Jahresbericht erstellen. MV Datenverwaltung

Transkript

1 Jahresbericht erstellen MV Datenverwaltung

2 OÖBV Bezirksleitung Freistadt Bezirks EDV Referent Franz Jungwirth Pregartsdorf 86 A-4230 Pregarten

3 Inhaltsverzeichnis Jahresbericht erstellen 1 Welche Daten werden benötigt Wo werden diese Daten eingegeben... 1 Eingabe der Vereinsdaten... 3 Eingabe der Vereinstammdaten... 3 Eingabe der statistischen Vereinsdaten... 3 Eingabe der Vereinsdaten für innovative Projekte Eingabe der Mitgliedsdaten... 6 Eingabe der Mitgliedstammdaten Eingabe der statistischen Mitgliedsdaten... 7 Korrekturmeldung über Ehrungen eines Mitglieds... 9 Erzeugen des Jahresberichtes Das Vorwort am Ende MV - Datenverwaltung Inhaltsverzeichnis iii

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5 Jahresbericht erstellen Welche Daten werden benötigt. Der Jahresbericht besteht aus den Daten des Vereins, den Funktionärsdaten, den statistischen Daten der einzelnen Mitglieder und den Daten über Veranstaltungen und Finanzen. Zu den Daten über den Verein zählen die statistisch erfassten Daten, innovative Projekte und die Stammdaten. Zu den statistischen Daten der einzelnen Mitglieder zählen der Status im Verein (aktiver Musiker,. ), welches Instrument er spielt, ob die Person eine Funktion bekleidet, seine musikalischen Aktivitäten, musikalische Aus- und Weiterbildung, Spiel in kleinen Gruppen und die Ehrungen wie JMLA oder MLA. Wie man aus der Aufzählung dieser Daten ableiten kann, können diese schon über das jeweilige Jahr in die Datenbank eingegeben werden. Es ist nicht bis zum Stichtag zur Erstellung des Jahresberichtes gewartet werden. Weiters natürlich jetzt die Frage: Wo werden diese Daten eingegeben. Verein: Hier werden nach Auswahl des Menüpunktes die vereinsspezifischen Daten eingegeben. Siehe Eingabe der Vereinsdaten. MV - Datenverwaltung Jahresbericht erstellen 1

6 Mitglieder: Hier werden nach Auswahl des Menüpunktes die spezifischen Daten zu den jeweiligen Mitgliedern eingegeben. Siehe Eingabe der Mitgliedsdaten. Jahresbericht: Hier kann dann nach Auswahl des Menüpunktes der Jahresbericht aus den Vereinsdaten und Mitgliedsdaten, wie unter dem Punkt Welche Daten werden benötigt. beschrieben, erstellt werden. Siehe Erzeugen des Jahresberichtes. 2 Jahresbericht erstellen MV - Datenverwaltung

7 Eingabe der Vereinsdaten Eingabe der Vereinstammdaten. Die Eingabe der Stammdaten wie Gründungsjahr, Vereinsbezeichnung,. wird an dieser Stelle nicht weiter ausgeführt, da diese Daten bereits eingegeben sind, bzw. bereits im EDV-Seminar EDV im Musikverein besprochen wurde. Sollten Sie die Unterlagen benötigen, so reicht ein an und ich werde Ihnen die Unterlagen in Form eines PDF-Dokumentes zukommen lassen. Erwähnt soll noch werden das auch Stammdaten des Vereines in die Aktivitätszahl einfließen. Eigene Homepage. Eigene Vereinszeitung. Eigenes Jugendorchester. (muss unter Eingabe der Vereinsdaten für innovative Projekte. angehakt sein) Eingabe der statistischen Vereinsdaten. Nach Anwahl des mit gekennzeichneten Menüpunkts in der jeweiligen Zeile mit der Vereinsbezeichnung öffnet sich die Maske zur Eingabe der statistischen Daten. MV - Datenverwaltung Jahresbericht erstellen 3

