschiede

23 Gegenüberstellung (1) TeamDrive End-To-End-Verschlüsselung der Daten ohne Zugriffsmöglichkeit durch Dritte Einheitlicher Client für alle Systeme Kein Zugang über Webbrowser Restore über Server nur durch identische Nutzer bzw. mit Schlüsselbackup PowerFolder Bisher nur Verschlüsselung der Verbindung. End-To-End- Verschlüsselung via Boxcryptor geplant Clients für alle Geräte inclusive Webportal vorhanden Backup und Restore jederzeit möglich

24 Gegenüberstellung (2) TeamDrive Es werden immer komplette Dateien übertragen Jeder Sync erfolgt über den Server Kein WebDAV-Zugriff möglich Versenden von Links auf Dateien/Ordner nicht möglich (nur über öffentliche Kopien) PowerFolder Delta-Sync und ZIP-Sync sind default Client-Client-Sync (Peer-To-Peer) ist der Standard WebDAV-Zugriff möglich Versenden von Links auf Dateien/Ordner incl. Passwort, Ablaufdatum, Anzahl Downloads möglich

25 Gegenüberstellung (3) TeamDrive Nutzerkreis sind alle, die DFN- Cloud nutzen können Die UniBw M bietet bereits an SAML-Authentifizierung ist Voraussetzung (eigener IDP nötig) PowerFolder Nutzerkreis sind nur bayerische Hochschulen LRZ versorgt erstmal nur die LMU und die TU München, das RRZE die FAU und einen Pilotkunden Zentrales Verzeichnis der eigenen Personen (MA, Stud) sollte vorhanden sein (z.b. LDAP, AD, )

26 Gegenüberstellung (4) TeamDrive Dezentrale Administration ist per Webinterface möglich Geplante Quota: 10 GB Versorgung einzelner Mitglieder einer Hochschule kein Problem Haupt-Use-Case: Arbeitsgruppen, die auch mit sensiblen, schützenswerten Daten umgehen müssen PowerFolder Zentral unterstützte dezentrale Administration ist Default Geplante Quota: 50 GB Versorgung von jeweils kompletten Einrichtungen Haupt-Use-Case: Flächendeckende Unterstützung für in- und externe Arbeitsgruppen und die Lehre

27 Empfehlung TeamDrive Sensible Daten z.b. Prüfungsleistungen, Bewerbungen, Protokolle (Bewertung durch Vorgaben der Leitung bzw. in Verantwortung des Nutzers) Hilfestellung im 3 BDSG Authentifizierung verbleibt in eigener Hochschule Teilnahme sofort über DFN-AAI PowerFolder Webinterface (Clientless) Schneller Sync Große Datenmengen WebDAV-Einbindung Authentifizierung über eigene Systeme (LDAP, SAML) wird bevorzugt

28 Kombination der Lösungen Eine Kombination kann durchaus Sinn ergeben, wenn den Betroffenen der Umgang damit klar ist Eine Kombination ist nur mit Clients beider Hersteller möglich Sync von Foldern, welche in beiden Clients registriert sind Sobald eine Datei die TeamDrive-Umgebung verlässt, ist keine durchgängige Verschlüsselung mehr möglich Ein Standard für providerunabhängige Server-Server- Verbindungen ist im Gespräch, aber noch nicht in Sicht Vollständiger Wechsel ist unter Verlust der Metadaten (z.b. Versionierung) jederzeit möglich.

29 Vorgangsweise zur Nutzung TeamDrive Testlizenzen sind ad hoc verfügbar Identity-Provider im Rahmen DFN-AAI erforderlich Forschungsrahmenvertrag mit DFN abschließen https://www.dfn.de/dfn-cloud/ Evtl. Auftragsdatenvereinbarung mit UniBw M (ADSB!) Support 1st-Level: eigene Hochschule 2nd-Level: UniBw München

30 Vorgangsweise zur Nutzung PowerFolder Kontaktaufnahme über die Adressen Nutzervertrag (Auftragsdatenvereinbarung) Technische Absprachen Authentifizierungsmethode Datenablage Ansprechpartner Administration Support

31 Kosten In der ersten 5 Jahren übernimmt das StMBW die lfd. Kosten (Kostendeckelung nach 3 Jahren) Nach 5 Jahren müssen die Kosten durch Hochschulen getragen werden Es werden immer nur komplette Einrichtungen versorgt (Verträge über Einrichtungen)

32 Weitere Informationen Teamdrive UniBW Info: Support: FAQ: https://support.unibw.de/teamdrive PowerFolder LRZ/RRZE RRZE: LRZ:

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