EIN MEETING ABHALTEN

Transkript

1 EIN MEETING ABHALTEN

2 INHALT INHALT 1 EINFÜHRUNG 3 EIN MEETING VORBEREITEN 4 EINE ENTSCHEIDUNG TREFFEN 6 DURCHFÜHRUNG EINES MEETINGS 6 DAS ENDE EINER SITZUNG 7 NACHBEREITUNG 8 ZUSAMMENFASSUNG 9

3 EINFÜHRUNG Es gibt verschiedene Arten von Meetings. Mit jeder erreicht man einen anderen Zweck. In einer Problemlösungssitzung, definieren die Teilnehmer zuerst ein Problem und dann schaffen sie Lösungen. Die Teilnehmer in dieser Art von Versammlung müssen in der Lage sein, das Problem zu erkennen und auch die Energie und Know-how haben, um es zu lösen. In einer Entscheidungsfindungssitzung wählt die Gruppe eine Lösung um diese zu implementieren. Um erfolgreich zu sein, muss sich die Gruppe im Entscheidungsprozess einig sein: Werden Entscheidungen im Konsens getroffen, durch Mehrheitsbeschluss, oder haben nur bestimmte Personen Einfluss? Andere Arten von Sitzungen werden zur Kommunikation, zum Berichten oder zum Feedback genutzt. Ein Status-Meeting für ein Projekt ist so konzipiert, dass jeder im Team am Stand der neuesten Entwicklungen zu halten ist. Offensichtlich können Treffen auch für mehr als nur für einen Zweck stattfinden. Mitarbeiter-Meetings zum Beispiel dienen oft dazu aktuelle Informationen bereitzustellen und spezifische Probleme zu lösen. Aber ob es einen Zweck gibt oder verschiedene, es ist der Grund der den Zeitpunkt des Meetings bestimmt. In der Regel beruft man eine Sitzung ein, wenn man von der gesamten Gruppe Informationen oder Beratung braucht das Team an einer Entscheidung oder der Lösungsfindung eines Problems zu beteiligen Informationen, einen Erfolg oder ein Anliegen mit der ganzen Gruppe teilen möchte, oder damit sich jeder einer bestimmten Situation bewusst wird sich mit einem Problem beschäftigt, das Inputs von Mitgliedern verschiedener Gruppen mit unterschiedlichen Perspektiven braucht findet, dass die Verantwortung für ein Problem oder Anliegen geklärt werden muss herausfindet, dass die Gruppe sich gerne treffen würde Es ist besser kein Meeting abzuhalten, wenn um ein persönliches Thema geht, das besser one-on-one gehandhabt wird Sie keine Zeit haben sich vorzubereiten eine andere Methode der Kommunikation genauso gut oder besser geeignet wäre, z. B. ein Memo, oder Telefonat das Problem bereits beschlossen ist das Thema die Zeit aller Beteiligten nicht wert ist die Gruppe verärgert ist und Zeit braucht, bevor sie in der Lage ist, die Quelle des Konflikts oder des Frusts aufzuarbeiten

4 EIN MEETING VORBEREITEN Beginnen Sie Ihre Vorbereitung durch die Identifizierung des Zwecks der Sitzung. Ist es um zu informieren, Ideen zu entlocken, ein Problem zu lösen, eine Vorgehensweise zu bestimmen, Rollen und Verantwortlichkeiten zu klären oder eine Kombination von diesen? Die spezifischen Ziele bestimmen wen Sie fragen teilzunehmen und wie Sie die Sitzung leiten. Miteinbeziehen Sie Menschen in die Sitzung, die Entscheidungsträger für die behandelten Probleme sind Input geben können sich mit dem Thema beschäftigen oder eine Rolle in Zusammenhang mit dem Problem spielen über die Informationen die Sie zu berichten haben Bescheid wissen müssen, um ihre Arbeit erledigen zu können benötigt werden, um irgendwelche Entscheidungen zu implementieren Wie viele Menschen sollten Sie einladen? Wenn man ein Problem zu lösen oder eine Entscheidung zu treffen hat, sollte man nicht mehr als 8 Personen einladen. Mit mehr als acht Personen können mehr Probleme entstehen, als gelöst werden. Wenn es um ein Brainstorming geht, dann können Sie bis zu 18 Personen einladen, aber der Konsens kann sich mit so vielen Teilnehmern als schwierig erweisen. Wann immer es möglich ist, erstellen Sie vor der Sitzung eine Tagesordnung. Verwenden Sie die folgende Liste, um Ihre spezifischen Agenda aufzubauen: der Zweck der Sitzung das gewünschte Ergebnis oder die Ziele das Datum, die Uhrzeit und der Ort der Versammlung wer beruft das Meeting ein der Name der Gruppe, oder die Namen der Teilnehmer die Rollen der Teilnehmer Ungewöhnliches an dem Format des Meetings? die Namen und Funktionen aller Teilnehmer außerhalb Tagesordnungspunkte die abgedeckt werden, verantwortliche Person und Zeit die Dauer der Sitzung Hintergrundmaterial oder Vorbereitung die zu treffen ist Wie lange sollte die Sitzung dauern? Dies hängt von den Zwecken der Sitzung und der Tagesordnung ab. Typischerweise dauert eine geschäftliche Besprechung zwischen 30 Minuten und zwei Stunden, in der Regel je kürzer, desto besser. Die Ziele einer Sitzung helfen festzustellen, den Aufbau und den Ort des Meetings festzulegen. Stellen Sie sich die folgenden Fragen: Mit welcher Raumgröße und Sitzordnung erreichen Sie am besten Ihre Ziele? Zum Beispiel, wenn Sie den freien Austausch von Informationen und Meinungen fördern wollen, ist eine zwanglose Atmosphäre und Sitzordnung hilfreich. Stellen Sie Tische so auf, dass Sie sich gegenseitig sehen können.

