TND - TotalView Benutzerhandbuch

Transkript

1 TND - TotalView Benutzerhandbuch 12. Dezember Einleitung Das vorliegende Benutzerhandbuch soll das Arbeiten mit TotalView beschreiben und auf eine verständliche Art und Weise erklären. Zu diesem Zweck wir zunächst ein Überblick über die Benutzeroberfläche gegeben. Hier wird der generelle Aufbau der Oberfläche dargestellt. Anschließend werden konkrete Aufgaben in den weiteren Abschnitten des Dokuments nahegelegt. Hierzu gehören Aufgaben wir die Suche nach Kunden oder Artikeln und die Berechnung von Frachtkosten zu Angeboten. 2 Übersicht der Benutzeroberfläche Der folgende Abschnitt gibt eine Übersicht über die Benutzeroberfläche von TotalView. 2.1 Zugang Da es sich bei TotalView um eine Web-Anwendung handelt, benötigt man für die Benutzung der Anwendung lediglich einen Web-Browser. Empfohlen wird entweder der Browser Firefox von Mozilla ( oder der Browser Chrome von Google ( jeweils in der aktuellen Version. In dem geöffneten Browser ist TotalView über die Adresse zu erreichen. Hier kann man sich nun mit seinem bereits vorhandenen Benutzernamen und Passwort anmelden. Der Benutzername und das Passwort ist identisch mit den Anmeldedaten, welche auch für die Anmeldung am Arbeitsplatzrechner verwendet werden. Anschließend wird man auf die Startseite von TotalView weitergeleitet. 2.2 Startseite Die Startseite von TotalView zeigt viele der wichtigsten Benutzungselemente von Total- View. Ein Übersicht zeigt der Screenshot in Abbildung 2.1. In der Mitte der Startseite wird zunächst eine Übersicht über den aktuellen Lagerbestand angezeigt. Dieser Bestand ist tabellarisch visualisiert. Die Tabelle unterstützt verschiedene Funktionen, sodass eine erweiterte Navigation auf dem Datenbestand möglich ist. So ist es zum Beispiel möglich 1 Version 0.80

2 Abbildung 2.1: Übersicht von TotalView bis zu 100 Ergebnisse anzeigen zu lassen oder die Daten durch Schlüsselwörter zu filtern. Diese Startseite kann zu jedem Zeitpunkt über die gleichnamige Schaltfläche im oberen linken Bereich der Benutzeroberfläche wieder erreicht werden. 2.3 Profil und Einstellungen Im oberen linken Teil der Benutzeroberfläche befindet sich ebenfalls eine Schaltfläche zur Verwaltung des eigenen Profils und verknüpften Einstellungen. Durch einfaches Anklicken der Schaltfläche öffnet sich ein weiteres Fenster im Browser (Abbildung 2.2). Dieses Fenster beeinhaltet verschiedene Kategorien zum Anpassen von Einstellungen. Zu beachten ist, dass jede Veränderung der Einstellungen erst durch die Schaltfläche Speichern wirksam wird. Zunächst bietet TotalView die Möglichkeit die angezeigten Spalten in der Tabellenansicht zu konfigurieren. Abbildung 2.3 zeigt wie die verschiedenen Tabellenspalten in den jeweiligen Reiter ein- und ausgeblendet werden können. Standardmäßig zeigt TotalView alle möglichen Spalten an. Die zweite Kategorie der Anpassungsmöglichkeiten ermöglicht die individuelle Zusammenstellung von Portalen, welche in TotalView genutzt werden. Der Benutzer hat die Möglichkeit verschiedene Portale an- und auszuschalten. Abbildung 2.4 zeigt dieses Vorgehen. Zusätzlich können die angeschalteten Portale umsortiert werden. Die Sortierung ist für die Anwendung wichtig, da die angeschalteten Portal in ihrer sortierten Reihenfolge abgefragt werden (von oben nach unten). Es empfiehlt sich aussagekräftige und schnelle Portal nach oben zu sortieren. Standardmäßig steht hier IT-Scope an erster Stelle. Momentan ist Benutzeroberfläche von TotalView ein zwei Sprachen vorhanden. Abbildung 2.5 zeigt wie es möglich ist zwischen Deutsch und Englisch als Sprache zu wählen. 2 Version 0.80

