XML Version 1.0 Mai 2006 SCHNELLEINSTIEG

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1 XML Version 1.0 Mai 2006 SCHNELLEINSTIEG Copyright Rock-Technologies Inc /2006

2 Systemvoraussetzungen Systemvoraussetzungen Als Arbeitsplatzrechner empfehlen wir: PC mit Pentium Processor >1,8 MHz und min. 256 MB RAM Windows 2000* / XP* / Vista* Office 2003* / 2007* (mit Word, Excel, Outlook und Access) Internet Explorer > 5.0 (wird für XML-Schnittstelle benötigt) min. 100 MB freier Speicher auf der Festplatte Bei lokaler Installation (Stand Alone) ausreichend Speicherplatz Graphikkarte 1024x768 min. > 256 Farben 17" Monitor Laserdrucker oder vergl. DVD / CD RW Laufwerk, Sicher-ungslaufwerk oder zusätzl. Fest-platte für Datensicherung Server /optional für Mehrbenutzerumgebung Als Netzwerkserver empfehlen wir: PC mit Pentium Processor > 2 MHz und min. 512 MB RAM Windows 2003 Server* min. 200 MB freier Speicherplatz für Programm und Daten Netzwerklaserdrucker oder vergl. Sicherungslaufwerk o. zusätzl. Festplatte für Datensicherung Für Installationen größer 4 gleich-zeitigen Benutzern ist eine SQL-Datenbank, wie ORACLE 8.x, MS-SQL 200X* oder ähnliche zu empfehlen. Die komplette Anwendung wurde unter der MS Entwicklungsumgebung Office 2003* unter VBA entwickelt. (*eingetragene Warenzeichen von Microsoft ) Starten und anmelden Nachfolgend werden in aller Kürze die wichtigsten Schritte einer Projektabwicklung gezeigt. Beachten Sie, daß sehr viele Informationen über Doppelklick oder mit rechte Maustaste zur Verfügung stehen. Der Start des Programmes erfolgt über Doppelklicken auf das Power AVA ICON oder über Start -> Programme -> Power AVA Anmelden Seite 2 von 16

3 Starten und anmelden Anmelden Wenn das Sicherheitssystem bei der Installation der Power AVA-Datenbank aktiviert wurde, müssen Sie sich als Benutzer oder Administrator anmelden. Falls das Sicherheitssystem nicht aktiviert wurde, erscheint sofort das Start-Formular. Folgende Benutzerkonten mit den zugehörigen Kennwörtern sind standardmäßig vorhanden. Benutzername Administrator Kennwort Dumri PowerAVA keines ( mit return weiter ) Achtung: Bei der Anmeldung achten Sie bitte auf Groß- und Kleinschreibung. Hinweis: Das Kennwort für den Datenbankadministrator sollte sofort nach erstmaliger gültiger Anmeldung unter ZUGRIFFSRECHTE Kennwort ändern... geändert werden um unberechtigte Operationen an den vorhandenen Datenbankobjekten zu vermeiden. Desweiteren sollten Sie für jeden Benutzer der Haushaltsdatenbank ein eigenes Benutzerkonto anlegen (siehe weiter unter Datenbank-Administration). Anmelden Seite 3 von 16

4 Projekt anlegen Projekt anlegen Stammdaten Nach erfolgter Anmeldung erscheint folgendes Menü-Formular: Klicken Sie im Hauptmenü auf die Schaltfläche Stammdaten danach erscheint folgendes Menü Stammdaten Seite 4 von 16

5 Projekt anlegen klicken Sie auf Projekte Klicken Sie auf die Schaltfläche Neu. Die automatische Projektnummer-Vergabe ist standardmäßig eingeschaltet. Wählen Sie nur noch den Projekt-Typ aus. Danach wird die Projekt-Nummer automatisch vergeben. Hinweis: Sie können die automatische Projektnummer - Vergabe unter Stammdaten/Einstellungen/ PowerAVA Programm-parameter ausschalten. Danach wird ein neuer Datensatz für das Projekt angelegt und der Cursor steht im Feld Bezeichnung. Geben Sie nun die genaue Bezeichnung des Projekts ein. Doppelklicken Sie nun auf Bezeichnung: Danach öffnet sich automatisch das Formular Projekt-Stammdaten Stammdaten Seite 5 von 16

