White Paper. Mitarbeiter effizient mobilisieren. Mobile , PIM und Device Management für KMU

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1 White Paper Mitarbeiter effizient mobilisieren Mobile , PIM und Device Management für KMU Oktober 2011

2 White Paper Mitarbeiter effizient mobilisieren Oktober 2011 Inhaltsverzeichnis 1. Überblick Enterprise Mobility Aktuelle Trends und Entwicklungen Herausforderungen für KMU Mobile Unternehmenslösungen Mobile und PIM Mehrwerte und Potenziale Auswahlkriterien Lösungsansätze Mobile Device Management Mehrwerte und Potenziale MDM-Lösungen und Funktionalitäten COSYNUS Mobile Device Server für David von Tobit.Software Lösung Fallbeispiel Weicon GmbH & Co.KG Über die Auftraggeber...23

3 3 Mobilität ist nicht nur ein Thema für große Unternehmen, sondern gerade auch für KMU. 1. ÜBERBLICK Mobilität ist inzwischen nicht nur in großen Unternehmen, sondern auch in kleinen und mittelgroßen Unternehmen (KMU) ein fester Bestandteil des Geschäftslebens: Eine Vielzahl an Mitarbeitern ist regelmäßig außerhalb des Unternehmens tätig, und mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablet- PCs gehören zur alltäglichen Arbeitswelt. Die Anbindung mobiler Endgeräte an die Unternehmens-IT ist ein wichtiger Schritt, um Effizienz- und Produktivitätsvorteile zu heben. Allerdings weisen hier offenbar gerade KMU noch einen größeren Nachholbedarf auf. Gleichzeitig stellen sich für kleine und mittelgroße Unternehmen einige besondere Herausforderungen bei der Mobilisierung ihrer Mitarbeiter vor allem im Hinblick auf die begrenzten personellen und finanziellen Ressourcen. Auch die zunehmende Plattform- und Gerätevielfalt, der sogenannte Consumerization-Effekt also die Nutzung privater Geräte im Geschäftsalltag sowie die Gewährleistung der Sicherheit sind häufig nicht trivial. Vor diesem Hintergrund sollten KMU ein tragfähiges Mobility-Konzept entwickeln und dabei schwer kontrollierbare und ineffiziente Insellösungen vermeiden. Mobile- - und Mobile- Device-Management- Lösungen in der Praxis: Mehrwerte, Funktionen und Auswahlkriterien Ziele und Inhalte des White Papers Dieses White Paper richtet sich insbesondere an KMU und zeigt, ausgehend von den derzeitigen Trends und Herausforderungen, wie kleinere und mittelgroße Unternehmen mit Mobile- - und PIM-Lösungen einen ersten Schritt zur effizienten Mobilisierung ihrer Mitarbeiter gehen können. Aber auch der Einsatz von Mobile-Device-Management-Lösungen (MDM) sollte angesichts einer heterogenen Endgerätelandschaft und mobiler Sicherheitsrisiken überprüft werden. Dieses White Paper zeigt die Mehrwerte solcher Lösungen auf, benennt wichtige Auswahlkriterien und Funktionen und stellt die Vor- und Nachteile verschiedener Architekturen gegenüber. Schließlich wird die Mobile- und PIM- Lösung von COSYNUS für David von Tobit.Software vorgestellt und anhand eines Fallbeispiels deren praktischer Einsatz und Nutzen aufgezeigt.

4 4 2. ENTERPRISE MOBILITY 2.1. Aktuelle Trends und Entwicklungen Mobilität ist auch in KMU ein fester Bestandteil des Geschäftslebens: Eine Vielzahl an Mitarbeitern ist regelmäßig außerhalb des Unternehmens tätig, und mobile Endgeräte wie Smartphones und Tablet- PCs gehören zur alltäglichen Arbeitswelt. Mobilität ist inzwischen ein fester Bestandteil des Geschäftslebens und das nicht nur in großen, sondern auch in kleinen und mittelgroßen Unternehmen (KMU). Das zeigt die aktuelle PAC/Berlecon-Studie Enterprise Mobility Die Anzahl mobiler Mitarbeiter ist in den letzten zwei Jahren sichtlich gestiegen. Etwa jedes fünfte (deutsche) Unternehmen kann heute als hochmobil bezeichnet werden: Hier ist über die Hälfte der Mitarbeiter mehr als einmal pro Woche außerhalb des Unternehmens unterwegs und damit nicht an einem festen Arbeitsplatz tätig (s. Abb. 1). Aktuelle Mobilität der Mitarbeiter nach Einsatzszenarien Weniger als 5% 5% bis 9% 10% bis 24% 25% bis 49% 50% oder mehr Anteil Mitarbeiter, die mehrmals pro Woche außerhalb des Unternehmens unterwegs sind PAC 2011 Anteil Mitarbeiter, die regelmäßig auf dem Firmengelände mobil unterwegs sind Anteile (gewichtet) in Prozent aller Unternehmen (ab 50 MA), n = 166/159 Abb. 1: Mobilität in deutschen Unternehmen Darüber hinaus gehören mobile Endgeräte wie Smartphones und zunehmend auch Tablet-PCs wie das ipad von Apple mittlerweile zur alltäglichen Arbeitswelt: In 80 % der deutschen Unternehmen werden Smartphones für geschäftliche Zwecke genutzt, und in den kommenden zwei Jahren ist zu erwarten, dass sowohl die geschäftliche Nutzung von Smartphones als auch die von Tablet-PCs weiter deutlich steigen wird (s. Abb. 2). 1 Repräsentative Umfrage unter 169 ITK-Verantwortlichen in deutschen Unternehmen mit mindestens 50 Mitarbeitern. Es ist davon auszugehen, dass sich die aktuelle Situation in Kleinstunternehmen, mit weniger als 50 Mitarbeitern, nicht wesentlich unterscheidet.