3 Abbildung 2.2: Übersicht der Einstellungsmöglichkeiten Abbildung 2.3: Anpassbarkeit der Tabellenspalten 3 Version 0.80

4 Abbildung 2.4: Verwalten der verschiedenen Portale Auch die Reiter über der Tabelle in Abbildung 2.1, welche hauptsächlich zu Navigation innerhalb von TotalView genutzt werden, können angepasst werden. Abbildung 2.6 zeigt, wie die einzelnen Reiter (Tabs) ein- und ausgeblendet werden können. 2.4 Promotion TotalView bietet die Möglichkeit zur Verwaltung von Promotionsartikel. Die Verwaltung der Artikel wird ebenfalls im oberen linken Bereich der Benutzeroberfläche durch die Schaltfläche Promotion ausgelöst. Hier öffnet sich erneut ein Fenster, welches im Prinzip zwei Aufgaben bewältigen kann. Abbildung 2.7 zeigt das Hinzufügen von Artikeln als Promotionsartikel. Das Suchfeld ermöglicht es, den Artikelkatalog nach einer Artikelnummer zu durchsuchen. Die Ergebnismenge, welche zu dem Suchbegriff passt, wird als Tabelle dargestellt (Abbildung 2.8). Hier hat der Benutzer nun die Möglichkeit (mithilfe des grünen Symbols auf der linken Seite) den gefundenen Artikel als Promotionsartikel zu markieren. In der zweiten Sektion des Promotionsfensters (Abbildung 2.9) lassen sich die bereits vorhandenen Promotionsartikel verwalten. Die Kernfunktion ist hier das Entfernen von Promotionsartikeln. Sie lassen sich mithilfe des roten Symbols auf der linken Seite entfernen. 4 Version 0.80

5 Abbildung 2.5: Einstellen der Anwendungssprache 2.5 Neuigkeiten TotalView hat zusätzlich noch eine News-Funktion. Im oberen linken Rand findet sich die Schaltfläche Neuigkeiten. Diese öffnet ein Fenster (Abbildung 2.10), welches aktuelle Neuigkeiten rund um die Anwendung oder andere Belange anzeigt. Sobald Neuigkeiten verfügbar sind, zeigt die Anwendung automatisch ein rotes Fragezeichen neben der Schaltfläche Neuigkeiten an. 2.6 Handbuch Im unteren linken Bereich der Benutzeroberfläche von TotalView existiert die Schaltfläche Handbuch. Diese dient dazu dieses Dokument herunterzuladen. 2.7 Support Ebenfalls im unteren linken findet sich die Support-Funktion. Diese kann und sollte genutzt werden um konstruktives Feedback an die Entwickler von TotalView zu schicken. Das Support-Fenster unterteilt sich in zwei verschiedene Reiter. Die Support-Funktion im Feedback -Reiter (Abbildung 2.11) sollte genutzt werden, um Anregungen und Ideen an das Entwicklerteam zu senden. Die Funktion im zweiten Reiter Fehlerbericht verfassen sollte hingegen genutzt werden, um auf tatsächliche Fehler aufmerksam zu machen. 5 Version 0.80

6 Abbildung 2.6: Anpassen der Reiter Abbildung 2.7: Hinzufügen von Promotionsartikeln 6 Version 0.80

7 Abbildung 2.8: Hinzufügen von Promotionsartikeln aus der Ergebnismenge Abbildung 2.9: Verwalten von Promotionsartikeln 7 Version 0.80

