1 Konvertieren von Überweisungen 2

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1 Inhalt Seite 1 Konvertieren von Überweisungen 2 2 Konvertieren von Lastschriften Szenario 1: Voraussetzungen 3 Mandatsreferenz vergeben und mitgeteilt Umwidmung (Umwandlung vorhandener Einzugsermächtigungen) bereits erfolgt Voreinstellungen Anlage des Mandats Konvertierung Szenario 2: Voraussetzungen 6 Mandatsreferenz nicht vergeben Mandatsreferenz wird vom automatisch vom Programm erstellt oder Mitglieds-/Kundennummer soll evtl. verwendet werden Anschreiben für die Umwidmung erstellt windata (falls gewünscht) Voreinstellungen Konvertierung 7 Ansprechpartner: Christina Bitter (091 91) Thomas Uhlemann (091 91)

2 1 Konvertierung von Überweisungen Der SEPA-Konverter wandelt vorhandene Zahlungsaufträge (nationales Format) in das neue SEPA-Format um. Folgende Änderungen werden durchgeführt: Kontonummer und Bankleitzahl werden automatisch in IBAN und BIC umgerechnet. Das SEPA-Format unterstützt nur noch 4 Verwendungszweckzeilen zu je 35 Zeichen. Wurden bisher mehr als 4 Verwendungszweckzeilen genutzt, werden diese bei der Konvertierung abgeschnitten. Um Überweisungen zu konvertieren, gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 1. Wählen Sie auf der linken Seite den Menüpunkt SEPA-Konverter - Überweisungen aus. 2. Bestätigen Sie den angezeigten Hinweis und klicken Sie auf Weiter. 3. Im Folgefenster sehen Sie die Anzahl der zu konvertierenden Datensätze. Bitte klicken Sie auf die Schaltfläche Konvertieren, um den Vorgang abzuschließen. Nach der Konvertierung stehen die Zahlungen nicht mehr im bisherigen (nationalen) Format zur Verfügung. Die Aufträge müssen zukünftig als SEPA-Zahlungen ausgeführt werden! 2

3 2 Konvertierung von Lastschriften 2.1 Szenario 1: Mandatsreferenz wurde bereits vergeben. Mandatsreferenz wurde dem Zahlungspflichtigen mitgeteilt. Die Umwidmung ist bereits erfolgt. Wenn Sie Ihren Zahlungspflichtigen bereits die Mandatsreferenz mitgeteilt haben, wird windata kein Anschreiben für die Umwidmung erstellen Voreinstellungen Bevor Sie mit der Konvertierung beginnen, müssen folgende Voreinstellungen durchgeführt werden: 1. Gläubiger-ID: Die Gläubiger-ID erfassen Sie bitte unter dem Menüpunkt Stammdaten Gläubiger-ID. Anschließend rufen Sie den Menüpunkt SEPA-Mandat - SEPA-Optionen auf. 2. Mandatsreferenz: Hier sind keine Eingaben erforderlich. 3

4 3. Vorabinformationen: Falls windata die Anschreiben für die Vorabinformationen verwalten soll, aktivieren Sie bitte das Feld und geben Sie die mit dem Kunden vereinbarte Frist ein (Standard = 14 Tage). 4. Cut-Off-Zeiten: Bitte lassen Sie den Zeitpunkt auf 15 Uhr stehen. 5. Termin: Selektieren Sie das Feld Fälligkeitstermin. Der späteste Termin für die Übertragung wird vom Programm automatisch berechnet. Klicken Sie bitte abschließend auf Speichern Anlage des Mandats Das Mandat muss für jeden einzelnen Zahlungspflichtigen wie folgt angelegt werden: 1. Bitte wählen Sie im linken Navigator den Menüpunkt Stammdaten - Zahlungspflichtige aus, markieren Sie den Zahlungspflichtigen und klicken Sie rechts unten auf die Schaltfläche Eigenschaften. 2. Geben Sie Anschrift und -Adresse ein. Diese Angaben sind wichtig für den zukünftigen Versand der Vorabinformationen. 3. Klicken Sie auf den Reiter Mandate und geben Sie Ihre Mandatsreferenz ein. 4

