Einleitung. Voraussetzungen

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1 X ABES/Objects Replikator Arbeiten mit einer verteilten Datenhaltung Einleitung Voraussetzungen So arbeitet das System Das Prinzip Daten verteilen Sicherheit Mehr Sicherheit Geschwindigkeit Die Funktionen FAQ Ansicht "Replikator" Eigenes Zertifikat prüfen Eigenes Zertifikat senden Auf neue Sendungen prüfen Erhaltene Sendungen verarbeiten Zertifikate importieren Objekte importieren Objekte in Sammelmappe importieren Import rückgängig machen Objekte erneut importieren Aktualisierung importieren Besitzanforderung bearbeiten Besitzübergabe importieren Objekte senden, aktualisieren, anfordern Senden aus Formular Senden aus Tabelle Senden von Sammelmappe Objekte versenden Aktualisierung anfordern Besitzanforderung Einleitung Mit dem Replikator in ABES/Objects können Sie Ihre Daten auch außerhalb der eigenen lokalen Datenbank verwenden und ABES- Anwendern zugänglich machen, die keinen direkten Zugang zur Ihrer Datenbank haben. Mit dem Replikator wird die Verwaltung und Bearbeitung Ihrer Daten grundsätzlich unabhängig von den geografischen Gegebenheiten Ihres Unternehmens. Filialen, Büros und Notebooks können mit einem gemeinsamen Pool von Daten arbeiten, auch wenn Sie keinen Zugang zu einer bestimmten Datenbank in einem bestimmten Netzwerk haben. Der Replikator eröffnet neue Möglichkeiten der betrieblichen Organisation: Sie können die Bearbeitung der Daten dort vornehmen lassen, wo Sie über entsprechende Mitarbeiter verfügen. So ist es denkbar, das Filialen Ihre eigenen Teilnehmer verwalten, Abrechung und Buchführung jedoch an zentraler Stelle durchgeführt werden. Sie können Daten, die Sie für Kundenbesuche benötigen auf ein Notebook übertragen oder am Notebook offline erfasste Daten in Ihre Datenbank übernehmen. Gleichzeitig sind keinerlei Investitionen in Terminalserver, teure Standleitungen oder zusätzliche Software notwendig. Voraussetzungen Sie benötigen MS Outlook in einer der folgenden Versionen: 97, 98, 2000, 2002, 2003 Outlook muss für den Versand und den Empfang von konfiguriert sein Seite 1 von 13