5 Verwenden Sie runde Tische um Hierarchie zu vermeiden oder rechteckige Tischen um Struktur zu gewinnen. Welches Equipment - Telefone, Overhead-Projektoren, Whiteboards etc. - benötigen Sie? Testen Sie alle Geräte vor der Sitzung, von den technischen (Computer, Leinwände) zu den traditionellen (Stifte, Radiergummis). Wenn Sie sich für ein Treffen vorbereiten, stellen Sie sicher, dass die notwendigen Aufgaben und Zuständigkeiten gedeckt sind. Eine Person kann in einer Besprechung mehrere Rollen oder Verantwortlichkeiten ausfüllen. Die wesentlichen Aufgaben sind: Leiter. Kann das Meeting leiten, oder auch nicht, bestimmt aber seinen Zweck, Ziele, Beschränkungen und den Umfang und übernimmt die Verantwortung für die Nachbereitung. Moderator. Begleitet die Gruppe durch die Diskussion, Problemlösungs- und Entscheidungsprozesse in den Phasen des Treffens. Ist auch verantwortlich für Pre- und Post-Meeting Logistik. Protokollführer. Erfasst die wichtigsten Punkte, Ideen und Entscheidungen, die sich aus der Sitzung ergeben. Kann darüber hinaus die Zusammenfassung schreiben. Mitwirkender. Beteiligt sich aktiv, indem er Ideen einbringt und hilft die Diskussion im Gange zu halten. Experte. Trägt Fachwissen zu bestimmten Themen bei. Wenn er nicht ein reguläres Mitglied des Teams ist, kann der Experte nicht immer an der ganzen Sitzung teilnehmen. Welche Hausaufgaben können Sie vor der Sitzung machen? Sammeln von relevanten Dokumenten und Daten. Verteilen anderer relevanter Informationen, vor allem wenn es helfen kann die Sitzung zu verkürzen. Die Tagesordnung die Sie erstellt haben, einschließlich Zweck und Ziele, einer Liste der erwarteten Ergebnisse und einer empfohlenen Dauer für jeden Output, weiterleiten. Mit den Teilnehmern über ihre Meinung und Ziele diskutieren und sie wissen lassen, dass Sie an ihren Ideen interessiert sind. Fordern Sie die Teilnehmer, ihre Hausaufgaben zu machen. Briefen Sie Ihren Chef und andere Führungskräfte, die nicht bei dem Treffen sein werden, aber Interesse am Ergebnis haben.

