WISO - Jahresaktualisierung Teil 1

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1 WISO - Jahresaktualisierung Teil 1

2 Inhalt 1 Jahresaktualisierung Teil Neue Formulare Lohn Empfohlene Vorgehensweise für Lohnanwender Änderungen im Sozialversicherungsrecht (Rechengößen 2013) Neue Ansicht der Lohn-Abrechnungsdaten (Stammdaten - Mitarbeiter) Geringfügige Beschäftigung Fehlzeiten - Anpassung "Erhaltene Sozialleistungen" GKV-Monatsmeldung FiBu E-Bilanz Jahresaktualisierung Teil Allgemeine Informationen zum Jahreswechsel Erstellung und Übertragung der Sozialversicherungsmeldungen (Jahresmeldungen) ElStEr-Schnittstelle Allgemeine Voraussetzungen Einrichtung einer Web-Anbindung Anmeldung bei "elsteronline" Einrichtung einer neuen ElStEr-Anbindung Konfiguration der ElStEr-Anbindung für die authentifizierte Übertragung Zuweisung der neuen ElStEr-Anbindung Lohnsteuerbescheinigung drucken / übertragen 4 Copyright ii

3 1 Jahresaktualisierung Teil Neue Formulare 2013 Die folgenden neuen Formulare (für Deutschland) wurden für 2013 implementiert und stehen automatisch zur Verfügung: Umsatzsteuervoranmeldung (Bereich BUCHHALTUNG - Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - UMSATZSTEUERANMELDUNG DRUCKEN) Lohnsteueranmeldung (Bereich PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - LOHNSTEUERANMELDUNG DRUCKEN) Lohnsteuerbescheinigung (Bereich PERSONAL - Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG DRUCKEN) 1.2 Lohn Empfohlene Vorgehensweise für Lohnanwender Voraussetzung: Die Erfassung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung Dezember 2012 ist abgeschlossen und alle Drucke und sonstigen Auswertungen wurden erledigt. Vorgehensweise: Erstellen Sie eine Datensicherung. Führen Sie den Monats-/Jahresabschluss innerhalb der Lohn- und Gehaltsbuchhaltung durch (Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: JAHRESABSCHLUSS). Erstellen Sie eine weitere Datensicherung. Aktualisieren Sie das Programm mittels bereitgestelltem Update. Mitarbeiterstammdaten prüfen Lohnartenstammdaten prüfen Bruttolohndaten erfassen Beachten Sie: Um die Richtigkeit Ihrer nächsten Abrechnungen zu gewährleisten, müssen Sie nach Durchführung des Updates die Daten unter Schaltfläche: PARAMETER ABRECHNUNG ABRECHNUNGSVORGABEN prüfen! Überprüfen Sie die Stammdaten Ihrer Mitarbeiter auf die Richtigkeit der neuen Abrechnungsvorgabe ab , sowie den Urlaubsanspruch für das neue Jahr. Die Jahresmeldungen werden automatisch erstellt (siehe dazu Kapitel "Erstellung und Übertragung der Sozialversicherungsmeldungen - Jahresmeldungen) ( siehe Seite 30). 1

4 1.2.2 Änderungen im Sozialversicherungsrecht (Rechengößen 2013) Diese Daten müssen NICHT manuell eingetragen werden, sondern sind bereits in den Systemvorgaben (Schaltfläche: PARAMETER - ABRECHNUNG - Eintrag: "Systemvorgaben (zur Nettolohnberechnung)") hinterlegt. In den nachfolgenden Tabellen erhalten Sie einen Überblick über die wichtigsten Vorgaben. Weitere Werte entnehmen Sie bitte den o.a. Systemvorgaben im Programm. Ab gelten folgende Beitragsbemessungsgrenzen: Kranken- und Pflegeversicherung alle Bundesländer (monatlich / jährlich): 3.937,350 Euro / ,00 alte Bundesländer (monatlich / jährlich): 5.800,00 Euro / ,00 neue Bundesländer - ohne Berlin (monatlich / jährlich): 4.900,00 Euro / ,00 Renten- und Arbeitslosenversicherung: Ab dem gelten folgende Beitragssätze und Grenzwerte: Krankenversicherung allgemein / ermäßigt / erhöht (jeweils inkl. 0,9 % 15,5 % / 14,9 % / Zusatzbeitrag-Arbeitnehmer): 99,99 % Rentenversicherung: 18,9 % Arbeitslosenversicherung: 3,0 % Pflegeversicherung: 2,05 % Pflegeversicherung Sachsen: AGA 0,525 % ANA 1,525 % zusätzlicher Beitragssatz zur PV für kinderlose Mitglieder, die das 23. Lebensjahr vollendet haben 0,25 % Insolvenzgeldumlage 0,15 % Pauschale Krankenversicherung: 13 % Pauschale Rentenversicherung: 15 % Pauschale Krankenversicherung (für Privathaushalte): 5% Pauschale Rentenversicherung (für Privathaushalte): 5% Pauschalsteuer (an Bundesknappschaft): 2% monatliche Geringfügigkeitsgrenze (AZUBI): 325,00 Euro monatliche Geringverdienergrenze (AHL): 450,00 Euro monatlicher Bereich zur Gleitzonenregelung (Bestandsschutz bis ): zwischen 400,01 und 800,00 Euro monatlicher Bereich zur Gleitzonenregelung (neu ab : zwischen 450,01 und 850,00 Euro 2

5 Faktor F 0,7605 Beitragsbemessungsgrundlage zum Aufstockungsbeitrag zur RV ist das erzielte mind. 175,00 Euro Arbeitsentgelt Solidaritätszuschlag 5,5 % Vollarbeiterrichtwert: Neue Ansicht der Lohn-Abrechnungsdaten (Stammdaten - Mitarbeiter) Im Bereich STAMMDATEN - MITARBEITER - Register: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN erfolgt die Hinterlegung des Beschäftigungsverhältnisses und der entsprechenden Vorgaben dafür. Die Ansicht des Registers: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN wurde neu strukturiert und erweitert. Im linken Bereich werden in einer Baumstruktur die Beschäftigungsverhältnisse und die jeweils dazugehörenden Datenbereiche angezeigt. Jedes Beschäftigungsverhältnis gliedert sich in: Grundlagen der Abrechnung: enthält alle Vorgaben, die für die Abrechnung des Mitarbeiters relevant sind. Dazu zählen: Abrechnungsvorgaben Fehlzeiten KUG Externe Grundlagen: Hier werden elektronisch empfangene Daten, welche bei der Abrechnung zu berücksichtigen sind, gespeichert. Dazu gehören: Nachricht GKV-Monatsmeldung: Es werden hier die Rückmeldungen der Einzugsstellen angezeigt, wenn GKV-Monatsmeldungen einzureichen sind bzw. wenn diese nicht mehr abgegeben werden müssen. Mehrfachbeschäftigung: Es werden die Rückmeldungen der Einzugsstellen über das Gesamtentgelt und über die Einmalzahlungen für einen Abrechnugszeitraum angezeigt. Es handelt sich dabei um das Entgelt aus allen sv-pflichtigen Beschäftigungen, welches für die 3

