INTERNER SCHLUSSBERICHT Office in Motion. Arbeitswelten für die Wissensarbeitenden von morgen

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1 INTERNER SCHLUSSBERICHT Office in Motion Arbeitswelten für die Wissensarbeitenden von morgen Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk) Sibylla Amstutz, Peter Schwehr, Hartmut Schulze, Heidi Krömker Februar 2013

2 2 Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk)

3 Impressum Projektteam: Wirtschaft Vitra AG, Jürgen Dürrbaum d.velop AG (Deutschland), Thomas Malessa Fachstelle «Religion, Technik, Wirtschaft», Asha De Forschung Projektleitung: Hochschule Luzern Technik & Architektur Kompetenzzentrum Typologie & Planung in Architektur (CCTP) Sibylla Amstutz, dipl. Arch. HTL/SIA Prof. Dr. Peter Schwehr, Ing. (Arch) TU, SIA Dr. Jan Eckert, M.A. Fachhochschule Nordwestschweiz Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung Prof. Dr. Hartmut Schulze Daniel Knöpfli Technische Universität Ilmenau Institut für Medientechnik, Fachgebiet Medienproduktion Prof. Dr. Heidi Krömker Dipl. Ing. Sascha Falke Dipl. Ing. Toni Pucklitsch Projektdaten Projektstart: Februar 2011 Projektabschluss: Dezember 2012 Kontakt Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk) 3

4 Wirtschaftspartner Vitra AG Vitra setzt die Kraft guten Designs ein, um die Qualität von Wohnräumen, Büros und öffentlichen Einrichtungen nachhaltig zu verbessern. Die Produkte und Konzepte von Vitra werden am Schweizer Hauptsitz in einem intensiven Designprozess entwickelt, der unser Ingenieurwissen mit der Kreativität führender Designer zusammenführt. Dabei entstehen funktionale und inspirierende Einrichtungskonzepte, Möbel und Accessoires. Die Langlebigkeit von Materialien, Konstruktion und Ästhetik ist dabei der wichtigste Grundsatz belegt durch unsere Klassiker, von denen wir viele seit den 1950er-Jahren herstellen. Initiativen wie die Architektur des Vitra Campus, das Vitra Design Museum, Workshops, Publikationen, Sammlungen und Archive sind integrale Bestandteile von Vitra. Sie vertiefen unser Designverständnis und geben dem Unternehmen innovative Anstösse. Kontakt: Jürgen Dürrbaum, Director Projects International Klünenfeldstrasse 22, CH-4127 Birsfelden d.velop AG Unser Denken. Unsere Werte. Unser Arbeiten. Das Prinzip Innovation Denn: Stillstand ist das Ende. Der Begriff Innovation wird gerne benutzt, um zu verdeutlichen, dass man immer am Puls der Zeit arbeitet. Für uns bedeutet Innovation aber auch: kein Stillstand. Niemals. Denn solange wir gedanklich und geschäftlich in Bewegung bleiben und sich keine Zufriedenheit mit dem Erreichten einstellt, bleiben wir der Konkurrenz immer den entscheidenden Schritt voraus. Innovatives Denken und Handeln sind wichtig für den Erfolg unserer Lösungen wie auch Produkte und damit auch für den Erfolg unserer Kunden. Innovationen bilden die Grundlage für langfristige Leistungsfähigkeit. Denn nur mit Vielfalt, Weitsicht und Offenheit schaffen wir neue Produkte und gehen neue Wege, um die Bedürfnisse unserer Kunden zu befriedigen. Kontakt: Thomas Malessa, Head of Public Relations Schildarpstaße 6 8, D Gescher info@d-velop.de 4 Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk)

5 Fachstelle Religion Technik Wirtschaft Die Fachstelle Religion Technik Wirtschaft an der Fachhochschule Nordwestschweiz in Brugg- Windisch ist eine Fachstelle, die sich mit Grenzfragen beschäftigt. Fragen, auf die jede und jeder irgendwann in seinem täglichen Leben einmal stossen kann und die unter Umständen unerträglich werden Fragen, die sich mit dem Sinn des technischen und ökonomisch Verfügbaren befassen Fragen, die angesichts des Unverfügbaren im Leben auftauchen und in den Religionen thematisiert wurden und werden Dies führt zu folgenden Angeboten: Beratungsgespräche für Studierende und Mitarbeitende Module im Bereich der Geistes- und Sozialwissenschaften Raum für Spirituelles und Kulturelles Die Fachstelle ist ein Angebot der reformierten und der römisch katholischen Landeskirche des Kantons Aargau. Kontakt: Dr. Olivia Forrer Steinackerstrasse 5, CH-5210 Windisch Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk) 5