2 So arbeitet das System Das Prinzip Der Replikator verwendet einfache s um Datenobjekte an beliebig viele andere Datenbanken zu verteilen. Zu jedem Objekt kann es beliebig viele Kopien an unterschiedlichen Orten geben, es existiert jedoch immer nur ein Original. Nur das Original kann geändert werden. Kopien lassen sich nur verwenden und auswerten, aber nicht ändern. Wenn Sie die Kopie eines Objektes bearbeiten wollen, müssen Sie zuvor das Original beim aktuellen Besitzer anfordern. Wenn dieser Ihnen das Original übergibt, verfügt er hinterher nur noch über eine Kopie und Sie über das Original des Objektes. Damit können Daten beliebig verteilt werden, ohne das es zu Konsistenzproblemen durch gleichzeitige Änderung eines Objektes an verschiedenen Orten kommt. Die Kommunikation per ist dabei völlig automatisiert. ABES/Objects generiert und versendet die entsprechenden Nachrichten ohne Ihr zutun. Wenn Sie beispielsweise den Besitz eine beliebigen Menge von Datenobjekten übernehmen wollen, kennt der Replikator die Adresse des Besitzers der einzelnen Objekte und kann die s zur Besitzanforderung selbständig generieren und versenden. Daten verteilen Zur Verteilung Ihrer Daten bietet der Replikator drei Funktionen: Objekte Senden Durch Senden von Objekten erhält der Empfänger eine Kopie der übermittelten Daten, die er ansehen und verwenden, aber nicht ändern kann. Objekte aktualisieren Wenn Sie Kopien von Objekten verwenden, können Sie den Besitzer der Originale auffordern, Ihnen eventuelle Änderungen zu übermitteln. Besitz von Objekten anfordern Wenn Sie Objekte bearbeiten wollen, aber nur eine Kopie der Objekte in Ihrer Datenbank haben, können Sie den Besitzer der Originale auffordern, Ihnen den Besitz der Objekte zu übertragen. Durch die Übertragung geht der Besitz der Objekte auf Sie über. Der ehemalige Besitzer hält jetzt nur noch Kopien die er verwenden, aber nicht mehr ändern kann. Mit diesen drei Basisfunktionen können Sie alle Anwendungsfälle abbilden. Sicherheit s sind potentiell sehr unsicher. An jedem Server, über den eine weitergeleitet wird, besteht die Möglichkeit diese auch zu lesen. Gleichzeitig verwaltet ABES/Objects sensible, personenbezogene Daten zu deren Schutz Ihr Unternehmen gesetzlich verpflichtet ist. Wie passt das zusammen? Um zu verhindern, dass ein unberechtigter Empfänger eine Objekt-Sendung in seinen Datenbestand einlesen kann, verfügen diese Sendungen über Authentifizierungsschlüssel für Absender und Empfänger: Der Absender muss explizit den eigenen und den Schlüssel des Empfängers einfügen. Die Objektsendung kann nur der angegebene Empfänger öffnen und auch nur dann, wenn ihm Schlüssel des Absenders bekannt ist. Das einfügen der Signaturen in Ihre Objektsendungen erfolgt natürlich automatisch und ohne Eingriff des Anwenders. Übertragen auf die reale Welt heißt das: Ich kann Ihnen nur dann einen Brief senden, wenn Sie mir Ihre Adresse genannt haben und Sie können diesen Brief nur öffnen, wenn Sie wirklich der angegebene Empfänger sind und ich gleichzeitig als Absender bekannt bin. Diese Schlüssel zur Signierung von Sendungen nennen wir "Datenbankzertifikate". Bevor Sie also mit einem anderen Anwender oder einer anderen Datenbank Daten austauschen können, muss dieser Ihnen sein Datenbankzertifikat senden und Sie ihm Ihres. Mehr Sicherheit Die Objektsendungen werden zusätzlich mit einem 128-Bit Schlüssel kodiert. Nur ABES/Objects kann eine Objektsendung wieder entschlüsseln. Damit sind Ihre Daten nirgends so sicher, wie während des Versandes. Geschwindigkeit Der Austausch von Daten mit dem Replikator ist sehr schnell, da die Objektsendungen vor dem Einfügen in eine durch einen sehr effektiven Algorithmus komprimiert werden. Eine typische Sendung (100 Anmeldungen aus 4 Kursen) hat eine Größe von etwa 50Kb und wird in wenigen Sekunden übertragen. Auch der Versand großer Datenmengen in einem Schritt ist kein Problem: Unterrichtsstunden mit allen Verknüpfungen (Kursen, Räumen, Lehrern, Fächern etc.) führen zu einer -Anlage mit einer Größe von 1,2 MB. Selbst dieses Volumen bleibt erheblich unter dem 10MB-Limit der meisten Mailserver. Sobald die Objekte importiert wurden, können sie mit der Geschwindigkeit des lokalen PC's oder Netzwerkes des Empfängers verarbeitet werden. Seite 2 von 13

3 Die Funktionen Ansicht "Replikator" - Zentrale für die Verteilung von Daten Der Schalter zum Aufruf des Replikators befindet sich oberhalb der Menüleiste und ist immer erreichbar: Die Ansicht "Replikator" erlaubt die Bearbeitung von Objektsendungen und das Senden des eigenen Zertifikates an andere Datenbanken, mit denen Sie kommunizieren wollen: Eigenes Zertifikat prüfen und vervollständigen Für die Kommunikation mit anderen Datenbanken werden Zertifikate benötigt. Für Ihren Datenbestand wurde automatisch ein Zertifikat generiert. Prüfen Sie zunächst, ob dieses Zertifikat vollständig ist: In der Ansicht "Replikator", Registerkarte "Zertifikate", klicken Sie auf den Button "Eigenes DatenbankZertifikat" Seite 3 von 13

4 Der Name des Zertifikates wird automatisch erzeugt und ist identisch mit dem Namen der Datenbank. Im Feld Adresse sollten Sie die Adresse eines Mitarbeiters angeben, der über einen sicheren zugang verfügt und mit der Bearbeitung der Objektsendungen betraut werden kann. Alle weiteren Daten sind optional oder wurden vom System automatisch generiert. Eigenes Zertifikat senden Um mit einer anderen Datenbank kommunizieren zu können, müssen Sie dieser zunächst Ihr DatenbankZertifikat senden. Klicken Sie hierzu auf den Button. ABES/Objects generiert dann eine neue Nachricht in Outlook und zeigt das entsprechende Formular an. Da das System in diesem Fall nicht wissen kann, wer das Zertifikat erhalten soll, müssen Sie hier einmalig die adresse des Empfängers angeben: Wenn Sie wollen, können Sie den Nachrichtentext um Hinweise für den Empfänger erweitern oder auch die Betreffzeile ändern. Klicken Sie dann auf den Schalten "Senden" Auf neue Sendungen prüfen Um zu festzustellen, ob Sie neue Objektsendungen erhalten haben, klicken Sie auf den Schalter. ABES/ Objects prüft nun den Outlook-Ordner "Posteingang" und listet alle neuen Sendungen in der Tabelle "Neue Sendungen" auf: Seite 4 von 13