8 In dieser Maske werden dann die statistischen Daten eingegeben, welche da sind: Anzahl und Art von Veranstaltungen. Anzahl der Gesamtproben und Detailproben. Finanzielle Daten: Ausgaben. Finanzielle Daten: Subventionen. Anzahl der unterstützenden Mitglieder. Unterstützende Mitglieder sind jene die den Verein finanziell bzw. ideell unterstützen. Aus diesen eingegebenen Daten werden dann die Einträge im Jahresbericht erstellt. Erwähnenswert ist der Punkt Teilnahme an Musikfesten unter der Rubik Veranstaltungen, hierfür gibt es 10 Punkte für die Aktivitätszahl die sich für den Blasmusikpreis positiv auswirkt. Es wird dabei ein Hinweis angezeigt wenn mit dem Mauszeiger über dem Eingabefeld neben der statischen Testbeschriftung Teilnahme an Musikfesten verweilt wird. Weitere Punktevergabe für die Aktivitätszahl erfolgt dann unter dem Menüpunkt Eingabe der Vereinsdaten für innovative Projekte.. Eingabe der Vereinsdaten für innovative Projekte. Nach Anwahl des mit gekennzeichneten Menüpunkts in der jeweiligen Zeile mit der Vereinsbezeichnung öffnet sich die Maske zur Eingabe der Daten für innovative Projekte. Eingabe der musikalischen Aktivitäten. (Durch Anklicken werden diese ausgewählt) Innovative Projekte. Das sind z.b.: Musikvermittlung, siehe dazu die Beilage Info zum BMP.pdf 4 Jahresbericht erstellen MV - Datenverwaltung

9 Teilnahme an Veranstaltungen. Diese Veranstaltungen unterteilen sich in Musikfeste Bezirksmusikfeste Arien- und Weisenblasen Teilnahme eines oder mehrer Vereinsensembles an Musik in kleinen Gruppen. Dabei wird unterschieden zwischen Bezirk Land Angabe der abgehaltenen Konzerte. Darunter fallen Neujahrskonzert Frühjahrskonzert Herbstkonzert Jubiläumskonzerte Muttertagskonzert Fremdenverkehrskonzerte Kirchenkonzerte Weihnachtskonzert Sommerkonzerte Silvesterkonzert Kaiserklängekonzert Konzerte Wenn man mit der Maus über der jeweiligen Checkbox bzw. über dem jeweiligen Eingabefeld verweilt wird dann ein contextsenitiver Hinweistext angezeigt. Nach Abschluss der Eingabe stehen dann die Daten für den Jahresbericht der sich auf die Vereinsdaten bzw. einen Teil für den Blasmusikpreis bezieht bereit. MV - Datenverwaltung Jahresbericht erstellen 5

10 Eingabe der Mitgliedsdaten Eingabe der Mitgliedstammdaten. Nach Anwahl des mit gekennzeichneten Menüpunkts in der jeweiligen Zeile mit der Mitgliedsbezeichnung öffnet sich die Maske zur Eingabe der Daten des jeweiligen Mitglieds. Man kann anhand der Eingabemaske erkennen dass sich diese Daten in 7 Gruppen kategorisieren lassen. Stammdaten. Die Stammdaten finden wir im Jahresbericht dann unter der Kategorie Anzahl der Musiker inkl. Obmann. Es sind dazu noch die Eingaben in Gruppe notwendig. Funktionärsdaten. Diese Daten finden wir unter der Sektion Funktionäre Berechnete Daten. Daten über die zeitlichen Etappen des Mitgliedes im Verein. Daraus resultieren dann die Daten die wir im Jahresbericht 6 Jahresbericht erstellen MV - Datenverwaltung