6 6 Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk)

7 Zusammenfassung Ausgehend von aktuellen Veränderungen bei den Arbeitsweisen und Arbeitsorten wurde in der Studie Office in Motion ermittelt, welche Konsequenzen sich daraus für die Zukunft des Systems Office, bestehend aus Menschen, Arbeitsorten und Arbeitsplätzen sowie Arbeitsmitteln ergeben. Mittels verschiedener Methoden, u. a. einer Workshop-Reihe mit einschlägigen Experten, einem Persona-Ansatz zur Ermittlung zukünftiger organisatorischer Rollenprofile, einer Evidenzprüfung im Rahmen eines für die Schweiz fiktiven und repräsentativen Hightech Unternehmens und unter Hinzuziehung technischer Zukunftsvisionen, wurde definiert, welche Anforderungen künftige Arbeitswelten für Wissensarbeitende erfüllen müssen. In Anbetracht der zunehmenden Flexibilisierung und Virtualisierung der Wissensarbeit stellt sich die Frage, ob das physische Büro eines Unternehmens in Zukunft noch seine Berechtigung hat, oder ob es obsolet wird. Man könnte sich vorstellen, dass die Mitarbeitenden eines Unternehmens zu Hause arbeiten und sich für Sitzungen irgendwo einen Raum mieten. Diese Form der Zusammenarbeit wird bereits von einzelnen Unternehmen praktiziert. Im Rahmen der Studie Office in Motion sind wir jedoch zum Schluss gekommen, dass das gemeinsame Büro weiterhin benötigt wird. Denn die Flexibilität und die Freiheiten bei der Arbeit wirken sich nicht nur positiv auf die Wissensarbeitenden aus. So zeigt sich wieder ein vermehrter Wunsch nach Struktur und Führung. Das physische Büro der Zukunft erfüllt dabei eine wichtige Funktion, indem es Orte für Begegnung und Zusammenarbeit bietet und damit die Re-Kontextualisierung der Mitarbeitenden unterstützt. Die Ergebnisse zeigen, dass vor dem Hintergrund einer weiter zunehmenden Flexibilisierung dem wachsenden Bedürfnis nach Kontextualisierung im Office der Zukunft sowohl räumlich wie technisch und organisatorisch Rechnung getragen werden muss. Die Studie dauerte rund rund eineinhalb Jahre ( ) und wurde von der Vitra AG, der d.velop AG und der Fachstelle Religion Technik Wirtschaft der Fachhochschule Nordwestschweiz finanziell unterstützt. Die Erkenntnisse aus der Studie dienen den Wirtschaftspartnern dazu, neue Produkte im Bereich Raum und Ausstattung sowie im Bereich Software auf den Markt bringen. Das Forschungsteam setzte sich interdisziplinär zusammen aus dem Kompetenzzentrum Typologie & Planung in Architektur (CCTP) der Hochschule Luzern Technik & Architektur und dem Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk) der Hochschule für Angewandte Psychologie FHNW. Für die Ableitung von unterschiedlichen Kernfaktoren im Bereich künftiger Mensch- Technik-Systeme wurde das Institut für Medientechnik der Technischen Universität Ilmenau beigezogen. Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk) 7

8 Inhaltsverzeichnis 1 Ausgangslage Methode Ergebnisse Arbeitsweisen Methodik im Workshop Ergebnisse zu förderlichen und hinderlichen Bedingungen von Flow während der Wissensarbeit Veränderungen bei den Tätigkeiten und Aufgaben Veränderungen beim arbeitenden Individuum Hypothesen zur Arbeitsweise Personas Nomenklatur Steckbriefe der Personas Zuordnung der Personas zu den Arten von Office-Workern Hypothesen zu den Personas Arbeitsorte Orte für Begegnung Orte für Rückzug Orte für Kollaboration Orte für Besprechung Orte für Bewegung Räume und Personas Raumkonzept Hypothesen zu den Arbeitsorten Arbeitsprozesse Hypothesen zu den Arbeitsprozessen Arbeitsmittel Probleme, Brüche, Behinderungen Zukunft Arbeitsweisen/Arbeitsorte Anforderungen an Arbeitsmittel Hypothesen zu den Arbeitsmitteln Kernfaktoren zukünftiger Mensch-Technik-Systeme Steckbriefe zukünftiger Mensch-Technik-Systeme Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk)

