ESF-Projekte managen Erfolg sichern

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1 ESF-Projekte managen Erfolg sichern

2 Projektbericht EPM jährliche Arbeitssitzung der Geschäftsführenden der Regionalen ESF-Arbeitskreise am Gisa Haas Annekatrin Lang Stand:

3 Rückblick EPM1214 Berichtszeitraum Januar 2013 bis Dezember 2014 neue Schulungsangebote in 2013 und 2014: B6 - Erfolgsfaktoren für die ESF-Projektleitung Praxistag zum Thema Gestaltung von Werbematerialien (Ergänzung C7) Workshop Projektmanagement (Ergänzung C1) D1 - Fortbildungsprogramm für ESF-Einsteiger/innen E1 ESF-Antragstellung ab 2014 Konzeptentwicklung und Einladung Workshop MO und ESF neue Referenten/innen, neue Schulungsräume weitere Verbreitung Handbuch und Arbeitshilfen Beantwortung von Trägeranfragen über die ESF-Hotline 3

4 Rückblick EPM1214 Rückblick EPM1214 Berichtszeitraum Januar 2013 bis Dezember 2014 Versand von Newslettern Prozessbegleitung VB und L-Bank zu Themen neue Förderperiode Beginn Weiterentwicklung der Seminarstruktur Aufbau neue EPM-Webseite 4

5 Rückblick EPM1214 B6 Erfolgsfaktoren für die ESF-Projektleitung unterstützt Projektleitungen in der erfolgreichen Steuerung und Umsetzung von Projekten Inhalte: Personalplanung unter den spezifischen Bedingungen von ESF-Projekten Einbindung des ESF-Projektes in die bestehende Organisation und Dokumentation der wichtigsten Abläufe im Projekt (für Umsetzung und Prüfung) Controlling im Hinblick auf Finanzen und die inhaltlichen Erfolgsindikatoren fachliche Informationen und praktische Übungen zur Anwendung eintägige Schulung mit Nutzung der Kursplattform 5

6 Rückblick EPM1214 C7 Workshop Gestaltung von Werbematerialien für Mitarbeiter/innen die für die Öffentlichkeitsarbeit im ESF- Projekt zuständig sind (eintägig) Erarbeitung von Kriterien für einen sicheren Umgang mit Medien und deren Gestaltung Fragestellung und Inhalte: Welche Werbemittel sind für meine Ziele und Zielgruppen die richtigen? Wie wirkt Öffentlichkeitsarbeit? Anzeigen und Ihre Überzeugungskraft kollegiale Bewertung von Stärken und Schwächen der mitgebrachten Informations- und Werbemittel Erarbeitung eines Werbemittelplans und der Grundsätze für die Gestaltung ermöglicht Reflexion der bisherigen Praxis und Weiterentwicklung 6

7 Rückblick EPM1214 C1 Workshop Projektmanagement für ehemalige Teilnehmer/innen des Seminars C1 entwickelt, zur praktischen Vertiefung der Inhalte (eintägig) im Vorfeld Umfrage zu Themenschwerpunkten anhand eines Beispielprojektes werden verschiedene Tools aus C1 aufgegriffen und gemeinsam angewendet Praxisfragen aus der eigenen Umsetzung können eingebracht werden Themen des Workshops: Zuständigkeiten und Verantwortung, Kommunikation Projektzeitplan, Meilensteine, Dokumentation Projektrisiken, inhaltliches Controlling, Soll-Ist-Vergleiche Evaluation und Projektabschluss 7

8 Rückblick EPM1214 D1 Fortbildungsprogramm für ESF-Einsteiger/innen für neue Projektverantwortliche und -koordinatoren/innen in ESF- Projekten, die Interesse an einer breiteren, strukturierten Einführung in das ESF-Projektmanagement haben unterstützt die Einarbeitung durch gezielte und kompakte Wissensvermittlung sowie praktische Übungen Kombination von speziell für die Teilnehmer/innen konzipierten Fortbildungstagen Dauer 5 Tage im Zeitraum März bis einschl. November 2014 Nutzung der Kursplattform als begleitendes Angebot 8