6 EINE ENTSCHEIDUNG TREFFEN Wenn der Zweck des Treffens ist es, eine Entscheidung zu treffen, stellen Sie sicher dass das jedem Anwesenden klar ist. Die Bereitstellung der richtigen Informationen an alle Teilnehmer ist im Voraus sicherzustellen, damit die Gruppe fundierte Entscheidungen treffen kann. Stellen Sie außerdem sicher, dass alle Meeting- Teilnehmer wissen, wie die Entscheidungen vorgenommen werden. Einige Gruppen treffen mehrheitsbasierte Entscheidungen. Andere erfordern Konsens: die Zustimmung aller Mitglieder. Wieder andere Gruppen lassen den Leiter die Entscheidungen fällen. Jeder Ansatz hat Vor-und Nachteile. Die Abstimmung durch Mehrheit bietet eine Entscheidung innerhalb kurzer Zeit und wird in der Regel als die fairste Methode wahrgenommen. Das kann bedeuten, dass die Teilnehmer sich öffentlich zu einem Thema äußern müssen, was sie in eine win/loose Situation bringen kann. Gruppenkonsens bedeutet zu einer Entscheidung zu kommen, die jeder versteht, unterstützt und bereit ist zu implementieren. Einzelne Mitglieder können immer noch das Gefühl haben, dass andere Optionen vorzuziehen sind, dennoch kann ein echter Konsens hergestellt werden, wenn sich alle Mitglieder über eine bestimmte Vorgehensweise einig werden. Eine Entscheidung durch den Leiter ist am effektivsten, wenn er allein verantwortlich für das Ergebnis ist, oder wenn nur noch wenig Zeit bleibt um die Entscheidung ohne negativen Beigeschmack zu treffen. Natürlich dann wenn die Mitglieder alle verstehen, dass der Leiter die Entscheidung trifft und warum. Dennoch ist es sehr wichtig, dass alle Mitglieder das Gefühl haben, dass ihre Meinung gehört wurde. DURCHFÜHRUNG EINES MEETINGS Ein paar einfachen Richtlinien zu folgen hilft Ihnen einige der häufigsten Probleme, die Sitzungen zu Alpträumen werden lassen, zu vermeiden. Und Sie werden Ihre Meeting- Management-Fähigkeiten sichtbar verbessern können. Beginnen Sie die Sitzung pünktlich. Wenn sich die Teilnehmer nicht kennen, planen Sie genügend Zeit für eine persönliche Vorstellung ein. Halten Sie eine kurze Einleitung um sicherzustellen, dass der Gruppe die Tagesordnung klar ist, sowie die Ziele und die angestrebten Ergebnisse der Sitzung, dann machen Sie die erforderlichen Anpassungen. Wenn die Tagesordnung nicht vorher festgelegt wurde, bauen Sie sie direkt dort auf. Stellen Sie die Grundregeln auf oder überprüfen Sie sie - die Verhaltensweisen und Prinzipien nach denen sich Gruppenmitglieder einigen eine konstruktive Sitzung zu gewährleisten. Was sollten die Grundregeln beinhalten? Eine Verpflichtung pünktlich zu beginnen und enden. Einigung darüber, wer einen Beitrag zur Tagesordnung leisten soll. Einigung darüber, wie Entscheidungen getroffen werden.

7 Ein Zeitlimit in der ein Problem gelöst oder eine Entscheidung getroffen werden soll. Holen Sie sich vorab die Zustimmung der Gruppe. Abklärung der Einschränkungen die es für jede Frage gibt, z. B. die oberen Management-Entscheidungen oder Politik oder Budgetrestriktionen, die der Gruppe gewisse Optionen einschränken können. Identifizierung des Entscheidungsträgers für jeden Tagesordnungspunkt. Alle Teilnehmer um Beteiligung bitten und um Offenheit für neue Ideen. Einigung darüber, wie mit Konflikten umzugehen ist. Einigung darüber, wie die Nachbereitung gemacht wird. Grundregeln, deutlich formuliert und vereinbart, können dazu beitragen die Beteiligung zu fördern, auch die Art und Weise wie Sie als Leiter und Moderator fungieren. Wenn Sie eine Besprechung durchzuführen, beachten Sie die folgenden Hinweise. Folgen der Tagesordnung Achten Sie darauf, die Menschen zu beteiligen Achten Sie auf sich selbst als Leiter DAS ENDE EINER SITZUNG Warnzeichen dass es an der Zeit sein kann die Dinge zusammenzufassen: Die Gruppe hat Schwierigkeiten den letzten Tagesordnungspunkt zu schließen. Die Menschen beginnen zu gehen. Die letzten beiden Zeichen sind oft mit einer Zeitüberschreitung verknüpft. Die folgenden Hinweise helfen Ihnen zu verhindern, dass Sitzungen die vereinbarte Dauer überschreiten, und werden Dankbarkeit Ihrer Kollegen zur Folge haben. Beenden Sie die Sitzung pünktlich, verpflichtend. Behalten Sie die Zeit im Auge, oder fragen Sie ein Gruppenmitglied. Erinnern Sie in regelmäßigen Abständen an die verbleibende Zeit und die Tagesordnungspunkte die sie noch zu decken haben. Priorisieren oder verschieben Sie einige Punkte, wenn die Zeit knapp wird. Wenn mehr Zeit für bestimmte Punkte benötigt wird, holen Sie sich die Zustimmung der Gruppe zu überziehen, oder planen Sie ein weiteres Treffen um die Diskussion fortzusetzen. Und denken Sie daran, es ist okay eine Sitzung vorzeitig zu beenden. Wenn alle Ziele erreicht worden sind oder die Menschen unruhig werden, oder wenn ein Konflikt entsteht der nur durch eine Unterbrechung gedämpft werden kann. All dies sind Anzeichen dafür, dass es wahrscheinlich eine gute Idee abzubrechen. Wie ein Meeting beenden? Formulieren Sie was erreicht worden ist, was sind die wichtigsten Punkte oder Entscheidungen, und erklären Sie wie das den Beteiligten mitgeteilt wird. Klären Sie, was als nächstes passiert und verstärken Sie die Bedeutung der Action-Items und des Kommunikationsplans. Betonen die Bedeutung von jeder einzelnen Sichtweise und Idee. Planen Sie gegebenenfalls ein weiteres Treffen.