9 4 Thesen aus der Studie Office in Motion Trends, Anforderungen These 1: Das Office ist ein identitätsstiftender Ort These 2: Vor Anker Das Office bietet Unterstützung für Arbeitsorganisation und Selbstmanagement These 3: Kollabomeet Das Office bietet Raum für Kollaboration und Begegnung These 4: Vielfalt statt Einfalt Das Office bewegt durch vielfältiges räumliches Erleben These 5: Human Digitals Werkzeuge für das Be-greifen Folgerungen aus Sicht der Wirtschaftspartner Jürgen Dürrbaum, Director Projects International Vitra AG Asha De, Physikerin und Theologin Thomas Malessa, Marketingexperte in der Softwarebranche Literaturverzeichnis Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk) 9

10 1 Ausgangslage Die westliche Gesellschaft befindet sich infolge der Transformation von der Industrie- zur Wissensgesellschaft in einem gravierenden Wandel (Karmaker & Apte, 2007). Dieser Wandel wird hauptsächlich durch die deutliche Veränderung von Job- und Tätigkeitsprofilen ausgelöst. Karmakar und Apte (Karmaker & Apte, 2007) folgend, spielte die Information 2007 im Vergleich zu 1997 bei der Summe aller Arbeitsplätze in der US-Wirtschaft eine doppelt so wichtige Rolle (63 %) wie Material (37 %). Bei den Tätigkeitsprofilen im Informationssektor machen laut den Autoren die produktbezogenen Profile nur noch 10 % und die servicebezogenen bereits 53 % aus. Abbildung 1: Veränderungen des Beitrags zum Bruttosozialprodukt der US-Wirtschaft zwischen 1997 und 2007 (Karmaker & Apte, 2007, S. 440) Ein ähnliches Bild zeigt sich auch in der Schweiz: So waren nach Angaben des Bundesamtes für Statistik im Jahr 2008 bereits ca. 70 % der Beschäftigten in Dienstleistungs- und Servicebereichen tätig (Arvanitis, Ley, Stucki, & Wörter, 2008). Im Weiteren gewinnt das theoretische Wissen, resp. die «Ressource Wissen» in der post-industriellen Gesellschaft zunehmend an Bedeutung. Dies lässt sich gemäss Bell (Bell, 1996) durch einen vermehrten Einbezug von Wissenschaft und Wissensarbeit beobachten, indem Neuerungen vermehrt von Forschung und Entwicklung getragen werden. Diese Entwicklung wird durch die allzeitige und ortsunabhängige Verfügbarkeit der Informationsbeschaffung via Internet und neuer Kommunikationstechnologien gefördert. 10 Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk)

