Datenbank Initiative Niedersachsen Hinweise für das Erstellen eines Nachweises der Verwendung

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Andreas Heidrich
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1 Stand: Datenbank Initiative Niedersachsen Hinweise für das Erstellen eines Nachweises der Verwendung A nsprechpartner: Für Fragen zur Datenbank steht Ihnen Frau Schrader vom Niedersächsischen Finanzministerium unter 0511/ oder unter KPII@mf.niedersachsen.de gern zur Verfügung. Die Datenbank ist über die Internetadresse: en.de erreichbar. A Erstellen des Nachweises der Verwendung...2 Beenden eines Vorhabens...2 Erbringung des elektronischen Verwendungsnachweis...2 B Ablauf der Prüfung der Nachweise der Verwendung (NdV) Ansicht in der Suchmaske: Die Prüfung der Nachweise: Ampelfarben Kombinationen: Ansicht des Prüfkommentars vom BMF:...5 1

2 A Erstellen des Nachweises der Verwendung Beenden eines Vorhabens Ist ein Vorhaben abgeschlossen, so ist es auch in der Datenbank zu beenden. Ein Vorhaben ist erst nach Prüfung durch das fachlich zuständige Ministerium zu beenden. Dies ist erfolgt, wenn der Beenden-Button in der Suchmaske sichtbar ist. Sie gehen dafür über die Auswahlmaske Suche nach Vorhaben und suchen das entsprechende Vorhaben heraus. Bitte beenden Sie ein Vorhaben tatsächlich erst, wenn die Schlussrechnungen vorliegen und keine Nachbesserungen mehr notwendig sind. Dann klicken Sie auf den Button Beenden. Ein Datumsfeld öffnet sich: Hier wird nun das Datum eingegeben, an dem das Vorhaben beendet wurde. Ein Vorhaben ist dann beendet, wenn Ihnen die Schlussrechnung(en) vorliegt/ vorliegen und/oder die Bauabnahme/Lieferung erfolgt ist. Das Datum darf nicht in der Zukunft liegen. Nach Eingabe des Datums gelangen Sie zurück zur Suchmaske. Erbringung des elektronischen Verwendungsnachweis Nach Abschluss der Maßnahme ist der Nachweis der Verwendung vom Land gem. 4 Abs. 1 ZuInvG innerhalb von 5 Monaten zu führen. Von den Kommunen ist der Nachweis nach 3 Monaten einzureichen, um den Fachressorts die Möglichkeit der Überprüfung und ggf. Korrektur zu geben. Für die Übersendung des Nachweises der Verwendung ist das Vorhaben zunächst abzuschließen. Erst dann wird ein Datensatz generiert, der dann als Nachweis der Verwendung bearbeitet werden kann. Im Förderprogramm Schulinfrastruktur sind zusätzlich die Hinweise zum Nachweis der Verwendung im Zuwendungsbescheid zu beachten. Für die Bearbeitung des Nach-weises der Verwendung wählen Sie bitte das Feld Verwendungs-nachweis bearbeiten aus. Daraufhin öffnet sich die Suchmaske und Sie können nach den entsprechenden abgeschlossenen Vorhaben suchen, um den Nachweis zu bearbeiten. Die Bearbeitung des Nachweises erfolgt genauso wie die Bearbeitung Ihrer Vorhaben. 2

3 Sie wählen Ihr Vorhaben innerhalb der Suchmaske aus und gehen auf den Button Bearbeiten ganz vorn in der Zeile. Daraufhin öffnet sich die Eingabemaske mit Ihren Daten zu diesem Vorhaben. Sie haben nun die Möglichkeit die Kurzbeschreibung zu ergänzen, und die Volumina anhand Ihrer tatsächlich vorliegenden Rechnungen zu ändern. Der Ansprechpartner kann ebenfalls geändert werden, falls dies erforderlich ist. Danach gehen Sie über den OK-Button in die Übersichtsmaske und können Ihre Daten auf einen Blick noch einmal überprüfen. Daraufhin versenden Sie den Verwendungsnachweis an das zuständige Ressort. Für den Bereich der Investitionspauschale ist das Verfahren damit abgeschlossen. Im Bereich des kommunalen Förderschwerpunkts Schulinfrastruktur müssen Sie einen weiteren Verwendungsnachweis in Papierform erbringen. Sehen Sie hierzu in die Vorgaben Ihres Zuwendungsbescheides. Für die anderen Förderschwerpunkte halten Sie sich bitte an das entsprechende Verfahren. Ein Verwendungsnachweis über die Datenbank wird hier ausschließlich vom Land erbracht. B Ablauf der Prüfung der Nachweise der Verwendung (NdV) Nachdem Sie den Nachweis der Verwendung weitergeleitet haben, wird er vom zuständigen Fachressort geprüft und über die Clearingstelle im Niedersächsischen Finanzministerium (MF) an das Bundesministerium für Finanzen weitergeleitet. Dort erfolgt die Prüfung und Bescheinigung der Förderfähigkeit. Um zu sehen, in welchem Bearbeitungsstadium sich Ihr Nachweis befindet, können Sie in der Suchmaske einige Daten herauslesen. 1. Ansicht in der Suchmaske: In der Suchmaske finden Sie eine Übersicht über Ihre vorhandenen Nachweise. Die Suche funktioniert wie bei den Vorhaben auch, mit einer Feinheit: Sie können nach Ampel-Status von Bund bzw. Land suchen. (Die verschiedenen Ampelstatus sind sowohl weiter unten erläutert, als auch in einer Präsentation unter -> Datenbank anschaulich dargestellt.) 2. Die Prüfung der Nachweise: Die Verwendungsnachweise werden laufend an den Bund über eine Schnittstelle der Datenbank übermittelt. Änderungen sind nach Freigabe der Daten an den Bund nicht mehr möglich. Nach erfolgter Übermittlung durch das Land hat im zweiten Schritt ausschließlich der Bund das Recht zur weiteren Bearbeitung des Nachweises der Verwendung. Das Ergebnis der Bundesprüfung wird in den Farben einer Ampel kenntlich gemacht: "grün" = Förderfähigkeit gegeben, "gelb" = die Förderfähigkeit kann auf der Grundlage der vorliegenden Informationen nicht bejaht werden, "rot" = Förderfähigkeit nicht gegeben. 3