5 Objekt-Sendungen verarbeiten Wenn Sie eine Objektsendung erhalten haben, müssen Sie entscheiden, was Sie mit den Daten tun wollen. Abhängig von der Art der Sendung gibt es verschiedene Optionen. Öffnen Sie hierzu die entsprechende Nachricht aus der Tabelle "Neue Sendungen". Wenn Sie eine Objektsendung importiert haben, wird die entsprechende Nachricht aus der Tabelle "Neue Sendungen" entfernt und in der Tabelle "Bearbeitete Sendungen" dargestellt. Zertifikat importieren Ein anderer Anwender hat Ihnen sein DatenbankZertifikat gesendet: Prüfen Sie den Absender. Wenn Sie die Kommunikation ermöglichen wollen, klicken Sie auf den Schalter "Zertifikat importieren" Objekte importieren Ein anderer Anwender hat Ihnen Daten gesendet. Da die Nachricht aus Outlook importiert wurde, besitzen Sie das Zertifikat des Absenders. Wenn Sie die gesendeten Daten übernehmen wollen, klicken Sie auf den Schalter "Objekte importieren": Seite 5 von 13

6 Objekte in Sammelmappe importieren Um die importierten Daten besser auffinden zu können, lassen sich Objekt-Sendungen auch automatisch in eine Sammelmappe übernehmen. Klicken Sie hierfür auf den Schalter (Funktionen) und wählen Sie den Menüpunkt "Als Sammelmappe importieren". Die erzeugte Sammelmappe finden Sie auf der Startseite von ABES/Objects, Registerkarte "Meine Sammelmappe". Der Name der Sammelmappe entspricht der Betreffzeile der Objektsendung: Seite 6 von 13

7 Import rückgängig machen Sie können importierte Daten jederzeit aus Ihrem System entfernen. klicken Sie auf den Schalter "Import rückgängig machen". Damit werden alle in der Sendung enthaltenen Daten aus Ihrem System gelöscht: Das Zurücknehmen einer Objektsendung ist jedoch nicht mehr möglich, wenn Sie zwischenzeitlich den Besitz von einem oder mehreren in dieser Sendung enthaltenen Objekten übernommen haben. In diesem Fall müssen Sie entweder den Besitz der Objekte wieder abgeben oder die entsprechenden Daten außerhalb des Replikators löschen. Objekte erneut importieren Solange Sie eine Objekt-Sendung nicht löschen, können Sie die enthaltenen Daten jederzeit wieder neu importieren. Öffnen Sie dazu die entsprechende Objekt-Sendung und klicken Sie auf den Schalter "Objekte erneut importieren" Aktualisierung importieren Sie haben die angeforderte Aktualisierung für Ihre Objektkopien erhalten. Übernehmen Sie das Update durch klicken auf den Schalter "Datenaktualisierung importieren": Seite 7 von 13

8 Besitzanforderung bearbeiten Ein Anwender fordert von Ihnen die Übergabe des Besitzes der enthaltenen Objekte an. Sie müssen nun entscheiden, ob Sie den Besitz der Daten übergeben wollen oder nicht. Klicken Sie hierzu auf den Schalter "Besitzanforderung prüfen". Sie erhalten jetzt den unten angezeigten Dialog, der Ihnen zeigt, um welche Daten es sich handelt. Prüfen Sie die angeforderten Daten und entscheiden Sie, ob Sie deren Besitz übergeben wollen. Klicken Sie dann entsprechen auf den Schalter "Besitz übergeben" oder "Übergabe verweigern". Der Replikator erzeugt nun die entsprechende Nachricht und versendet diese. Wenn Sie den Besitz der Daten übergeben haben, verfügen Sie jetzt nur noch über Kopien der entsprechenden Objekte, die Sie nicht mehr bearbeiten können. Seite 8 von 13

9 Besitzübergabe importieren Sie haben die Übergabe des Besitzes von Datenobjekten beim aktuellen Eigentümer angefordert. Dieser hat die Besitzübergabe geprüft und Ihnen geantwortet. Klicken Sie auf den Schalter "Besitzübergabe übernehmen". Besitz wurde übergeben Falls der bisherige Eigentümer der Besitzanfrage zugestimmt hat, erhalten Sie folgenden Dialog: Seite 9 von 13