11 Zusammenfassend lassen sich drei parallel verlaufende Entwicklungen erkennen: Die steigende Verbreitung des Dienstleistungssektors, die weiter wachsende Bedeutung der Wissensarbeit, sowie eine zunehmend räumliche und zeitliche Flexibilisierung in der Arbeitswelt. In der Folge kann die moderne Büro- & Wissensarbeit an verschiedenen Orten und zunehmend auch ausserhalb des Unternehmens erfolgen (Vartiainen & Hyrkkänen, 2010). Daneben hat sich auch die Art der Arbeit selbst verändert, die in Büros geleistet wird. Die Generierung, Anwendung und Verteilung neuen Wissens prägen zunehmend die Arbeitsweisen, die Arbeitsinhalte und den Arbeitskontext. Demgegenüber nehmen Routine-Arbeiten immer weiter ab (Karmaker & Apte, 2007). Diese Entwicklungen stellen neue Anforderungen an die (Wissens-)Arbeitenden sowie an ihre gesamte Organisation. Auf der individuellen Ebene ergeben sich Chancen und Potenziale, es lassen sich aber auch Risiken ausmachen. Grössere organisatorische Freiräume der eigenen Arbeitsplanung stehen u. a. Risiken von Vereinzelung und Isolierung gegenüber. Vormals extern vorgegebene und kontrollierte Leistungskriterien werden im Übergang von der Industrie- zur Leistungsgesellschaft zunehmend in die Verantwortung des Mitarbeitenden übertragen was bei ungenügend vorhandenen oder zu wenig genutzten Ressourcen für Regeneration und Erholung leicht zur Überlastung und zum Burnout führen kann (siehe auch (Han, 2010). Die Tendenzen der Flexibilisierung, Rationalisierung und Individualisierung sind somit nicht kongruent, sondern beinhalten verschiedene Zielkonflikte. Vor dem Hintergrund dieser Entwicklungen stand deshalb die Frage im Zentrum der Studie Office in Motion, welche räumlichen und technischen Konsequenzen sich aus den aktuellen Veränderungen bei der Arbeit ergeben und wie das Office der Zukunft gestaltet sein muss, damit die Wissensarbeitenden in der Lage sind, ihre Aufgaben bestmöglich zu erfüllen und ihre Gesundheit nachhaltig zu bewahren. Im Rahmen der Studie «Office in Motion» wurden folgende Fragestellungen untersucht: Welche Einflüsse haben aktuelle gesellschaftliche und technische Trends auf das System Office, bestehend aus Menschen, Arbeitsorten, Arbeitsplätzen und Arbeitsmitteln? Welche Anforderungen ergeben sich daraus für die Arbeitsräume und Arbeitsorte, damit die Mitarbeitenden optimal ihr Leistungspotenzial entfalten können? Welche Konsequenzen ergeben sich daraus für die Unternehmen hinsichtlich Arbeitsplatzkonzeption und technische Arbeitsmittel? Welche Anforderungen stellt diese Entwicklung an die Kommunikation und den Wissenstransfer? Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk) 11

12 2 Methode Vor dem Hintergrund der offenen und in die Zukunft gerichteten Fragestellung wurde als Forschungsmethodologie ein qualitativ-entdeckender Ansatz zugrunde gelegt (Kleining, 1995). Ein explorierendes Vorgehen bietet sich immer dann an, wenn der Forschungsgegenstand selbst noch weitgehend unbekannt ist und auch noch keine konkreten empirischen Ergebnisse vorliegen, aus denen überprüfbare Hypothesen abgeleitet werden können. Als Gütekriterien sind bei qualitativentdeckender Sozialforschung jene der Intersubjektivität und v. a. der Nachvollziehbarkeit entscheidend (Kleining, 1995). Subjektivität im Forschungsprozess wird hier explizit als Erkenntnismethode wertgeschätzt, und als umso wichtiger wird die nachvollziehbare Dokumentation des Forschungsprozesses erachtet. Auf der Grundlage der qualitativ-entdeckenden Forschungsmethodologie wurden im Laufe des Forschungsprozesses die folgenden Methoden eingesetzt: Gruppendiskussionen mit unterschiedlichen Experten und Vertretern Die Gruppendiskussion kann nach Lamnek (Lamnek, 2005) als «eine spezifische Form der Gruppeninterviews» verstanden werden. Im Projekt Office in Motion wurde diese Methode zu den Themen «Veränderungen in den Tätigkeiten und Arbeitsweisen», «Veränderungen in den Arbeitsprozessen und der Verwendung von Arbeitsmitteln» und zu «zukünftigen Arbeitsräumen und orten» sowie zur Validierung und Evidenzprüfung erzielter Ergebnisse eingesetzt. Entscheidend für den Erfolg von Gruppendiskussionen ist, wie generell bei aller qualitativ-empirischen Sozialforschung, das Sampling bzw. im Falle von «Office in Motion» die Zusammensetzung der Gruppen und Workshops. In dem hier besprochenen Forschungsprojekt bestand das Ziel darin, zu den oben genannten Themen ein möglichst valides Spektrum von Expertisen und Erfahrungen zusammenzubringen und auf Gemeinsamkeiten und Unterschiede hin auszuwerten. Entsprechend wurde zu jedem Thema ein Sampling entsprechend einer möglichst grossen Variation an Perspektiven durchgeführt. So waren z. B. in der Gruppendiskussion zum Thema «Veränderungen in den Tätigkeiten und Arbeitsweisen» die Perspektiven von «Natives» (also nach Geborene, die bereits mit modernen Webtechnologien aufgewachsen sind) und «Migrants» im Sinne von «alten Hasen» vertreten, die z. T. deutlich vor 1980 geboren sind und den technologischen Wandel miterlebt haben (vgl. Tabelle 1). Auch bei den weiteren Themen wurde in ähnlicher Weise die Zusammensetzung variiert. Experteninterviews und -workshops zur Validierung von Ergebnissen Im Rahmen des Projekts wurden ein Experte auf dem Fachgebiet der Organisationsentwicklung und Innovationsforschung (Prof. Dr. J. Meissner), ein Experte auf dem Gebiet der Prozessforschung (Herr Prof. Dr. K. Hellmich) und eine Expertin auf dem Gebiet der Technikentwicklung 1 Gemäss John Palfrey und Urs Gasser (Born Digital) ist 1980 der älteste Geburtsjahrgang von Digital Natives. 12 Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk)