5 5 O.H-./4/45G49I1P=/8<I145CN/KN3G5,2;<84.5O3QG4.P/4 <35Q435D2,,43Q435)5R /-.D5KN341,43 O/H-95KN341,43 +/-.D5-;341,43 A4<I1/5-;341,43 +,-./ ! '' $ :2;<8/484= " "! ((! )$ % A-0/20B5C2/4;22D! # &* & )! (!! (! )! &! '! *! E3/4<845FG4H<I1/4/J5<35?.2K43/ L3/4.341,43 F-;5*!5:EJB535M5($! ($" Abb. 2: Geschäftliche Nutzung mobiler Endgeräte Die Anbindung mobiler Endgeräte an die Unternehmens-IT ist ein wichtiger Schritt, um Effizienz- und Produktivitätsvorteile zu heben. Allerdings weisen hier gerade KMU noch einen größeren Nachholbedarf auf. Dabei besitzt längst nicht mehr nur ein kleiner Kreis von Auserwählten im Management oder Vertrieb die mobilen Alleskönner ; denn in zunehmend veränderten Arbeitswelten wollen die meisten Mitarbeiter ihre Arbeitsumgebung flexibel gestalten, um bspw. von zu Hause aus zu arbeiten oder Reisezeiten effizient zu nutzen. Die Anbindung mobiler Endgeräte an die bestehende Unternehmens-IT ist damit für alle Unternehmen unabhängig von ihrer Größe ein wichtiger Schritt, um Effizienz- und Produktivitätsvorteile zu heben sowie den Kundenservice zu verbessern. Grundlegende Funktionen, wie der mobile Zugriff auf s, Kontaktverzeichnisse und Kalender, können heute schon in 80 % der Unternehmen auf mobilen Endgeräten genutzt werden, wie Abb. 3 zeigt. Allerdings sind große Unternehmen bei der IT-Integration ihrer mobilen Mitarbeiter häufig weiter als kleinere Firmen. Während in 93 % der großen Unternehmen (mit mehr als 500 Mitarbeitern) Mobile und PIM zur Verfügung stehen, ist dies in mittelgroßen Unternehmen mit bis zu 250 Mitarbeitern nur zu 80 % der Fall. In kleineren Unternehmen mit unter 50 Mitarbeitern dürfte dies noch sehr viel weniger sein. Insgesamt weisen KMU hier offenbar einen größeren Nachholbedarf auf und verschenken damit noch wichtige Potenziale.

6 6 )*+,-./ ) 9-:;60!" <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< 78.0C-; !# <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< $% <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< H1.GB: IC J.;-/40 K:40C15EK-A;L0M4:B45;4:B1./L<<<0 $& <<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<<< C8.,454.E;F61./4. '( V0QJW0'N## 98S:;40X1BE1./078.0C8**1.:G-B:8.6,1.GB: J.K4.21./4.0OYP N 'N &N %N!N Abb. 3: Mobile Nutzung von Kommunikationsanwendungen 2.2. Herausforderungen für KMU Damit stehen gerade KMU unter Zugzwang. Allerdings stellen sich für kleine und mittelgroße Unternehmen einige besondere Herausforderungen bei der Mobilisierung der Mitarbeiter: Kleinere Unternehmen brauchen keine überdimensionierten Systeme, sondern einfache und kostengünstige Lösungen, die sich problemlos erweitern lassen. Begrenzte personelle und finanzielle Ressourcen: Kleine und mittelgroße Unternehmen haben in der Regel keine dedizierte IT- Abteilung, sondern betrauen meist einzelne Mitarbeiter mit den wichtigsten ITK-Aufgaben, die neben der eigentlichen Kerntätigkeit erledigt werden müssen. Darüber hinaus steht für das Thema Mobility meist kein explizites Budget zur Verfügung. Investitionsentscheidungen werden übrigens nicht nur in kleineren Unternehmen häufig ad hoc, d. h. nach aktuellem Bedarf ohne eine langfristig angelegte Mobility- Strategie, getroffen (s. Abb. 4).