6 Abrechnung des Mitarbeiters herangezogen wird. Dieses Entgelt wird im Lohnkonto im Bereich "sozialversicherungspflichtige Bruttobezüge" unter "amtl. lfd. Gesamtentgelt" und "amtl. EGA gesamt" ausgewiesen. Abrechnungsergebnisse: enthält die Ergebnisse aufgrund der Abrechnungen. Dazu zählen: Abrechnungen Durchschnittsdaten Zu meldende Daten: enthält alle Daten, welche in elektronischer Form zu melden bzw. zu übertragen sind. Dies sind: SV-Meldungen: Über diesen Bereich werden Ihnen alle SV Meldungen für den Mitarbeiter angezeigt, welche das System aufgrund von sozialversicherungspflichtigen Meldetatbeständen erstellt und übermittelt hat. Versand GKV-Meldungen: Dieser Bereich enthält die zu meldenden Datensätze mit dem jeweiligen Entgelt, sofern mehrere sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse bestehen. Die Meldepflicht wurde entweder durch die Einzugsstelle bekannt gegeben (Externe Grundlagen - Nachricht GKV-Monatsmeldung) oder die Meldepflicht wurde von WISO Kaufmann automatisch durch die Hinterlegung in den Abrechnungsvorgaben unter "Hauptbeschäftigung bzw. Nebentätigkeit" (Register: Allgemein) erkannt. Lohnsteuerbescheinigungen Geringfügige Beschäftigung Ab 1. Januar 2013 wird die Geringfügigkeitsgrenze von 400,00 Euro auf 450,00 Euro angehoben. Die Gleitzonenregelungen gelten dann bis zu einem Entgelt von 850,00 Euro. Für die Betragsschnittstellen ( Euro und Euro) gelten bis 2014 Übergangs- und Bewahrungsregelungen Allgemein Anhebung der Geringfügigkeitsgrenze Wer ab 1. Januar 2013 eine Beschäftigung mit einem regelmäßigem Entgelt von höchstens 450,00 Euro aufnimmt, ist geringfügig beschäftigt. Damit besteht Versicherungsfreiheit in der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung. Einführung einer Rentenversicherungspflicht Bislang sind geringfügig Beschäftigte in der Rentenversicherung versicherungsfrei. Neu ist, dass ab 1. Januar 2013 grundsätzlich Rentenversicherungspflicht besteht, den Minijobbern aber ein Befreiungsrecht eingeräumt wird. Bleibt es bei der Rentenversicherungspflicht, muss der geringfügig Beschäftigte seine Pauschalbeiträge zum vollwertigen Rentenversicherungsbeitrag aufstocken. Er trägt dann die Differenz zwischen dem Pauschalbeitrag des Arbeitgebers und dem Mindestbeitrag. Auf kurzfristige Beschäftigungen hat die Gesetzesänderung keine Auswirkung. Übergangsregelungen für bestehende Minijobs Für Beschäftigungsverhältnisse, die bereits vor dem 1. Januar 2013 bestanden haben, greifen 4

7 Bestandsschutz- und Übergangsregelungen. Grundsätzlich ändert sich für bereits bestehende geringfügige Beschäftigungsverhältnisse nichts. Sie bleiben rentenversicherungsfrei. Auf Antrag können Minijobber die Versicherungspflicht in der gesetzlichen Rentenversicherung wählen. Regelung Gleitzone (Eintritt bis ) bis 450,00 Euro Für bisher rentenversicherungspflichtig Beschäftige mit einem Arbeitsentgelt zwischen 400,01 und 450,00 Euro bleibt die Rentenversicherungspflicht bestehen, ohne dass eine Befreiungsmöglichkeit vorgehesen wäre. In den übrigen Versicherungszweigen gilt: Für bislang kranken -, pflege- und arbeitslosenversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse mit einem Entgelt zwischen 400,01 EUR und 450,00 EUR bleibt es bis längstens 31. Dezember 2014 bei der Versicherungspflicht. In dieser Zeit bleibt es auch bei der alten Gleitzonenregelung und der damit verbundenen Beitragslastverteilung. Die Betroffenen können sich allerdings gegen die Geltung der Übergangslösung entscheiden und sich von der Versicherungspflicht befreien lassen. Der Befreiungsantrag für die Kranken- und Pflegeversicherung muss bis 2. April 2013 bei der Krankenkasse gestellt werden. Er wirkt ab 1. Januar 2013, wenn keine Leistungen in Anspruch genommen wurden. Anderenfalls entfaltet sich die Wirkung vom Beginn des nächsten Kalendermonats an. In der Arbeitslosenversicherung muss die Befreiung von der Versicherungspflicht mit denselben Fristen wie in der Kranken- und Pflegeversicherung bei der Bundesagentur für Arbeit beantragt werden. Auch hier bleibt es ansonsten bei der alten Beitragslastverteilung nach der bis 31. Dezember 2012 geltenden Gleitzonenformel. Entgelterhöhung in bestehenden Minijobs Bei einer Entgelterhöhung in einer bisher geringfügigen Beschäftigung auf ein Entgelt von bis zu 450,00 Euro werden die ab 1. Januar 2013 geltenden Regelungen angewandt. Erhöhung der Gleitzonengrenze Die Gleitzonengrenze wird ab 1. Januar 2013 von 800,00 Euro auf 850,00 Euro angehoben. Bei Arbeitsentgelten, die innerhalb der Gleitzone zwischen 450,01 Euro und 850,00 Euro liegen, wird der Arbeitnehmerbeitragsanteil von einem fiktiven, geringeren Ausgangswert berechnet. Für bereits bestehende Beschäftigungen mit einem Entgelt zwischen 800,01 Euro und 850,00 Euro bleibt es bei der regulären Beitragslastverteilung. Der Beschäftigte kann allerdings die Anwendung der neuen Gleitzonenregelung beantragen. Beachten Sie: Detaillierte Informationen erhalten Sie bei Ihrer zuständigen Einzugsstelle oder Ihrem Steuerberater! Die hier gemachten Angaben haben rein informativen Charakter und erheben KEINEN Anspruch auf Rechtsgültigkeit! Umsetzung im Programm Geringfügige Beschäftigung mit Eintritt in 2013 "Geringfügig Beschäftigte" mit Eintrittsdatum ab 2013 sind grundsätzlich RV-pflichtig. Daher ist in der Abrechnungsvorgabe des Mitarbeiters Personengruppe: 109 5

8 Beitragsgruppenschlüssel: 6100 zu wählen. Geringfügige Beschäftigung mit Eintritt in 2013 und RV-Freiheit für den Arbeitnehmer Bei einem neuen Beschäftigungsverhältnis (Eintritt in 2013) wird in der Abrechnungsvorgabe des Mitarbeiters mit Personengruppe: 109 Beitragsgruppenschlüssel: 6500 das Kennzeichen "Befreiung von der RV-Pflicht ("Opt-out") und Bescheinigung liegt vor" angezeigt. Bei Auswahl des Beitragsgruppenschlüssels 5 zur RV muss dieses Kennzeichen aktiviert sein, damit eine Abrechnung durchgeführt werden kann. Diese Angabe setzt voraus, dass der vom Arbeitnehmer unterschriebene Befreiungsantrag vorliegt. Den Vordruck "Antrag Befreiung Rentenversicherung" können Sie unter STAMMDATEN - MITARBEITER - Gruppe: AUSGABE - LISTE drucken. 6

9 Beachten Sie: Bei Eintritt bis Ende 2012 war es genau umgekehrt. Geringfügig Beschäftigte wurden mit Personengruppe: 109 und Beitragsgruppenschlüssel: 6500 geführt. Mitarbeiter konnten auf die RV-Freiheit verzichten und dann war mit Beitragsgruppenschlüssel 1 in der RV das Kennzeichen "Verzicht auf die RV-Freiheit für geringfügig entlohne Beschäftige zu aktivieren. Geringfügige Beschäftigung mit Eintritt bis Ende 2012 und Verzicht auf RV-Freiheit Das Kennzeichen "Verzicht auf die RV-Freiheit für geringfügig entlohnte Beschäftigte" wird mit der Angabe ("Opt-in") sowie "Bestandsschutz" ergänzt und inaktiv dargestellt. Dieses Kennzeichen wird nur dann angezeigt, wenn es VOR dem aktiviert wurde. Geringfügige Beschäftigung mit Eintritt bis Ende 2012 und Erhöhung des Arbeitsentgeltes in 2013 Erhöht der Arbeitgeber nach dem 31. Dezember 2012 das regelmäßige Arbeitsentgelt auf eine Betrag von mehr als 400 Euro und weniger als 450,01 Euro, gilt für die Beschäftigung das neue Recht. Somit tritt bei dem bisher versicherungsfreien Minijob Versicherungspflicht in der Rentenversicherung ein (außer der Beschäftigte ist Bezieher einer Vollrente wegen Alters oder Pensionär). Der "Minijobber" kann sich jedoch von der Versicherungspflicht befreien lassen. Daraus resultiert, dass bei einem Beitragsgruppenschlüssel 5 zur RV das Entgelt der Abrechnung geprüft wird. Überschreitet das sv-pflichtige Entgelt 400,00 Euro wird in der Bruttolohnerfassung eine entsprechende Datensatz-Statusmeldung ausgewiesen und die Abrechnung wird gesperrt. Die Abrechnungsvorgabe muss geprüft und entsprechend angepasst werden. 7