9 Rückblick EPM1214 Ablauf Fortbildungsprogramm 2014 A B C D Termin Einführung ESF-Grundlagen Einführung ESF- Projektmanagement , Vertiefung Aktuelles, Austausch und Abschluss Inhalte Projektvorstellungen, Grundsätzliches zum ESF, der ESF in Baden-Württemberg, Fördergrundlagen Projektphasen, Instrumente für Planung, Durchführung und Abschluss, praktische Übungen Vertiefung anhand ausgewählter Themen; Abstimmung am (Themenliste) Förderperiode , Austausch, Klären offener Fragen aus der praktischen Umsetzung, Auswertung und Feedback 9

10 Rückblick EPM1214 E1 ESF-Antragstellung ab 2014 Mitarbeiter/innen von ESF-Trägern, die eine Antragstellung planen und sich über die Neuerungen informieren möchten interessierte Träger, ohne ESF-Projekte, die die Option eines Antrags prüfen Inhalte: Antragstellung unter aktuellen Rahmenbedingungen (2014) Übergangsphase neue Förderperiode Informationen zu neuen Förderschwerpunkten und zu bisher bekannten Veränderungen eintägiges Seminar 10

11 Rückblick EPM1214 großes Lob für den gestrigen Kurs und dass das Angebot für alle geöffnet wurde. Ich habe den Inhalt und die beiden Referierenden als sehr hilfreich für meine tägliche Arbeit empfunden. 11

12 Rückblick EPM1214 Gute Sammlung. Kompetente Dozenten. Auf jede Frage gab es eine hilfreiche Antwort. 12

13 Rückblick EPM1214 Ergebnisse 2013 und Schulungstage Teilnehmer/innen 417 [w: 74%; m: 26%] TN FB Wirtschaft TN FB Arbeit und Soziales 13% 81% 318 [w: 75%; m: 25%] 6% 92% Projektträger Bewertung der Schulungen durch die TN: 83% gut, 16% mittel, 1% schlecht 82% gut, 15% mittel, 1% schlecht 13

14 Ergebnisse EPM Teilnehmerzahlen und Entwicklung der Schulungen 14

15 Ergebnisse EPM Zufriedenheit mit den Schulungen Ergebnis der Bewertungen durch die Teilnehmenden 15

16 Ausblick EPM1517 a) Weiterführen und Neuerstellung der bewährten Angebote Webseite, Seminare, Kursplattform, Newsletter, Hotline, Handbuch und Arbeitshilfen Aufbau neues Programm, dass auf die Anforderungen der Förderperiode zugeschnitten ist b) Weiterentwicklung der Seminarstruktur c) Angebote für Migrantenorganisationen d) Unterstützung des transnationalen Austausches und der Vernetzung im Donauraum e) Zeitplan 16

17 Ausblick EPM1517 Neue EPM-Webseite 17

18 Ausblick EPM1517 b) Weiterentwicklung der Seminarstruktur modulares System, passgenaue Kombination von Seminaren weitere Reduzierung von thematischen Schnittstellen stärkere Unterscheidung von Angeboten für Fortgeschrittene und neue Mitarbeiter/innen Block A: ESF-Grundlagen für alle Einsteiger/innen, Block B: weiterführende Angebote für neue Mitarbeiter/innen Block C: Workshops, insbes. für ESF-Erfahrene Block D: Seminare für Migrantenorganisationen Noch offen: Wiederaufnahme des Fortbildungsprogramms für ESF-Einsteiger/innen Weiterentwicklung der Methodik: Erhöhung der Beteiligungsorientierung, Einführung von Skripten 18