10 Achtung: Sie können die Übernahme des Besitzes nicht ablehnen. Auch wenn Sie nicht auf den Schalter "Besitz übernehmen" klicken, sondern das Fenster einfach schließen, übernimmt der Replikator den Besitz der enthaltenen Objekte. Dies ist notwendig, da der ursprüngliche Besitzer durch die Zustimmung zur Übergabe nur noch Kopien der Objekte besitzt. Übergabe des Besitzes wurde abgelehnt Falls der bisherige Eigentümer die Besitzübergabe ablehnt, erhalten Sie folgenden Dialog: Objekte senden, aktualisieren, anfordern Die Auswahl von Objekten für den Versand, die Aktualisierung oder eine Besitzanfrage geschieht nicht in der Ansicht "Replikator", sondern in den bekannten Tabellen und Masken - kurz: Dort wo Sie mit den Daten arbeiten. Senden aus Formular In der Schalterleiste aller Formulare befindet sich ein Schalter mit einem Dropdown-Menü, über den Sie die Funktionen für den Versand, die Aktualisierung und die Besitzanforderung von Objekten erreichen: Seite 10 von 13

11 Senden aus Tabellen Alle Tabellen besitzen einen Schalter mit einem Dropdown-Menü für den Versand, die Aktualisierung und die Besitzanforderung der ausgewählten Objekte: Senden von Sammelmappen Der Versand des Inhalts von Sammelmappen ist ein besonders praktischer Weg, Objekte zu verteilen. Zum einen können Sammelmappen Objekte unterschiedlichen Typs enthalten, zum anderen kann man die Objektauswahl für den Versand in aller Ruhe nach und nach Zusammenstellen, indem man die Daten nach und nach in die entsprechende Sammelmappe einfügt. Außerderm behalten Sie so einen guten Überblick darüber, welche Daten Sie an andere übergeben haben. Wie oben erläutert, kann auch der Import von Objektsendungen in eine Sammelmappe erfolgen. Der Versand von Sammelmappen funktioniert genau wie der Versand anderer Objekte, mit dem Unterschied, das nicht die Sammelmappe selbst, sondern deren Inhalt übertragen wird. Objekte senden Seite 11 von 13

12 Wählen Sie das oder die zu sendenden Objekte aus (Maske öffnen, Tabellenauswahl erstellen, Sammelmappe öffnen). Klicken Sie auf den Schalter oder wählen Sie die Funktion "Senden" aus dem Dropdown-Menü: Sie erhalten folgenden Dialog: Im gelben Feld sehen Sie eine Information über die für den Versand ausgewählten Objekte. Unter An wählen Sie das DatenbankZertifikat des Empfängers aus. Geben Sie optional eine Betreffzeile und eine Nachricht an. Wenn Sie diese Felder leer lassen, generiert ABES/Objects diese Daten automatisch. Klicken Sie auf den Schalter "Senden", um diese Nachricht abzuschicken. ABES/Objects generiert nun automatisch eine Outlook- und versendet diese. Aktualisierung anfordern Wenn Sie Kopien von Objekten verwenden ist es möglich, das der aktuelle Besitzer diese Daten zwischenzeitlich geändert hat. Um diese Änderungen zu übernehmen, wählen Sie die entsprechenden Objekte aus (Maske öffnen, Tabellenauswahl erstellen, Sammelmappe öffnen) und wählen Sie im Dropdown-Menü des Schalters die Funktion "Objekte aktualisieren": Hinweis: Die Beschriftung der Menüpunkte ist abhängig vom aktuellen Kontext: Falls Sie das Menü aus einer Tabelle mit Kursen aktivieren, lauten die Beschriftungen dort "Kurse senden" etc. ABES/Objects generiert nun automatisch eine entsprechende Outlook- und versendet diese. Sie müssen nichts weiter tun, denn das System kann die -Adresse des Besitzers aus dessen DatenbankZertifikat ermitteln. Hinweis: Wenn Sie eine größere Menge von Objekten aus einer Sammelmappe oder einer Tabellenansicht zur Aktualisierung zusammengestellt haben, ist es möglich, das diese Daten zu unterschiedlichen Besitzern gehören. In diesem Fall trennt ABES/ Objects die Objekte nach den einzelnen Besitzern und sendet automatisch mehrere s. Dies alles passiert im Hintergrund. Sie müssen sich also bei der Bildung von Objektmengen zur Aktualisierung nicht darum kümmern, wem die einzelnen Objekte zur Zeit gehören. Besitzanforderung senden Wenn Sie Daten von Objekten, die in Ihrem Datenbestand als Kopie vorliegen bearbeiten wollen, müssen Sie zuvor den Besitz dieser Objekte anfordern. Wählen Sie die entsprechenden Objekte aus (Maske öffnen, Tabellenauswahl erstellen, Sammelmappe öffnen) und wählen Sie im Dropdown-Menü des Schalters die Funktion "Besitz der Objekte anfordern": Seite 12 von 13