10 Folgende Möglichkeiten bestehen: Beitragsgruppenschlüssel RV 1 Beitragsgruppenschlüssel RV 5 und Kennzeichen "Opt-out" ist aktiviert Beitragsgruppenschlüssel RV 5 und Rentenart 4, 8 oder 9 In 2012 Gleitzonenregelung mit einem Entgelt zwischen 400,01 Euro und 450,00 Euro Bei Arbeitnehmern, die bereits vor dem beschäftigt waren, und das Entgelt 450,00 Euro nicht übersteigt, wird weiterhin die Gleitzonenformel (nicht der Faktor!) aus 2012 angewendet (F x (2 - F) x (AE - 400)). Erhöhung der Mindesbeitragsbemessungsgrenze auf 175,00 Euro Ab dem wird auch die Mindestbeitragsbemessungsgrundlage angepasst. Pflichtbeiträge zur Rentenversicherung werden von mindestens 175,00 Euro erhoben. Beachten Sie: Diese Hinterlegung ist in den Systemvorgaben (Parameter) enthalten und wird daher durch das Update der Jahresaktualisierung 2013 automatisch eingespielt. Eine Anpassung durch den Anwender ist NICHT erforderlich. Die angepasste Mindestbeitragsbemessungsgrundlage findet auch bei geringfügig entlohnten Beschäftigungen Anwendung, die bereits vor dem begonnen haben. Daraus ergeben sich z.b. folgende neuen Werte: Entgelt: 160,00 Euro RV-Beitrag 2013 in Höhe von 18,9 % von 175,00 Euro = 33,08 Euro AG-Beitrag in Höhe von 15 % von 160,00 Euro = 24,00 Euro Differenz, die vom Arbeitnehmer zu tragen ist: 9,08 Euro Fehlzeiten - Anpassung "Erhaltene Sozialleistungen" Die Angabe "Erhaltene Sozialleistungen" in den Fehlzeiten wurde mit Wirkung ab von einem Tageswert auf einen Monatswert umgestellt. Beachten Sie: Bei Eingabe von Fehlzeiten bis ist ein Tageswert, bei Eingabe von Fehlzeiten ab ist ein Monatswert zu hinterlegen GKV-Monatsmeldung Allgemeine Informationen Ab dem Meldezeitraum ist der Arbeitgeber verpflichtet beim Tatbestand der versicherungspflichtigen Mehrfachbeschäftigung bei verschiedenen Arbeitgebern eine monatliche GKV-Monatsmeldung abzugeben. Dies resultiert aus den melderechtlichen Vorschriften für den 8

11 Arbeitgeber nach 28a Abs.1 Nr. 10 SGB IV, welche zum 01. Januar 2012 ergänzt wurden. Die Meldungen sind durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung monatlich an die zuständige Einzugsstelle zu melden. Diese Meldungen enthalten unter anderem Angaben zum monatlichen Entgelt, zu geleisteten Einmalzahlungen und zu Sozialversicherungstagen. GKV-Monatsmeldungen sind durch den Arbeitgeber abzugeben: wenn der Arbeitnehmer bei mehreren Arbeitgebern beschäftigt ist für unständig Beschäftigte wenn der Beschäftigte weitere Einnahmen erzielt, die in der gesetzlichen Krankenversicherung beitragspflichtig sind NICHT zu melden sind: Geringfügig Beschäftigte ausschließlich in der UV Versicherte Arbeitnehmer, die Mitglied einer landwirtschaftlichen Krankenkasse sind Mitteilungen der Einzugsstelle Die Einzugsstelle übermittelt durch gesicherte und verschlüsselte Datenübertragung dem Arbeitgeber nach 28h Abs. 2a SGB IV u.a. folgende Informationen: ab welchem Zeitpunkt und mit welchem Verfahren die Beitragsbemessung anzuwenden ist Mehrfachbeschäftigung den Bezug mehrerer beitragspflichtiger Einnahmen des Mitglieds Ansichten und Angaben in den verschiedenen Bereichen In folgenden Bereichen erhalten Sie Angaben und Informationen zum Thema "GKV-Monatsmeldung" Parameter - Einzugsstellen - Annahmestellen Innerhalb der PARAMETER - EINZUGSSTELLEN - ANNAHMESTELLEN steht Ihnen das Register: RÜCKM. GKV-MONATSM. zur Verfügung. Hier sind die Nachrichten bezüglich jener Dateien enthalten, die vom Kommunikationsserver abgerufen wurden. 9

12 Stammdaten - Mitarbeiter - Lohn-Abrechnungsdaten Im Bereich der Lohn-Abrechnungsvorgaben (STAMMDATEN - MITARBEITER - Register: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN) wurde mit WISO Kaufmann Version 2013 und aktiviertem Menüband die Ansicht neu gestaltet. Im linken Bereich werden in einer Baumstruktur die Beschäftigungsverhältnisse und die jeweils dazugehörenden Datenbereiche angezeigt. Jedes Beschäftigungsverhältnis gliedert sich in: Grundlagen der Abrechnung: Enthält alle Vorgaben, die für die Abrechnung des Mitarbeiters relevant sind. Dazu zählen: Abrechnungsvorgaben Fehlzeiten KUG Externe Grundlagen: Hier werden elektronisch empfangene Daten, welche bei der Abrechnung zu berücksichtigen sind, gespeichert. Dazu gehören: Nachricht GKV-Monatsmeldung: Es werden hier die Rückmeldungen der Einzugsstellen angezeigt, wenn GKV-Monatsmeldungen einzureichen sind bzw. wenn diese nicht mehr abgegeben werden müssen. Mehrfachbeschäftigung: Es werden die Rückmeldungen der Einzugsstellen über das Gesamtentgelt und über die Einmalzahlungen für einen oder ab einem Abrechnungszeitraum angezeigt. Es handelt sich dabei um das Entgelt aus allen sv-pflichtigen Beschäftigungen, welches für die Abrechnung des Mitarbeiters herangezogen wird. Dieses Entgelt wird im Lohnkonto im Bereich "sozialversicherungspflichtige Bruttobezüge" unter "amtl. lfd. Gesamtentgelt" und "amtl. EGA gesamt" ausgewiesen. Abrechnungsergebnisse: Enthält die Ergebnisse aufgrund der Abrechnungen. Dazu zählen: Abrechnungen Durchschnittsdaten Zu meldende Daten: Enthält alle Daten, welche in elektronischer Form zu melden bzw. zu 10

13 übertragen sind. Dies sind: SV-Meldungen Versand GKV-Meldungen: Enthält die zu meldenden Datensätze mit dem jeweiligen Entgelt, sofern mehrere sozialversicherungspflichtige Beschäftigungsverhältnisse bestehen. Die Meldepflicht wurde entweder durch die Einzugsstelle bekannt gegeben (Externe Grundlagen Nachricht GKV-Monatsmeldung) oder die Meldepflicht wurde von WISO Kaufmann automatisch durch die Hinterlegung in den Abrechnungsvorgaben unter "Hauptbeschäftigung bzw. Nebentätigkeit" (Register: Allgemein) erkannt. Lohnsteuerbescheinigungen Stammdaten - Mitarbeiter - "Externe Meldungen verarbeiten" Beim Abruf der Nachrichten von den Annahmestellen werden bei Mehrfachbeschäftigung Angaben geliefert, die in den Mitarbeiter-Stammdaten eingepflegt werden müssen. Je nach Sachverhalt hat dies auch Einfluss auf die Abrechnung des jeweiligen Mitarbeiters. Führen Sie zum Einpflegen dieser Daten die Funktion "Externe Meldungen verarbeiten" aus. Sie finden diese Funktion unter STAMMDATEN - MITARBEITER - Register: START in der SCHNELLWAHL oder über die Schaltfläche: WEITERE Übergeben / Auswerten - (Beitragsabrechnungen) übertragen Das Versenden und Abrufen der Daten erfolgt über Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - Schaltfläche: (Beitragsabrechnungen) ÜBERTRAGEN. Nach Eingabe des Kennwortes kann die "Art der zu versendenden Daten" ausgewählt werden. 11

