Mobiles Dokumentenmanagement. eakte2go WHITEPAPER

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1 Mobiles Dokumentenmanagement mit der eakte2go WHITEPAPER

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3 3 Sie sind überall von einem Trend zu sprechen, wäre stark untertrieben. Smartphones und Tablets durchdringen nach dem privaten Umfeld seit einiger Zeit auch das Berufsleben. Auf die Vorteile der mobilen Helfer möchten Nutzer auch bei ihrer Arbeit nicht mehr verzichten: Die smarten Geräte sind jederzeit einsatzbereit, hochaktuelle Informationen und Daten können von überall abgerufen werden, und die intuitive Steuerung durch Tippen und Wischen ist ergonomisch. Für Unternehmen stellt diese Entwicklung eine große Herausforderung dar. Aus der Vielzahl mobiler Geräte, Betriebssysteme und Apps müssen die IT-Abteilungen Konfigurationen herstellen, die den firmeneigenen Sicherheitsanforderungen genügen. Wichtig dabei: die Kosten dürfen nicht aus dem Ruder laufen. Die neue Welt der Apps Große Programme mit mächtigem Funktionsumfang gibt es in der neuen Welt nicht, diese Aufgabe erledigen Apps. Sie sind nach kurzem Erlernen für jedermann beherrschbar. Die Ideen für einen nützlichen Einsatz der Apps müssen Unternehmen jedoch selbst entwickeln. Genauer: ihre Fachabteilungen. In Kombination mit mobilen Endgeräten wie Smartphones und Tablets können mobile Anwendungen Mitarbeiterwünsche wie beispielsweise Produktpräsentationen und die virtuelle Demonstration des Produkteinsatzes beim Kunden abbilden. Ein weiteres mögliches Szenario ist die Visualisierung von Service- und Reparaturplänen, die Technikern im Außendienst Zeit und Aufwand ersparen. Diese haben immer alles dabei oder können vom Einsatzort darauf zugreifen. Reisemehraufwand wegen fehlender Unterlagen entfällt. Ein weiterer unschlagbarer Vorteil dabei: Durch direktes Feedback der Nutzer ist die kontinuierliche Verbesserung schon eingebaut. Ein entscheidender Vorzug der Apps ist zudem, dass sie Features von Smartphone, Tablet und Co. direkt einbinden. So können unter anderem mit der Gerätekamera Bilder von Dokumenten gemacht, gleich weiterbearbeitet und in vorhandende Vorgänge integriert werden. Elektronische Akten in Unternehmen In dieser modernen Arbeitswelt passiert nun vieles elektronisch, was bisher papierbasiert erfolgte. Doch bringt das Verschwinden von Papier unübersehbar auch Herausforderungen mit sich. Neue Verordnungen, die die elektronische Rechnung dem Papier gleichstellen, Compliance-Vorschriften und zunehmende fiskalische Anforderungen an Aufbewahrungsfristen für elektronische Dokumente bis hin zur erfordern effiziente Ablagestrukturen. Zudem wächst die Notwendigkeit, Geschäftsprozesse exakt zu dokumentieren und das Wissen eines Unternehmens zu sichern. Bei all diesen Punkten können Aspekte der Aktenführung die Komplexität reduzieren und auch in Unternehmen hilfreich sein. Dazu wird heute in der Regel ein Dokumentenmanagementsystem eingesetzt, ein elektronischer Aktenschrank. Darin kann beispielsweise eine Sammlung von Produktdokumenten erstellt werden, die unter anderem Betriebs- und Wartungsanleitungen, Ersatzteillisten und Explosionszeichnungen enthält. Für Servicetechniker sind diese gesammelten Dokumente immer aktuell und abrufbereit. Um die Vorteile elektronischer Akten auch mobil nutzen zu können und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern einen zeitgemäßen