13 ABES/Objects generiert nun automatisch eine entsprechende Outlook- und versendet diese. Sie müssen nichts weiter tun, denn das System kann die -Adresse des Besitzers aus dessen DatenbankZertifikat ermitteln. Hinweis: Wenn Sie den Besitz für eine größere Menge von Objekten aus einer Sammelmappe oder einer Tabellenansicht anfordern, ist es möglich, das diese Daten zu unterschiedlichen Besitzern gehören. In diesem Fall trennt ABES/Objects die Objekte nach den einzelnen Besitzern und sendet automatisch mehrere s. Dies alles passiert im Hintergrund. Sie müssen sich also bei der Anforderung des Besitzes Objektmengen zur Aktualisierung nicht darum kümmern, wem die einzelnen Objekte zur Zeit gehören. Frequently Asked Questions Muss oder sollte MS Outlook als Standart- -Programm registriert sein? Nein: Outlook braucht nicht als Standart- -Programm registriert zu sein. Allerdings müssen Sie sicherstellen, das Outlook alle eingehenden Sendungen des für die Replikation verwendeten -Kontos auch erhalten kann. Warum gibt es keine Unterstützung für Outlook Express? Aus technischen Gründen kann Outlook Express nicht verwendet werden, da Microsoft dieses Programm nicht als OLE- Server entwickelt hat. Eine "Fernsteuerung" von Outlook Express durch andere Programme ist deshalb möglich. Erscheinen die, mit dem letzten Outlook-Update eingeführten, lästigen Sicherheitsabfragen, wenn ABES/Objects über Outlook Nachrichten versendet oder empfängt? Nein: Wir haben einen Weg gefunden diese Meldungen zu umgehen. Damit läuft die Steuerung von Outlook durch ABES/ Objects komplett im Hintergrund, ohne dass der Anwender eingreifen muss. Wir verwenden Lotus Notes, warum unterstützt der Replikator das Lotus Notes Mail-System nicht? Die Integration von Outlook mit ABES/Objects geht weit über das Senden und Empfangen von hinaus. Mit Lotus Notes können wir viele dieser weiteren Funktionen nicht realisieren. Aus diesem Grund müssen Sie MS Outlook installieren, auch wenn Sie Lotus Notes verwenden. Es gibt jedoch die Möglichkeit Notes Mail in Outlook zu integrieren, sodass Probleme durch die konkurrierende Abfrage von s vermieden werden können. Entspricht die Replikator-Funktion "Auf neue Sendungen prüfen" der Outlook-Funktion "Senden und Empfangen"? Nein: "Auf neuen Sendungen prüfen" analysiert nur den aktuellen Inhalt des Outlook-Ordners "Posteingang". Outlook wird nicht angewiesen, -Konten auf neue Nachrichten abzufragen. Wir haben uns entschieden, die vom Anwender in Outlook definierten Regeln und Zeiträume zum Senden und Empfangen nicht zu beeinflussen, da bei bestimmten Arten von Verbindungen zum Internet eventuell zusätzliche Kosten entstehen könnten. Wenn Sie für die Arbeit mit dem Replikator den Versand und Empfang von s beschleunigen wollen, können Sie dass in Outlook entsprechend konfigurieren. Darf ich Objektsendungen in Outlook selbst öffnen? Natürlich. Dies ist zwar nicht notwendig, da die in den Sendungen enthaltenen Nachrichten auch in ABES/Objects angezeigt werden, verursacht aber keine Probleme. Kann ich Objektsendungen durch eine Outlook-Regel in einen Unterordner von "Posteingang" umleiten, um diese von normalen s zu trennen? Nein: Wenn Sie das tun, wird ABES/Objects die Objektsendungen nicht mehr finden, da es nur den Ordner "Posteingang" durchsucht. Eine solche Trennung ist aber auch nicht notwendig, da der Replikator Objektsendungen sofort aus dem Outlook- Posteingang löscht, nachdem diese eingelesen wurden. Seite 13 von 13