BistroPortal 2. Setup und Praxistipps. BistroPortal 2 - Praxistipps

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1 BistroPortal 2 Setup und Praxistipps BistroPortal 2 - Praxistipps

2 INHALTSVERZEICHNIS Installation & Anmeldung... 3 Bürodaten & Berater... 8 Abmelden... 9 Beratungen mit BistroPortal Das Dashboard...10 Der Merkzettel...14 Das ServiceCenter in BistroPortal Bearbeitungsoptionen bei Buchung, Umbuchung, Option und Storno Bearbeitungsoptionen bei Druck, Versand oder Vormerkung von Angeboten Die Buchungsmaske BUMA...19 Der Merkzettel in der Buchungsmaske Druckfunktionalitäten Der Reiseanmelder in der Buchungsmaske Die wichtigsten Funktionsunterschiede TOMA-BUMA Support...22 Seite 2 von 22

3 Installation & Anmeldung Bitte öffnen Sie folgenden Link (sollten Sie nicht weitergeleitet werden, kopieren Sie den Link in Ihren Browser.) In diesem Bereich finden Sie auf der rechten Seite den Link TT-BistroPortal2 Installation zum Download der aktuellsten Version von BistroPortal2. Das Installer-Paket installiert BistroPortal2 auf Ihrem Rechner. Dabei durchlaufen Sie folgende Schritte: Bitte bestätigen Sie diese Meldung mit Speichern oder Ausführen (abhängig von Ihren Firewall Einstellungen). Nach Ausführen gelangen Sie direkt zum Installations Assistenten. Um mögliche Fehlermeldungen zu vermeiden, empfehlen wir aber die Datei zuerst lokal auf Ihrem PC zu speichern (z.b. am Desktop) und anschließend auszuführen. Seite 3 von 22

4 Bestätigen Sie folgende Download Bestätigung mit Ausführen und... die folgende Sicherheitswarnung durch Klick auf Ausführen. Seite 4 von 22

5 Sie werden nun mit Hilfe des Installations-Assistenten durch die Installation von BistroPortal 2 geführt. 1. Schritt: Klicken Sie auf Weiter. 2. Schritt Wählen Sie den Installationsordner oder bestätigen Sie den vorgegebenen Ordner. Wählen Sie hier Alle Benutzer und klicken anschliessend auf Weiter. Seite 5 von 22

6 3. Schritt Klicken Sie auf Weiter. 4. Schritt Die Installation wird nun vorgenommen. Dieser Vorgang kann einige Sekunden in Anspruch nehmen. Seite 6 von 22

7 5. Schritt Nach Abschluss der Installation finden Sie zum Starten von BistroPortal 2 ein entsprechendes Icon auf Ihrem Desktop. Mit Doppelklick auf dieses Symbol starten Sie die Anwendung. Geben Sie Ihre Zugangsdaten in das Login Fenster ein. Um sich die zukünftige Eingabe der Login-Daten zu ersparen, können Sie vor der Anmeldung ein Häkchen bei "Einstellungen merken" setzen. Bitte achten Sie bei der Eingabe Ihres Benutzernamens, Passwortes und der Agenturkennung unbedingt auf Groß-/Kleinschreibung. Seite 7 von 22

8 Bürodaten & Berater Nach dem erstmaligen Start von BistroPortal 2 wechseln Sie über den Link rechts oben in der Beratermaske in den Bereich Einstellungen. ACHTUNG Da es nicht möglich ist, sich mit den gleichen Zugangsdaten gleichzeitig auf mehreren Arbeits-stationen einzuloggen, müssen Sie für jeden Benutzer eigene, persönliche Zugangsdaten anlegen. Die von uns übermittelten Basis-Zugangsdaten bitte weder löschen noch verändern! Sie können eine BistroPortal 2 Lizenz auf bis zu fünf Arbeitsstationen installieren! Eine Weitergabe der Zugangsdaten an andere Filialen, Außendienst-Mitarbeiter oder Reisebüros ist nicht erlaubt. Es ist grundsätzlich möglich mehr als 5 Benutzer anzulegen. Ein gleichzeitiger Einstieg in BistroPortal 2 ist aber immer nur für 5 Benutzer einer Lizenz möglich. Ihre Bürodaten werden automatisch eingetragen. Sie können jedoch noch Ergänzungen wie z.b. Ihre Öffnungszeiten vornehmen. Anschließend speichern Sie bitte alle Eingaben mit dem Button Speichern. Seite 8 von 22

