17 Produktbezogene Kosten- und Leistungsrechnung (KLR)

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1 Produktbezogene Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) Situation Nach der Doppik jetzt auch noch die KLR? DieStadtverwaltung Neustadthat schon voreiniger Zeit ihrrechnungswesen aufdie kaufmännische Buchführung umgestellt.jetzt soll auch diekosten-und Leistungsrechnung in derkommune eingeführt werden.darüberwurde in derletzten Stadtratssitzung diskutiert. Stadtrat Meyererklärte: Wir habengroße Anstrengungen unternommen,um diedoppikeinzuführen undich denke, dass dies an Neuerungenzunächsteinmalgenügt. DieKosten-und Leistungsrechnung wird ohnehinder Kommune kaum zusätzliche Vorteile bringen. Arbeitsaufträge 1. Wodurchunterscheidet sich eigentlich diefinanzbuchhaltung (Fibu)von derkosten-und Leistungsrechnung (KLR)? 2. Wassinddie wesentlichen Aufgabender KLR? Unterschiede zwischen Finanzbuchhaltung und Kosten- und Leistungsrechnung Die Finanzbuchhaltung (Fibu) erfasst die Geschäftsvorfälle im Grundbuch (Journal) und Hauptbuch und zeigt in der Bilanz die Vermögens-und Kapitalverhältnisse einer Kommune.Ebenso stellt sie in der Ergebnisrechnung fest,ob und wo ein Jahresüberschuss oder-fehlbetrag entstanden ist. Die Finanzrechnung informiert über die Liquidität der Kommune.Die Fibu knüpft dabei vor alleman(externe) Zahlungsvorgängean; ihre Informationen sind an diepolitischen Gremien und die Öffentlichkeit gerichtet.man bezeichnet diefinanzbuchhaltung daher auch als externes Rechnungswesen. Bei alledem unterliegt die Finanzbuchhaltung strengen rechtlichen Regelungen (HGB, Steuerrecht, in der Kommunalverwaltung außerdemgemhvo,kag,eigbetrvo). Die Finanzbuchhaltung berichtet in der Gesamtergebnisrechnung zwar über Aufwendungen und Erträge, aber Fragen nach denkosten einesproduktes, also demtatsächlichenressourcenverbrauch odernach derwirtschaftlichkeit einesbetriebeskannsie nichtbeantworten.hierzubedarfeszusätzlicheranalysen. Die Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) ist nur z. T. rechtlich geregelt (Benutzungsgebühren). Sie dient vorwiegend derbetriebswirtschaftlichenanalyseund derverwaltungssteuerung (Controlling). Basisgrößen der KLR sind der betriebsbedingte, tatsächliche Ressourcenverbrauch und der betriebsbedingte, tatsächliche Wertezuwachs. Mit diesen Größen können unter anderem die tatsächlichen Kosten der Verwaltungsproduktekalkuliert,Kosten-und Gewinnvergleiche beider Beschaffung neueranlagen durchgeführt oder auch Wirtschaftlichkeitsvergleiche zwischenverschiedenen Verwaltungen durchgeführt werden.dadie KLRvorrangig ein Informationsinstrument von der und für die Verwaltung darstellt, bezeichnet man die KLR auch als internes Rechnungswesen Begriffsbestimmungen Die Begriffe Kosten und Leistungen sind von den umgangssprachlich oft synonym gebrauchten Begriffen Auszahlungen und Einzahlungen,Ausgabenund Einnahmensowie Aufwendungen underträge zu unterscheiden. Auszahlungen und Einzahlungen führen zu Liquiditätsänderungen. Einzahlungen Liquidität Summeder liquiden Mittel (Kasse, Bank-und Sparkassenguthaben) Auszahlungen

2 Einnahmen und Ausgaben führen zu Geldvermögensänderungen. Einnahmen Geldvermögen Summeder liquiden Mittel +Forderungen Verbindlichkeiten Ausgaben Auszahlungen,Einzahlungen,Ausgabenund EinnahmensindBegriffeder Kameralistik. Aufwendungen und Erträge führen zu Eigenkapitaländerungen. Erträge Eigenkapital Aufwendungen Aufwendungen underträge sind Begriffe derfinanzbuchhaltung. Kosten und Leistungen ermittelnden betriebsbedingten Werteverzehr bzw. Wertezugang. Leistungen betriebsbedingter Wertezugang/Werteverzehr Kosten Kosten und Leistungen sind Begriffe derkosten-und Leistungsrechnung. Beispiele Beim Kauf von