5 4. Bitte wählen Sie den Typ der SEPA-Lastschrift (Standard = SEPA-Basis-Lastschrift) aus und geben Sie an, dass es sich um ein wiederkehrendes Mandat handelt. 5. Selektieren Sie die Gläubiger-ID. Ihre Anschrift wird automatisch eingefügt. 6. Liegt das vom Kunden unterschriebene SEPA-Mandat bereits vor, ändern Sie bitte das Datum der Mandatserstellung (Umwidmungdatum). Wurden bestehende Einzugsermächtigungen umgewandelt, geben Sie hier das Datum der Umwidmung ein (z. B. das Datum des Anschreibens in dem Sie die Zahlungspflichtigten bzgl. der SEPA-Umstellung informiert haben). Zum Abschluss der Eingaben klicken Sie auf OK Konvertierung Die Konvertierung in das neue SEPA-Format erfolgt über den Menüpunkt SEPA-Konverter - Lastschriften. Anschließend führen Sie bitte die vorgeschlagene Datensicherung durch und bestätigen das Hinweisfenster. Wählen Sie die Zahlungspflichtgen aus, die umgestellt werden sollen (Mehrfachauswahl mit gedrückter STR-Taste). Bitte achten Sie darauf, dass die Punkte Neue Mandate erstellen und vorhandene, wiederkehrende Mandate verwenden aktiviert sind. Ein Versand der Mandate per oder Brief ist nicht notwendig! Bitte wählen Sie den Zyklus für die neu erstellen Mandate: Wiederkehrend : Bei sich wiederholenden Einzügen (z. B. monatlich, jährlich) Abhängig von der Zahlweise : Nur bei einmaligen Einzügen Zum Start der Konvertierung klicken Sie bitte rechts unten auf die Schaltfläche Konvertieren. Die Umstellungsarbeiten sind hiermit abgeschlossen. Im nächsten Schritt können Sie die Vorabinformationen verschicken. Nähere Informationen zu diesen Themen finden Sie im Handbuch von windata. 5

6 2.2 Szenario 2: Information der Zahlungspflichtigen über die SEPA-Umstellung ist noch nicht erfolgt. Mandatsreferenz wurde noch nicht vergeben. Eine Mitglieds- bzw. Kundennummer ist bereits vorhanden oder soll von windata generiert werden. Erstellung der Anschreiben für die Umwidmung durch windata Voreinstellungen Bevor Sie mit der Konvertierung beginnen, müssen folgende Voreinstellungen durchgeführt werden: 1. Gläubiger-ID: Die Gläubiger-ID erfassen Sie bitte unter dem Menüpunkt Stammdaten Gläubiger-ID. 2. Mandatsreferenz: Sie haben zwei Möglichkeiten, um die Mandatsreferenz in windata zu erstellen. a) Automatische Generierung durch das Programm Die Systematik für die Mandatsreferenz geben Sie unter dem Menüpunkt SEPA-Mandat - SEPA- Optionen ein. Die Mandatsreferenz wird für jeden Zahlungspflichtigen individuell vergeben und darf bis zu 35 alphanumerische Stellen lang sein. Die Grundeinstellung der Mandatsreferenz sollte nach der Konvertierung nicht mehr geändert werden! b) Generierung mittels vorhandener Mitglieds- bzw. Kundennummer Bitte hinterlegen Sie zuerst die Mitglieds- bzw. Kundennummer unter dem Menüpunkt Stammdaten - Zahlungspflichtige. Wählen Sie den Zahlungspflichtigen aus, klicken Sie rechts unten auf die Schaltfläche Eigenschaften und danach auf den Reiter Zusatz. Unten den Stammdaten können Sie ebenfalls Anschrift und -Adresse für die Anschreiben einpflegen (siehe Punkt 7). Danach rufen Sie den Menüpunkt SEPA-Mandat - SEPA-Optionen auf und nehmen die folgenden Einstellungen vor. Bei der Mandatsreferenz geben Sei das Kürzel ein und haken Sie das Feld Kunden-Nr. an. 3. Vorabinformation: Werden die Anschreiben für die Vorabinformationen von windata verwaltet, aktivieren Sie bitte das Feld und geben Sie die mit dem Kunden vereinbarte Frist ein (Standard = 14 Tage). 4. Cut-Off-Zeiten: Bitte lassen Sie den Zeitpunkt auf 15 Uhr stehen. 6

