SSC an der HHU Düsseldorf - Vom Umbau zum Neubau - Dr. Doris Hildesheim, Leitung Studierendenservice

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Timo Heinrich
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1 - Vom Umbau zum Neubau - Dr. Doris Hildesheim, Leitung Studierendenservice

2 Agenda 1 Von der Idee zum Umbau ( ) 2 Vom Umbau zum Neubau ( ) 3 Kritische Punkte 2

3 1. Von der Idee zum Umbau ( ) 1.1 Mummert Consulting: Geschäftsprozessoptimierung (2001) 1.2 AG Neubau SSC ( ) 1.3 Besuch SSC Nimwegen (2007) 1.4 Einrichtung Projektleitungen Umbau (2007) 1.5 Eröffnung SSC im Altbau (2009) 3

4 1.1 Mummert Consulting (2001) Empfehlungen Geschäftsprozessoptimierung: Einrichtung von Studienbüros nach dem Modell der Bürgerbüros Düsseldorfer Modell : Studienbüro I für Studieninteressierte bis einschließlich Immatrikulation Studienbüro II für Studierende bis Exmatrikulation Zusammenlegung von Studierendensekretariat und zentralem Prüfungsamt 4

Studieninteressierte bis einschließlich Immatrikulation Studienbüro II für Studierende

5 1.2 AG Neubau SSC ( ) Ergebnisse der Arbeitsgruppen AG Raumbuch (=Funktionalitäten) und AG Finanzen: Realisierung von drei Servicelevels Verbesserte Zusammenarbeit mit den Fakultäten Gebäude mit architektonischer Signalwirkung Kultur- und Gastronomiekonzept, Supermarkt, Copy Shop, Versicherungen, Bäckerei, etc. 5

Verbesserte Zusammenarbeit mit den Fakultäten Gebäude mit architektonischer

6 1.3 Besuch SSC Nimwegen (2007) Delegation: Kanzler, Dezernenten, Abteilungsleiter Präsentation des Konzepts, der Umsetzungsschwierigkeiten im Projektverlauf und des Neubaus 6

7 1.4 Einrichtung Projektleitungen Umbau (2007) Projektleitung Umbau: Leitung Personalentwicklung Projektleitung Konzeption eines SSC: Leitung Zentrale Studienberatung Restrukturierung des Dezernats für studentische Angelegenheiten 7

Projektleitung Konzeption eines SSC: Leitung Zentrale

8 1.5 Eröffnung SSC im Altbau (2009) Einrichtung eines abteilungsübergreifenden Frontoffice- Bereichs, montags bis freitags 8 18 Uhr: Kurzberatung von Studieninteressierten und Studierenden Antragsausgabe, Rückmeldungen, Exmatrikulation, Adressänderungen, Studienbescheinigungen, Leistungsübersichten, EC-Zahlungen Vermittlung von Backoffice-Beratungsangeboten 8

Studieninteressierten und Studierenden Antragsausgabe, Rückmeldungen, Exmatrikulation,

9 1.5 Eröffnung SSC im Altbau (2009) Erfahrungen im Betrieb (2009 heute): Hohe Anforderungen an die Zusammenarbeit der Abteilungen Hohe Zufriedenheit der Studierenden 9

10 2. Vom Umbau zum Neubau 2.1 Funktionsanalyse und -programm rheform GmbH 2.2 Geplante Abläufe im Neubau SSC 10

11 2.1 Funktionsanalyse und -programm rheform GmbH Auftrag zur Erarbeitung eines Betriebskonzepts: Funktionsanalyse, Erstellung eines Raumprogramms (qualitativ und quantitativ), Kostenfixierung und Bewertung der Lebenszykluskosten Workshops mit allen Dezernatsmitarbeiter/inne/n Ergebnis: Zur Erreichung einer optimierten Studierendenbetreuung unter Berücksichtigung möglichst geringer Bau- und Betriebskosten werden im Neubau nur die Arbeitsplätze für ca. 80 Mitarbeiter/innen des Dezernats und Selbstlernarbeitsplätze für Studierende eingerichtet. 11

Dezernatsmitarbeiter/inne/n Ergebnis: Zur Erreichung einer optimierten Studierendenbetreuung unter Berücksichtigung möglichst geringer

12 2.2 Geplante Abläufe im Neubau SSC Abteilung 1.3: International Office Abteilung 1.1: Studierendenservice Abteilung 1.2: Studierenden- und Prüfungsverwaltung 12

13 Infotheke und Front-Office (First- und Second-Level-Support) Multifunktionsfläche Informationstheke Beratungsinseln 13

14 Realisierung Front-Office-Arbeitsplatz 14

15 Back-Office Beratungen (Third-Level-Support) Vertiefte Beratung / Sachbearbeitung SPV Psychologische Beratung Studienberatung / Coaching Beratung zu Auslandsaufenthalten & Auslandsstipendien Wartezone 15

16 2.2 Geplante Abläufe im Neubau SSC Zusätzliche Funktionaltäten: Besprechungs- und Seminarräume Hotline und center Multifunktionsfläche / Selbstlernarbeitsplätze Beratungspartner 16

17 3. Kritische Punkte Veränderungsmanagement: dynamisches Arbeitsaufkommen Unterschiedliche Abteilungskulturen Großraumbüros: Open Space Online versus Vor-Ort-Service Schnittstellen zu Servicepoints der Studentenwerke, Rechenzentren etc. Konkurrenz der strategischen Ziele: Nutzerfreundlichkeit, Effizienz und Öffentlichkeitswirksamkeit innerhalb des gesteckten Kostenrahmens 17

Servicepoints der Studentenwerke, Rechenzentren etc.

18 Vielen Dank! 18

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