Druckerpapier (Büromaterial) gegen Barzahlung handelt es sich n um eine Liquiditätsänderung, denn der Kassenbestand nimmt ab. Auszahlung n um eine Geldvermögensänderung, da das Geldvermögen abnimmt. Ausgabe n um eine Eigenkapitaländerung, da Büromaterial Aufwand der Fibu darstellt. Aufwand n um betriebsbedingten Werteverzehr,dadas Büromaterial dem Betriebszweck dient. Kosten Beim Kauf einer Maschine auf Ziel handelt es sich ausschließlich um eine Geldvermögensänderung, da nur das Geldvermögen abnimmt (Verbindlichkeiten nehmen zu und damit verringert sich das Geldvermögen!). Ausgabe n Es findet keine Liquiditätsänderung statt, da keine Zahlungen vorgenommen wurden. Zu Auszahlungen führt der Kauf erst, wenn die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten der Maschine z. B. durch Banküberweisung beglichen wird. n Das Eigenkapital verändert sich nicht; daher liegt kein Aufwand vor. n Ein Werteverzehr findet zum Zeitpunkt des Kaufs nicht statt, demnach entstehen auch keine Kosten. n Zu Aufwendungen und Kosten führt dieser Kauf erst, wenn durch Nutzung der Maschine die Wertminderung in Form der Abschreibung zu erfassen ist. Aufnahme eines Kredites und Einzahlung des Betrages auf unser Bankkonto n Einzahlung und damit Liquiditätsänderung, da das Bankkonto zunimmt. n Es ist aber keine Einnahme, da die Liquiditätszunahme um die Verbindlichkeiten, die durch die Kreditaufnahme entstanden ist, wieder zu verringern ist. Eine Geldvermögensänderung findet nicht statt. n Das Eigenkapital wird nicht berührt, es handelt sich um eine Zunahme des Fremdkapitals. n Betriebliche Werte werden nicht verbraucht, also auch keine Kosten

3 Produktbezogene Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) Kostenrechnungssysteme Nach demumfang derkostenverrechnung unterscheidet manzwischen Vollkosten-und Teilkostenrechnung. Beider Vollkostenrechnung werden sämtliche Kosten den Verwaltungsprodukten ( Kostenträgern) zugerechnet.bei vielen Kostenartenist jedocheinevollständigezurechnung äußerstschwierig. DieTeilkostenrechnung rechnetdemkostenträger nureinen Teil der Kostenzu,in derregel nursolche Kosten, die dem betreffenden Produkt eindeutig zugerechnet werden können. Eine Form der Teilkostenrechnung ist die Deckungsbeitragsrechnung. Nach demzeitlichenbezug derverwendeten Kosten unterteilt maninist-, Normal-und Plankostenrechnung. Die Istkostenrechnung rechnet mit den tatsächlich angefallenen Kosten einer Abrechnungsperiode. Die Normalkostenrechnung arbeitet mit den Durchschnittswerten vergangener Abrechnungsperioden. Beide Rechenverfahren sind vergangenheitsbezogen. Die Plankostenrechnung ist zukunftsbezogen und rechnet mit Vorgaben (Sollgrößen), die aufgrund von Kostenanalysen erwartet werden können. Der Vergleich von geplanten Kosten (Sollkosten) mit den tatsächlich realisierten Kosten (Istkosten) einer Abrechnungsperiode ist die Basis für ein funktionierendes Kontroll- und Steuerungssysteminder Verwaltung. DerNormal-Ist-Vergleich,alsodie Ermittlung derabweichungen vomdurchschnittder letztenperioden, istweniger aussagekräftig. So kann etwa ein unwirtschaftlicher Ressourcenverbrauch vergangener Perioden ständig weiterbetrieben werden, da die Soll-Vorgabe inform des Durchschnitts der letzten Perioden keine Abweichungzeigt. Istkostenrechnung Vollkostenrechnung Normalkostenrechnung Plankostenrechnung Teilkostenrechnung Sowohl die Vollkostenrechnung als auch die Teilkostenrechnung können auf der Basis von Ist-, Normal- oder Plankosten erfolgen Aufgaben der Kosten- und Leistungsrechnung Die Kosten- und Leistungsrechnung ermittelt die Kosten und Leistungen eines Rechnungsjahres, ordnet sie Produkten zu undberechnetdas Betriebsergebnis. Voraussetzung für die Kontrolle der Wirtschaftlichkeit