Genügen Perimeter- und Device-Sicherheit noch zum Schutz von geschäftskritischen Dokumenten

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1 Genügen Perimeter- und Device-Sicherheit noch zum Schutz von geschäftskritischen Dokumenten Anforderungen an den Schutz von Informationen in modernen ECM-/Dokumenten- Management Systemen MEET SWISS INFOSEC!

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4 Genügen Perimeter- und Device-Sicherheit noch zum Schutz von geschäftskritischen Dokumenten Anforderungen an den Schutz von Informationen in modernen ECM-/Dokumenten-Management Systemen Albert Baumberger, CEO, SER Solutions Schweiz AG 4

5 Bedrohungsanalyse durchgeführt Sicherheitsmassnahmen implementiert Alles richtig gemacht... 5

6 Netzwerk abgesichert Passwortschutz auf allen Geräten Zugangsrechte geregelt Daten auf allen Geräten verschlüsselt Verbindungen verschlüsselt -Verkehr verschlüsselt USB-Sticks und portable Festplatten verboten Fremde Cloud-Services verboten Mitarbeiter geschult Monitoring implementiert usw. usw. Alle Massnahmen durchgeführt... 6

7 Wirklich alle Massnahmen durchgeführt? 7

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9 9

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15 Netzwerk abgesichert Passwortschutz auf allen Geräten Zugangsrechte geregelt Daten auf allen Geräten verschlüsselt Verbindungen verschlüsselt -Verkehr ( s) verschlüsselt USB-Sticks und portable Festplatten verboten Fremde Cloud-Services verboten Mitarbeiter geschult Monitoring implementiert usw. usw. Alle Massnahmen durchgeführt...?? 15

16 Genügen diese Massnahmen, um unsere wertvollen Informationen im Alltag zu schützen? 16

17 Ich lade mir das Dokument über den Webzugang runter. Hey, schick mir das Dokument bitte schnell per Mail. Ich bin gerade unterwegs. Ich hole mir das Dokument über den Mobilclient meines DMS. Stell das Dokument bitte schnell in die Dropbox. Zum Glück habe ich das Dokument vor der Reise auf den Laptop kopiert. 17

18 Antwort ist: Nein! 18

19 Perimeter- und Device-Sicherheit genügen nicht, um unsere wertvollen Informationen richtig zu schützen! 19

20 Wir müssen das Dokument selbst schützen und es muss geschützt bleiben, wo auch immer es sich gerade befindet! 20

21 Bin ich das Original und wurde nicht verändert? Welche Empfänger (Gruppen, Rollen, Positionen, Personen) dürfen mich lesen? Was wurde von wem mit mir gemacht? Was dürfen berechtigte Empfänger mit mir alles tun? Auf welchen Geräten darf ich gelesen werden? Wie lange soll ich gelesen werden können? 21

22 Wer (Berechtigte) Was (Funktionen) Wann (Dauer) Wo (Clients) Was gemacht (Audit) 22

23 IRM (Information Rights Management) Nur erfolgreich unter folgenden Voraussetzungen: Dokumente werden in einem einheitlichen Ablagesystem (Repository) verwaltet Berechtigungen werden automatisch und dynamisch zugeteilt das Ablaufdatum wird automatisch zugeteilt zugelassene Plattformen/Geräte werden automatisch zugeteilt Zusatzaufwand für den User ist praktisch Null 23

24 Authentifizierung Berechtigungen Verschlüsselung Kommunikation Verschlüsselung Ablage Wer (Berechtigte) Was (Funktionen) Unveränderbarkeit Wann (Dauer) Wo (Clients) Digitale Signatur Was gemacht (Audit) Aufbewahrung und Vernichtung Audit Trails Internes Netz Internet/ Cloud 24

25 Doxis4 ECM bietet neben Sicherheit und Ordnung aber noch viel mehr Nutzen: Erschliessung der restlichen 80% der Daten: unstrukturierte Schneller und einfacher Informationszugang (bis 30% Zeitersparnis) Steigerung der Produktivität durch Automatisierung von Arbeitsabläufen Integrierte Informationsbereitstellung Sicherung von Qualitätsstandards Einhaltung rechtlicher und regulativer Vorgaben usw. Informationen nutzen, statt bloss verwalten! 25

26 Posteingangsverarbeitung Automatisierte Verarbeitung von Papierdokumenten, Fax, , spezialisiertes Rechnungs- und Bestellmanagement. Elektronische Akten Universelle Aktenlösung, Informationscockpit, Aktenpläne, Personalakten, Vertragsakten, Kundenakten, Lieferantenakten, uvm. Geschäftsprozesse/BPM Elektronisches Case Management, Arbeitskörbe für Gruppen und Mitarbeiter, strukturierte und Ad-hoc Workflows. Elektronische Archivierung Revisionssichere und rechtskonforme Langzeitarchivierung, Aufbewahrungsfristen, Speichermanagement, Virtualisierung, ILM. Dokumenten-Management Verwaltung und Bearbeitung von lebenden Dokumenten, Zusammenarbeit im Team (Collaboration), Versionierung, Annotationen. Integration ECM für Microsoft Office und SharePoint, SAP, MS Dynamics NAV und AX, universelle Schnittstelle, CMIS Schnittstelle. Anwendungsbereiche von Doxis4 ECM 26

27 Doxis4 Usability Windows 27

28 Doxis4 Taskliste und Prozess 28

29 Doxis4 Usability Web 29

30 Doxis4 Usability Mobile 30

31 Schweizer Kunden von SER 31

32 SER Gruppe: Gründung: 1984 Umsatz SER Gruppe: 55 Mio. EBITDA SER Gruppe: 4 Mio. Mitarbeiter: 500 Hauptsitz SER Gruppe: Bonn Niederlassungen: 19 SER Solution Schweiz AG: Mitarbeiter: 20 Hauptsitz Schweiz: Oberentfelden Niederlassung Schweiz: Zürich SER 32

33 Wie viel sind Ihnen Ihre Informationen Wert? 33

34 34

35 Vielen Dank! SER Solutions Schweiz AG Ausserfeldstrasse 9 CH-5036 Oberentfelden Tel: Fax: Internet: SER Solutions Schweiz AG Leutschenbachstrasse 95 CH-8050 Zürich Tel: Fax: Internet: 35

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