13 (Prof. Dr. H. Krömker) im Rahmen eines Interviews bzw. im Rahmen zweier Workshops mit Ergebnissen aus dem Projekt konfrontiert und um eine Validierung gebeten. Organisatorische Zukunftsszenarien auf Basis von Personas «Personas» fiktive Nutzer- und Rollenprofile werden häufig in Marketing und User-Centered-Designstudien eingesetzt. Zunehmend finden sie aber auch Anwendung bei der Erarbeitung von Zukunftsszenarien. Mit diesem Ziel fand der Ansatz Verwendung im Projekt Office in Motion. Basierend auf Veränderungen in den Tätigkeiten und Arbeitsweisen und mit Blick auf ein fiktives, für schweizer Verhältnisse repräsentatives Unternehmen aus der High-Tech-Branche wurden aktuell vorgefundene, typische Rollenprofile (z. B. die Controllerin, La Mama) sowie zukünftig notwendige oder zukünftig hilfreiche Personas (z. B. ein Coach) entwickelt. Diese Rollenprofile wurden mit ebenso typischerweise vorgefundenen Persönlichkeitszügen angereichert (z. B. wurden Namen vergeben), um abstrakte Prozessabläufe konkreter vorstellbar werden zu lassen. Visualisierung und Dokumentation In den Gruppendiskussionen und Workshops wurden verschiedene Formen der Visualisierung eingesetzt. Diese reichten von Kartenabfragen im Plenum über das Erstellen von Collagen (z. B. zu den Räumen und Arbeitsorten) bis hin zu Mindmaps. Visualisierungen haben sich in Studien zur interdisziplinären Wissensgenerierung (Schimansky, 2006) bewährt, und sie eignen sich gleichzeitig für die Dokumentation und Sicherung der Nachvollziehbarkeit. Die nachfolgende Tabelle gibt einen Überblick über die verschiedenen Gruppendiskussionen und die jeweils Teilnehmenden. Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk) 13

14 Tabelle 1: Übersicht über die Workshops Name m/w Beruf Branche Erf. W1 W2 W3 W4 W5 W6 W7 W8 W9 TN1 m Betriebsökonom Möbel M TN2 w Architektin Möbel M TN3 m Betriebsökonom Möbel N 1 1 TN4 m Marketingfachmann I & K M TN5 m Produktentwickler I & K N 1 TN6 m Marketingfachmann I & K N 1 TN7 w Theologin, Physikerin Coaching, Forschung M TN8 m Architekt F & E M TN9 w Philosophin, Architektin F & E M TN10 w Architektin F & E M TN11 m Innenarchitekt F & E N 1 1 TN12 m Architekt F & E N 1 TN13 m Arbeitspsychologe F & E M TN14 m Arbeitspsychologe F & E N 1 TN15 m Psychologe F & E N 1 TN16 w Arbeitspsychologin F & E N 1 1 TN17 m Arbeitspsychologe F & E N TN18 w Arbeitspsychologin F & E N 1 1 TN19 m Arbeitspsychologe F & E N 1 TN20 w Arbeitspsychologin F & E N TN21 m Prozessmanager F & E M 1 TN22 w Soziologin F & E M 1 TN23 m Betriebsökonom F & E M Legende: m/w = Geschlecht, Erf. = Erfahrung (M = Migrant, N = Native), W1 W9 = Workshop 1 Workshop 9, I & K = Information & Kommunikation, F & E = Forschung & Entwicklung Wie Tabelle 1 zeigt, wurden insgesamt 9 Workshops durchgeführt. An den Haupt-Workshops haben jeweils zwischen zehn und zwölf Personen teilgenommen, die aufgrund ihres Fachwissens für jeden Workshop neu ausgewählt wurden. An den Validierungs- und Vertiefungsworkshops war die Teilnehmerzahl sehr unterschiedlich und reichte von drei bis zehn Personen. Die Fachgebiete der Workshopteilnehmerinnen und -teilnehmer umfassten Arbeitsräume und Mobiliar, Arbeitsmittel (Hardware und Software), Arbeitsprozesse, Arbeitsweisen und Trends. Insgesamt waren 23 Personen an der Studie und an den Workshops beteiligt. 17 Teilnehmende haben an jeweils einem oder zwei Workshops teilgenommen, nur 4 Personen haben an 6 9 und damit an annähernd allen Workshops teilgenommen. Auf diese Weise wurde der Anspruch eingelöst, in jedem Workshop auch neue Perspektiven und neues Wissen zu integrieren und gleichzeitig Kontinuität sicherzustellen. 14 Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk)

