Social Media Leitfaden für Mitarbeitende

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1 Social Media Leitfaden für Mitarbeitende Hirslanden A mediclinic international company

2 Liebe Mitarbeiterin, Lieber Mitarbeiter Hirslanden nutzt das Internet seit einigen Jahren erfolgreich als Kommunikationsinstrument. Das Internet ist längst ein fester Bestandteil unserer Gesellschaft geworden. Wie kein anderes Medium unterliegt es einem ständigen und raschen Wandel. Während das Internet früher vor allem der einseitigen Kommunikation diente, gestalten es Benutzer heute selbst mit, indem sie Inhalte kreieren und diese in Form von Texten, Fotos oder Videos veröffentlichen. Diese Entwicklung wurde insbesondere durch Social Media wie Facebook, Twitter oder youtube entscheidend vorangetrieben. Social Media unterscheiden sich von den traditionellen Massenmedien vor allem durch ihre Interaktivität und ihre Geschwindigkeit. Bei Social Media ist der Übergang von Privat und Beruf fliessend, was sowohl Arbeitnehmer als auch Arbeitgeber vor diverse Her ausforderungen und Fragen stellt. Hirslanden und Social Media Hirslanden will sich dem Einfluss von Social Media nicht entziehen und wird diese Plattformen zukünftig aktiv in der Kommunikation berücksichtigen. Eine aktuelle Übersicht über alle offiziellen Kanäle und Auftritte von Hirslanden finden Sie auf der Hirs landen Website unter dem Link: Für Hirslanden ist es unumgänglich, dem Onlinedialog, vor allem wenn es um das Unternehmen selbst oder um medizinische Fachthemen geht, zuzuhören und wo sinnvoll oder not wendig aktiv daran teilzunehmen. So schlagen wir mit dem Einsatz von Social Media neue Wege ein und wollen auf diesen Plattformen auch den Dialog mit unseren Zielgruppen pflegen: offen, ehrlich, transparent und auf Augenhöhe. Mit dem Social Media Leitfaden wollen wir Ihr Bewusstsein für Social Media schärfen, Sie auf das Thema sensibilisieren und auf unsere wichtigsten Spielregeln hinweisen. 2

3 Wieso braucht es einen Social Media Leitfaden? Sie als Mitarbeitende prägen die wahr nehmung von Hirslanden in der Öffentlichkeit massgeblich mit und gehören für uns zu den wichtigsten Markenbotschaftern. Im beruflichen Alltag tragen Sie mit grossem Einsatz und Engagement dazu bei, dass wir unsere Ziele erreichen, das gute Image pflegen und die Marke Hirslanden stärken. Diese Haltung möchten wir auch in die Onlinewelt transportieren. Darf ich während der Arbeitszeit Facebook nutzen? Was darf ich über meine Arbeit erzählen? Um Ihnen Antworten auf diese und weitere Fragen zu geben und die Nutzung von Social Media zu erleichtern, hat Hirslanden den vorliegenden Leitfaden erarbeitet. Wichtigstes Ziel ist dabei die Wahrung von vertraulichen Informationen, der Integrität und Reputation von Hirs landen sowie seinen Anspruchsgrup pen. Hier setzen wir auf ein korrektes Verhalten unserer Mitarbeitenden auch im Umgang mit Social Media. Welche Verbindlichkeiten habe ich gegenüber meinem Arbeitgeber bei der privaten Nutzung von Social Media am Arbeitsplatz und in meiner Freizeit? Was muss ich tun, wenn ich kritische Kommentare über Hirslanden entdecke? 3

4 Social Media Richtlinien Die folgenden Punkte legen die gruppenweit für alle Mitarbeitenden gültigen Spielregeln im Umgang mit Social Media fest. Verlinken Sie sich mit uns. Falls Sie selbst schon auf Social Media Plattformen registriert und/oder aktiv sind, dann verlinken Sie sich mit uns unsere offiziellen auftritte sind unter socialmedia übersichtlich aufgeführt. Erstellen Sie keine Hirslanden auftritte in Eigenregie. Hirslanden hat die Verantwortung über alle offiziellen Social Media Auftritte und Inhalte, die den Namen oder das Markenzeichen von Hirslanden als Identifizierungsmerkmal nutzen. Nur so können wir sicherstellen, dass die auftritte im offiziellen Erscheinungsbild erfolgen und der Dialog pro fes sionell erfolgt. Der Projektleiter Social Media ist alleine autorisiert, offizielle Social Media Auftritte zu erstellen, zu betreuen und zu verwalten. Kommunizieren Sie nicht im Namen von Hirslanden. Die gesamte offizielle kommunikation durch Hirslanden in Social Media muss den Werten, Normen und der tonalität von Hirslanden entsprechen. Nur der Projektleiter Social Media und von ihm speziell autorisierte Personen sind berechtigt, Hirslanden auf den offiziellen Social Media Auftritten zu vertreten oder im Namen von Hirslanden Bei träge zu erstellen oder zu kommentieren. Halten Sie Rücksprache bei unsicherheiten. Wenn Sie auf einer Plattform einen kritischen oder unseriösen Beitrag über Hirslanden sehen, so beant worten Sie diesen bitte nicht selbst. Halten Sie zuerst Rücksprache mit dem Projektleiter Social Media. Die offizielle Kommunikation nach aussen erfolgt nur durch die Unternehmenskommunikation oder den Projektleiter Social Media. Politische oder journalistische anfragen müssen in jedem Fall direkt an die Unternehmenskommunikation weitergeleitet werden. 4