7 7 Einsatzstrategie für mobile Endgeräte und Anwendungen Eher langfristig strategisch geplant Abhängig vom aktuellen Bedarf ad hoc entschieden Anteile (gewichtet) in Prozent aller Unternehmen (ab 50 MA), n = % 37% PAC 2011 Abb. 4: Einsatzstrategie für mobile Endgeräte und Anwendungen Bedürfnisse des Unternehmens und des Nutzers müssen in Einklang gebracht werden Eine Vielzahl an Endgeräten, Gerätetypen, Betriebssystemen und Applikationen muss von der IT unterstützt werden Verstärkte Nutzung mobiler Endgeräte verschärft Sicherheitsrisiken Consumerization: Insbesondere im Mobility-Bereich entscheiden Mitarbeiter gerne selbst, welche Endgeräte sie nutzen wollen; denn die Grenzen zwischen privatem und geschäftlichem Einsatz verschwimmen heutzutage in vielen Fällen: Private Endgeräte werden in zunehmendem Maß beruflich genutzt ( bring your own device ) und umgekehrt. IT- Verantwortliche müssen daher einen Kompromiss zwischen Standardisierung und Offenheit (in der Nutzung) finden, sodass die Bedürfnisse des Unternehmens und des Nutzers in Einklang stehen. Plattform- und Gerätevielfalt: Im Vergleich zur stationären IT ähnelt die mobile Welt eher dem Wilden Westen: Die Vielfalt an mobilen Endgeräten, Gerätetypen, Betriebssystemen und Applikationen (mit immer kürzer werdenden Softwarezyklen) steigt rapide. Neben Smartphones und Handys kommen Tablet-PCs hinzu, und neben BlackBerrys erfolgt eine verstärkte Nutzung anderer leistungsfähiger und attraktiver Geräte vor allem ios- und Android-basiert. Sicherheit: Wenn immer öfter mobile Endgeräte geschäftlich genutzt werden, verlassen auch immer mehr sensible Informationen die geschützte Region hinter der Firewall. Gerade kleinere Unternehmen befinden sich in Sachen mobiler Datenschutz und Sicherheit häufiger im Rückstand und sind damit potenziell größeren Sicherheitsrisiken ausgesetzt; denn die Plattform-, Endgeräte- und Applikationsvielfalt verschärft die Gefahrensituation und bietet zahlreiche Möglichkeiten, unbefugten Zugriff auf Unternehmensdaten zu gewähren.

8 8 Erwarteter Einsatz mobiler Betriebssysteme in den kommenden zwei Jahren Stark zunhemen Etwas zunehmen Stark abnehmen Leicht abnehmen ios (Apple)... Android (Google)... Windows Mobile/ Phone 7 (Microsoft)... BlackBerry (RIM)... Symbian (Nokia)... Andere PAC Anteile (gewichtet) in Prozent aller Unternehmen (ab 50 MA), n = 152/158/160/165/168/167 Abb. 5: Geschäftliche Nutzung mobiler Betriebssysteme Tragfähiges Mobility-Konzept Mobility-Konzept: langfristig ausgerichtete Strategie hilft, schwer kontrollierbare und ineffiziente Insellösungen zu vermeiden. Die bisherigen Ausführungen zeigten, dass gerade KMU häufig vor einem Dilemma stehen: Sie müssen auf der einen Seite wie große Unternehmen auch dem wachsenden Anspruch an eine mobile IT gerecht werden, während auf der anderen Seite verhältnismäßig begrenzte finanzielle und personelle Ressourcen zur Verfügung stehen. Daher ist es zentral, das Thema Mobilität auf die Agenda zu setzen und ein Mobility-Konzept zu entwickeln, das nicht nur kurzfristig einzelne Mobilitätsbedürfnisse befriedigt, sondern eingebunden ist in die längerfristige, strategische Konzeption der IT- und Kommunikationsinfrastruktur. Dabei brauchen kleinere Unternehmen keine überdimensionierten Systeme, sondern einfache und kostengünstige Lösungen, die sich abhängig von sich verändernden Anforderungen problemlos erweitern lassen. Werden Entscheidungen für mobile Technologien nach dem Ad-hoc-Prinzip getroffen, entstehen schnell schwer kontrollierbare und nicht integrierbare Insellösungen, die mit wachsenden Anforderungen und heterogenen Nutzungsprofilen nicht mehr den Anforderungen an eine effiziente Nutzung, Administration, Kontrolle und Durchsetzung von Sicherheitsregeln gerecht werden. Zudem ist die Zukunftsfähigkeit kurzfristig ausgerichteter Lösungen nicht immer gegeben.