14 Bei Auswahl der Option "GKV" werden die GKV-Meldungen aus dem Bereich STAMMDATEN MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - ZU MELDENDE DATEN - VERSAND GKV-MELDUNGEN versendet. Bei Auswahl der Option "Nachrichten der Annahmestelle abrufen" werden auch die von den Einzugsstellen bereitgestellten Daten zu GKV-Monatsmeldungen abgerufen. Diese Daten stehen nach Ausführung der Funktion "Externe Meldungen verarbeiten" in den Stammdaten der Mitarbeiter unter "Lohn-Abrechnungsdaten - Externe-Grundlagen" zur Verfügung Felder in der Erfassung (Lohnkonto) Das Lohnkonto (Bereich: ERFASSUNG) enthält im Bereich "sozialversicherungspflichtige Bruttobezüge" folgende Felder, welche die GKV-Monatsmeldung betreffen: Quelle andere SV-Bruttobezüge Keine Zusammenrechnung in der AV amtl. lfd. Gesamtentgelt amtl. EGA gesamt Regelmäßiges Jahresentgelt Quelle ander SV-Bruttobezüge Diese Information bezieht sich auf die Eintragungen in den Feldern "Mehrfachbeschäftigung", "amtl. lfd. Gesamtentgelt" und "amtl. EGA gesamt". Eigene Angaben: Dies bedeutet, dass die Vorgabe "Mehrfachbeschäftigung" durch Sie selbst eingegeben wurde. Amtliche Vorgabe: Dies bedeutet, dass die Vorgabe auf Grund der abgerufenen und verarbeiteten Nachrichten der Einzugsstellen eingetragen wurde. Keine Zusammenrechnung in der AV (bis Ende 2012) Dieses Feld wird angezeigt, sobald innerhalb der ERFASSUNG - Schaltfläche: ERFASSEN "ABRECHNUNG FÜR... ERFASSEN" auf dem Register: VORGBABEN unter Mehrfachbeschäftigung - "Keine Zusammenrechnung in der AV" eine Auswahl getroffen wurde. JA: bedeutet, dass die Entgelte im Bereich der AV NICHT zusammengerechnet werden. Es wird nur das Entgelt der Beschäftigung für die Beitragsermittlung in der AV herangezogen. NEIN: bedeutet, dass die Entgelte für die Beitragsermittlung in der AV zusammengerechnet werden. Keine Zusammenrechnung in der AV (ab 2013) Das Kennzeichen wird nur noch durch eingehende GKV-Monatsmeldungen gesteuert. Die manuelle Angabe in den Vorgaben der Bruttolohnerfassung ist nicht mehr möglich. 12

15 amtl. lfd. Gesamtentgelt Das amtliche laufende Gesamtentgelt wird durch die Einzugsstelle bekannt gegeben und durch den Nachrichtenabruf in den Annahmestellen gespeichert. Nach Ausführung der Funktion "Ext. Meldungen verarbeiten" wird das Gesamtentgelt unter "Mehrfachbeschäftigung" (Lohn-Abrechnungsdaten - Externe Grundlagen) eingepflegt und in die Bruttolohnerfassung übertragen. amtl. EGA gesamt Das amtliche einmalgezahlte Arbeitsentgelt gesamt wird ebenfalls durch die Einzugsstelle bekannt gegeben. Die Verarbeitung erfolgt analog zur Verarbeitung des "amtlichen laufenden Gesamtentgelts". Regelmäßiges Jahresentgelt Ab dem ist der Arbeitgeber verpflichtet, bei Mehrfachbeschäftigung und Arbeitsentgelt innerhalb der Gleitzone, eine Beurteilung (gewissenhafte SChätzung) über das regelmäßige Jahresentgelt zu treffen. Diese Angabe bezieht sich immer vorausschauend auf 12 Monate, nicht auf das Kalenderjahr. Die Erfassung erfolgt innerhalb einer Abrechnung auf dem Register: VORGABEN im Feld: "REGELM. JAHRESENTGELT". Nach der Hinterlegung wird dieser Wert automatisch in den folgenden Monat vorgetragen und in der GKV-Monatsmeldung entsprechend berücksichtigt Ablauf allgemein Voraussetzung: WISO Kaufmann - Version: 13.0.xxxx (mit Menüband) Wenn Sie mehrere Mandanten verwalten, sind alle Mandanten, die an der elektronischen Übertragung teilnehmen, vor dem ERSTEN "Nachrichtenabruf" einmal neu zu starten. Ansonsten erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis und der Versand wird abgebrochen Stammdaten - Versand GKV-Monatsmeldung Sobald Ihre Software den o.a. Stand aufweist, erkennt WISO Kaufmann aufgrund des Personengruppenschlüssels und der Vorgaben zur "Haupt- bzw. Nebenbeschäftigung" (STAMMDATEN MITARBEITER Register: LOHN-ABRECHNUNGSDATEN ABRECHNUNGSVORGABEN - Register: ALLGEMEIN) die sog. Mehrfachbeschäftigung. Damit die GKV-Monatsmeldungen der Entgelte erzeugt werden, haben Sie zwei Möglichkeiten: 13

16 1. Mitarbeiterdatensatz einmal öffnen und mit OK wieder schließen oder 2. Nettolohnberechnung für aktuellen Monat durchführen (Register: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN Schaltfläche: ABRECHNUNG - Option: "nur für aktuellen Monat durchführen") Im Anschluss können die zu versendenden Daten unter STAMMDATEN - MITARBEITER LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - ZU MELDENDE DATEN - VERSAND GKV-MONATSMELDUNG eingesehen werden Versand bzw. Abruf der Daten Starten Sie in gewohnter Weise den Versand der Daten. Nach Eingabe des Kennwortes können folgende Daten gewählt werden: Bei Auswahl der Option "GKV" werden die GKV-Meldungen aus dem Bereich STAMMDATEN MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN - ZU MELDENDE DATEN - VERSAND GKV-MELDUNGEN versendet. Bei Auswahl der Option "Nachrichten der Annahmestelle abrufen" werden auch die von den Einzugsstellen bereitgestellten Daten zu GKV-Monatsmeldungen abgerufen. Folgende Informationen / Daten werden ggfs. von den Einzugsstellen zur Verfügung gestellt: Information, ob für einen Mitarbeiter künftig eine GKV-Monatsmeldung abgegeben werden muss bzw. nicht mehr erstellt werden muss Verarbeitung der eingegangenen Nachrichten Das Verarbeiten der Daten können Sie direkt über die Benutzernachrichten ausführen. Öffnen Sie dazu die Nachricht und wählen Sie im folgenden Fenster die Schaltfläche: JETZT: EXT. MELDUNGEN VERARBEITEN. 14

17 Alternativ können Sie die Verarbeitung der Daten auch in den Mitarbeiter-Stammdaten durchführen. Unter STAMMDATEN - MITARBEITER - Register: START steht Ihnen in der SCHNELLWAHL die Funktion: EXT. MELDUNGEN VERARBEITEN zur Verfügung. Ein Assistent führt Sie durch die Bearbeitung. Im Fenster "Bereichsauswahl" ist die Option "GKV-Monatsmeldung" zu aktivieren. Liegen Rückmeldungen von Sozialversicherungsnummern für Mitarbeiter vor, können diese mit der Option "SV-Nummer" in die Mitarbeiter-Stammdaten eingelesen werden. In der abschließenden Zusammenfassung wird die Anzahl der Datensätze aufgeführt. Nach dem Fertigstellen erhalten Sie ein ausführliches Protokoll zur Verarbeitung von externen Meldungen. Dieses Protokoll kann auch zu einem späteren Zeitpunkt erneut eingesehen werden (Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: PROTOKOLLE). 15

