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1 Digital signierte Rechnungen mit ProSaldo.net

2 Digitale Signatur der PDF-Rechnungen Hier finden Sie eine Anleitung, wie beim erstmaligen Öffnen von digital signierten PDF- Rechnungen, die mit ProSaldo.net erstellt wurden, vorzugehen ist. Die Beschreibung sowie die Screenshot beziehen sich auf Adobe Reader Version Inhalt dieser Anleitung: 1. Was ist eine digitale Signatur Erstmaliges Öffnen einer PDF-Rechnung Zertifikat für Signatur hinzufügen Zertifikat für Zeitstempel hinzufügen Unterschrift prüfen Was ist eine digitale Signatur? Mit einer digitalen Signatur können Sie den Unterzeichner bzw. Signaturersteller identifizieren und die Integrität der signierten Informationen überprüfen. Die elektronische Signatur erfüllt somit technisch gesehen den gleichen Zweck wie eine eigenhändige Unterschrift auf Papierdokumenten. Eine digital signierte Rechnung berechtigt im Gegensatz zu einer nicht signierten Rechnung zum Vorsteuerabzug. Um eine digitale Signatur korrekt nutzen zu können, müssen ein oder mehrere Zertifikate auf Ihrem Rechner installiert werden. Grundsätzlich gibt es in ProSaldo.net zwei verschiedene Zertifikate: a) Zertifikat für die Signatur b) Zertifikat für den Zeitstempel Diese Zertifikate müssen als "vertrauenswürdig" markiert sein. Diese Einstellung muss einmalig an jedem PC erfolgen, auf dem die PDF-Rechnung geöffnet wird. 2. Erstmaliges Öffnen einer PDF-Rechnung Wenn Sie eine PDF-Rechnung mit einer digitalen Signatur zum ersten Mal öffnen, sehen Sie den Stempel der Signatur links oben auf der Rechnung: Zu diesem Zeitpunkt ist die Gültigkeit noch unbekannt, das Zertifikat ist noch nicht als "vertrauenswürdig" gekennzeichnet

3 3. Zertifikat für Signatur hinzufügen Klicken Sie auf den Stempel der Signatur, es erscheint folgender Dialog: Klicken Sie in diesem Fenster auf den Button "Unterschriftseigenschaften". Sie sehen nun folgendes Fenster: Zu diesem Zeitpunkt ist die Gültigkeit der Unterschrift noch unbekannt. Sie können weiters lesen, dass das Dokument nach dem Signieren nicht mehr verändert wurde, allerdings ist die Identität des Unterzeichners unbekannt und der Zeitstempel konnte nicht - 3 -

4 geprüft werden. Um als erstes das Zertifikat für die Signatur korrekt hinzuzufügen, klicken Sie bitte auf den Button "Zertifikat anzeigen". Nun sehen Sie Details zum Zertifikat: - 4 -

5 Wählen Sie in diesem Fenster den Karteireiter "Vertrauenswürdigkeit": Klicken Sie auf den Button "Den vertrauenswürdigen Identitäten hinzufügen " und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Klick auf "OK"

6 Danach wird folgendes Fenster angezeigt: Überprüfen Sie die Einstellungen wie am Screenshot ersichtlich und klicken Sie auf "OK"

7 Danach sehen Sie wieder folgendes Fenster: Schließen Sie das Fenster mit Klick auf "OK". Somit wurde das erste Zertifikat für die Signatur korrekt hinzugefügt

8 4. Zertifikat für Zeitstempel hinzufügen Im Fenster "Unterschriftseigenschaften" wählen Sie bitte den Karteireiter "Datum/Uhrzeit". Vor dem Hinzufügen des Zertifikats des Zeitstempels steht bei "Datum" "Nicht verfügbar". Klicken Sie unten auf den Button "Zertifikat anzeigen ": - 8 -

9 Nun sehen Sie Details zum Zertifikat: - 9 -

10 Wählen Sie in diesem Fenster den Karteireiter "Vertrauenswürdigkeit": Klicken Sie auf den Button "Den vertrauenswürdigen Identitäten hinzufügen " und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Klick auf "OK"

11 Danach wird folgendes Fenster angezeigt: Überprüfen Sie die Einstellungen wie am Screenshot ersichtlich und klicken Sie auf "OK"

12 Danach sehen Sie wieder folgendes Fenster: Schließen Sie das Fenster mit Klick auf "OK". Somit wurde das zweite Zertifikat für den Zeitstempel korrekt hinzugefügt

13 5. Unterschrift prüfen Nach dem Hinzufügen der Zertifikate können Sie die digitale Signatur prüfen, indem Sie auf den Button "Unterschrift prüfen" klicken. In der Übersicht sehen Sie die Gültigkeitszusammenfassung:

14 Wenn Sie auf den Karteireiter "Datum/Uhrzeit" klicken, sollte das Fenster nun so aussehen:

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