kommunaler Betriebe ist die Transparenz der Kosten und Leistungen. Kosten und Ergebnisse eines Rechnungsjahres können analysiert und mit denen anderer Rechnungsperioden, anderer Betriebe oder anderer möglicher Verfahrensweisen verglichenwerden.haushaltsrechtlich sind diegemeindenzur Wirtschaftlichkeit verpflichtet. Wirtschaftlichkeit Leistungen (Output in Euro) Kosten (Input in Euro) Beispiel Die Städte Aund Bunterhalten je eine städtische Druckerei und vergleichen deren Wirtschaftlichkeit am Ende eines Jahres. Der Stadt Averursachte die Druckerei Personalkosten von ,00 und Sachkosten von ,00, der Wert der Druck-Erzeugnisse betrug ,00. In Bkosteten das Personal ,00 und die Sachmittel ,00, der Wert der Erzeugnisse belief sich auf ,

4 Wirtschaftlichkeit der Druckereider StadtA , ,00 Wirtschaftlichkeit der Druckereider StadtB , ,00 Wirtschaftlichkeit 1,1 Wirtschaftlichkeit 1,05 Die errechnete Kennzahl drückt aus, wie viele Leistungseinheiten durch eine Kosteneinheit erzeugt wurden. Die Stadt Ahat also die wirtschaftlichere Druckerei. Für die meisten Verwaltungsleistungen gibt es jedoch keine Marktpreise, sodass eine Wirtschaftlichkeit in diesem Sinnenicht berechnet werden kann.gibtdie Verwaltung ihre Produkte kostendeckend ab,ist derquotientzwarberechenbar,abereinesinnvolle Aussageüberdie Wirtschaftlichkeit lässtdas Ergebnis ebenfalls nicht zu,dafür deninput undoutput derselbewert, nämlichdie Istkosten,anzusetzenist.Als Kennzahl fürdie Wirtschaftlichkeit ergibtsichbei kostendeckender Abgabe derprodukteimmer derwert 1! Um diewirtschaftlichkeit des Verwaltungshandelns messenzukönnen, verwendet mandeshalb Ist- undsollkosten. Istkosten sind dietatsächlich angefallenen Kosten,Sollkosten (oderplankosten)dagegen sind diezielvorgaben, die nicht überschritten, sondern möglichst unterschritten werden sollen. Der Festlegung der Sollwerte kommtdabeieinegroße Bedeutung zu.diese Sollwertekönnen z.b. an denproduktkosten einer besseren alsder eigenen Behörde oder anden Produktkosten der besten Behörde gemessen werden. (Informationen zur Solldatenbeschaffung finden SieimKapitel 10 Controlling.) sollkostenbezogene Wirtschaftlichkeit Istkosten Sollkosten Je kleiner derwertdes Quotienten,umsogrößerist diewirtschaftlichkeit undumgekehrt. Beispiel Die Sollkosten für ein Produkt wurden für das Vorjahr und das Berichtsjahr auf je ,00 festgelegt. Die tatsächlichen Kosten betrugen in den beiden Jahren ,00 und ,00. Wie hoch war die sollkostenbezogene Wirtschaftlichkeit in den beiden Jahren? sollkostenbezogene Wirtschaftlichkeit im Vorjahr , ,00 sollkostenbezogene Wirtschaftlichkeit im Berichtsjahr , ,00 Wirtschaftlichkeit 0,97 Wirtschaftlichkeit 0,93 Die Kennzahl gibt an, wie viel Euro bezogen auf einen geplanten Euro bei der Herstellung des Produktes tatsächlich verbraucht wurden. Die Wirtschaftlichkeit hatsich gegenüber dem Vorjahr verbessert. Im Vorjahr wurden 0,97 und im Berichtsjahr nur noch 0,93 pro geplantem Euro verbraucht. DieKLR schafft außerdem Grundlagenfür diepreisbildungvon Produkten.Diesgiltinsbesondere bei kostenrechnenden Einrichtungen (z.b. Abfall- und Abwasserbeseitigung, Straßenreinigung, Friedhöfe). Die Produktentgelte (Benutzungsgebühren) sollen grundsätzlich die Kosten der Einrichtung decken (Kostendeckungsprinzip). Nur mithilfe einer Kostenrechnung lassensichz.b.für eine Abwasseranlagederen Gesamtkosten je Jahr unddie Stückkosten fürdie Ableitung undbehandlung von1m³schmutzwasser ermitteln. Mit den Stückkosten ist imwesentlichen auch der Preis, d.h.die durch Satzung festzusetzende Gebühr, ermittelt. (Kostendeckung istallerdingsnicht mitwirtschaftlichkeit gleichzusetzen!) Steht die Gemeinde mit anderen Anbietern imwettbewerb, z.b. bei der VHS, einem kommunalen Kino oder einem Spaßbad, können die kalkulierten Kosten je Benutzungsfall eine Orientierung beim Finden des (privatrechtlichen)entgeltsbieten. DerProduktpreis(z.B. füreinen VHS-Kurs odereinekinokarte)hängt hier nichtnur von den Produktkosten, sondern auch von den Angeboten privater Anbieter ammarkt und von den politischen Zielsetzungen der Kommune ab