18 Prüfung der verarbeiteten Daten Unter STAMMDATEN - MITARBEITER - LOHN-ABRECHNUNGSDATEN GRUNDLAGEN können die übernommen Daten geprüft werden. - EXTERNE Nachricht GKV-Monatsmeldung Hier erhalten Sie eine Mitteilung, falls für einen Mitarbeiter künftig eine GKV-Monatsmeldung abgegeben werden muss oder umgekehrt künftig keine mehr abgegeben werden muss. Mehrfachbeschäftigung In diesem Bereich werden die von der Einzugsstelle gemeldeten Gesamtentgelte und Einmalzahlungen zu oder ab einem Abrechnungszeitraum eingetragen. Dieses Gesamtentgelt wird zur Abrechnung des Mitarbeiters herangezogen und im Lohnkonto Bereich: "sozialversicherungspflichtige Bruttobezüge" unter "amtl. lfd. Gesamtentgelt" und "amtl. EGA gesamt" ausgewiesen Auswirkung Durch die gemeldeten Gesamtentgelte werden i.d.r. Korrekturen ausgelöst. Dies passiert, da zwischen der Meldung durch den Arbeitgeber und der Rückmeldung durch die Einzugsstelle eine zeitliche Verzögerung liegt. Beispiel: Einer Ihrer Mitarbeiter beginnt im Januar eine zweite sozialversicherungspflichtige Beschäftigung. Der Mitarbeiter teilt Ihnen dieses zusätzliche Entgelt nicht mit. Sie haben daher nur die Möglichkeit in WISO Kaufmann die zweite Beschäftigung unter "Hauptbeschäftigung bzw. Nebentätigkeit" zu hinterlegen. Dadurch erkennt WISO Kaufmann die Mehrfachbeschäftigung und es kann eine GKV-Monatsmeldung versendet werden. Zum Monatsende nehmen Sie die Abrechnung des Mitarbeiters vor. Da Ihnen keine Informationen über das Entgelt der Nebenbeschäftigung vorliegt, führen Sie die Abrechnung ohne weitere Vorgaben aus. Der Arbeitgeber der zweiten Beschäftigung erstellt seine Abrechnungen generell erst zum 5. des Monats, sodass die Mitteilung über sein Entgelt an die Einzugsstelle erst zum 10. des Monats gemeldet wird. Zu diesem Zeitpunkt haben Sie bereits die Lohn- und Gehaltsforderung beglichen, den Monatsabschluss ausgeführt und befinden sich im Abrechnungsmonat Februar. Führen Sie nun einen "Nachrichten-Abruf" aus, kann der Kommunikationsserver eine Meldung zur Mehrfachbeschäftigung mit dem Gesamtentgelt für bzw. ab Januar beinhalten. Dies führt bei der Verarbeitung der Externen Meldungen zu einer Korrektur für den Januar. Empfehlung: Rufen Sie VOR der Abrechnung die Nachrichten ab. Stehen Daten zur Verfügung, können diese noch verarbeitet werden. 1.3 FiBu

19 1.3.1 E-Bilanz Allgemeines zur E-Bilanz Am Ende eines Geschäftsjahres muss die abgeschlossene Bilanz des Unternehmens zum Finanzamt. Ab 2013 gilt dafür eine neue Regelung. Die E-Bilanz - eine elektronische Übermittlung der Daten, die diesen Transfer schnell und unkompliziert regeln soll. Dabei sind gesetzliche Vorschriften genau einzuhalten. Die E-Bilanz bedeutet aber deutlich mehr als "nur" eine technische Umstellung. Erstmals wird eine steuerliche Gliederung für die Bilanz und GuV vorgegeben (Taxonomie). Die Taxonomie ist aufgrund ihres hohen Detaillierungsgrades die zentrale Herausforderung der E-Bilanz. Die E-Bilanz soll Auskunft geben über: die Handelsbilanz (mit Überleitungsrechnung) bzw. die Steuerbilanz steuerliche Gewinn- und Verlustrechnung die Ergebnisverwendungsrechnung die Kapitalkontenentwicklung (bei Personengesellschaften) Anwendungsbereich 5b EStG gilt für alle Unternehmen, die ihren Gewinn nach 4 Abs. 1, 5 oder 5a EStG ermitteln. Danach sind die Inhalte einer Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung durch Datenfernübertragung zu übermitteln (E-Bilanz), wenn diese nach den handels- oder steuerrechtlichen Bestimmungen aufzustellen sind oder freiwillig aufgestellt werden. Die Pflicht zur elektronischen Übermittlung gilt auch für die Eröffnungsbilanzen sowie berichtigte oder geänderte Bilanzen. Darüber hinaus sind auch durch Umwandlungsfälle aufzustellende Bilanzen und Bilanzen, die anlässlich einer Betriebsveräußerung, Betriebsaufgabe oder des Wechsels der Gewinnermittlungsart notwendig sind, zu erstellen. Dies gilt unabhängig von der Rechtsform und der Größe des Bilanzierenden. Wie sind zukünftig Form und Inhalt der elektronischen Datenübermittlung gestaltet? Der Inhalt der Bilanz sowie der Gewinn- und Verlustrechnung sind nach dem aktuellen Anwendungsschreiben vom 28. September 2011 künftig in Form eines von der Finanzverwaltung vorgeschriebenen Datensatzes zu übermitteln. Dafür muss der sog. XBRL-Standard verwendet werden und die Datensätze müssen der steuerlichen XBRL-Taxonomie entsprechen. 17

20 Was ist XBRL? XBRL (extensible Business Reporting Language) ist ein international verbreiteter Standard für den elektronischen Datenaustausch von Unternehmensinformationen. Die Struktur, aus der ein XBRL-Informationspaket besteht, wird mittels einer sogenannten Taxonomie genau definiert. Was ist eine Taxonomie? Die Taxonomie definiert dabei die verschiedenartigen Elemente, wie etwa die einzelnen Positionen von Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung, als auch ihre Beziehung zueinander. Im Wesentlichen ist unter dem Begriff Taxonomie ein erweiterter Kontenrahmen zu verstehen, den die Finanzverwaltung als Mindeststandard definiert. Diese Taxonomie gibt auch die Gliederungstiefe innerhalb der Gewinn- und Verlustrechnung vor. Zu beachten ist dabei, dass die Aufstellung einer steuerlichen Gewinn- und Verlustrechnung bisher nicht erforderlich war. Kerntaxonomie - Branchentaxonomie - Spezialtaxonomie Grundsätzlich sind Steuerpflichtige zur Anwendung der Kerntaxonomie verpflichtet. Sie stellt die branchenund rechtsformunabhängige Standardtaxonomie dar. Daneben gibt es Branchentaxonomien für bestimmte Wirtschaftszweige sowie Spezialtaxonomien. Bei letzterem handelt es sich um Spezialtaxonomien für Banken und Versicherungen oder Ergänzungstaxonomien für Wohnungswirtschaft, Verkehrsunternehmen, Land- und Forstwirtschaft, Krankenhäuser, Pflegeeinrichtungen und kommunale Eigenbetriebe. Die Steuertaxonomie besteht jeweils aus einem GCD-Modul (Global Common Data-Modul), welches eine Abfrage der Stammdaten des Unternehmens beinhaltet, sowie einem GAAP-Modul (Generally Accepted Accounting Principles-Modul), das die Abfragen des steuerlichen Jahresabschlusses beinhaltet. Mussfelder Die Mussfelder bestimmen den Mindestumfang des amtlich vorgeschriebenen Datensatzes i.s. d 5b EStG. Wenn sich ein Mussfeld nicht mit Werten füllen lässt, z.b. weil aufgrund der Rechtsform des Unternehmens kein dem Mussfeld entsprechendes Buchungskonto geführt wird oder weil sich die benötigte Information aus der ordnungsmäßigen individuellen Buchführung nicht ableiten lässt, ist zur erfolgreichen Übermittlung des Datensatzes die entsprechende Position "leer" (technisch mit NIL für "Not in List") zu übermitteln. Auch hierdurch wird es vor allem kleineren und mittleren bilanzierenden Unternehmen möglich sein, die E-Bilanz zu übermitteln. Auffangspositionen Von besonderer Bedeutung für die E-Bilanz sind die sog. Auffangpositionen. Sie werden dann genutzt, wenn für einen bestimmten Sachverhalt eine durch Mussfelder vorgegebene Differenzierung nicht aus der Buchführung abgeleitet werden kann Was ist nach dem Update zu tun? Nach dem Aufspielen des Update empfehlen wir folgende Vorgehensweise: 18