9 Um einen neuen Benutzer zu erfassen wählen Sie den Button Hinzufügen im Reiter Berater. Füllen Sie die Felder mit den Daten des Benutzers aus. Benutzername und Passwort können frei gewählt werden. Im Bereich CRS Einstellungen hinterlegen Sie Ihre Amadeus Expedientennummer und Ihren Expedientencode. Der Bereich Mid- und Backoffice-Einstellungen ist von Bedeutung wenn Sie die Datenlieferung über Traveltainment nutzen. Hier wäre das entsprechende Mid- und Backoffice System auszuwählen. Nutzen Sie die Amadeus IP Online Datenlieferung, so sind hier keine Einträge notwendig. Die Daten werden nach Abschluss einer Buchung automatisch an Ihr Mid- und Backoffice übertragen. Die Funktion Berater-Foto ist aktuell noch nicht aktiv. Wichtiger Hinweis: Damit Ihre Änderungen aktiv werden, starten Sie BistroPortal 2 neu. Abmelden Bitte benutzen Sie zum Schließen von BistroPortal 2 den Menüpunkt Datei Beenden. Schließen Sie Ihre Sitzung nicht über das Menü, kann es passieren, dass das Programm nicht korrekt beendet wird und Ihre Benutzerdaten gesperrt sind. In diesem Fall wenden Sie sich bitte an unseren Helpdesk. Seite 9 von 22

10 Beratungen mit BistroPortal 2 Viele Bereiche in BistroPortal 2 speziell die Beratung - entsprechen den Funktionen in BistroPortal 1. Eine genaue Anleitung und Hilfestellung finden Sie in folgenden Dokumenten: BistroPortal Handbuch: BistroPortal Praxistipps: Eine Beschreibung der Funktionen und Bereiche, die in BistroPortal 1 nicht zur Verfügung stehen, finden Sie in den anschließenden Kapiteln. Das Dashboard Auf dem Dashboard (=Armaturenbrett) finden Sie eine Reihe hilfreicher Informationen, die Ihren Reisebüroalltag unterstützen und erleichtern. Sämtliche Informationen werden in sogenannten Widgets (=Informationscontainern) dargestellt. Beispiel: Widget Termine und Aufgaben Seite 10 von 22

11 Sie können die Widgets im Dashboard frei positionieren oder auch ganz ausblenden und sich so Ihr persönliches Dashboard erstellen. Widgets verschieben Um ein Widget zu verschieben, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Überschrift eines Widgets und ziehen es an die neue Position. Widgets schließen, öffnen und aktualisieren Widgets können mit dem Symbol + und - geöffnet und geschlossen werden. In manchen Bereichen kann der Inhalt eines Widgets auch über das Pfeilsymbol aktualisiert werden. Widgets ausblenden Fahren Sie mit der Maus ganz an den linken Rand Ihres Bildschirms, öffnet sich ein Fenster zur Verwaltung der Widgetanzeige. Über dieses Fenster können Sie mit der Auswahl AUS einzelne oder auch mehrere Widgets von Ihrem Dashboard entfernen. Über dieses Menü können Sie die Widgets natürlich auch wieder anzeigen. Im oberen Bereich des Dashboard sehen Sie eine grafische Gesamtübersicht über alle im Büro getätigten Buchungen und Optionen. Der Zeitraum kann über die Kalenderfunktion geändert werden. Benötigen Sie zum Beispiel diese Anzeige nicht, so können Sie diese ganz einfach über die Widgetverwaltung ausblenden, indem Sie bei Buchungsdiagramm auf AUS klicken. Seite 11 von 22