6 LV erstellen Jedes Projekt werden spezielle Eigenschaften zugewiesen. Bestimmen Sie KGL nach DIN 276, AKS,ReWas A oder B... die Haushaltsstelle. Die Währung Die Bezeichnung für Z1 und Z2(Text für 1. bzw. 2. Gliederungsebene) z.b. Gewerk / Titel oder ähnliche LV erstellen LV erstellen Schließen Sie das Eigenschaftsformular durch rechte Maustaste und schließen. Schließen Sie das Formular Projekte sowie Menü-Formular Stammdaten. Klicken Sie auf die Schaltfläche Danach erscheint das Menü-Formular Ausschreibung und Vergabe achten Sie darauf das Sie das richtige Projekte eingestellt haben. Im Kombinationsfeld Projekt-Nr müsste das zuletzt neu angelegte Projekt erscheinen. Klicken Sie nun auf die Schaltfläche LV bearbeiten. Es erscheint die Meldung das noch keine LV-Gliederung vorhanden ist. Die gängigsten Gliederung sind schon als Vorlagen vorhanden. Wählen Sie zur Übung das Gewerk ERDARBEITEN nach DIN aus. LV erstellen Seite 6 von 16

7 LV erstellen Die dazugehörigen Titel BAUSTELLEINRICHTUNG etc. werden gleich mit angelegt. Die übernommene Titelgliederung können Sie später jederzeit manuell nachbearbeite. Wählen Sie einen Titel aus. Im Lieferumfang von Power AVA ist eine kleine Test-Textbibliothek von der Firma SirAdos enthalten. Diese können Sie nun verwenden um LV-Positionen zu erstellen. Stellen Sie das Komibnationsfeld neben der Befehlsschaltfläche Textbausteine auf B. Klicken Sie dann auf Textbausteine. Danach öffnet sich folgendes Formular. Wählen Sie die Bibliothek Sirados Hochbau und irgendein passenden Leistungsbereich passend zum eingestellten Titel im LV: Danach erscheinen alle Textbausteine dieses Leistungsbereichs. Möchten Sie den gesamten Langtext sehen, so Doppelklicken Sie auf das Feld Langtext. Möchten Sie einen Text in das LV übernehmen so markieren Sie diesen durch anklicken auf das zugehörige Ja/Nein-Feld LV erstellen Seite 7 von 16

8 LV erstellen Haben Sie Ihre Auswahl getroffen um die markierten Langtexte in das LV zu übernehmen so klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen Sie das Formular Textbausteine vorselektieren. Die Positionsnummer wurden bei der Übernahme automatisch vergeben. Um den gesamten Langtext einer Position zu bearbeiten Doppelklicken Sie bitte auf die Langtextzeile. hier können Sie den Langtext noch einmal beliebig verändern. Schließen Sie das Formular Langtext. LV erstellen Seite 8 von 16

9 LV erstellen Geben Sie die Mengen ein und korrigieren wenn nötig die übernommene Einheit. Erstellen Sie zur Übung noch einige Positionen auch in anderen Titeln. Nicht benötigte Titel löschen Sie in dem Sie auf die Zeile Titel Doppelklicken oder auf die Schaltfläche > einfach klicken. Alle nicht benötigten Titel (ohne Positionen) löschen Sie durch klicken auf die Befehlsschaltfläche alle löschen ohne Positionen Schließen Sie das Formular und klicken auf die Befehlsschaltfläche. Danach wird das LV in einem Druckbildvorschaufenster angezeigt (Preview). Betätigen Sie die rechte Maustaste um das Kontext-Menü zu aktivieren. Hier können Sie nun die Seite einrichten bzw. drucken, sich mehrere Seiten gleichzeitig anzeigen lassen usw. Mit der linken Maustaste können Sie Bereiche vergrößern oder wieder verkleinern. Schließen Sie das Druckbildvorschaufenster sowie das Formular LV so das Sie nur noch das Menü- Formular Ausschreibung / Vergabe sehen. LV erstellen Seite 9 von 16