21 1. Kontenplan aktualisieren (ist nicht zwingend erforderlich) 2. Kontengliederung einspielen 3. Auswahl der Rechtsform 4. Kontengliederung an eigene Bedürfnisse anpassen 5. Bilanz aufbauen und prüfen zu 1. Kontenplan aktualisieren Beachten Sie: - Haben Sie Konten gelöscht, werden diese durch das Aktualisieren wieder eingefügt. - Haben Sie z.b. mittels Importen und Exporten den Kontenplan gewechselt (z.b. von SKR04 auf SKR03) dürfen Sie das Aktualisieren NICHT ausführen. In diesem Falle müssen Sie die benötigten Konten manuell anlegen. Unter STAMMDATEN - KONTENPLAN - Schaltfläche: WEITERE - KONTENPLAN AKTUALISIEREN kann der Kontenplan entsprechend aktualisiert werden. Es werden dadurch alle neu zur Verfügung stehenden Konten sowie die neue Kontengliederung "E-Bilanz nach EStG 5b ab (HGB-Taxonomiy 5.0 vom )" automatisch angelegt. Siehe auch Kapitel "Der Kontenplan für die E-Bilanz in WISO Kaufmann ( siehe Seite 19). zu 2. Kontengliederung einspielen (erforderlich, wenn KEINE Aktualisierung des Kontenplans ausgeführt wurde) Erfolgte KEINE Aktualisierung des Kontenplans, so kann das neue Gliederungsschema über die Schaltfläche: PARAMETER - KONTENPLAN - KONTENGLIEDERUNGEN - Schaltfläche: AUS VORGABEN LADEN eingepflegt werden. zu 3. Auswahl der Rechtsform siehe Kapitel "Auswahl der Rechtsform" ( siehe Seite 20) zu 4. Kontengliederung an eigene Bedürfnisse anpassen siehe Kapitel "Das Gliederungsschema für die E-Bilanz in WISO Kaufmann" ( siehe Seite 21). zu 5. Bilanz aufbauen und prüfen siehe Kapitel "E-Bilanz erstellen und prüfen" ( siehe Seite 26) Der Konteplan für die E-Bilanz in WISO-Kaufmann In WISO Kaufmann wurden die Kontenpläne SKR03 und SKR04 aufgrund der E-Bilanz-Taxonomie (HGB-Taxonomie 5.0) geändert bzw. ergänzt. 19

22 Beachten Sie: - Haben Sie Konten gelöscht, werden diese durch das Aktualisieren wieder eingefügt. - Haben Sie z.b. mittels Importen und Exporten den Kontenplan gewechselt (z.b. von SKR04 auf SKR03) dürfen Sie das Aktualisieren NICHT ausführen. In diesem Falle müssen Sie die benötigten Konten manuell anlegen. Wenn Sie Ihren Kontenplan aktualisieren möchten, wählen Sie unter STAMMDATEN KONTENPLAN - Schaltfläche: WEITERE - den Eintrag: KONTENPLAN AKTUALISIEREN. - Es werden dadurch alle neu zur Verfügung stehenden Konten sowie die neue Kontengliederung "E-Bilanz nach EStG 5b ab (HGB-Taxonomiy 5.0 vom )" automatisch angelegt Auswahl der Rechtsform Nachdem Sie die Kontengliederung eingefügt haben, ist die Kontengliederung für die E-Bilanz zu öffnen. Beim ersten Öffnen erhalten Sie die Abfrage bezüglich der Rechtsform des Unternehmens. Die Auswahl der Rechtsform bewirkt, dass die Standard-Vorgabe-Konten bereits den korrekten Gliederungspositionen zugeordnet werden. Nach der Auswahl öffnet sich die Kontengliederung der E-Bilanz. 20

23 Das Gliederunsschema für die E-Bilanz in WISO-Kaufmann Über die Schaltfläche: PARAMETER - KONTENPLAN - KONTENGLIEDERUNG erreichen Sie u.a. das Gliederungsschema "E-Bilanz nach EStG 5b ab (HGB-Taxonomy 5.0 vom )". Die neue Kontengliederung unterteilt sich in die Bereiche: Stammdaten und Berichtsprüfung (GCD-Modul) Inhaltliche Definitionen des Abschlussberichts (unterteilt in die entsprechenden Bereiche) Der Bereich "Stammdaten und Berichtsprüfung (GCD-Modul)" beinhaltet die Stammdaten des Unternehmens. GCD steht dabei für "Global Common Document". Die Informationen zum steuerlichen Jahresabschluss befinden sich in den entsprechenden Berichtsbestandteilen. Hier erfolgt die Zuordung Ihrer Konten zu den einzelnen Bilanzpositionen Schaltflächen und Felder der E-Bilanz Auf der Registerkarte: Erfassung stehen folgende Schaltflächen zur Verfügung: 21

24 Einstellungen Diese Schaltfläche ist insbesonders für den Gliederungspunkt "Jahresüberschuss/-fehlbetrag (Bilanz) - bei Kapitalgesellschaften" von Bedeutung. Dieser Punkt befindet sich unter "Bilanzsumme, Summe Passiva - Eigenkapital". Über die Schaltfläche: EINSTELLUNGEN können Sie festlegen, ob es sich beim Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag aus der Gewinn-und Verlustrechnung um eine Aktiva-, Passiva- oder Kapitalposition gemäß 268 HGB handelt. Alternativ kann auch der Eintrag "Gliederungsreferenz" gewählt werden. In diesem Falle ist die Gliederung der Gewinn- und Verlustrechnung auszuwählen. Dadurch werden die Werte auf Grundlage der gewählten GuV ermittelt und in die Bilanz übertragen. Standardmäßig ist "Gliederungsreferenz" ausgewählt. Eintrag suchen Sie können eine Suchbegriff eingeben. Dieser Begriff wird nun in der gesamten Kontengliederung gesucht und der erste Treffer wird direkt angezeigt. Mittels F3-Taste wird die Suche fortgesetzt und der nächste Treffer wird angezeigt. Suchen Es öffnet sich das Fenster "Konto-Datensatz suchen". 22

25 Durch Betätigen der Schaltfläche: ÜBERNEHMEN & SCHLIESSEN wird das ausgewählte Konto in der Kontengliederung der E-Bilanz gesucht. Es öffnet sich automatisch der Gliederungspunkt, welchem das ausgewählte Konto zugeordnet ist. Felder der Kontengliederung "E-Bilanz" Darüberhinaus stehen im rechten Bereich Felder zur näheren Bestimmung der jeweiligen Gliederungsposition zur Verfügung. Welche Felder und Kennzeichen angezeigt werden, ist vom jeweiligen Gliederungspunkt abhängig. 23

26 Hier erfolgt eine Unterteilung in: Kurzbezeichner für Druck "Vorgabe" für die jeweilige Gliederungsposition (z.b. Erstellungsdatum) Formel Information Eigenschaften Kurzbezeichner für Druck In diesem Feld haben Sie die Möglichkeit, Variablen für ein eigenes Drucklayout zu definieren. Diese Variable steht Ihnen in der Layoutgestaltung unter "Variablen - direkt" zur Verfügung, und kann in Ihren Layouts entsprechend verwendet werden. "Vorgaben" und Formeln Hier haben Sie die Möglichkeit, Vorgaben zur Feldbelegung für den Druck bzw. die Übertragung der E-Bilanz vorzunehmen. Im Feld "Vorgaben" (z.b. Erstellungsdatum) können Sie einen Wert fest vorgeben. Dieser Wert wird bei jedem Aufruf der E-Bilanz direkt eingetragen. Durch das Hinterlegen einer Formel wird beim Druck bzw. der Übertragung diese Formel ausgewertet und das Ergebnis in das Feld eingetragen (z.b. $GetAktDate() trägt das "Rechner-Datum" ein). Information Sie erhalten zu vielen Gliederungspunkten weiterführende Informationen, welche Ihnen beim Ausfüllen der Felder und bei der Festlegung der Eigenschaften behilflich sein können. Eigenschaften Position in E-Bilanz eintragen Wert abfragen Optional Betrag in Oberposition addieren (+) 24