12 Die folgenden Widgets sind am Dashboard verfügbar: BistroPortal Buchungen Hier finden Sie eine Auflistung der von Ihnen in BistroPortal 2 getätigten Buchungen. Per Doppelklick auf eine Buchung gelangen Sie in das Service Center. Im Service Center kann die Buchung dann in der Buchungsmaske dargestellt oder weiter bearbeitet werden. Mit Klick der rechten Maustaste auf eine Buchung, kann eine Buchung auch direkt in die Buchungsmakse übertragen werden. Wird eine Buchung storniert, wird diese automatisch in das Widget Stornos verschoben. Der angezeigte Kunde entspricht dem Reiseanmelder in der Buchungsmaske. Um alle Buchungen, Optionen und Stornos korrekt darzustellen, ist es daher notwendig den Reiseanmelder korrekt anzugeben. BistroPortal Optionen Hier finden Sie Ihren persönlichen Optionswarner. Alle mit Aktion O gebuchten Vorgänge werden hier inklusive der jeweiligen Optionsfrist angezeigt. Nach Ablauf der Option wird die Buchung wie auch in TOMA - automatisch zur Fixbuchung und in das Widget Buchungen verschoben. Die Buchungen können von hier aus ebenfalls in das Service Center oder in die Buchungsmaske übernommen werden. BistroPortal Stornos Hier werden alle in der Buchungsmaske stornierten Buchungen angezeigt. Die Buchungen können von hier aus ebenfalls in das Service Center oder in die Buchungsmaske übernommen werden. Termine und Aufgaben Setzen Sie im Servicecenter einen Wiedervorlagetermin, werden die Fälligkeiten hier automatisch angezeigt. Zusätzlich können Sie auch manuell Termine erfassen. Bitte achten Sie darauf die Uhrzeit mit Doppelpunkt einzugeben! Seite 12 von 22

13 News & Aktuelles Dieses Widget dient zur Kommunikation innerhalb Ihres Büros (einer Lizenz). Hier können Sie Informationen einstellen, die alle Kollegen/innen sehen sollen. Neue Informationen erfassen Sie indem Sie News erstellen anklicken. Eingestellte News können auch wieder gelöscht werden. Infocenter Hier finden Sie alle bekannten Informationen aus dem Infocenter. Notizen Das ist Ihr ganz persönlicher Bereich. Hier können Sie Notizen erfassen, die nur Sie persönlich sehen können. TravelTainment Infos Hier informieren wir Sie über neue Funktionen und Updates. Ihr Feedback zu BistroPortal 2 Hier können Sie Anregungen, Ideen, Lob und Kritik direkt an uns senden. Amadeus Travel Expert Community Dies ist Ihr direkter Zugang zu Nachrichten und Kontakten aus der Amadeus Travel Expert Community. Haben Sie Ihre Zugangsdaten in Ihrem Beraterprofil gespeichert, können Sie von hier aus direkt in die Community einsteigen. Sollten Sie noch nicht registriert sein, können Sie dies ebenfalls direkt hier machen. Seite 13 von 22

14 Der Merkzettel NEU Die Merkzettelfunktion agiert als Vorstufe zum Warenkorb und unterstützt Sie in der Beratung. Ist Ihr Kunde noch unentschlossen, legen Sie die in Frage kommenden Angebote einfach auf den Merkzettel zur späteren Bearbeitung oder Buchung. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Angebot in der Angebots- oder Hotelliste, steht der Menüpunkt fürs Service Center & Merkzettel vormerken zur Auswahl. Mit dieser Funktion wird Ihr Angebot auf Vakanz geprüft und bei Verfügbarkeit gleichzeitig im Service Center und auf dem Merkzettel abgelegt. Das am Merkzettel abgelegte Angebot finden Sie übersichtlich und schön dargestellt rechts unten in der Beratermaske. Sie können mehrere Angebote gleichzeitig in das Service Center und auf den Merkzettel übergeben, indem Sie die STRG Taste während des Markierens gedrückt halten (bei englischen Tastaturen ist die Taste mit CRTL für Control beschriftet). Seite 14 von 22