10 Angebotsaufforderung Angebotsaufforderung Bieter selektieren Klicken Sie auf die Befehlsschaltfläche Danach auf Bieter selektieren. Wählen Sie z.b. eine Branche aus und klicken auf Suchen. Alle Firmen die dieser ausgewählten Branche entsprechen werden nun angezeigt. Möchten Sie eine auffordern an der Ausschreibung teil zu nehmen so klicken Sie auf Die Firma wird dann in das darunterliegende Formular Projekte / Bieter übernommen. Bieter selektieren Seite 10 von 16

11 Angebotsauswertung Ist die Umschaltfläche auf automatisch gestellt, so werden alle vorhandenen Leistungsbereiche automatisch dieser Firma zugeordnet. Um ganz gezielt Leistungsbereiche einer Firma zuzuordnen klicken Sie auf Baulose Hier können Sie manuell die gewünschten Leistungsbereiche zuordnen. LV prüfen Um eingehende LV s einer Firma zu prüfen stellen Sie die Markierung auf die Firma und klicken auf die Schaltlfläche Danach öffnet sich das Formular für die Angebotsprüfung. Stellen Sie die Markierung auf den zu prüfenden Leistungsbereich und klicken auf Prüfen. Geben Sie nun die zu prüfenden Einheitspreise pro Position ein. Prüfen Sie alle Leistungsbereiche und Bieter. Angebotsauswertung Schließen Sie alle Fenster so daß Sie nur noch das Menü-Formular Ausschreibung / Vergabe sehen. Starten Sie die Angebotsauswertung durch klicken auf die Schaltfläche Wählen Sie den auszuwertenden Leistungsbereich aus oder klicken Sie auf Alle LV prüfen Seite 11 von 16

12 Angebotsauswertung Starten Sie die verschiedenen Auswertungen Prüfpreisspiegel mit einer einstellbaren prozentualen Abweichung Positionspreisspiegel Typen-Preisspiegel (z.b.grund- und zug. Alternativpositionen) Leistungsbereichspreisspiegel (mit oder ohne Positionen, quer oder längs) Sie können noch einstellen ob die Ergebnisse für spätere Auswertungen zur Verfügung gestellt werden sollen. Stellen Sie dazu das Kombinationsfeld Statistik auf Ja oder Nein. Haben Sie während der Eingabe der Einheitspreise Prüfvermerke eingetragen so können Sie diese ebenfalls mit ausdrucken lassen. Stellen Sie dazu das Kombinationsfeld Prüfvermerke auf Ja oder Nein. Klicken Sie auf Gewerk-PSP Einstellung quer mit Positionen Gewerkpreisspiegel Gewerkpreisspiegel Seite 12 von 16

13 Auftragsvergabe Positionspreisspiegel Auftragsvergabe Auftragsvergabe Schließen Sie alle Fenster bis Sie nur noch das Menü-Formular Ausschreibung / Vergabe sehen. Klicken Sie auf die Schaltfläche Setzen Sie die Markierung auf die Firma an der Sie einen Auftrag vergeben möchten. Auftragsvergabe Seite 13 von 16