8 Abbildung 2.10: Anzeige von Neuigkeiten Hier ist es wichtig, dass der Benutzer eine aussagekräftige Kurzbeschreibung nutzt und detailliert beschreibt, wie es zu diesem Fehler gekommen ist (vgl. Abbildung 2.12). 2.8 Zustandsindikator Um einen Verarbeitungs- oder Ladevorgang anzuzeigen, verwendet TotalView ein animiertes Symbol. Sollte die Anwendung gerade eine Nutzeraktion durchführen, wird rechts neben dem Artikelsuchfeld (siehe Abbildung 2.13) ein animiertes Symbol eingeblendet, welches den Ladezustand der Anwendung anzeigt. Während das Symbol eingeblendet ist, sollten keine weiteren Anfragen an das System durch den Nutzer ausgelöst werden. 3 Einfache Artikelsuche Die zentrale Funktion von TotalView ist das Suchen von Artikeln anhand ihrer Artikelnummern. Um eine Suche auszuführen, ist das Suchfeld im oberen linken Bereich der Benutzeroberfläche (Abbildung 3.1) zu nutzen. Hier hat der Benutzer die Möglichkeit nach Artikelnummern zu suchen. Die Anwendung selbst wird parallel bereits Suchergebnisse auflisten, sodass die eigentliche Suche nicht erst durch den Nutzer bestätigt werden muss. Alle Artikel der Ergebnismenge werden von TotalView in tabellarischer Form aufgelistet. Hierbei wird der Ursprung (Datenquelle) der Suchergebnisse berücksichtigt. Artikel, welche direkt aus dem hauseigenen ERP-System Navision kommen werden innerhalb 8 Version 0.80

9 Abbildung 2.11: Verfassen von Feedback 9 Version 0.80

10 Abbildung 2.12: Erstellen eines Fehlerberichts Abbildung 2.13: Der Zustandsindikator zeigt den Ladevorgang 10 Version 0.80

11 Abbildung 3.1: Suchfeld Abbildung 3.2: Ergebnismenge im Navision -Reiter des Reiters Navision aufgelistet. Artikel, welche aus verschiedenen Online-Portalen zusammengetragen werden, finden sich unter dem Reiter Portale & Distributoren. Hier finden sich ebenfalls Artikel, welche durch TotalView aus heterogenen Datenquellen mehrerer Distributoren extrahiert worden sind. Zusätzlich sucht TotalView auch nach Artikel, welche durch die Konkurrenz vertrieben werden. Diese finden sich im Reiter Wettbewerber. Abschließend ist auch die Quickspec -Funktion von TotalView zu nennen. Innerhalb dieses Reiter verbergen sich nützliche Suchergebnisse der Suchmaschine Google. Im folgenden werden die einzelnen Reiter näher erläutert. 3.1 Navision In dem Reiter Navision werden die aktuelle Ergebnisse angezeigt, welche direkt in dem ERP-System Navision gefunden worden sind. Abbildung 3.2 zeigt eine solche Ergebnismenge. Es ist zu beachten, dass alle Kontrollelemente der Tabelle, wie sie schon auf der Startseite (Abschnitt 2.2) vorgestellt wurden, auch hier vorhanden sind. Zusätzlich existiert im oberen rechten Bereich der Tabelle eine Funktion zum Wechsel der aktuellen Währung. Wird die Währung geändert, so aktualisiert TotalView alle angezeigten Preise in der Ergebnismenge. Sollte eine Artikelsuche keine Treffer im Navision-Reiter erzielen, antwortet TotalView mit der Möglichkeit diesen Artikel ins System aufzunehmen. Abbildung 3.3 zeigt diese Antwort. Der Link Gesuchten Artikel in Navision aufnehmen öffnet eine Maske, mit der der gesuchte Artikel nun im Navision erfasst werden kann. Die Speicherung wird durch die Schaltfläche Speichern bestätigt. Die Abbildung 3.4 zeigt diese Maske. 3.2 Wettbewerber In diesem Reiter werden die passenden Suchergebnisse zu Artikel angezeigt, welche von der Konkurrenz angeboten werden. Die hier angezeigten Daten kommen ebenfalls auf dem 11 Version 0.80