15 Das ServiceCenter in BistroPortal 2 Zusätzlich zu den bekannten Aktionen wie Druck, Versand und Merkliste, werden nun auch alle Buchungsaktionen aus der in BistroPortal 2 integrierten Buchungsmaske (BUMA) im Service Center dargestellt. Buchungen, Optionen, Umbuchungen und Stornos sind mit einem entsprechenden Symbol in der Übersicht gekennzeichnet. Folgende Symbole kennzeichnen Ihre Angebote und Vorgänge: Druck eines Angebots Versand eines Angebots Merkliste Buchung Umbuchung Storno Option In der Übersicht finden sie noch folgende weitere Informationen rund um Ihre Angebote: Erstelldatum, Uhrzeit und Kundenname finden Sie in den ersten drei Spalten. Zu jedem Angebot wird der jeweils zuständige Berater mit seinem Kürzel in der Spalte Berater angezeigt. In der Spalte Veranstalter wird im Falle einer Buchung, Umbuchung, Option oder Stornierung das Logo des gebuchten Veranstalters angezeigt. In der Spalte Termin wird der gesetzte Termin der Wiedervorlage angezeigt. Den entsprechenden Eintragen finden Sie am gesetzten Termin auch im Kalender am Dashboard. Seite 15 von 22

16 In der Spalte Status sehen Sie den Status ihres Vorgangs angezeigt (z.b. im Falle einer Buchung der Status OK.) Ist eine Notiz vorhanden, so wird dies mit einem Symbol in der letzten Spalte angezeigt. Klicken Sie auf das Informationssymbol können Sie sich die Details eines Vorgangs oder Angebots ansehen und diese weiter bearbeiten. Bearbeitungsoptionen bei Buchung, Umbuchung, Option und Storno Buchung, Umbuchung, Option und Stornierung, die über die Buchungsmaske durchgeführt wurden, werden automatisch in das Service Center übernommen und mit dem entsprechenden Symbol gekennzeichnet. Seite 16 von 22

17 In den Details können Sie über den öffnen und optional ausdrucken. Button nochmals die Beschreibung des Hotels Durch Klick auf den Button wird der Vorgang in die Buchungsmaske zur Darstellung und weiteren Bearbeitung übertragen. Bearbeitungsoptionen bei Druck, Versand oder Vormerkung von Angeboten Öffnen Sie ein Angebot dieser Art über das Symbol, werden die detaillierten Angebotsdaten dargestellt. Bei Versand, Druck oder Vormerkung mehrerer Angebote, können diese einzeln bearbeitet werden. Klicken sie hier auf übertragen. wird Ihr Angebot direkt in die Buchungsmaske zur Buchung Seite 17 von 22

18 Einer der vielen Vorteile des Service Centers ist die einfache und schnelle erneute Vakanzprüfung von versendeten oder gemerkten Angeboten. Mit Klick auf den Button wird Ihr Angebot erneut auf Vakanz geprüft. Das Angebot muss dazu terminlich aktuell und die Angebotsdaten nicht manuell verändert sein. Ist das Angebot ausgebucht, können Sie es mit Klick auf den Button direkt in die Beratungsmaske übertragen, um nach möglichen Alternativen zu suchen. Seite 18 von 22

19 Die Buchungsmaske BUMA Nutzen Sie generell Amadeus kennen Sie die integrierte Buchungsmaske in BistroPortal 2 bereits sie entspricht im Großen und Ganzen der aus der Amadeus Selling Platform bekannten TOMA Maske. Nutzen Sie ein anderes Reservierungssystem empfehlen wir, an einem unserer Amadeus Leisure Kurse teilzunehmen. Nähere Informationen und Kontaktdaten finden Sie unter Die integrierte Buchungsmaske (BUMA) bietet Ihnen neben den bekannten TOMA Funktionalitäten - einige neue Funktionalitäten, die anschließend näher erklärt werden: Der Merkzettel in der Buchungsmaske Der Merkzettel steht Ihnen auch innerhalb der Buchungsmaske zur Verfügung. Dieser dient Ihnen sozusagen als Warenkorb. Die Angebotsdaten können schnell und effizient in die Buchungsmaske übergeben werden. Sie müssen nicht zurück in die Beratung wechseln, falls sich Ihr Kunde doch für ein anderes Angebot, als offeriert, entscheidet. Auch die HotelinfoBox können Sie über den Merkzettel öffnen. Klicken Sie dazu direkt auf das Hotelbild des Angebots. Sie gelangen nun nochmal zur detaillierten Hotelbeschreibung, den Hotelbewertungen und allen Zusatzinformationen rund um Ihre Destination. Mit dem +/- Symbol kann der Merkzettel bei Bedarf ein- oder ausgeblendet werden. Schließen Sie BistroPortal, so wird auch der Inhalt Ihres Merkzettels gelöscht! Seite 19 von 22