7 5. Termin: Selektieren Sie das Feld Fälligkeitstermin. Der Termin, an dem die Zahlung spätestens übertragen werden muss, wird vom Programm automatisch berechnet. Klicken Sie bitte abschließend auf Speichern. 6. Pflege der Anschrift und -Adresse: Die in windata erzeugten Anschreiben für die Umwidmung können entweder per oder per Post verschickt werden. Voraussetzung ist, dass die Daten beim Zahlungspflichtigen hinterlegt sind (Menüpunkt Stammdaten - Zahlungspflichtige - Eigenschaften ) und Ihr -Konto im Programm angelegt ist. Ihr -Konto richten Sie bitte über den Menüpunkt Stammdaten - -Konto ein. Die erforderlichen Daten (z. B. Server-Adresse, Port) erhalten Sie von Ihrem Provider Konvertierung Hierzu gehen Sie bitte folgendermaßen vor: 1. Im Navigator auf der linken Seite wählen Sie den Menüpunkt SEPA-Konverter - Lastschriften. Bitte führen Sie die vom Programm vorgeschlagene Datensicherung durch, haken Sie den folgenden Hinweis an und klicken Sie auf Weiter. Nur wenn Ihnen bereits eine schriftliche Einzugsermächtigung vorliegt, können Sie diese in ein SEPA-Mandat umwandeln ( Umwidmung ). Sie müssen den Kunden über die Umwidmung informieren. 7

8 2. Sie haben drei Möglichkeiten, um die Zahlungspflichtigen über die Umstellung zu informieren. a) Umwidmung der bestehenden Einzugsermächtigungen und Anschreiben per Post oder Voraussetzung hierfür ist, dass Anschrift und -Adresse des Zahlungspflichtigen in den Stammdaten hinterlegt sind (siehe Punkt 2.2.1). Bitte markieren Sie die entsprechenden Kunden (Mehrfachauswahl mit gedrückter STR-Taste) und selektieren Sie den Punkt Umwidmung. Auf der rechten Seite wählen Sie die Punkte Umwidmungen als PDF-Datei speichern und Umwidmungen drucken aus. Bei Zyklus für neu erstellte Mandate geben Sie bitte wiederkehrend ein. b) Umwidmung der bestehenden Einzugsermächtigungen und Information über den Kontoauszug Die Information über die SEPA-Umstellung erfolgt in der letzten Lastschrift nach dem bisherigen nationalen Verfahren. Bitte haken Sie die Punkte Umwidmung und das Feld Bei wiederkehrenden Zahlungen Information in der letzten IZV-Zahlung an. Es wird eine Lastschrift erstellt, in deren Verwendungszweck automatisch die Umwidumungsinformationen (Gläubiger-ID und Mandatsreferenz) eingetragen werden. Unter Zyklus für neu erstellte Mandate geben Sie bitte wiederkehrend ein. Der bisherige Verwendungszweck wird ab der 4. Zeile gelöscht! Vergessen Sie nicht, diese Lastschrift zu übertragen (Menüpunkt Ausführen - Zahlungen übertragen )! 8

9 c) Erstellung neuer Mandate Liegt noch keine Einzugsermächtigung oder kein Mandat vor, können Sie über windata neue Mandate erstellen. Zur Anlage neuer Mandate klicken Sie bitte auf den Punkt Neue Mandate erstellen. Die Mandate können entweder per Post oder per als PDF-Datei an den Zahlungspflichtigen geschickt werden. Voraussetzung hierfür ist, dass Anschrift und -Adresse des Zahlungspflichtigen in den Stammdaten hinterlegt sind (siehe Punkt 2.2.1). Die PDF-Dateien werden auf Ihrem PC im Verzeichnis windata\professional 8\Daten\PDF-Mandate gespeichert. 3. Bitte klicken Sie auf die Schaltfläche Konvertieren, um die Umstellungsarbeiten abzuschließen. Sie können nun über dem Menüpunkt Zahlungsverkehr - SEPA-Basis-Lastschriften - die Lastschrift ändern oder neue Aufträge, wie im Handbuch beschrieben, erfassen. Bitte überprüfen Sie nach der Konvertierung Fälligkeitstermin, Zahlungsweise und Verwendungszweck der Zahlungspflichtigen! Volksbank Forchheim eg (09/2013) 9

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