27 Betrag in Oberposition subtrahieren (-) Betrag in Oberposition ignorieren () Position in E-Bilanz eintragen Gliederungspunkte mit diesem Kennzeichen werden bei der Erstellung der E-Bilanz berücksichtigt. Wird das Kennzeichen deaktiviert, erfolgt entsprechend keine Übertragung. Wert abfragen Die Aktivierung dieses Kennzeichens bewirkt, dass das betreffende Feld vor dem Aufbau der E-Bilanz abgefragt wird. Wir empfehlen dieses Kennzeichen nur dann zu aktivieren, wenn es sich um ein Feld handelt, das mit unterschiedlichen Werten je nach Druck bzw. Druckzeitpunkt gefüllt werden soll. Optional Dieses Kennzeichen ist von der Finanzverwaltung vorgegeben und kann nicht verändert werden. Es steuert, ob Felder in der E-Bilanz Mussfelder sind oder ob diese optional übertragen werden können. Handelt es sich um ein "optionales Feld", erfolgt eine Übertragung nur dann, wenn in diesem Gliederungspunkt ein Wert enthalten ist. Betrag in Oberposition addieren / subtrahieren / ignorieren Die Aktivierung dieser Kennzeichen steuert, wie der in diesem Gliederungspunkt enthaltene Wert im nächst höheren Gliederungspunkt berücksichtigt werden soll Der Gliederungsbereich "Stammdaten und Berichtsprüfung (GCD-Modul)" Der Gliederungsbereich "Stammdaten und Berichtsprüfung (Global Common Document)" unterteilt sich in drei Bereiche, welche die jeweiligen Stammdaten zu den einzelnen Bereichen enthalten. Dokumentinformation: enthält u.a. die Vorgaben hinsichtlich des Erstellungsdatums, des Dokumentenerstellers sowie der Dokumentenrevision. Informationen zum Bericht: hier sind die genauen Angaben zur Bilanz zu hinterlegen, wie z.b. die Berichtsperiode, Angaben zur Berichtsprüfung, Bilanzart, GuV Format, usw. 25

28 Informationen zum Unternehmen: enthält alle allgemeinen Informationen zum Unternehmen, wie z.b. Name, Rechtsform, Handelsregisternummer, Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, usw Der Gliederungsbereich "Inhaltliche Definition des Abschlussberichtes" In diesem Bereich erfolgt die Kontenzuordnung zu den einzelnen Gliederungspositionen. Nähere Informationen zum Thema "Kontenzuweisung" entnehmen Sie bitte dem Kapitel "Kontenplan (Parameter) - Kontengliederungen". Darüber hinaus stehen Ihnen Informationen sowie die Möglichkeit Eigenschaften für jede Gliederungsposition zu hinterlegen zur Verfügung. Informationen dazu entnehmen Sie bitte dem Kapitel "Schaltflächen und Felder der E-Bilanz". ( siehe Seite 21) E-Bilanz erstellen / prüfen / übertragen Über den Bereich KONTENANALYSE - KONTENGLIEDERUNGEN kann die E-Bilanz erstellt werden. 26

29 Wählen Sie das Gliederungsschema aus und betätigen Sie die Schaltfläche: WEITER. Im nächsten Fenster werden die Eigenschaften eingegeben: Nehmen Sie die gewünschten Einstellungen vor und betätigen Sie erneut die Schaltfläche: WEITER. Im nun folgenden Fenster werden jene Felder abgefragt, für die in der Kontengliederung (Parameter) das Kennzeichen "Wert abfragen" aktiviert wurde (siehe auch Kapitel: Schaltflächen und Felder der E-Bilanz ( siehe Seite 21)). 27

30 Durch Betätigen der Schaltfläche: AUFBAUEN werden die Werte der E-Bilanz ermittelt. Nach dem Aufbau können Sie die Bilanz einer Prüfung unterziehen, sowie die Übertragung und/oder den Druck veranlassen. E-Bilanz prüfen Um die E-Bilanz prüfen zu können, rufen Sie die Funktion "ElStEr-ÜBERGABE" auf. Wählen Sie für die Prüfung die Option: SOFTWARETEST. Folgende Sachverhalte werden geprüft: Prüfung auf Vollständigkeit Prüfung über ElStEr nach ElStEr-Kriterien Prüfung, ob eine ElStEr-Anbindung für die spätere Übertragung angelegt ist. Am Ende der Prüfung erhalten Sie ein Protokoll, in welchem ggfs. fehlerhafte Einstellungen angezeigt werden. Das Protokoll kann auch zu einem späteren Zeitpunkt über die Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN - Schaltfläche: PROTOKOLL eingesehen werden. Druck der E-Bilanz Im Bereich: AUSGEBEN steht Ihnen ein Druck für die E-Bilanz zur Verfügung. E-Bilanz übertragen Mittels Schaltfläche: ElStEr-ÜBERGABE erfolgt die Übertragung der E-Bilanz. 28

31 2 Jahresaktualisierung Teil 2 Beachten Sie: Das Update für die Jahresaktualisierung 2013 Teil 2 wird voraussichtlich in KW 07 zur Verfügung stehen. Folgende Themen werden in der Jahresaktualisierung Teil 2 behandelt: Erstattungsanträge elektronisch übermitteln (AAG) Elektronische Lohnsteuerkarte - ElStAM 29

32 3 Allgemeine Informationen zum Jahreswechsel 3.1 Erstellung und Übertragung der Sozialversicherungsmeldungen (Jahresmeldungen) Erstellung Wird die Lohn-/Gehaltsabrechnung mit büro+ in den Ausbaustufen standard, professional oder essential durchgeführt, werden die SV-Jahresmeldungen automatisch mit Monatsabschluss Januar erstellt. Ab Ausbaustufe commercial sowie mit ERP-complete haben Sie die Möglichkeit den Erstellungszeitpunkt über die Schaltfläche: PARAMETER - ABRECHNUNG - PARAMETER - Bereich "Sozialversicherungsmeldungen" - Eintrag: "SV-Jahresmeldungen erstellen zum Monatsabschluss von (Monat)" zu hinterlegen. Hier können die Monate Januar bis März ausgewählt werden. Übertragung der SV-Jahresmeldung Die Übertragung erfolgt in gewohnter Weise über die Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN Schaltfläche: AUSWERTEN & ÜBERTRAGEN - ÜBERTRAGEN (neben der Schaltfläche: Beitragsabrechnung drucken). Druck der SV-Jahresmeldungen Über die Registerkarte: ÜBERGEBEN / AUSWERTEN - Schaltfläche: SV-MELDUNGEN haben Sie die Möglichkeit, die erstellten Jahresmeldungen aufzurufen und zu drucken. Damit nur die Jahresmeldungen angezeigt werden, nehmen Sie unter "Datenaufbereitung aufgrund von..." die notwendigen Eingrenzungen vor. 3.2 ElStEr-Schnittstelle Allgemeine Voraussetzungen Die ElStEr-Schnittstelle dient dazu die Lohnsteueranmeldungen und Lohnsteuerbescheinigungen (Modul: Lohn) und die Umsatzsteuervoranmeldungen (Modul: FiBu) an das zuständige Finanzamt zu senden. Damit eine ElStEr-Übertragung aus dem Programm erfolgen kann, muss auf dem jeweiligen Arbeitsplatz-Rechner entweder ein direkter Internetanschluss oder ein Proxy-Server verfügbar sein (Web Anbindung). Besprechen Sie diese technischen Voraussetzungen gegebenenfalls mit Ihrem Systemadministrator. Eine Konfiguration der ElStEr-Anbindung selbst ist grundsätzlich nicht erforderlich. Ausnahme: im Bereich der Lohnsteuerbescheinigungen soll eine authentifizierte Übertragung stattfinden. 30

33 3.2.2 Einrichtung einer Web-Anbindung Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - SYSTEMEINSTELLUNGEN Register: KAUFMANN - können Sie über die Schaltfläche: Anbindungen bestehende Anbindungen bearbeiten oder neue Anbindungen einrichten. Über die Schaltfläche: NEU wählen Sie "Web-Anbindung" aus. Es öffnet sich das Fenster "Eigenschaften von "Neue Web Anbindung". 31

