1. Stammdatenpflege Erlebnisangebote

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1 1. Stammdatenpflege Erlebnisangebote Hinweis: Um einen separaten TPortal Link für das Modul Erlebnisangebote zu erhalten, wenden Sie sich bitte an Ebenso wenn Sie direkte Links auf einzelne Erlebnisangebote haben möchten. Neue Leistungsträger werden im Menü Leistungsträger, z.b. unter Freizeit/Sport/Kultur angelegt. Die Bausteine können auch unter der Tourist Information angelegt werden. Beim jeweiligen Leistungsträger des Erlebnisangebots (im Normalfall wird das Ihre eigene touristische Organisation sein) gehen Sie zur Lasche Leistungen und klicken auf Neu. Dann wählen Sie Bausteine Datum aus, sofern Ihr Erlebnisangebot ein datumsbezogener Baustein (d.h. kein Artikel) ist. anlegen und buchen Seite 1 von 19

2 Folgende Felder müssen Sie pflegen: Name: Name des Erlebnisangebots Fibukonto: Ist nur auszufüllen, sofern Sie die Fibu verwenden. Druck Avis: Das Häkchen wird dann gesetzt, wenn der Leistungsträger bei Buchung des Erlebnisangebots mit einem Avis informiert werden soll. Voucher: Wenn ein Voucher für den Gast generiert werden soll, dann Ja anklicken. anlegen und buchen Seite 2 von 19

3 Anschließend fügen Sie die Vertriebskanäle zu der Leistung hinzu, je nachdem wo die Leistung überall buchbar sein soll. Unter Lasche Gruppen lassen Sie im Normalfall die Standardeinstellungen, wie in der folgenden Bildansicht: anlegen und buchen Seite 3 von 19

4 Unter Lasche Konditionen kann z.b. eingeschränkt werden, wenn ein Angebot nur für Kinder eines bestimmten Alters buchbar ist (=Kondition Alter). Unter Lasche Verfügbarkeiten geben Sie an, wann (Datum von/bis) und wie oft (Anzahl bzw. Anzahl unlimitiert) bzw. mit welchem Kontingentverfall (Gültig bis) das Erlebnisangebot verfügbar ist. Wenn im Kalender ** erscheint, dann ist das Angebot unlimitiert vorhanden. anlegen und buchen Seite 4 von 19

5 Unter Lasche Preise wird der Preis für das Erlebnisangebot erfasst. Sie klicken auf Preise pflegen. Folgende Felder sind auszufüllen: Saison auswählen oder Datum von/bis direkt eintragen Vertriebskanäle alle markieren Preis brutto eintragen Fibukonto auswählen, sofern Sie die Fibu Schnittstelle nutzen Berechnungsformel auswählen, z.b. Anzahl x Grundpreis, wenn der Preis pro Einheit gilt oder pro Person, damit auch die Berechnung pro Person im Internet angezeigt wird. MwSt. auswählen, je nachdem ob der Leistungsträger bzw. die Leistung umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht. anlegen und buchen Seite 5 von 19

6 Über Zu/Abschläge pflegen können auch Zu/Abschläge, wie z.b. eine Kinderermäßigung eingegeben werden. Folgende Felder sind auszufüllen: Saison auswählen oder Datum von/bis direkt eintragen Vertriebskanäle alle markieren Preis brutto eintragen Fibukonto auswählen, sofern Sie die Fibu Schnittstelle von Tomas nutzen Berechnungsformel auswählen, z.b. pro Person, wenn die Kinderermäßigung pro Kind gilt MwSt. auswählen, je nachdem ob der Leistungsträger bzw. die Leistung umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht. Minimum Vollzahler angeben Alter von/bis angeben Abschlag auswählen anlegen und buchen Seite 6 von 19

7 Unter Lasche Beschreibung wird der Beschreibungstext für das Erlebnisangebot über den Editor erfasst. Zum Schluss den Text Speichern. anlegen und buchen Seite 7 von 19

8 Unter Lasche Archiv wird ein Bild zu dem Erlebnisangebot erfasst. Sie klicken auf Neues Dokument, wählen den Typen TP_Vorschau, TP_Vollbild und TP_Galerie aus, klicken auf Durchsuchen, um die Bilddatei auszuwählen und klicken anschließend auf Speichern. Bildanforderungen: Idealerweise im Format 4:3 mit 800x600 Pixel (px), größere Bilder werden entsprechend skaliert. anlegen und buchen Seite 8 von 19

9 Bei allen Erlebnisbausteinen unter Lasche Maps die Geokoordinaten setzen, wo der Treffpunkt bzw. Ausführungsort ist. anlegen und buchen Seite 9 von 19

10 2. Vakanz Hinweis: Wenn Ihnen die Vakanz Erlebnisangebote noch nicht zur Verfügung steht, wenden Sie sich bitte an Unter dem Menü Vakanz wählen Sie Erlebnisangebote aus. Geben Sie mindestens die Personen gesamt sowie das Alter der Kinder und das Datum bzw. den Zeitraum an und gehen auf Suchen. Hinweis: Wenn Sie die Suchkriterien in dieser Suchmaske erweitert haben möchten, wenden Sie sich bitte an Markieren Sie die gewünschte Leistung bzw. die gewünschten Leistungen in der Ergebnisliste und klicken auf Auftrag erstellen. anlegen und buchen Seite 10 von 19