Arbeitsplatz zu bieten, sind Lösungen gefragt, die diese Akten in die Welt der Apps überführen. Behörden: moderne Arbeitgeber Auch Behörden setzen zunehmend auf mobile Endgeräte und Apps. Sie stehen mit der Wirtschaft im Wettbewerb um Talente und wollen sich als ebenso moderne Arbeitgeber präsentieren. Zudem soll die Arbeitsumgebung die Mitarbeiter bei ihren täglichen Aufgaben unterstützen mit Smartphone, Tablet und mobilen Anwendungen. Diese helfen auch jenseits des Schreibtischs, bisher auf Papier bearbeitete Daten in den elektronischen Workflow einzubinden und verhindern den früher vorhandenen Medienbruch. Eine wesentliche Rolle spielt neben der Gerätemobilität die Ergonomie der Apps. Verfahren werden also zunehmen elektronisch abgewickelt und die elektronische Ablage sowie die E-Akte werden damit nicht nur angesichts des egovernment-gesetzes, sondern auch aufgrund dieser Entwicklung zwingend. Denn die Verwaltung ist in unserem Rechtsstaat verpflichtet, Vorgänge und Entscheidungen vollständig und nachvollziehbar zu dokumentieren. Die Schriftgutverwaltung sichert dabei die strukturierte Ablage von Dokumenten und Verfahrensinformationen in Akten und Vorgängen. Realisiert wird die E-Akte in einer Architektur nach BMI-Vorgaben mit einem elektronischen Aktenschrank in Form eines Dokumentenmanagementsystems sowie mit Komponenten zur Vorgangsbearbeitung und zur informellen Zusammenarbeit.

4 4 Die App eakte2go In diesem Kontext hat Computacenter ein Lösungskonzept entwickelt, welches das reale Vorbild der sogenannten Handakte abbildet die App eakte2go. Diese können Anwender verschlüsselt auf ihr mobiles Gerät herunterladen und Handakten, Teilauszüge einer Akte, online bearbeiten dank eines Offlinemodus auch ohne Netzwerkverbindung. Die Datensicherheit des Inhalts ist gerade für die öffentliche Hand ein elementares Thema und wird durch Geräte- oder Dokumentenverschlüsselung sichergestellt. Die eakte2go wurde plattformneutral realisiert, wobei jedes Betriebssystem seine Besonderheiten hat, die in der Implementierung der App genutzt werden können. Damit ist die eakte2go komplett auf die jeweilige Touch-Oberfläche der verwendeten Plattform zugeschnitten. Die App bietet bei hoher Bedienerfreundlichkeit abgegrenzte Funktionen für unterschiedliche Anwendungsfälle im Arbeitsalltag. Das benötigte Szenario und damit die Funktionalität wählt der Anwender selbst. Innerhalb von Akten und Dokumentsammlungen ist eine unkomplizierte Navigation möglich. Mechanismen wie Check-out/Check-in sichern die Integrität der Dokumente auf dem Server auch in Offline-Situationen. Dokumente auf dem Gerät können mit Kommentaren und Markierungen bearbeitet werden. Bearbeitungskonventionen wie unterschiedliche Markierungsfarben werden dabei in der Hierarchie abgebildet. Weitere Funktionen des mobilen Geräts werden eingebunden. So können beispielsweise über die Gerätekamera neue Dokumente als Fotos erfasst und weiterbearbeitet werden. Neue Bestandteile der Handakte können in weitere Workflows eingehen, die Dokumente erkennen oder die Kenntnisnahme im Backend sicherstellen. Überarbeitungen kann der Nutzer auf den Server zurückspielen. Neben der Handakte realisiert die eakte2go zudem die sogenannte Sitzungsakte und Funktionen für Prüfer im Außendienst. Eine Möglichkeit: Plattform Windows 8.1 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stellen Forderungen hinsichtlich mobiler Anwendungen, denen