5 Produktbezogene Kosten- und Leistungsrechnung (KLR) Verhandelt einfachbereichmit derbehördenleitung überdas Budget fürdie Erstellung bestimmterprodukte, so sollten (eigene oder fremde) Erfahrungen zum Kostenrahmen für solche Produkte zugrunde gelegt werden. Bei dezentraler Ressourcenverantwortung ist der Fachbereich für das wirtschaftliche Ergebnis seiner Leistung verantwortlich undbenötigt zu dessen Überwachungebenfalls dieklr. Weiterhin liefert die KLR die Grundlage für eine Vielzahl von Kennzahlen (z.b.produktivität, Kostenentwicklung) und für verschiedene Berichte (Berichtswesen), die auf mögliche Fehlentwicklungen frühzeitig hinweisen und so z.b.der Verwaltungsspitze einer Gemeinde und dem Rat wichtige Informationen für Entscheidungen bieten, etwa wenn esumdie alternative Inanspruchnahme von Fremdleistungen geht. Anders ausgedrückt: Die KLR stellt Transparenz über die Kosten und Ergebnisse des Verwaltungshandelns her und unterstütztsodie zielbezogene Steuerung der Verwaltung ( Controlling). Aufgaben Hinweis: DieCDenthält eine weitere Aufgabe zurwirtschaftlichkeit. 1. Klären Sie, ob es sich in denfolgenden Geschäftsvorfällen um Auszahlungen/Einzahlungen, Ausgaben/Einnahmen,Aufwendungen/Erträge oderkosten/leistungen handelt. a) Kauf einestransporters aufziel b) Eigenbetrieb erhält durchbankeinzug dieabwasserentgelte c) Begleichungeiner Verbindlichkeit bar d) Verbrauch vonbetriebsstoffen e) Umsatzsteuerüberweisung an das Finanzamt f) Zinsgutschrift derbank g) Barspendeandas Rote Kreuz h) Barzahlung derlöhne i) Aufnahme einesdarlehns beider Sparkasse undgutschriftauf unserem Kontobei dersparkasse 2. Im Text wurden mehrere Aufgabender KLRgenannt. Versuchen Siedie Aufgabennach derwichtigkeit zu ordnen unddiskutieren SieIhreErgebnisse mitden Mitschülern. 3. Wodurchunterscheidet sich dieistkostenrechnung vonder Sollkostenrechnung grundsätzlich? 4. Dasstädtische Tierheim in Neustadtbietetals Zusatzleistung einen Kurs fürhundebesitzeran. Pro Teilnehmer beträgtdie Gebühr 19,00.Die Teilnehmerzahl istauf 15 beschränkt. DerKursist voll belegt. DieKosten derveranstaltung setzen sich zusammen ausden Kosten fürden Trainingsplatzvon 30,00, demhonorar des Übungsleitersvon 120,00, dendruckkosten fürdie Teilnahmebescheinigungen von 25,00 und ausden sonstigenverwaltungskosten von50,00. a) Berechnen Siedie Kennzahl fürdie Wirtschaftlichkeit derveranstaltung. b) Wegender großennachfragenach diesem Kurs wird er einhalbes Jahr später nochmals angeboten. Allerdings sind diekosten fürdie Druck-Erzeugnisse wegenlohn- undpreissteigerungen um 10 % gestiegen undder Übungsleiter verlangt nun150,00.der Kurs istmit 15 Teilnehmernwiedervoll belegt. ba) Wie hatsichdie Wirtschaftlichkeit gegenüberder ersten Veranstaltung geändert? bb) Inwieweit kann dietierheimleitung fürdie geändertewirtschaftlichkeit verantwortlich gemacht werden? 5. Fürdie Kostenstelle Heimatmuseum liegen fürdie letztenvierabrechnungsperiodenfolgendesollkostenbezogene Wirtschaftlichkeitsdaten vor(dievorgabenwaren jeweilsidentisch.): erste Abrechnungsperiode: 0,92 zweite Abrechnungsperiode: 0,95 dritte Abrechnungsperiode: 1,03 vierte Abrechnungsperiode: 1,00 a) ErläuternSie dieermitteltenwirtschaftlichkeitswerte fürdie vier Perioden. b) Welche allgemeinen Aussagen lassensichfür diesollkostenbezogene Wirtschaftlichkeit formulieren, wenn derwertgleich 1, größer1oderkleiner 1ist?