15 Abbildung 2: Themen und Bezüge der Workshops Im ersten Workshop wurden die Veränderungen bei den Arbeitsweisen aus Sicht der beteiligten Workshopteilnehmerinnen und -teilnehmer thematisiert. Ziel war es, die Erfahrungen der Teilnehmenden aus einer Betroffenenperspektive zu aktualisieren. Sie reflektierten die Fragestellung, wie sich die eigene Arbeitsweise verglichen mit früher verändert hat und welche Veränderungen sie als bedeutsam erlebten. Zudem wurde erhoben, welche Bedingungen sich als förderlich oder als hinderlich auf die eigene Arbeit auswirken. Abgeleitet aus diesen Ergebnissen wurden nach dem Persona-Ansatz auf Organisationsebene Rollenprofile erarbeitet, die von den Beteiligten als zukunftsweisend beurteilt wurden. Für die Definition ging man von einem mittelständischen Hightech-Unternehmen aus, das über einen Anteil an Forschung und Entwicklung sowie an Produktion und ergänzenden Services verfügt. Diese Personas wurden im zweiten und dritten Workshop unter Hinzuziehung von weiteren Experten aus dem Fachbereich Organisationsentwicklung und Innovation validiert. Aus dieser Validierung ergaben sich schliesslich neun Personas, deren Tätigkeiten, resp. Funktionen detailliert beschrieben wurden. Zudem wurden den Personas Namen zugeordnet. Ausgehend von den Tätigkeiten der Personas und den Veränderungen bei den Arbeitsweisen, wurden im vierten Workshop Orte für diese Tätigkeiten und Anforderungen an diese Orte erarbeitet. Der erste Schritt präzisierte die Tätigkeiten, u. a. Rückzug, Kollaboration und Begegnung. Bildcollagen dienten der Definition von Qualitäten für die spezifischen Orte und, in einer anschliessenden Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk) 15