die IT-Abteilungen mit bestenfalls stagnierenden Budgets gerecht werden müssen. Um diesen Spagat zu meistern, kann das Betriebssystem Microsoft Windows 8.1 in Verbindung mit mobilen Geräten auf Intel-Basis eine Lösung sein. Ganz neue Möglichkeiten eröffnen dabei Ultrabooks, die es in den unterschiedlichsten Ausführungen gibt. Zum Beispiel ermöglichen 2in1-Geräte wahlweise das Arbeiten mit einem Tablet oder einem Notebook je nach Situation. Das Ultrabook ist zum einen für Touchbedienung optimiert, basiert aber zum anderen auf einem Standard-Windows-Kern. Damit können bewährte Sicherheitsmechanismen wie zentrales Policy-Management, VPN, Identitätsmanagement oder Geräteverschlüsselung auf mobile Geräte angewendet und diese mit vertretbarem Auf-

5 5 wand in der IT-Landschaft eines Unternehmens oder einer Behörde gepflegt werden. Die Modern UI-Oberfläche von Windows 8.1 ist selbsterklärend und grafisch klar strukturiert. Klassische Windows- Funktionen wie das Kontextmenü wurden für die Touchbedienung umgesetzt und um beliebte Features wie die Wischbewegung und die Taskleiste der aktiven Apps ergänzt. Die Multitasking-Fähigkeit des Betriebssystems ist auch in der grafischen Oberfläche nutzbar. Der Split-Screen stellt mehrere Apps nebeneinander dar und unterstützt deren Interaktion. Die eakte2go nutzt dies, um während der Navigation innerhalb der Akte momentan ausgewählte Dokumente in einer Vorschau anzuzeigen. Die Oberfläche der eakte2go ist vollständig nach Microsofts Designrichtlinien für Apps gestaltet. Zudem reduziert die vpro-technik von Intel den Supportaufwand und hilft dabei, die Sicherheitsanforderungen umzusetzen. vpro bietet dazu aktive Unterstützung in den Bereichen Bedrohungsmanagement, Schutz vertraulicher Personenund Geschäftsdaten, Schutz von Identitäten und Website- Zugangspunkten sowie ferngesteuerte und lokale Überwachung mit Wiederherstellung und Instandsetzung. operability Services). Über diese Schnittstelle ist es möglich, auf verschiedene Repositories zuzugreifen. Durch eine aufgabenbezogene Teildarstellung von Inhalten reduziert die eakte- 2Go die Komplexität des Backend-Systems, was gerade in mobilen Arbeitssituationen hilfreich ist. Die umfangreichen Metainformationen der Akten im Backend sind für die App deutlich reduziert, ebenso wie die Verzeichnistiefe der Dokumente innerhalb der Akte. Benutzerrechte für das Backend und die mobilen Geräte bleiben von der App unberührt. Fazit Mit der weiten Verbreitung von E-Aktensystemen ist ein Lösungskonzept wie die eakte2go eine attraktive Entwicklung sowohl für Unternehmen als auch für Behörden. Mitarbeiter erhalten eine Anwendung, die auf ihre Bedürfnisse während der Arbeit zugeschnitten ist. Zudem erfüllt die eakte2go auch die Anforderungen an zunehmend elektronisch abgebildete Geschäftsprozesse. Diese können durch effiziente Ablagestrukturen schlanker gestaltet und damit das Wissen im Unternehmen gesichert und genutzt werden. Das Backend Als Backend der eakte2go ist jedes beliebige Dokumentenmanagementsystem einsetzbar, beispielsweise ein DOMEA - System von Open Text. Denn das Design der eakte2go beruht auf dem CMIS-Standard (Content Management Inter-