5 Geben Sie uns aktiv Feedback. Wenn Sie Interesse haben, aktiv für Hirslanden im Projekt Social Media mitzumachen, dann besprechen Sie dies zuerst mit Ihrem Vorgesetzten. Bei spannenden Anregungen entwickeln wir gemeinsam ein Konzept. Auch wenn Sie sonst Ideen und feedback zum Projekt oder zu einzel nen auftritten haben, so kontaktieren Sie den Projektleiter Social Media. Die private Nutzung von Social media am Arbeitsplatz bleibt eine Ausnahme. Eine mässige private Nutzung von Social Media und dem Internet am Arbeitsplatz wird von Hirslanden geduldet, solange die Arbeitsleis tung, Arbeitsqualität, der Kundenservice, die Hausordnung und die Sicherheit vollumfänglich gewähr leistet sind. Behandeln Sie Internes vertraulich. Vertrauliche Daten über Patienten, lieferanten, Mitarbeitende oder Partner gehören ebenso wenig ins Internet bzw. an die Öffentlich keit wie interne Informationen. unterlassen Sie es insbesondere, Patienten zu foto grafieren oder zu filmen. Die Grundlagen für den Daten schutz liefern das Hirslanden ICT- und das Hirslanden HR- reglement. Wenn Sie unsicher sind, wenden Sie sich an den Projektleiter Social Media. Die private Nutzung des Internet sowie von Social Media gilt nicht als offizielle Arbeitszeit. 5

6 Unsere social media Tipps zur privaten nutzung Die nachfolgenden Tipps zur privaten Nutzung helfen Ihnen dabei, auf Social Media Plattformen Fettnäpfchen in Bezug auf Hirslanden souverän zu umgehen. denken Sie an Hirslanden auch privat. Selbst wenn Sie sich in Ihrer Freizeit im Internet aufhalten, werden Sie von Ihrem Umfeld, mal mehr und mal weniger, mit Hirslanden in Verbindung gebracht. Achten Sie deshalb auch bei Ihren privaten Onlineaktivitäten auf ein professionelles Ver halten im Sinn unseres Leitbilds. Kommunizieren Sie sachlich, authentisch und transparent. Social Media lebt vom ehrlichen dialog. Verstellen Sie sich nicht und verfälschen oder beschönigen Sie keine Inhalte. Wenn Sie sich an einer privaten Diskussion über Hirslanden oder zu Hirslanden-verwandten themen beteiligen, geben Sie sich als Teil von uns, der Privatklinik gruppe Hirslanden, zu erkennen. Trennen Sie Ihre persönliche meinung von Fakten. Veröffentlichen Sie einen Beitrag oder Kommentare zu Hirslanden ob positiv, kritisch oder negativ, sollten Sie immer deutlich machen, dass es sich dabei um Ihre persönliche Meinung handelt und in der Ich-Form kommunizieren (z.b. «Ich bin der Meinung, dass»). Bleiben Sie höflich, respektvoll und bescheiden. Unterschiedliche Meinungen sind normal, gehören zu Social Media und bereichern den Dialog. Lassen Sie sich nicht auf Provokationen ein und argumentieren Sie stets sachlich. Anschuldigungen, die aus der Luft gegriffen sind und nichts zum thema beitragen, lassen Sie am besten unkommentiert. Bewahren Sie einen kühlen Kopf und nehmen Sie zu erst lieber etwas Abstand von einer Dis - kussion, bevor Sie daran teil nehmen. Diskriminierende, rassistische, sexis tische, beleidigende oder vulgäre Kommentare und Beiträge sind in akzeptabel und können rechtliche Folgen haben. 6

7 Ihre Ansprechpersonen Schützen Sie Ihre Privatsphäre. Achten Sie bei Social Media darauf, wie viel Sie der Öffentlichkeit wirklich von sich preisgeben wollen. Die meis ten Plattformen verfügen über Privatsphäreeinstellungen, die sich simpel konfigurieren lassen. Bei fragen hilft Ihnen der Projektleiter Social Media gerne weiter. Was einmal öffentlich ist, bleibt öffentlich. Überlegen Sie lieber zwei Mal, bevor Sie eigene Beiträge, Videos oder Bilder ins Internet stellen. Ist ein Beitrag erst einmal im Internet, so bleibt er dort meist für immer das Internet vergisst nie! Wenn Sie Fragen oder Unsicherheiten zum Thema Social Media haben, dann zögern Sie nicht und kontaktieren Sie einen der folgenden Fachbereiche. Fragen Sie lieber einmal zu viel als einmal zu wenig nach! Projektleiter Social Media T Unternehmenskommunikation T Human Resources T Eine Faustregel zum Schluss: Veröffentlichen Sie nichts, was am nächsten Tag nicht auch als Schlagzeile in der Zeitung stehen darf. 7

8 hirslanden klinik Aarau klinik Beau-Site, Bern klinik Permanence, Bern Salem-Spital, Bern AndreasKlinik Cham Zug Klinik Am Rosenberg, Heiden clinique Bois-Cerf, Lausanne clinique Cecil, Lausanne klinik St. Anna, Luzern klinik Birshof, Münchenstein Basel klinik Belair, Schaffhausen klinik Stephanshorn, St. Gallen klinik Hirslanden, Zürich klinik Im Park, Zürich Kompetenz, die Vertrauen schafft. Beratung und information Hirslanden Healthline Hirslanden HEAD OFFICE Seefeldstrasse 214 CH-8008 Zürich T F SOCIALMEDIA@hirslanden.ch /13 bc medien ag