4 Zusammen mit einer Kommentierung des Bundes, aus der hervorgeht, warum bei dem entsprechenden Verwendungsnachweis die Förderfähigkeit noch nicht bzw. nicht bestätigt ist, übermittelt der Bund das Ergebnis seiner Prüfung innerhalb der Anwendung an das Land. Der Bearbeitungsstatus geht vom Bund an das Land über. Die Korrektur der Nachweise erfolgt ausschließlich durch die Clearingstelle im MF bzw. durch das zuständige Fachressort. Abhängig vom Prüfergebnis des Bundes obliegt in einem dritten Schritt die weitere Bearbeitung dem Land: Beim Prüfergebnis "grün" ist der Prozess der Verwendungsprüfung abgeschlossen. Bei "gelbem" oder "rotem" Prüfergebnis des Bundes hat das Land die Möglichkeit, den Verwendungsnachweis entsprechend dem Prüfungskommentar des Bundes "nachzubessern" und dem Bund zur abermaligen Prüfung (zweite Runde) zuzuleiten. Die Möglichkeit der "Nachbesserung" ist dabei auf die Kurzbeschreibung beschränkt. Bei einer Änderung Nachweises über die Kurzbeschreibung hinaus, ist es notwendig das Vorhaben von der Clearingstelle zunächst auf den Status GRAU setzen zu lassen (siehe Bearbeitung (Suchmaske)). Es wird dann nach der Überarbeitung als neuer Nachweis versandt. Der anwendungsgestützte Prüfprozess wird auf drei Prüfrunden begrenzt. Verwendungsnachweise, die bei der dritten Bundesprüfung als nicht förderfähig eingestuft werden, müssen außerhalb der Anwendung weiterbearbeitet werden. 3. Ampelfarben Kombinationen: Ampelstatus, die vom Bund bzw. Land vergeben werden, sind verschieden kombinierbar: Ampel Bund Ampel Runde Bedeutung Land Keine Weiß - Erstversand des NdV an den Bund Grün Weiß 1, 2, 3 Antwort vom Bund; alles ok; NdV geschlossen Gelb Weiß 1, 2 In Bearbeitung beim Bund (nur die Kurzbeschreibung wurde geändert und der NdV nochmals mit Weiß eingereicht ) oder In Bearbeitung beim Land und Korrektur der Kurzbeschreibung (Weiß) oder mehr (Grau) durch NI notwendig Rot Weiß 1, 2 In Bearbeitung beim Bund (nur die Kurzbeschreibung wurde geändert und der NdV nochmals mit Weiß eingereicht ) oder In Bearbeitung beim Land und Korrektur der Kurzbeschreibung (Weiß) oder mehr (Grau) durch NI notwendig Gelb, Rot Schwarz 1, 2 Der NdV wurde vom Land nach enger Abstimmung mit dem Fachressort als endgültig nicht förderfähig eingestuft. Die Finanzhilfen sind nebst Zinsen zurückzuzahlen. Blau Weiß 3 Zwischen Bund und dem Land besteht direkter Austausch per , Telefon. Schwarz Weiß 3 Der NdV wurde vom Bund (nach Gesprächen zwischen Bund und Land (BLAU))als endgültig nicht förderfähig eingestuft. Die Finanzhilfen sind nebst Zinsen zurückzuzahlen. 4

5 4. Ansicht des Prüfkommentars vom BMF: Über die Suchmaske können Sie einen Nachweis auswählen. In der Eingabemaske ist dann unten rechts eine Kurzübersicht über den aktuellen Prüfstand und die Prüfrunde vorhanden. Dort ist auch der Prüfkommentar des Bundes vermerkt, welcher Grundlage für die Änderung der Kurzbeschreibung (und ggf. mehr) ist. Eingaben in die Eingabemaske nach erstmaligem Versand des Nachweises sind lediglich vom Fachressort bzw. der Clearingstelle im MF vorzunehmen. Vielen Dank für Ihre Mithilfe! Kontakt: Niedersächsisches Finanzministerium - Referat 11 3 Umsetzung des Konjunkturpakets II Alexandra Schrader Tel.: 0511/ Fax: 0511/ alexandra.schrader@mf.niedersachsen.de 5

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