6 6 Technologie-Glossar Active-Management-Technik (Intel AMT) Die Intel Active-Management-Technik (Intel AMT) ermöglicht die ferngesteuerte Verwaltung von Plattformanwendungen. Zentrale Bedeutung kommt der hardwarebasierten KVM (Keyboard, Video und Maus) Remote Control zu. Mit ihr können IT-Mitarbeiter auf entfernte, via Ethernet-Kabel oder WLAN mit dem Firmennetzwerk verbundene Rechner zugreifen, als säßen sie direkt davor. Auch während des Bootvorgangs werden die Monitorausgaben auf den Remote-Bildschirm übertragen. Intel Anti-Theft Mithilfe der Intel Anti-Theft-Technik lässt sich der Computer bei Bedarf, beispielsweise bei Verlust, ferngesteuert sperren. Dadurch können sowohl die Identität des Benutzers als auch die Geschäftsdaten geschützt werden. Darüber hinaus sorgt eine beschleunigte Datenverschlüsselung und -entschlüsselung durch Intel AES New Instructions dafür, die Daten bis zu viermal schneller zu verschlüsseln. So kann eine Festplattenverschlüsselung als Unternehmensstandard etabliert werden, ohne die Produktivität des Benutzers einzuschränken. Intel Secure Key Intel Secure Key ist eine hardwarebasierte Verschlüsselungstechnik, die Zufallszahlen mit höherer Qualität generiert und die Datenverschlüsselung für Online-Transaktionen noch sicherer macht. Intel Setup- und Konfigurationssoftware 8.0 PCs oder Workstations können mithilfe der Intel Setup- und Konfigurationssoftware 8.0 innerhalb weniger Minuten eingerichtet werden. Alternativ können bestehende Standard-Software-Lösungen zur Verwaltung der Endgeräte die Intel vpro -Funktionen aktivieren und verwalten. Die unterstützten Funktionen variieren allerdings bei den verschiedenen Herstellern. Intel Trusted-Execution Die Intel Trusted-Execution-Technik und die Intel Virtualisierungstechnik bieten Schutz vor schwer aufzuspürenden Rootkits und vor Malware. Diese stellen eine Bedrohung für Nutzer dar, sofern sie Cloud-Dienste oder virtuelle Umgebungen nutzen. Protected-Transaction-Display Die Protected-Transaction-Display-Technik ist eine verschlüsselte, sichere I/O-Technik, die dazu beiträgt, Identitätsdiebstahl zu verhindern. Mit dieser Technik können Unternehmen und Websites die Anwesenheit des Benutzers bestätigen, Transaktionen überprüfen und eine sichere PIN-Eingabe ermöglichen, bevor Anmeldedaten freigegeben werden. Screen-Scraper und Key-Logger verlieren auf diese Weise ihren Schrecken als potenzielle Risikofaktoren. Public-Key-Infrastruktur (PKI) Die integrierte Public-Key-Infrastruktur (PKI) ist ein zweiter Authentifizierungsfaktor, der in der Firmware gespeichert ist und zur Authentifizierung von Benutzern und Servern und zur Verschlüsselung und Signatur von Dokumenten eingesetzt werden kann. Einmalpasswörter können alternativ oder ergänzend für einen sicheren VPN- und Website-Zugang sowie nahtlose Benutzerauthentifizierungen verwendet werden. Dadurch werden Tokens und Smartcards überflüssig bzw. können ersetzt werden. Content Management Interoperability Services (CMIS) CMIS sind standardisierte Webservices für den Austausch und die Bearbeitung von Dokumenten und Metadaten in Dokumentmanagementsystemen (DMS). CMIS stellt einen standardisierten Satz von Webservices für den Zugriff auf DMS zur Verfügung, die herstellerseitig für die jeweils eigenen Systeme angeboten werden. Ein auf CMIS bauender Client wie die eakte2go kann damit auf CMIS-basierte Repositories der unterschiedlichsten Hersteller zugreifen. An der Entwicklung der CMIS-Spezifikationen haben die Großen der DMS-Branche (Microsoft, Open Text, EMC², IBM, SAP etc.) mitgewirkt. CMIS wurde von OASIS (www.oasisopen.org) in der Version 1.1 im Dezember 2012 verabschiedet.