34 Hier wird die Konfiguration vorgenommen. Über die Schaltfläche: EINSTELLUNGEN haben Sie die Möglichkeit bei Verwendung eines Proxy Servers die notwendigen Angaben zu hinterlegen. Die Webanbindung kann direkt auf Funktion geprüft werden. Hinterlegen Sie im Bereich Test-WebAnbindung unter HTTP Adresse eine gültige Webadresse wie z.b. und betätigen Sie die Schaltfläche Test Ausführen. Bestätigen Sie die nachfolgende Sicherheitsmeldung. Bei erfolgreicher Verbindung erscheint hinter der eingegebenen HTTP Adresse ein grüner Haken. Sollte der Test fehlschlagen müssen die Vorgaben erneut geprüft und aktualisiert werden. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "OK". Um die neu erstellte Anbindung verwenden zu können, müssen Sie den Eintrag "Neue Web Anbindung" in den Systemeinstellungen unter Anbindung der Web Anbindung zuweisen. (Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - SYSTEMEINSTELLUNGEN Register KAUFMANN - ANBINDUNG - WEB ANBINDUNG). Wurde der Eintrag "Web Anbindung" ausgewählt, können Sie über die Schaltfläche "Eigenschaften" die Neue Web Anbindung als Aktive Anbindung zuweisen. Bestätigen Sie Ihre Angaben mit "OK" und schließen Sie die Systemeinstellungen Anmeldung bei "elsteronline" Soll eine authentifizierte Übertragung erforderlich. der Daten erfolgen, ist eine Anmeldung unter Sie erhalten je nach gewählter Art der Registrierung bei elsteronline eines der folgenden Zertifikatsmedien: 32

35 Zertifikat als Datei Zertifikat als ElStEr USB Stick Zertifikat als SmartCard Einrichtung einer neuen ElStEr-Anbindung Über Registerkarte: DATEI - INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - SYSTEMEINSTELLUNGEN Register: KAUFMANN - können Sie über die Schaltfläche: Anbindungen bestehende Anbindungen bearbeiten oder neue Anbindungen einrichten. Über die Schaltfläche: NEU wählen Sie "ElStEr-Anbindung" aus. Es öffnet sich das Fenster "Eigenschaften von "Neue ElStEr Anbindung". Hier wird die Konfiguration für die authentifizierte Übertragung vorgenommen, welche im nachfolgenden Kapitel beschrieben wird. 33

36 3.2.5 Konfiguration der ElStEr-Anbindung für die authentifizierte Übertragung Im Fenster: Eigenschaften von "Neue ElStEr Anbindung" werden im Register: Konfiguration über die Schaltfläche: EINSTELLUNGEN die benötigten Eintragungen vorgenommen. Dieses Fenster können Sie auf folgendem Weg erreichen: Bei der Neueinrichtung einer ElStEr-Anbindung führt Sie der Assistent automatisch zu diesem Fenster (siehe Kapitel: Einrichtung einer neuen ElStEr-Anbindung). Bei der Konfiguration einer bestehenden ElStEr-Anbindung über Registerkarte: DATEI INFORMATIONEN - EINSTELLUNGEN - SYSTEMEINSTELLUNGEN - Register: KAUFMANN Schaltfläche: Anbindungen - Eintrag: Neue ElStEr-Anbindung- Schaltfläche: Eigenschaften. Über die Schaltfläche: EINSTELLUNGEN öffnet sich das Fenster "Kommunikation Anbindung Internet Einstellungen". Auf dem Register: ElStEr 2 kann die Art der Verschlüsselung ausgewählt werden. Als Art kann gewählt werden zwischen: Nicht verschlüsseln Zertifikat aus Datei Zertifikat aus ElStEr USB Stick Zertifikat aus SmartCard Beachten Sie: die zu wählende Art ist von der der Art der Registrierung bei "elsteronline" abhängig! Wurde als Art "Zertifikat aus Datei" gewählt, kann über die Schaltfläche 34

37 die entsprechende Datei ausgewählt werden. Wurde als Art "Zertifikat aus SmartCard" gewählt, ist als Quelle die entsprechende Karte aus der Liste auszuwählen. Wurden alle Einstellungen vorgenommen, schließen Sie das Fenster über die Schaltfläche "OK" Zuweisung der neuen ElStEr-Anbindung Um eine neu erstellte Anbindung verwenden zu können, müssen Sie den Eintrag "Neue ElStEr Anbindung" in den Systemeinstellungen unter Anbindung zuweisen. Über Registerkarte: DATEI - INFORMATINEN - EINSTELLUNGEN - SYSTEMEINSTELLUNGEN wird Ihnen im Register: KAUFMANN u.a. die ElStEr-Anbindung angezeigt. Wählen Sie die "ElStEr Anbindung aus. Über die Schaltfläche: EIGENSCHAFTEN können Sie die korrekt angelegte ElStEr Anbindung als aktive Anbindung auswählen. Bestätigen Sie die Auswahl mit der Schaltfläche "OK" und schließen Sie die Systemeinstellungen. 3.3 Lohnsteuerbescheinigung drucken / übertragen Auf der Registerkarte: Übergeben/Auswerten LOHNSTEUERBESCHEINIGUNG DRUCKEN. befindet sich u.a. die Schaltfläche: Die Lohnsteuerbescheinigungen müssen am Jahresende nach der Erstellung der Abrechnung im Dezember oder bei Austritt eines Mitarbeiters während eines Abrechnungsjahres gedruckt werden. Bevor die Lohnsteuerbescheinigungen vollständig ausgedruckt werden können, ist folgendes durchzuführen: 35

38 Über den Bereich Stammdaten - Mitarbeiter - Register Lohn - Abrechnungsdaten ist für das aktuelle Beschäftigungsverhältnis unter "Zu meldende Daten" - Lohnsteuerbescheinigung die Lohnsteuerbescheinigung zu erstellen. Sind am Jahresende die Bescheinigungen für alle Mitarbeiter zu erstellen, können Sie auch im Bereich Stammdaten - Mitarbeiter über die Schaltfläche: WEITERE den Lohnsteuerbescheinigungs - Assistenten benutzen. Prüfen Sie die Bescheinigungen auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Über die ElStEr - Schnittstelle müssen die Bescheinigungen an das Finanzamt gesendet werden. Über die ElStEr - Schnittstelle muss die Anforderung des Protokolles für diese Übertragung durchgeführt werden. Werden in diesem Druck Ihre Finanzamtnummer und / oder der Name Ihres Finanzamtes nicht korrekt ausgegeben, so aktualisieren Sie diese Vorgaben über die Registerkarte: DATEI INFORMATIONEN - AKTUELLE FIRMA/FILIALE/MANDANT - MEINE FIRMA "XXX" BEARBEITEN... in Ihrem Mandantendatensatz. Diese Vorgaben werden über das Register "Finanzamt" hinterlegt. Die Übertragung der Bescheinigungen und die Anforderung des Protokolles rufen Sie über die Schaltfläche auf. Zuerst wählen Sie die Art der zu übertragenden Daten aus. Im nächsten Fenster wählen Sie den Zeitraum für die zu übertragenden Werte aus. Werden Daten für die Lohnsteuerbescheinigung übertragen, so legen Sie in der nächsten Eingabemaske fest, ob die Lohnsteuerbescheinigungen übertragen oder das Protokoll angefordert werden soll. Aktivieren Sie die Option "Nur folgende Mitarbeiter übertragen" können Sie im nächsten Fenster die Übertragung auf einen bestimmten Mitarbeiter oder auf einen eingegrenzten Mitarbeiterkreis einschränken. Ist diese Option nicht aktiviert, überprüft das System automatisch, für welche Mitarbeiter noch nicht übertragene Bescheinigungen zur Verfügung stehen. In der abschließenden Zusammenfassung, wird Ihnen angezeigt, welche Daten übertragen werden. Nach der Übertragung haben Sie die Möglichkeit ein Übertragungsprotokoll auszudrucken. Dieser Druck kann auch nachträglich über die Registerkarte: ÜBERGEBEN/AUSWERTEN PROTOKOLLE erstellt werden. 36

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