9 9 3. MOBILE UNTERNEHMENSLÖSUNGEN Mobile Unternehmenslösungen sind, wie Abb. 6 zeigt, grundsätzlich in drei Bereiche zu unterscheiden: Abb. 6: Mobile Unternehmenslösungen im Überblick Drei Bereiche mobiler Unternehmenslösungen: Fokus des Reports liegt auf Mobile- - und PIM-Lösungen sowie auf MDM-Systemen Mobile Workplace: Sog. horizontale Lösungen dienen der Integration mobiler Mitarbeiter in die Unternehmenskommunikation. Dies umfasst zum einen die Anbindung an Groupware-Systeme, sodass s, Kontaktverzeichnisse und Kalendereinträge auch mobil zur Verfügung stehen; zum anderen gehören mobile Office- sowie UCC-Anwendungen (Unified Communications & Collaboration) zu diesem Bereich. Mobile-Device-Management-Lösungen (MDM): MDM-Systeme dienen in erster Linie zur zentralen Verwaltung und (Ab-) Sicherung mobiler Endgeräte und Applikationen durch den ITK-Verantwortlichen, bspw. in Bezug auf die Konfigurations- und Sicherheitseinstellung, die Verteilung von Applikationen oder die Inventarisierung der Hardware. Mobile Lösungen zur Prozessintegration: Hier liegt der Schwerpunkt auf der Optimierung von spezifischen Unternehmensprozessen, in die mobile Mitarbeiter involviert sind. Solche vertikalen Lösungen adressieren bspw. Vertriebsprozesse im Außendienst (Mobile CRM) oder Lager- und Logistikarbeiten (Mobile ERP).

10 10 In diesem Report stehen Mobile- - und PIM-Lösungen (als Teil von Mobile-Workplace-Lösungen) sowie MDM-Systeme im Fokus; denn gerade Mobile und PIM bieten KMU oftmals einen Einstieg bei der Mobilisierung der Mitarbeiter. Allerdings sollte bei der Auswahl einer geeigneten Lösung immer auch die Erweiterung auf mobile Prozesslösungen berücksichtigt werden Mobile und PIM Mehrwerte und Potenziale Mobile- - und PIM- Lösungen sind der beste Einstieg: Finanzierung und Umsetzung sind überschaubar Mehrwerte sind dagegen hoch Mobile- - und PIM-Lösungen ermöglichen den mobilen Zugriff auf Groupware-Informationen, d. h. auf s und persönliche Daten aus Adressbüchern und Kalendern (Termine, Notizen, Aufgaben). Letzteres wird unter dem Begriff Personal Information Management kurz: PIM zusammengefasst. Tatsächlich sind solche Lösungen gerade für kleine Unternehmen der beste Einstieg in das Thema Enterprise Mobility : Die Lösungen fokussieren zunächst nur auf einen Teilbereich, wodurch die Finanzierung und Umsetzung in einem überschaubaren Rahmen bleiben, die Effekte und Mehrwerte dagegen hoch sind. Schließlich arbeiten mobile Mitarbeiter erst dann effizient und flexibel, wenn sie von unterwegs, d. h. standortunabhängig, genauso arbeiten können wie am Arbeitsplatz mit einem einfachen Zugriff auf alle benötigten Informationen und Daten. Nicht zuletzt führen mobile Insellösungen in der Praxis dazu, dass viele Mitarbeiter über zwei Mailboxen, zwei Adressverzeichnisse, zwei Kalender usw. verfügen, die regelmäßig mit hohem (Zeit-) Aufwand miteinander abgeglichen werden müssen. Die Konsolidierung auf eine Anwendung birgt damit erhebliche Effizienzpotenziale Auswahlkriterien Kriterien, die bei der Auswahl einer Mobile-E- Mail- und PIM-Lösung beachtet werden sollten: Groupware-Unterstützung, Multi-Plattform-Fähigkeit, Integrationsfähigkeit und Sicherheit Unternehmen, die mit der Mobilisierung ihrer IT beginnen, sollten bei der Auswahl einer Mobile- - und PIM-Lösung vor allem folgende Kriterien beachten: Groupware-Unterstützung: Nur wenn die bereits im Unternehmen bestehende Groupware-Infrastruktur unterstützt wird, kann eine bestimmte Mobile- -Lösung überhaupt sinnvollerweise in Betracht gezogen werden.

11 11 Multi-Plattform-Fähigkeit: Darüber hinaus ist es wichtig, die zunehmende Heterogenität der Endgeräte zu unterstützen, denn neue Geräte sollten problemlos eingebunden werden können. Das Durchsetzen einer Ein-Plattform-Strategie dürfte schon angesichts des Consumerization-Effektes vielen Unternehmen schwer fallen. Integrationsfähigkeit: Dies bezieht sich vor allem auf die Ausbaufähigkeit der Lösung auf weitere Anwendungsbereiche. Für viele Unternehmen ist die Mobilisierung der Groupware nur ein erster Schritt zur Mobilisierung weiterer Anwendungen und Daten (z. B. UCC, ERP, CRM). Sicherheit: Mit der Mobilisierung der Kommunikationsinfrastruktur sind Unternehmen gleichzeitig erhöhten Sicherheitsrisiken ausgesetzt. Die Gewährleistung der Sicherheit zählt dementsprechend zu den größten Herausforderungen, vor denen Unternehmen bei der Umsetzung von Mobility-Lösungen stehen. Dabei umfasst die Sicherheit von Mobile-E- Mail- und PIM-Lösungen mehrere Komponenten: die Serversicherheit, die Daten- und Endgerätesicherheit sowie das zentrale Management Lösungsansätze Verschiedene Arten der Realisierung: client-, web- und middleware-basierte Lösungen Bei - und PIM-Lösungen gibt es verschiedene Möglichkeiten der Realisierung. Dabei hat jede Architektur, wie im Folgenden dargestellt, ihre Vor- und Nachteile. Client- und webbasierte Lösungen Die einfachste Möglichkeit, s und PIM-Daten mit mobilen Endgeräten zu synchronisieren, ist die Nutzung einer entsprechenden Endgerätesoftware, die direkt auf den Mailserver im Unternehmen zugreift. Für das Groupware-System David beispielsweise stellt Tobit.Software verschiedene Schnittstellen und Clients zur Verfügung. Vorteil eines direkten Zugriffs ist, dass keine zusätzliche Serversoftware benötigt wird. Damit liegen die Anschaffungs- und Implementierungskosten deutlich niedriger als bspw. bei middleware-basierten Lösungen. Allerdings entfällt meist die Möglichkeit zur zentralen Administration heterogener Nutzungsprofile und Endgeräte. Zudem erfolgt bei clientbasierten Lösungen eine kontinuierliche Datensynchronisation, unabhängig davon, ob sich die Daten auf dem Groupware-Server tatsächlich verändert haben. Der ständig durchgeführte Datenaustausch kann sich in hohen Kommunikationskosten äußern, was