12 Abbildung 3.3: Ein Artikel wurde nicht gefunden Abbildung 3.4: Hinzufügen eines neuen Artikels Navision ERP-System. Ansonsten ist diese Ansicht der Navision -Ansicht sehr ähnlich. 3.3 Portale & Distributoren Dieser Reiter unterteilt sich, wie der Name schon sagt, in zwei Teilabschnitte. Abbildung 3.5 zeigt diese Unterteilung in Portale und Distributoren und hat gerade die Portal- Ansicht geöffnet. Hier ist zu sehen, dass im oberen Bereich die Sortierung der Portale angezeigt wird. In der Ergebnistabelle finden sich jetzt alle Ergebnisse, welche im ersten Portal gefunden wurde. Möchte man Ergebnisse eines anderen Portals betrachten, so kann der Benutzer auf eines der weiteren Portalnamen klicken. Der zweite Teilabschnitt zeigt die Ergebnisse für Distributoren. In dieser Ansicht werden Ergebnisse von allen Distributoren angezeigt. Auch hier lassen sich die Kontrollelemente der Tabelle nutzen, welche bereits zuvor vorgestellt worden sind. Die Abbildung 3.6 zeigt Distributorenergebnisse. 3.4 Quickspec Passend zu verwendeten Suchbegriffen durchsucht TotalView die bekannte Suchmaschine Google ( nach Spezifikationen zu dem gesuchten Artikel. Unter dem Reiter Quickspec werden diese wie in Abbildung 3.7 dargestellt. Diese Funktion stellt lediglich eine Zeitersparnis dar und macht ein umständliches manuelles Suchen unnötig. 12 Version 0.80

13 Abbildung 3.5: Ergebnismenge für Portale Abbildung 3.6: Ergebnismenge für Distributoren 13 Version 0.80

14 Abbildung 3.7: Passende Quickspecs zu den Suchergebnissen Abbildung 4.1: Schaltfläche zur multiplen Suche 4 Multiple Suche Neben der einfachen Artikelsuche (Abschnitt 3) ist es in TotalView auch möglich mehrere Artikel gleichzeitig zu suchen. Für solche Aufgaben gibt es die multiple Suche. Eine multiple Suche wird durch die Schaltfläche auf der rechten Seite des Artikelsuchfelds (Abbildung 4.1) ausgelöst. Nachdem die Schaltfläche durch den Benutzer angeklickt wurde, öffnet sich ein Textfeld (Abbildung 4.2). In dieses Textfeld können Texte, welche Artikelnummern beinhalten hineinkopiert werden. TotalView untersucht dann den kopierten Text und filtert die Artikelnummern aus dem Text heraus. Anschließend wird das Textfeld durch eine Ergebnisliste von erkannten Artikelnummern ersetzt (Abbildung 4.3). Nun können die einzelnen erkannten Artikelnummern durch Anklicken nacheinander gesucht und abgearbeitet werden. 14 Version 0.80

15 Abbildung 4.2: Einfügen von Text zur multiplen Suche Abbildung 4.3: Erkennung und Bearbeitung einzelner Artikelnummern in der multiplen Suche 15 Version 0.80

16 Abbildung 5.1: Suchfeld für die Kundensuche Abbildung 5.2: Ausgewählter Kunde anstelle des Suchfelds 5 Kundensuche In TotalView ist die Erstellung eines Angebots immer mit einem Kunden verknüpft. Zu jedem Angebot muss also genau ein Kunde gesucht und gefunden werden. Zu diesen Zweck existiert die Kundensuche. Das Suchfeld für die Kundensuche befindet sich rechts neben dem Suchfeld für die Artikelsuche. Die Verwendung des Suchfelds ist größtenteils analog zu dem der Artikelsuche. Auffällig ist, dass es keine multiple Suche gibt, da immer nur genau ein Kunde pro Angebot benötigt wird. Abbildung 5.1 zeigt das Suchfeld für die Kundensuche. Auch die Kundensuche wird automatisch angestoßen und präsentiert die Suchergebnisse unterhalb des Suchfeld, wo sie vom Benutzer per Mausklick ausgewählt werden. Sobald ein Kunde ausgewählt worden ist, wird er direkt mit dem Angebot verknüpft und anstelle des Suchfelds angezeigt (siehe Abbildung 5.2). 6 Angebot erstellen Die Erstellung eines Angebots erfolgt automatisch durch das Hinzufügen eines oder mehrerer Artikel und/oder der Auswahl eines Kunden. Das Hinzufügen von Artikeln wird durch Anklicken des grünen Symbols ausgelöst, welches sich links neben jedem Artikel befindet. Abbildung 6.1 zeigt dieses Symbol. Der Artikel ist nun Teil des Angebots und kann über den Reiter Aktuelles Angebot eingesehen werden. Die genaue Funktion des Reiters wird im nächsten Abschnitt detailiert erläutert. 16 Version 0.80