20 Druckfunktionalitäten Sie können in der Buchungsmaske auch wie gewohnt mit der Aktion DR die Reisebestätigung für Ihre Kunden ausdrucken. Im Unterschied zu TOMA wird die Reisebestätigung im PDF Format erzeugt. Dieses Dokument kann anschließend natürlich gedruckt, versendet oder auch gespeichert werden. Der Reiseanmelder in der Buchungsmaske Um eine Buchungsanfrage in der Buchungsmaske zu tätigen müssen die Namen der Reiseteilnehmer eingetragen werden. Um Ihnen diese Eingabe in einem ersten Schritt zu ersparen, werden sogenannte Dummy-Namen und die Aktion BA automatisch zugesteuert. Beispiel vorgefüllte Dummy Daten bei FTI Bevor Sie Ihre Buchung abschließen, müssen Sie daher die Namen der Teilnehmer korrigieren. Diese Vorgehensweise ist aus TOMA bekannt. In der Buchungsmaske von BistroPortal 2 muss zusätzlich auch der rechte Teil des Reiseanmelders korrekt mit den Kundendaten (bei Direktinkasso) oder auch Reisebürodaten (bei Agenturinkasso) ausgefüllt werden. Versuchen Sie die Buchung mit Teilnehmern oder Reiseanmelder AN/BEA abzuschließen, erhalten Sie folgende Warnung: Keine Buchung mit diesem Reiseanmelder möglich. Bitte ändern. Seite 20 von 22

21 Korrigieren Sie bitte Teilnehmernamen und Reiseanmelder und schließen die Buchung ab. Der Reiseanmelder muss ausgefüllt werden, da auch zukünftige BistroPortal 2 Funktionen wie z.b. die Trip Page das korrekte Ausfüllen des Reiseanmelderbereichs erfordern. Beispiel Kundendaten FTI Nur bei korrekter Eingabe des Reiseanmelders werden Buchungen, Optionen und Stornos am Dashboard korrekt dargestellt. Hier wurde der Reiseanmelder nicht korrigiert Hier wurde der Reiseanmelder richtig eingetragen. Somit ist auch die Darstellung am Dashboard korrekt. Die wichtigsten Funktionsunterschiede TOMA-BUMA TOMA BUMA Mehr als 6 Leistungszeilen & Reiseteilnehmer Druck Flugticket, neutraler Voucher, Hotelvoucher, SFS Speichern Maskeninhalt Versand Angebote Mehrere Masken gleichzeitig öffnen und bearbeiten Reisebestätigung Stornierungen: Vorgangsnummer mit + überschreiben (PDF) (nicht notwendig, + wird vor die Vorgangsno. Gestellt) Seite 21 von 22

22 Support Am Dashboard finden Sie das Widget Ihr Feedback zu BistroPortal 2 - hier können Sie Ihre Anregungen oder auch Probleme direkt an das Supportteam mailen. Unsere BistroPortal 1 Praxistipps finden Sie im Download Center von Amadeus Austria (www.at.amadeus.com): Unsere BistroPortal 2_ Support+Praxistipps finden Sie im Download Center von Amadeus Austria (www.at.amadeus.com): Das aktuelle Handbuch steht zum Download bereit: Eine aktuelle Veranstalterliste finden Sie hier: Eine aktuelle Flugveranstalterliste finden Sie hier: Für Fragen zur Anregungen stehen die Kollegen vom BistroPortal Helpdesk gerne zur Verfügung. Telefon: Sie können uns Ihr Anliegen auch über unsere e-support centre (in der Selling Platform oder über den Direktlink https://mye-supportcentre.amadeus.com/etass/) senden. Möchten Sie BistroPortal oder eines der Zusatzmodule bestellen, steht Ihnen unser Vertriebsteam gerne zur Verfügung: Über unsere Trainingsmöglichkeiten wie zum Beispiel unsere virtuellen BistroPortal Trainings informiert Sie gerne unsere Trainingsabteilung Stand Februar 2012 Seite 22 von 22

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