11 unter der Kategorie Anzahl der Musiker inkl. Obmann, Anzahl Musikschüler im Verein und Anzahl Musikschüler nicht im Verein wieder finden. Fachdaten. (Zuordnung zu Instrumenten) Daraus resultiert die Kategorie Zusammensetzung des Orchester im Jahresbericht. Administrative Daten. Aus dem Eintrag Mitglied bei Jugendkapelle ergibt sich die Anzahl der Musiker in der Jugendkapelle im Jahresbericht. Daten über Ausbildung. Die Daten die hier eingegeben werden haben nur informellen Charakter und finden sich nicht im Jahresbericht. Die Daten die sich dann im Jahresbericht wieder finden sind unter dem Menüpunkt Eingabe der statistischen Mitgliedsdaten. einzugeben. Die detailierte Beschreibung der Eingabe der Stammdaten wird an dieser Stelle nicht weiter ausgeführt, da diese Daten bereits eingegeben sind, bzw. bereits im EDV-Seminar EDV im Musikverein besprochen wurde. Sollten Sie die Unterlagen benötigen, so reicht ein an und ich werde Ihnen die Unterlagen in Form eines PDF-Dokumentes zukommen lassen. Eingabe der statistischen Mitgliedsdaten. Nach Anwahl des mit gekennzeichneten Menüpunkts in der jeweiligen Zeile mit der Mitgliedsbezeichnung öffnet sich die Maske zur Eingabe der statistischen Daten. Es öffnet sich dann die Maske zur Eingabe der statistischen Daten des Mitglieds dessen Name in der Titelleiste angeführt ist. Es lässt sich aufgrund der Aufteilung erkennen dass hier 5 Kategorien zur Eingabe auffordern. Daten über die musikalische Ausbildung des Mitglieds. MV - Datenverwaltung Jahresbericht erstellen 7

12 Kapellmeisterkurs Tages Seminar Kapellmeisterkurs 2-Tages Seminar Kapellmeisterkurs Mehrtages Seminar Stabführerkurs Tages Seminar Stabführerkurs 2-Tages Seminar Stabführerkurs Mehrtages Seminar Jugendreferentenausbildung Tages Seminar Jugendreferentenausbildung 2-Tages Seminar Jugendreferentenausbildung Mehrtages Seminar Funktionärsausbildung Tages Seminar Funktionärsausbildung 2-Tages Seminar Funktionärsausbildung Mehrtages Seminar Instrumentale Fortbildung Tages Seminar Instrumentale Fortbildung 2-Tages Seminar Instrumentale Fortbildung Mehrtages Seminar Orchesterwoche Mehrtages Seminar (ab 3 Tagen) Diese Aufzählung findet sich im Jahresbericht wieder in der Kategorie Aus und Weiterbildung sowie in der Sektion Blasmusikpreis unter Fortbildung. Musikalische Aktivitäten. Prima la musica Dirigentenwettbewerb Abschluss Orchesterleitung Diese Aufzählung findet sich im Jahresbericht wieder in der Sektion Blasmusikpreis unter Musikalische Aktivitäten. Musik in kleinen Gruppen. Hier ist anzuhaken ob das Mitglied beim Bezirksbewerb, Landeswettbewerb oder Bundeswettbewerb teilgenommen hat. (Oder vielleicht bei allen dreien) Diese Aufzählung findet sich im Jahresbericht wieder in der Sektion Blasmusikpreis unter Musik in kl. Gruppen. Hier ist einzutragen ob dem Mitglied das Jungmusikerleistungsabzeichen verliehen wurde. Die Eintragung kann allerdings nur bis zum Jahr 2004 vorgenommen werden. Da die Eintragungen in den Jahren danach durch den OÖBV vorgenommen werden. Diese Aufzählung findet sich im Jahresbericht wieder in der Sektion Blasmusikpreis unter Leistungsabzeichen. Hier ist einzutragen ob dem Mitglied das Musikerleistungsabzeichen verliehen wurde. Die Eintragung kann allerdings nur bis zum Jahr 2004 vorgenommen werden. Da die Eintragungen in den Jahren danach durch den OÖBV vorgenommen werden. Diese Aufzählung findet sich im Jahresbericht wieder in der Sektion Blasmusikpreis unter Leistungsabzeichen. Nach Abschluss der Eingaben stehen dann die restlichen Daten für den Jahresbericht bereit. Fehlt eine Ehrung für ein Mitglied dann kann die mit der Korrekturmeldung an den OÖBV mitgeteilt werden. Siehe Korrekturmeldung über Ehrungen eines Mitglieds.. 8 Jahresbericht erstellen MV - Datenverwaltung