14 Auftragsvergabe Starten Sie die Auftragsvergabe durch klicken auf Vergabe. Das bisherige Prüfergebnis inkl. Vergabekonditionen (Nachlass, Skonti etc.) werden angezeigt. Möchten Sie nun den Auftrag unter diesen Bedingungen vergeben Sie klicken Sie auf Die geprüften Einheitspreise dieser Firma werden nun in das Auftrags-LV übernommen, der Auftrag als solches mit den eingegebenen Auftragsbedingungen angelegt und die Zahlen des Kostenanschlages (wenn Kostengliederungsnummern den LV-Positionen zugeordnet worden sind) ermittelt. Schließen Sie das Formular und starten durch klicken auf In diesem Formular werden nun alle exisitierende Aufträge des eingestellten Projektes angezeigt. Hier können Sie die Auftragsbedingungen ändern, Nachträge einarbeiten, Kostenstellen manuelle einem Auftrag zuordnen (Kostenfeststellung) sowie die Vergabesumme verteilt auf mehrere Jahre (mittelfristige Finanzplanung) planen. Auftragsvergabe Seite 14 von 16

15 Abrechnung Abrechnung Rechnungsprüfung Schließen Sie alle Formulare bis Sie nur noch das Start-Menü-Formular sehen. Klicken Sie auf Rechnungsprüfung Wählen Sie den Auftrag für die Sie die Rechnung prüfen möchten. Klicken Sie auf Rechnungsdaten um die Rechnungsdaten (Rechnungs-Nr, Datum etc.) einzugeben. Bei einer pauschalen Prüfung geben Sie den Netto-Rechnungsbetrag im Feld geprüft Netto direkt ein. Andernfalls klicken Sie auf prüfen um die geprüften und freigegebenen Mengen pro Position zu erfassen. Rechnungsprüfung Seite 15 von 16

16 Sonstige Auswertungen Beim Schließen des Prüf-Formulars wird die Nettogesamtsumme über die eingegebenen geprüften Mengen berechnet. Erfassen Sie evtl. Abzüge und Prüfvermerke. Sind Kostenstellen zugeordnet so müssen Sie auf Kostenstellen klicken um die Kostenfeststellung zu aktualisieren. Informieren Sie sich über bereits geleistete AZ s durch klicken auf AZ s. Drucken Sie die Zahlungsfreigabe durch klicken auf Zahlungsfreigabe aus. Sind alle Zahlen in Ordnung so können Sie nun die Prüfung verbuchen lassen und die Zahlen für das Abrechnungs-LV, den Auftrag, die Kostenfeststellung usw. aktualisieren. Möchten Sie die Buchung wieder rückgängig machen, so klicken Sie einfach auf Storno. Sie können alle bereits gebuchten Rechnungsprüfungen wieder stornieren, ohne das die eingegebenen Zahlen verloren gehen. Sonstige Auswertungen Sonstige Auswertungen Im Formular Projekt / Vergaben (erreichbar über Aufträge im Start-Menü-Formular) finden Sie noch folgende Auswertungen Auftrags-LV (pro Leistungsbereich oder mit Positionen) Abrechnungs-LV (pro Leistungsbereich oder mit Positionen) Soll / Ist Vergleich (pro Auftrag oder insgesamt) Summen für die mittelfristige Finanzplanung Kostenermittlung, -Anschlag und Feststellung über Kostenplanung Daneben existieren noch eine Vielzahl weiterer Auswertungen die Sie jedoch bitte dem Handbuch entnehmen. Dieser Schnelleinstieg soll Ihnen einen ersten groben Überblick über das System vermitteln und Ihnen helfen zu möglichst schnellen Ergebnissen zu kommen, damit der Einstiegsfrust nicht ganz zu groß wird. Den genauen Leistungsumfang von Power AVA entnehmen Sie bitte der Leistungsbeschreibung bzw. dem Handbuch. Falls Sie sich für unsere Lösung Power AVA entschieden haben sollten, wünschen wir Ihnen weiterhin viel Erfolg und Freude beim Kennenlernen vieler Ihnen noch unbekannter Funktionen. Der Author Dipl.-Ing.(FH) Informationstechnik Klaus Rock Sonstige Auswertungen Seite 16 von 16