11 Um das Erlebnisangebot zu buchen, klicken Sie auf Buchung. Die Adresserfassung ist wie gewohnt. Zum Schluss klicken Sie auf Weiter. anlegen und buchen Seite 11 von 19

12 An dieser Stelle wurde der Vorgang erstellt und hat eine Vorgangsnummer bekommen. Als zu versendende Dokumente gibt es die Buchungsbestätigung an den Gast, die Bestätigung für den POS (Point of Sale = Verkaufsstelle), die Rechnung an den Gast und evtl. die Bestätigung an den Leistungsträger. Die Rechnung an den Gast wird nur bei Direktinkasso POS erstellt. Damit die Rechnung eine Rechnungsnummer erhält und der Rechnungsbetrag korrekt verrechnet wird, klicken Sie auf Abschließen mit Verrechnung. Dann werden die Dokumente versendet. Hinweis: Die Geldflüsse (Gast zahlt an POS sowie die Provisionszahlungen) sind bei jedem Erlebnisangebot gleich eingestellt. Hinweis: Umbuchung und Storno funktionieren wie gewohnt, nur dass Sie am Ende mit Verrechnung abschließen. anlegen und buchen Seite 12 von 19

13 Hinweis: Für die Buchungs- und Umbuchungsbestätigung an den Gast, müssen Sie die jeweiligen Kopf- und Fußtexte so anpassen, dass sie neutral sind, egal ob eine Unterkunft und/oder ein Erlebnisangebot gebucht wurde. Zusätzlich gibt es 3 neue Texte für Beherbergungsleistungen und Bausteinleistungen. Hier können Sie allgemeine Texte für die jeweilige gebuchte Leistungsart hinterlegen. Sie gehen unter Menü Leistungsträger / tour. Organisationen. Bei Ihrer eigenen tour. Organisation wählen Sie die Lasche Beschreibung sowie die Gruppe Buchung Standard. anlegen und buchen Seite 13 von 19

14 3. Vorgänge Buchungen von Erlebnisangeboten findet man im Menü Vorgänge entweder unter der Vorgangsnummer wieder oder unter dem Namen des Gastes Alternativ kann man auch bei Prozesstyp Buchung auswählen und bei Objekttyp Bausteine Datum markieren. anlegen und buchen Seite 14 von 19

15 Die Erstellung einer Gästeliste für einen bestimmten Termin erfolgt ebenfalls über das Menü Vorgänge. Sie wählen bei Favoriten Erlebnisangebote aus, tragen bei Anreisedatum den Termin des Erlebnisangebotes ein, setzen die max. Sätze hoch und Suchen. Anschließend wählen Sie im Feld links neben Übernahme Backoffice Auftraggeber aus und klicken dann auf Übernahme Backoffice. Es werden alle gefundenen Auftraggeber zu den Erlebnisreisen in die Zwischenablage übertragen. In diesen Beispiel nur einer: anlegen und buchen Seite 15 von 19

16 Sie wechseln zur Lasche Ausgabe. Dort wählen Sie bei Dokument Serienbrief Gäste aus und klicken auf Export Excel. Im neuen Fenster öffnet sich die Excel Datei mit den Adress- und Kontaktdaten der Gäste. anlegen und buchen Seite 16 von 19

17 4. Abrechnung Der Gast zahlt beim POS (wird vom POS in Rechnung gestellt). Die Rechnung an den Gast befindet sich im Anhang der Buchungsbestätigung. Der POS zahlt den Buchungsbetrag abzüglich Provision an den Produktverantwortlichen (wird vom Produktverantwortlichen abgerechnet, siehe unten). Der Produktverantwortliche zahlt die Systemgebühr an den IRS18 Verein (wird vom IRS18 Verein abgerechnet). Menü Backoffice / Sammelrechnung Bei Abreisedatum von/bis tragen Sie den Abrechnungszeitraum ein und bei Rolle 1 lassen Sie leer. Sie können nur die Leistungsgruppe Baustein Datum markieren. Anschließend gehen Sie auf Suchen, Alle markieren und Übernahme Zwischenablage. anlegen und buchen Seite 17 von 19

18 Sie wechseln zur Lasche Ausgabe. Für die endgültige Rechnung setzen Sie das Häkchen bei Rechnung, wählen bei Rolle Kreditor POS aus und tragen den Betreff ein. Anschließend klicken Sie auf Ausführen und die Rechnungen werden erstellt. Bei Klick auf Alle Öffnen können Sie alle angezeigten Rechnungen im pdf anschauen bzw. abspeichern oder drucken. Bei Klick auf Ja, definitiv verbuchen müssen Sie Ihr Kennwort eintragen, und klicken auf Weiter um die Abrechnung abzuschließen. Bei folgender Meldung ist die Abrechnung korrekt abgeschlossen. anlegen und buchen Seite 18 von 19

19 So finden Sie bestehende Sammelrechnungen wieder und können Sie ggf. auch stornieren. Menü Backoffice / Sammelrechnung Im Feld Art auf abgerechnet stellen. Entweder Sie suchen alle Rechnungen nach Abreisedatum oder einzelne Rechnungen nach Rechnungsnummer. Bei Klick auf Storno werden alle angezeigten Rechnungen storniert, nachdem Sie Ihr Kennwort angegeben haben. anlegen und buchen Seite 19 von 19

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