16 Auswertung, zur Formulierung von Kriterien der Raumqualitäten. Ein weiterer Workshop (WS 5) validierte die Ergebnisse. Im sechsten Workshop wurden mit den Personas unterschiedliche Szenarien von Arbeitsprozessen durchgespielt und ausgehend von den Erfahrungen sowie Behinderungen im Arbeitsalltag die Anforderungen an künftige Arbeitsmittel sowie Informations- und Kommunikationstechnologie erarbeitet. Wiederum validierten zusätzliche Workshops (WS 7 und WS 8) die Ergebnisse zu den Arbeitsprozessen und zu den Arbeitsmitteln. Der neunte Workshop diente der Vertiefung des Themas der Arbeitsmittel auf der Basis der erarbeiteten Ergebnisse. Ausgehend von den Tätigkeiten der Personas, u. a. der Anteil an Kommunikation und Kollaboration, die Notwendigkeit von Verwaltung und die Bearbeitung von Information, konnten Anforderungen an die Arbeitsmittel der Zukunft definiert werden. Der zehnte Workshop beinhaltete die Formulierung der Thesen. Die Verantwortlichen stellten alle Resultate aus den vorangegangenen Workshops vor und extradierten die wichtigsten Erkenntnisse aus den einzelnen Themenfelder. Dabei wurden die Trends auf Seite des Menschen und die daraus erwachsenden Bedürfnisse der Menschen abgeleitet und in Thesen zusammengefasst. Die Datenaufbereitung und -auswertung der Workshops erfolgten ebenfalls mit Kriterien der qualitativ-empirischen Sozialforschung. Sie sind nachfolgend im Überblick skizziert: Datensicherung und -aufbereitung: Tonaufzeichnungen protokollierten die 9 Workshops während ca. 25 Stunden. Aufgezeichnet wurden v.a. die interaktiven Plenumsaktivitäten, nicht aufgezeichnet hingegen die Kleingruppenarbeit sowie die Vorstellungen von Inputs und Vorträgen. Die Aufzeichnungen wurden transkribiert und ausgewertet, die Ergebnisse aus den einzelnen Workshops jeweils am nächsten Workshop vorgestellt und im Team diskutiert. Dieses Vorgehen diente für die Validierung der Zwischenergebnisse. Fotodokumentation der erstellten Visualisierungen (Flipcharts etc.): Alle erstellten Visualisierungen, u. a. Collagen, Flipcharts und Kartenabfragen wurden abfotografiert und flossen ebenfalls in die Auswertung ein. Auswertung pro Workshop: In einem ersten Schritt wurde jeder Workshop für sich ausgewertet. Dafür wurde für jeden Workshop ein eigener Bericht zusammengestellt. Die Auswertungen orientierten sich an dem Auswerteregeln von Kleining (Kleining, 1995), indem anhand der Interviewaussagen Kategorien vergeben, Zitate zugeordnet und die Kategorien schliesslich auf Unterschiede und Gemeinsamkeiten hin ausgewertet wurden. An der Auswertung waren jeweils mindestens zwei 16 Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk)

17 Forscher/innen beteiligt. Alle Auswertungen wurden spätestens im nachfolgenden Workshop konsensual validiert Integrierte Gesamtauswertung: Das Ziel des letzten Workshops war eine Gesamtauswertung auf Basis von Sekundärauswertungen aller Workshops. Sie führte zu Grobkategorien mit Thesen. Die auf diese Weise konsensual validierten Ergebnisse und Thesen flossen in einen Bericht ein und dienen den beteiligten Wirtschaftspartnerinnen zur Entwicklung von zukunftsfähigen Produkten. Weiterhin werden die erarbeiteten Thesen zu den zukünftigen Entwicklungen des Systems Office einem Fachpublikum bereitgestellt. Sie können im Diskurs weiter evaluiert und überprüft werden. Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk) 17

18 3 Ergebnisse Die Ergebnisse aus den validierten Hauptworkshops zu den Arbeitsweisen, den Personas, den Arbeitsorten, den Arbeitsprozessen sowie den Arbeitsmitteln sind in den nachfolgenden Unterkapiteln detailliert dargestellt. 3.1 Arbeitsweisen Der Startworkshop (Workshop 1) hatte zum Ziel, aktuelle Veränderungen in der persönlichen Arbeitsweise entlang der Dimensionen Individuum/Gruppe, Aufgaben/Prozesse, Technologie, Orte/Räume sowie die Organisation und deren Kultur aufzudecken (s. Abbildung 3). Abbildung 3: Das System «Office work» Die Doppelpfeile kennzeichnen die Wechselwirkungen zwischen den Einflussfaktoren auf der äusseren Schale und der Büroarbeit im Inneren des Schaubildes. Die äusseren Faktoren beeinflussen die Art der Büroarbeit, während diese wiederum auf die Gestaltung der einflussnehmenden Rahmenbedingungen einwirkt. 18 Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk)