12 12 Client- und webbasierte Lösungen eignen sich vor allem für sehr kleine Unternehmen und Einzelpersonen: Sie sind kostengünstig und einfach zu implementieren, weisen jedoch Sicherheitslücken auf und sind nur begrenzt ausbaufähig. insbesondere bei der Auslandsnutzung (außerhalb eines WLANs) kostspielig werden kann. Darüber hinaus bieten viele Groupware-Anbieter die Möglichkeit, direkt über einen Browser (webbasiert) auf den Groupware-Server zuzugreifen (z. B. auch David von Tobit.Software). Diese Lösungen kommen allerdings nur für Einzelpersonen und sehr kleine Unternehmen in Frage, da sie nur die Grundfunktionalitäten, wie Senden, Bearbeiten und Empfangen, bieten. Zudem stehen bei webbasierten Lösungen die Informationen und Daten nicht in den gewohnten (nativen) Anwendungen des Endgerätes zur Verfügung. Da die Daten auf dem Endgerät gar nicht oder nur teilweise vorgehalten werden, muss für die Nutzung immer auch ein Mobilfunknetz oder ein Wifi-Netz zur Verfügung stehen. Ein webbasierter Zugriff ist zwar unabhängig von dem Betriebssystem des mobilen Endgerätes, allerdings kann bei clientbasierten Lösungen das Frontend besser an die individuellen Bedürfnisse angepasst werden. Die browserbasierte Bedienung kann insbesondere im Hinblick auf kleine Displaygrößen und Touchscreen-Bedienung von Smartphones oftmals unkomfortabel sein. Darüber hinaus kann der direkte Zugriff auf den -Server als Sicherheitsrisiko eingestuft werden. Zwar werden die Daten bei der Übertragung i. d. R. mit gängigen Verfahren (etwa AES) verschlüsselt, der -Server muss jedoch per Definition einen Internetzugriff bieten. Tauchen hier Sicherheitslücken oder Fehler auf, können Eindringlinge direkt auf den Server und ggf. auf angeschlossene Anwendungen zugreifen. Bei client- und webbasierten Lösungen fehlt zudem die Möglichkeit zur einfachen Anbindung der -Lösung an weitere Anwendungen im Unternehmen. Vertikale Funktionalitäten wie etwa CRM können nicht hinzugeschaltet werden, da die Lösungen auf fokussiert sind. Aufgrund der begrenzten Skalierbarkeit und Ausbaufähigkeit von client- und webbasierten Lösungen bietet ihr Einsatz nur geringe Investitionssicherheit für erweiterte Mobility-Strategien. Middleware-basierte Lösungen Bei middleware-basierten Mobile- -Lösungen erfolgt der Zugriff vom mobilen Endgerät nicht direkt auf den Mailserver im Unternehmen, sondern über eine Middleware. Diese bildet die Basis für die Authentifizierung, die Synchronisation und die Verschlüsselung der Daten, die Durchsetzung von