19 Ausblick EPM1517 Aktuelle Übersicht zur Programmplanung Schulungen Nov Dez Jan Feb Mrz Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez ESF in Baden-Württemberg A1 K U D D ESF-Antrag A2 K U D D Projektdurchführung & -abschluss A3 E! K U D D Projektsteuerung B1 K U D Belegführung & Dokumentation B2 E! K U D D Monitoring & elektron. Anwendg. B3 K U D D Neue Personalschulung B4 bei Bedarf vorauss. ab 2016 Neues Seminar zu Dokumentation B5 bei Bedarf vorauss. ab 2016 Neue Förderperiode C1 bedarfsbegzogen, sobald sich Tehmen anbieten ca. 2 Termine Projektentwicklung C2 E! K U D Optimierung Projektmanagement C3 E! K U D Querschnittsziele - Wie besser? C4 K U D Indikatoren, Evaluation C5 bei Bedarf vorauss. ab 2016 Transnationalität C6 K U D Öffentlichkeitsarbeit C7 K U D D Qualitätsmanagement C8 K U D D Kooperationen mit MO C9 K U D ESF Seminar für MO C10 K U D D D D Legende: E! = Konzeptentwurf; K = Konzept fertig; l = Werbetext [Programm + HP]; U = Unterlagen fertig; D = Durchführung / Schulungstermin 19

20 Ausblick EPM1517 c) Angebote für Migrantenorganisationen Experten/innen-Treffen mit Vertreter/innen von MO und ESF- Trägern Kooperation mit Projekt MEMO Schulung Kooperationen mit Migrantenorganisationen Zielgruppe: ESF-Träger aus BW und Migrantenorganisationen bzw. Migranten/innen mögliche Inhalte: Besonderheiten von Kooperationsprojekten, Notwendigkeit interkultureller Kompetenz, Mindestanforderung an die MO, mögliche Themen für die Zusammenarbeit. bei Bedarf Aufbau weiterer ESF-Seminare für MO 20

21 Ausblick EPM1517 d) Unterstützung des transnationalen Austausches und der Vernetzung im Donauraum Seminar zum Thema Transnationales Projektmanagement Zielgruppe: ESF-Träger aus Baden-Württemberg, die transnationale Aktivitäten in ihren Projekten planen mögliche Inhalte: Besonderheiten transnationaler Projekte, Notwendigkeit interkultureller Kompetenz Definition des Mehrwerts der transnationalen Zusammenarbeit in konkreten Projekten Erarbeitung einer Strategie und einer Arbeitsplanung (Definition realistischer Ziele) Partner/innen-Suche Kalkulation für transnationale Projekte 21

22 Ausblick EPM1517 Seminar zum Thema Transnationales Projektmanagement mögliche Inhalte [Fortsetzung]: Steuerung und Management transnationaler Projekte Auswertung und (Selbst-)Evaluation der transnationalen Zusammenarbeit Öffnung vorhandener Seminare für Interessierte aus dem Donauraum Workshop / Treffen mit Projektentwickler/innen und ESF- Experten/innen aus dem Donauraum Unterstützung des Austausches / der Zusammenarbeit der Verwaltungsbehörden zur Umsetzung der Donauraumstrategie 22

23 Ausblick EPM1517 e) Zeitplan lt. Antrag Aktivitäten Inbetriebnahme der überarbeiteten EPM- Homepage Trägerbefragung zur Nutzung und Zufriedenheit mit dem EPM-Angebot Erarbeitung von 80% des EPM- Schulungsprogramms, darunter Informationsveranstaltungen und Workshops für Migrantenorganisationen Seminare zum Management transnationaler Projekte Erarbeitung eines ergänzenden Angebotes zum Projekt MEMO Durchführung der Seminare Zeitraum ab Januar 2015 Januar bis März 2015 bis Juni 2015; Arbeitsschwerpunkt 1 HJ bis April 2015 bis September 2015 bis April 2015 sukzessive ab März 2015 mit Schwerpunkt im 2 HJ

24 Ausblick EPM1517 e) Zeitplan lt. Antrag [Fortsetzung] Aktivitäten Zeitraum Neubereitstellung und technische bis März 2015 Aktualisierung der Kursplattform für das Programm 2015ff Einstellen der neuen Seminarinhalte auf April bis August 2015 der Kursplattform Planung möglicher Erweiterungen der ab September 2015 Kursplattform im Kontext transnationaler Angebote Erstellung der Arbeitshilfen April 2015 bis März 2016, Arbeitsschwerpunkt 2 HJ Konzeption und Erarbeitung des September 2015 bis Oktober 2016; Handbuches Arbeitsschwerpunkt 2016 Satz, Abnahme und Druck November 2016 bis Januar 2017 Verbreitung des Handbuches ab Februar

25 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 25