17 Abbildung 6.1: Hinzufügen eines Artikels Abbildung 7.1: Übersicht des aktuellen Angebots 7 Aktuelles Angebot Dieser Reiter bietet eine genaue Übersicht über das Angebot, welches gerade in Bearbeitung durch den Benutzer ist. Die Abbildung 7.1 stellt zeigt den Aufbau des Reiters im Detail. Wie in der Abbildung zu erkennen ist, wurde noch kein Kunde für dieses Angebot definiert. Nutzen sie zu diesem Zweck bitte Abschnitt 5. 8 Angebotsverlauf Die Sektion Angebotsverlauf (Abbildung 8.1) zeigt eine Übersicht über vergangene Angebote. Auffällig sind hier die drei Symbole auf der linken Seite der Angebote. Diese dienen zur Manipulation der vergangenen Angebote. Das linke Symbol (Stift) ermöglicht es, ein vergangenes Angebot nachträglich zu ändern. Diese Funktion öffnet ein Fenster (siehe Abbildung 8.2) in welchem die Artikel des Angebots verändert werden können. Eine Änderung kann über die Schaltfläche 17 Version 0.80

18 Abbildung 8.1: Der Angebotsverlauf Abbildung 8.2: Manipulation eines vergangenen Angebots Ändern bestätigt werden. Das mittlere Symbol (Clipboard) kopiert das Angebot in die Zwischenablage. Diese Funktion arbeitet ähnliche wie die in der Angebotserstellung (siehe Abschnitt 6). Auch hier öffnet sich ein Fenster Abbildung 8.3, in welchem optional die Sprache des Angebots gewechselt werden kann. Das rechte Symbol (Pfeile) ermöglicht die Wiederaufnahme eines alten Angebots. Das alte Angebot wird durch diese Funktion wieder als aktuelles Angebot geladen. Das (alte) Angebot kann jetzt genau wie ein neues Angebot bearbeitet werden. Hinweise zur Bearbeitung werden in Abschnitt 7 erläutert. 9 Fracht Unter dem Reiter Fracht können die Frachtkosten des aktuellen Angebots berechnet werden. Die Übersicht der Frachtkosten (Abbildung 9.1) übernimmt automatisch alle Artikel und Kundeninformationen, falls diese im aktuellen Angebot vorhanden sind. Die 18 Version 0.80

19 Abbildung 8.3: Kopieren eines vergangenen Angebots Abbildung 9.1 zeigt im oberen Bereich, dass eine Kunde mit dem Angebot verbunden ist und übernimmt automatisch Address-Daten des Kunden als Zielort der Lieferung. Sobald ein Bestimmungsort für die Lieferung und eine Menge von Artikeln angegeben worden ist, hat der Nutzer nun die Möglichkeit die Kosten der Fracht zu kalkulieren. Durch Klicken auf den Link berechnen Sie die Frachtkosten für ihr aktuelles Angebot errechnet TotalView die Frachtkosten für verschiedene Frachtführer. Die Auswahl der Frachtführer und der Versandart kann über diee Dropdown-Felder unterhalb des Links getroffen werden. Abbildung 9.2 zeigt die berechneten Frachtkosten zu einem Angebot. 19 Version 0.80

20 Abbildung 9.1: Übersicht des Fracht-Reiters Abbildung 9.2: Frachtkostenberechnung eines Angebots 20 Version 0.80