13 13 Sicherheitsregeln, die Unterstützung zentraler Administrationsaufgaben und die Erweiterung auf andere Anwendungsbereiche. Auf dem mobilen Endgerät ist eine Software für die endgerätegerechte Darstellung und Verarbeitung der Inhalte, die nutzerspezifische Konfiguration, die endgeräteseitigen Sicherheitsregeln und gegebenenfalls die lokale Verschlüsselung der Daten auf dem Endgerät verantwortlich. Der Vorteil solcher Mobile- -Lösungen ist vor allem ihre größere Flexibilität im Hinblick auf unterstützte Groupware-Systeme, Endgeräte und Betriebssysteme sowie Verbindungs- und Synchronisationsarten. Darüber hinaus bieten middleware-basierte Systeme eine umfangreiche Unterstützung zentraler Administrationsaufgaben sowie der Festlegung und Durchsetzung von Sicherheitsregeln. Middleware-basierte Lösungen sind vor allem flexibel, sicher und erweiterbar. Die Architektur dieser Lösungen bringt zudem ein höheres Maß an Sicherheit mit sich; denn ein erfolgreicher Angriff auf die Middleware gefährdet nicht die gesamten -Daten, sondern nur die derzeit auf der Middleware gelagerten, sofern dort überhaupt Daten zwischengespeichert werden. Ein weiterer zentraler Vorteil middleware-basierter Lösungen ist ihre hohe Integrationsfähigkeit aufgrund des modularen Aufbaus. Die Middleware ist i. d. R. so konzipiert, dass sie als Basis nicht nur für die Mobilisierung der Groupware, sondern auch anderer Anwendungen und Daten genutzt werden kann. Damit bieten solche Lösungen eine besonders hohe Investitionssicherheit. Abbildung 7 gibt einen Überblick über die erläuterten Vor- und Nachteile. Abb. 7: - und PIM-Lösungen im Überblick

14 Mobile Device Management ITK-Verantwortliche stehen heute vor der Herausforderung, einen bunten Mix an Endgeräten, Plattformen und Applikationen zu unterstützen und dabei Sicherheitsrisiken und einem ausufernden Managementaufwand proaktiv entgegenzutreten. Allerdings, so zeigt die PAC/Berlecon-Studie, nutzen trotz Heterogenität der Endgerätelandschaft weniger als ein Drittel aller Unternehmen dafür Mobile-Device-Management-Lösungen (s. Abb. 8). Abb. 8: Einsatz von Mobile-Device-Management-Lösungen Mehrwerte und Potenziale Mit der IT-Mobilisierung steigt auch der Management- und Sicherheitsaufwand hier setzen MDM-Lösungen an: Sie unterstützen eine effiziente Verwaltung und die Durchsetzung von Sicherheitsrichtlinien. Mit dem Einsatz mobiler Endgeräte als zusätzlichem Kommunikationskanal steigt auch der Management- und Sicherheitsaufwand. Die Kontrolle von mobilen Umgebungen gestaltet sich schon aufgrund der Architektur sehr viel schwieriger als bei der stationären IT. Werden Smartphones oder Tablet- PCs für unternehmensspezifische Anwendungen wie die Mobile- - und PIM-Synchronisation eingesetzt, sind umfangreichere Konfigurationen und besondere Sicherheitseinstellungen vorzunehmen. Denn mit dem mobilen Zugriff auf die Unternehmens-IT sind vielfältige Sicherheitsrisiken verbunden. Im einfachsten Fall können durch den Verlust eines Gerätes (Liegenlassen oder Diebstahl) unternehmenssensible Informationen in die Hände von Dritten gelangen.

15 15 MDM-Systeme bieten vor allem den Vorteil, viele auch unterschiedliche Geräte effizient zu verwalten und Sicherheitsvorgaben von zentraler Stelle durchzusetzen: Eine wichtige Voraussetzung für ein effizientes Gerätemanagement ist, dass der ITK-Verantwortliche die Geräte so wenig wie möglich selbst in die Hand nehmen muss die Geräte also remote verwaltet werden können MDM-Lösungen und Funktionalitäten Leistungsmerkmale, die bei der Evaluierung eines MDM-Systems berücksichtigt werden sollten sind vor allem: Leistungsmerkmale, die eine Mobile-Device- Management-Lösung unterstützen sollte Verschlüsselte Datenübertragung: Die Kommunikation zwischen MDM-Server und Client sollte unbedingt verschlüsselt erfolgen. Gruppierungsfunktion: Mit dieser Funktion ist es möglich, Sicherheits- Policies oder Softwarepakete entsprechend den Anforderungen einzelner Nutzergruppen zu erstellen oder zu verteilen. Softwareverteilung: MDM-Lösungen sollten den gesamten Prozess der Softwareverteilung, von der Bereitstellung über die Übertragung bis zur automatischen Installation, unterstützen. Dies beinhaltet auch das Patch-Management. Inventarisierung von Hard- und Software: MDM-Lösungen sollten einen Überblick über die genutzten Endgeräte und Applikationen geben. Remote-Konfiguration: MDM-Lösungen müssen Administratoren die Möglichkeit geben, aus der Ferne (remote) auf das Endgerät zuzugreifen und Konfigurationseinstellungen vornehmen zu können. Bei Verlust eines Endgerätes muss der Administrator Endgeräte mit einem Passwort unmittelbar sperren (Remote Lockdown) und alle auf dem Gerät gespeicherten Daten endgültig löschen können (Remote Wipe). Backup und Restore: Muss ein Gerät aufgrund von Verlust gesperrt und ersetzt werden, sollte ein neues Gerät ohne großen Aufwand mit gleicher Konfiguration und Ausstattung sowie den gespeicherten Daten zur Verfügung gestellt werden können. Passwortsperre: Dies ermöglicht es, Endgeräten eine Sperrung aufzuzwingen, die nur per Passwort aufgehoben werden kann. Zentrale Definition von Sicherheits-Policies: Die MDM-Lösung sollte es erlauben, zentral Sicherheits-Policies aufzustellen und auf Geräte auszurollen. Es sollte bspw. möglich sein, bestimmte Schnittstellen von Endgeräten, wie etwa die Kamera, zu deaktivieren, Applikationen zu sperren oder Installationsrechte zu entziehen.