8 Fordern Sie die Gruppe auf, an der Analyse der Sitzung teilzunehmen und holen Sie sich Anregungen für das, was es in der nächsten Sitzung besser zu machen gilt. Danken Sie allen für die Teilnahme. NACHBEREITUNG Oft ist der am häufigsten übersehene Schritt in Laufe eines Treffens, sicherzustellen dass Maßnahmen nach der Sitzung getroffen werden müssen. Dies ist besonders lästig für Akteure, die nicht in der Sitzung waren. Sorgfältig und gründlich nachzubereiten kann die Sitzung zu einem Erfolg werden lassen. Meetings, die ohne einen Aktionsplan enden, haben kein Leben außerhalb des Tagungsraums. Ein Aktionsplan weist alle Beteiligten auf wichtige Entscheidungen hin und hilft sicherzustellen, dass alle die gleiche Nachricht oder Information erhalten. Ein Aktionsplan sollte drei Elemente haben: was, wer, und wann. Welche konkreten Entscheidungen und Ergebnisse resultieren aus der Sitzung und welche Aufgaben müssen als Ergebnis der Sitzung erfüllt werden? Wer trägt die Verantwortung für diese Aufgaben? Wenn Meeting-Teilnehmer sich freiwillig melden, bestimmte Aktionen zu treffen, ist es wahrscheinlich dass sie diese Aufgaben auch erledigen. Wann müssen die Aufgaben abgeschlossen sein? Die Teilnehmer über die Zeitpläne für sie sich verpflichten zu informieren, hilft sicherzustellen dass die Aufgaben tatsächlich erfüllt werden. Nach dem Treffen sollte die Handlungsplanung feinabgestimmt werden und dann zusammen mit einer Nachbereitungs-Memo an alle Meeting-Teilnehmer geschickt werden. Senden Sie das Memo auch an Menschen, die nicht in der Sitzung waren, aber die informiert werden müssen. Aktionspläne werden eher durchgeführt, wenn sie als tatsächliche Verantwortlichkeiten, Verpflichtungen oder Verträge betrachtet werden. Was geht in Nachbereitungs-Memos oder Protokolle ein? Die besten Nachbereitungs- Memos basieren auf den Punkten auf dem Flipchart oder Whiteboard und den Mitschriften, die Sie oder der Schreiber während der Sitzung aufgezeichnet haben. Es muss geschrieben werden, so dass jemand der nicht da war, verstehen kann was passiert ist. Es umfasst Teilnehmer Ziele Themen diskutiert Schlüsselentscheidungen getroffen Nächste Schritte oder Aktionsplan Datum der nächsten Sitzung oder Nachbereitung Dankeschön an diejenigen, die teilgenommen haben

9 ZUSAMMENFASSUNG Schritte für die Planung, Durchführung und Nachbereitung Vor der Sitzung Achten Sie darauf, dass die Sitzung notwendig ist. Identifizieren und Klärung des Ziels und Prozesses der Sitzung. Laden Sie die richtigen Leute ein. Stellen Sie im Voraus eine Agenda zur Verfügung. Loten Sie die wichtigsten Teilnehmer im Voraus aus. Vorbereitung für die Diskussion und die Entscheidungen die getroffen werden. Während des Meetings Zweck und Ziel erklären. Mitspracherecht für alle. Einen Schlusspunkt zu jedem Thema finden. Beenden Sie die Sitzung mit einer Aktion und planen Sie die Kommunikation. Nach dem Meeting Schnelle Nachbereitung mit einem Memo mit dem Inhalt des Protokolls. Informelles Treffen mit denen, die nicht gehört wurden oder die sich mit dem Ergebnis unzufrieden zeigten. Versprochene Ressourcen zur Verfügung stellen. Handeln Sie nach Ihren Entscheidungen.