19 3.1.1 Methodik im Workshop 1 Das methodische Design zeichnete sich durch die folgenden Aspekte aus: Auswahl der Teilnehmer und Teilnehmerinnen Die folgende Übersicht zeigt die Variation von Disziplinen, Branchen und Profilen am Workshop. Tabelle 2: Selektion der 11 Teilnehmenden am Workshop «Veränderung der Arbeitsweisen» vom 19. Januar 2011 und Variation der Perspektiven 5 Disziplinen und 11 Teilnehmende Marketing n = 1 Betriebsökonomie n = 1 Architektur n = 4 Psychologie n = 1 Arbeitspsychologie n = 4 Marketing & Engnineering n = 1 Philosophie n = 1 4 Branchen Möbelherstellung n = 2 Informationstechnik n = 1 Lehre und Forschung n = 8 2 Profile bezogen auf Interneterfahrung Migrants n = 7 Natives n = 4 Orientierung am Kreativitätsmodell Am Startworkshop sollten die Teilnehmenden Auskunft über die Veränderung von Arbeitsweisen während der letzten Jahre geben und gleichzeitig einen Ausblick zu wagen auf zukünftige Veränderungsrichtungen. Das Workshopdesign folgte dem Kreativitätsmodell (Wallas, 1926), für eine Übersicht Stremming (Stremming, 2009, S. 49ff.)), das sich durch folgenden Aufbau auszeichnet: Präparation (Aufladephase), interne Verarbeitungsprozesse (Inkubation) bewusstseinsfähige Ideengenerierung (Illumination oder Einsicht). Der Workshop startete mit einer kurzen Phase der Vergegenwärtigung der aktuellen eigenen Arbeitssituation und der gemeinsamen Rezeption eines Films mit Impressionen zu Offices. Am folgenden Tag wurden «Einsichten» auf der Grundlage der angestossenen inneren Prozesse gefördert. Nach Aussagen von Teilnehmenden konnte dieses Ziel erreicht werden. Die im Workshop eingesetzte Methode förderte Entdeckungsprozesse. So konnten die Teilnehmenden Ergebnisse ihrer Introspektionen im Plenum vorstellen. Dabei wurden sie aufgefordert, diese nicht zu kommentieren, sondern auf eigene Resonanzprozesse zu achten und diese in die Darstellung aufzunehmen. Diese an die «kollektiven Introspektion» von Kleining (Burkhart, Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk) 19

20 Kleining, & Witt, 2010) angenäherte Methode trug zu einer sehr fruchtbaren Inhaltsproduktion bei. Im Workshop wurde die folgende Fragenstellung diskutiert: Erinnern Sie sich an eine Arbeitssituation im Büro, unterwegs oder zu Hause in der Sie in einen «Flow»2 gerieten, in der sie nicht in einen «Flow» kamen, in der sie daran gehindert wurden. Im nächsten Schritt beschäftigten sich die Teilnehmenden mit dem Vergleich eines typischen heutigen Arbeitstages mit einem früheren, indem sie sich vergegenwärtigten, wie sich die eigene Arbeitsweise im Laufe der Zeit verändert hat und welche Veränderungen als bedeutsam erlebt werden. Auswertung orientiert an der Vorgehensweise der «entdeckenden Sozialforschung» Die Präsentation von Inhalten der Teilnehmenden und die Interaktionen im Plenum wurden digital aufgezeichnet und transkribiert (32 Seiten Gesprächspassagen, 200 angepinnte Karten). Das Material wurde auf Gemeinsamkeiten hin ausgewertet, indem man inhaltliche Codes bestimmte und Zitate zuordnete. Die folgenden Tabellen geben eine Übersicht. Anzumerken ist, dass die Häufigkeit einer Aussage keinen Hinweis auf ihre Bedeutsamkeit gibt. Tabelle 3: Codes und Zitate «Arten von Flow» Codes: Arten von Flow Zitate Flow als Abarbeiten 6 Flow als Einladung 1 Flow als Kreativität 13 Flow in der Gruppe 1 Summe Zitate 21 Tabelle 4: Codes und Zitate «Enabler und Disabler für Flow» Codes: Enabler für Flow Zitate Codes: Disabler für Flow Zitate Flow braucht emotionale Freiheit 1... zuviele Projekte fressen Flow auf 1 Flow braucht intensive Auseinandersetzung 2 Flow gestört durch Zeitdruck 1 Flow braucht Zeitdruck 5 Flow gestört durch 4 Unterbrechungen Flow hat mit Bewegung zu tun 8 von einem Flow in den nächsten 2 Flow braucht andere 4 Flow und kommunikatives 1 Multitasking Summe Zitate 21 Summe Zitate 10 2 Flow: Zustand höchster Konzentration und völliger Versunkenheit in eine Tätigkeit. (Csikszentmihalyi, 2010) 20 Institut für Kooperationsforschung und -entwicklung (ifk)