13 Korrekturmeldung über Ehrungen eines Mitglieds. Nach Anwahl des mit gekennzeichneten Menüpunkts in der jeweiligen Zeile mit der Mitgliedsbezeichnung öffnet sich die Maske mit der Ansicht der bereits verliehenen Ehrungen. Unter Punkt kann angehakt werden ob der Jungmusiker übergeben wurde und wann, weiters können noch sonstige Ehrungen eingetragen werden. Fehlt in dieser Ansicht eine Ehrung so kann hier eine Korrekturmeldung an den OÖBV gesendet werden um diese eintragen zu lassen. Es ist dazu notwendig die jeweilige Ehrung anzuführen, das Verleihdatum und etwaige Bemerkungen. Nach Abschluss der Eingaben und Nachtragung einer Ehrung seitens des OÖBV, stehen dann die restlichen Daten für den Jahresbericht bereit, und man kann dann zum Menüpunkt Jahresbericht wechseln. MV - Datenverwaltung Jahresbericht erstellen 9

14 Erzeugen des Jahresberichtes Nach Anwahl des mit Menüpunkts Jahresbericht (Ansicht) im Hauptmenü öffnet sich die Maske mit den vorhanden (grün gekennzeichnet), den für den Bezirk freigegeben (gelb gekennzeichnet) und den noch nicht vorhanden (rot gekennzeichnet) aber hoffentlich schon vorbereiteten Jahresberichten. Siehe Punkt. Rot gekennzeichnete Jahresberichte müssen aus den vorbereiteten (haben wir aufgrund der sequentiellen Abfolge dieser Anleitung bereits gemacht) noch erstellt werden. Deshalb wählen wir das als rot gekennzeichnete Jahr aus und klicken mit der Maus darauf. Siehe Punkt. Es erscheint danach der generierte Jahresbericht. Dieser Bericht sollte nochmals kontrolliert werden, ob etwas vergessen wurde. Ist das nicht der Fall dann kann man mit ruhigen Gewissen den Jahresbericht für den Bezirk freigeben. (Der Bezirks-EDV- Referent wartet wahrscheinlich schon sehnsüchtig darauf ;-) denn er muss aus allen Berichten dann seine Daten hinzufügen.) Das freigeben ist ein Klick mit der Maus auf die Checkbox die am Ende der Voransicht des Jahresbericht platziert ist, und mit Druck auf den [ OK ] Button wird alles abgespeichert. Eventuell muss man mit der Scrollbar abwärts rollen, weil der Bericht länger ist als man auf einer Seite darstellen kann. 10 Jahresbericht erstellen MV - Datenverwaltung

15 Das Vorwort am Ende Damit sind wir am Ende mit dem Erstellen des Jahresberichtes. Wie man aus der sequentiellen Abfolge herauslesen kann, muss man die Daten nicht zum Termin eingeben, sondern kann die Daten aktualisieren wann die Ereignisse eingetreten sind. (z.b.: Orchesterwoche war in den Sommerferien und nach erfolgen Anschluss kann bei den teilgenommenen Mitglieder der Eintrag ergänzt werden.) Im Falle von Unklarheiten bitte rechtzeitig den Bezirks-EDV- Referenten kontaktieren. MV - Datenverwaltung Jahresbericht erstellen 11