16 Eigenbetrieb vs. Managed Services 16 Umfangreiche MDM-Lösungen sind mit einem nicht zu unterschätzenden finanziellen und personellen Aufwand verbunden. Vor allem bei kleinen und mittelgroßen Unternehmen, die über begrenzte personelle und finanzielle Mittel verfügen, ist die Option von Managed Services attraktiv. In diesem Fall übernimmt ein spezialisierter externer Dienstleister die gesamte Verantwortung für den Betrieb und das Management der MDM-Lösung. Die anfallenden Servicekosten werden meist monatlich abgerechnet. Diese Optionen sollten gerade KMU für sich prüfen.

17 17 4. COSYNUS MOBILE DEVICE SERVER FÜR DAVID VON TOBIT.SOFTWARE 4.1. Lösung Gerade kleinere Unternehmen setzen häufig auf Alternativen zu Exchange und Lotus Notes: David von Tobit.Software. Allerdings ist die Unterstützung für Mobile und PIM für David eingeschränkt. Gerade kleinere Unternehmen setzen immer häufiger auf Alternativen zu den großen Groupware-Lösungen wie Microsoft Exchange oder IBM Lotus Notes. Eine solche Alternative ist die Lösung David von Tobit.Software, mit der, nach eigenen Angaben des Herstellers, derzeit insgesamt Kunden mit mehr als 7 Millionen Anwendern weltweit versorgt werden. Allerdings ist die Unterstützung für Mobile und PIM seitens des Groupware-Anbieters eingeschränkt. Denn Tobit.Software selbst bietet ausschließlich Lösungen nach dem client- und webbasierten Ansatz an. Solche Lösungen sind zwar einfach und günstig, erfüllen aber nicht alle Ansprüche an Sicherheit und Administration, insbesondere bei einer heterogenen Endgerätelandschaft. Synchronisations-, Security- und Managementsysteme von Drittanbietern, bspw. die BlackBerry-Lösung von Research In Motion (RIM), beschränken sich hingegen meist auf die Unterstützung der großen Groupware-Systeme wie Exchange, Lotus Notes und Groupwise. Der COSYNUS Mobile Device Server unterstützt Mobile und PIM für BlackBerrys sowie für ios- und Android-basierte Endgeräte. Hier setzt die middleware-basierte Lösung von COSYNUS, der COSYNUS Mobile Device Server, an: Sie unterstützt Mobile , PIM und Unified Messaging (Fax-, Voice- und SMS-Funktionen auf den mobilen Geräten) für David.zehn! und David.fx auf BlackBerrys sowie auf ios- und Androidbasierten Endgeräten (siehe Abb. 9). Android-basierte Endgeräte werden aufgrund der Vielfalt an Gerätetypen verschiedener Hersteller jedoch nicht pauschal unterstützt. Vielmehr erfolgt eine Freigabe auf Grundlage einer Kompatibilitätsliste für die einzelnen Geräte verschiedener Hersteller. Angeboten werden zwei Lizenzversionen: Die Small Business Edition (SBE) für bis zu drei mobile Geräte und die Server Edition, die für bis zu 500 Geräte ausgelegt ist.

18 18 Abb. 9: COSYNUS Mobile Device Server Mobile- - und PIM- Lösung von COSYNUS bietet auch Basisfunktionen für MDM Der COSYNUS Mobile Device Server bietet darüber hinaus grundlegende MDM-(Basis-)Funktionen: Verschlüsselte Datenübertragung Inventarisierung von Hard- und Software Remote-Konfiguration, wie z. B. Remote Wipe Gruppierungsfunktion Softwareverteilung Backup und Restore Passwortsperre Zentrale Definition von Sicherheits-Policies Einige dieser Funktionen, bspw. die Softwareverteilung sowie Backup und Restore, unterstützen nur die COSYNUS-Lösung selbst und keine Drittlösungen. Werden über diese Basisfunktionen hinaus Managementfunktionen benötigt, kann zusätzlich die BlackBerry Enterprise Solution (BES) von Research In Motion (RIM) oder eine ergänzende für Mobile Device Management genutzt werden.