7 7 Microsoft Windows 8.1 BYOD-Verbesserungen Workplace Join IT-Administratoren können Rechnern außerhalb einer Unternehmensdomäne den Zugriff auf bestimmte Ressourcen innerhalb des Unternehmens gewähren. Work Folder Gesicherte Synchronisation von Daten zwischen verschiedenen Geräten und den Dateiservern im Rechenzentrum des Unternehmens. Mobile Device Management (MDM) Windows 8.1-Geräte können ohne vollständigen Management-Client per MDM zentral verwaltet werden. Drucken via Near Field Communication (NFC) Mit NFCfähigen Druckern ist Drucken im Unternehmensnetzwerk einfach per Tap-to-print möglich. Drucken via Wi-Fi Peer-to-Peer Drucken vom Windows 8.1-Gerät mit einem Wi-Fi-Drucker im Unternehmen. Miracast Wireless Display Direktes, kabelloses Präsentieren auf Miracast-fähigen Bildschirmen und Projektoren. Fernlöschung von Unternehmensdaten Private und geschäftliche Daten können durch Kennzeichnung getrennt werden. Die Löschung von Unternehmensdaten ist remote möglich. Biometrische Authentifizierung Unterstützung der neuesten Touch-basierten Leser von Fingerabdrücken. Integration in den Windows Store Verschlüsselung Automatische Geräteverschlüsselung für alle Windows 8.1-Editionen Internet Explorer 11 Schadcodeprüfung Internet Explorer 11 unterstützt eine Anti-Malware-Lösung dabei, den Code vor der Ausführung zu scannen. Desktop-Einschränkung Geräte, z. B. Kiosksysteme, können so eingeschränkt werden, dass nur noch eine Windows- Store-Applikation zur Verfügung steht und genutzt werden kann. Moderne Benutzerschnittstelle Snap-View Abhängig vom Monitor können bis zur vier Applikationen nebeneinander und in individueller Fensterbreite dargestellt werden. Boot-to-Desktop Windows 8.1 kann so konfiguriert werden, dass es automatisch im Desktop startet. Maus und Tastatur Bessere Unterstützung speziell für Maus- und Tastatur-Anwender, einschließlich Start-Button auf dem Desktop. Mobilitätsverbesserungen VPN Direkte Integration vieler VPN-Clients. Applikationen können gezielt den Aufbau eines VPN-Netzwerkes auslösen. Breitbandfunknetzwerke Unterstützung von systemintegrierten Breitbandfunkadaptern und Bereitstellung von Wi-Fi-Hotspots über das mobile Breitbandfunknetz Windows-to-go Benutzer können zwischen beliebig vielen Geräten wechseln und den Windows Store sowie die Windows-Store-Applikationen nutzen. Autostart VPN Applikationen nutzen VPN automatisch auch für Drittanbieter von VPN-Clients. Verbesserungen bei der Sicherheit

8 Computacenter ist Europas führender hersteller übergrei fender Dienstleister für Informations technologie. Kundennähe bedeutet für uns, Geschäftsanforderungen zu verstehen und präzise darauf einzu gehen. Auf dieser Basis entwickeln, im plementieren und betreiben wir für unsere Kunden maßgeschneiderte IT-Lösungen. Wir bewerten den Nutzen neuer Techno logien und integrieren diese schnell und professionell in vorhandene IT-Umgebungen. Unsere Finanzstärke und Markt präsenz bieten Kunden und Partnern langfristige Stabilität und Sicherheit. Wir erreichen unsere Kunden über ein flächen deckendes Netz von Standorten in Deutschland, England, Frankreich, Benelux, Spanien und Südafrika sowie über unsere internationalen Partner in Europa, Asien und Nordamerika. Computacenter AG & Co. ohg Europaring Kerpen Tel.: +49 (0) 22 73/ Fax: +49 (0) 22 73/ Computacenter AG & Co. ohg. Alle Rechte vorbehalten.

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