19 Fallbeispiel Weicon GmbH & Co.KG Weicon wurde 1945 als Werkzeugbetrieb gegründet und blickt damit auf eine über 60 jährige Unternehmensgeschichte zurück. Heute entwickelt, produziert und vertreibt das mittelständische Unternehmen mit insgesamt 120 Mitarbeitern eine breite Palette an chemisch-technischen Produkten: von Spezialkleb- und Dichtstoffen, Hochleistungsmontagepasten und Fetten über technische Aerosole bis hin zu Abisolierwerkzeugen. Das Unternehmen erwirtschaftete 2010 allein in Deutschland einen Umsatz von ca. 22 Millionen Euro. Um die mobilen Außendienstmitarbeiter bei der Erbringung eines effizienten und qualitativ hochwertigen Kundenservice technisch zu unterstützen, setzt Weicon unternehmensweit vor allem auf BlackBerry-Geräte, welche über die mobile - und PIM-Lösungen von COSYNUS an das Groupware- System David von Tobit.Software angebunden sind. Wenn unsere Vertriebsmitarbeiter unterwegs Informationen zu Kunden oder Produkten benötigten, riefen sie ständig den Innendienst an und blockierten deren eigentliche Arbeit Ziel: technische Unterstützung des mobilen Außendienstes Ausgehend vom westfälischen Hauptsitz in Münster, an dem die Entwicklung und Produktion erfolgt, bedient Weicon Kunden in weltweit über 70 Ländern: von Industriekunden wie Autohersteller und Handelskunden über Fertigungsbetriebe und Ölraffinerien bis hin zum Endverbraucher. In Deutschland versorgt Weicon mit einer 30 Mann starken Vertriebstruppe im Außendienst über Kunden. Daneben unterhält Weicon ausländische Niederlassungen in Dubai, Kanada und seit 2011 auch in der Türkei. Dort sind jeweils zwischen zwei und sechs Mitarbeiter beschäftigt, die sich eigenständig um Vertrieb, Lagerhaltung und Auslieferung kümmern. Wir haben zwölf Exportmitarbeiter, die ständig andere Länder bereisen, um vor Ort beim Kunden zu sein, erläutert Herbert Pollmann, kaufmännischer Leiter bei Weicon, der sich nebenbei auch um die IT-Fragen des Unternehmens kümmert. Da das Geschäft über die Jahre immer beratungsintensiver geworden ist und Weicon sehr viel Wert auf eine hohe Servicequalität legt, stand für den IT-Verantwortlichen sehr früh fest, dass gerade die Arbeit der Außendienstmitarbeiter technisch unterstützt werden muss auch um die internen Prozesse effizienter zu gestalten. Wenn unsere Vertriebsmitarbeiter unterwegs Informationen über Kunden oder Produkte benötigten, riefen sie ständig den Innendienst an und blockierten deren eigentliche Arbeit,

20 20 erinnert sich H. Pollmann. Ein mobiler Zugang zur IT des Unternehmens war vor diesem Hintergrund zwingend notwendig. Zum einen sollten die Mitarbeiter unterwegs s und PIM-Daten der eingesetzten Groupware-Lösung David von Tobit.Software einsehen und bearbeiten können. Darüber hinaus sollten sie auch Informationen aus dem ERP-System mobil abrufen können. Anbindung von BlackBerrys über den COSYNUS BlackBerry Connector für David Jetzt ist unsere IT mobil: Die Mitarbeiter haben ihre s, Kalender und Kontaktdaten immer dabei und sind unterwegs auch im Ausland - immer erreichbar Für Weicon war es zunächst wichtig, eine sichere und vor allem kostengünstige Lösung zu finden. Bereits im Jahr 2005 wurden in einem Pilotprojekt am Standort Münster ein Teil der Mitarbeiter mit BlackBerry- Geräten von Research In Motion (RIM) ausgestattet. Wir waren damals überzeugt, dass eine BlackBerry-Infrastruktur die sicherste Lösung ist. Zudem sind BlackBerrys flexibel in der Programmierung, um bspw. spezielle Anpassungen an unsere Anforderungen vorzunehmen, was mit anderen Geräten nicht so einfach gewesen wäre, begründet H. Pollmann die Entscheidung. Die Wahl für die Mobile- - und PIM-Lösung fiel damals recht schnell auf den Anbieter COSYNUS mit dem BlackBerry Connector für David von Tobit.Software. Schließlich hatte Weicon mit den IT-Dienstleistungen von COSYNUS zuvor schon sehr gute Erfahrungen gemacht. So setzte COSYNUS als zertifizierter Tobit.Software-Partner bereits ein Upgrade des David-Servers um und übernahm in Zusammenarbeit mit der Telekom Deutschland GmbH die Anbindung von Außendienststellen mit ADSL- Leitungen. Zum einen kannten wir COSYNUS bereits. Zum anderen bietet die COSYNUS-Lösung ein optimales Kosten-Nutzen-Verhältnis, erläutert H. Pollmann. Unternehmensweiter Rollout Nachdem die Testinstallation des COSYNUS BlackBerry Connectors erfolgreich umgesetzt war, erfolgte am Standort Münster die Anbindung weiterer BlackBerrys und Schritt für Schritt der Rollout in den ausländischen Standorten. Die Niederlassungsleiter und Geschäftsführer an den anderen Standorten hatten bereits BlackBerrys, waren es gewohnt damit zu arbeiten und wollten keinesfalls auf diese verzichten, berichtet H. Pollmann. Heute werden mit den COSYNUS-Lösungen insgesamt ca. 55 BlackBerry-Geräte unterstützt, die nicht nur von den Vertriebsmitarbeitern,

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